論工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)方法在高校學(xué)生文體活動(dòng)載體中的應(yīng)用*

汪玉峰

(天水師范學(xué)院 經(jīng)濟(jì)與社會(huì)管理學(xué)院,甘肅 天水 741001)

高校各種形式多樣、豐富多彩的學(xué)生文體活動(dòng)是校園文化的重要組成部分，是加強(qiáng)和改進(jìn)大學(xué)生思想政治教育的重要載體。高校學(xué)生文體活動(dòng)對(duì)于提升學(xué)生品味，陶冶學(xué)生情操，增進(jìn)學(xué)生交流和大學(xué)生素質(zhì)的全面發(fā)展起到了積極的推動(dòng)作用。而如何科學(xué)、高效地組織開(kāi)展好各項(xiàng)文體活動(dòng)，是高校思想政治工作者尤其是輔導(dǎo)員所關(guān)注的重要問(wèn)題之一。筆者在多年從事高校學(xué)生專職輔導(dǎo)員的工作實(shí)踐中，不斷探索，引進(jìn)項(xiàng)目管理中工作分解結(jié)構(gòu)WBS方法，將各種形式的學(xué)生文體活動(dòng)視為一個(gè)個(gè)的項(xiàng)目，利用WBS工具層層分解各項(xiàng)工作，最后形成一個(gè)個(gè)完整清晰的工作分解結(jié)構(gòu)圖，以此指導(dǎo)各項(xiàng)活動(dòng)，不僅避免了一些不必要的失誤，而且降低了成本，提高了效率，活動(dòng)也取得了理想的成績(jī)，達(dá)到了預(yù)定的目的。

一、工作分解結(jié)構(gòu)WBS概述

(一)WBS的概念

WBS 是英文Work Breakdown Structure 的縮寫(xiě)，中文譯為工作分解結(jié)構(gòu)，屬于項(xiàng)目管理的范疇，它起源于美國(guó)國(guó)防系統(tǒng)工程管理，國(guó)際上被廣泛運(yùn)用于航空航天和大型工程領(lǐng)域。項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)是以項(xiàng)目可交付成果為對(duì)象，由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目范圍和實(shí)施過(guò)程進(jìn)行逐層分解之后得到的一種層次結(jié)構(gòu)。依據(jù)項(xiàng)目管理資料體系的定義，WBS 就是把項(xiàng)目的范圍按組成部分進(jìn)行細(xì)化，并逐項(xiàng)分層次展開(kāi)，直至細(xì)化到不可再獨(dú)立拆分的水平，也就是項(xiàng)目進(jìn)展的各個(gè)環(huán)節(jié)，并能夠可靠地估算費(fèi)用和工作持續(xù)時(shí)間[1]。

WBS是項(xiàng)目管理的核心工具之一,它首先是一種項(xiàng)目管理的基本思想,其次是一種實(shí)際操作的技術(shù),同時(shí)也是指應(yīng)用這種技術(shù)后得到的一種通過(guò)相應(yīng)圖表表示出來(lái)的結(jié)構(gòu)。當(dāng)面對(duì)復(fù)雜問(wèn)題時(shí),人們總是傾向于先將復(fù)雜的問(wèn)題分解為若干簡(jiǎn)單的子問(wèn)題,如果分解的子問(wèn)題仍然很復(fù)雜,這一分解過(guò)程將繼續(xù)下去,直到人們滿意為止,這種解決問(wèn)題的模式自古就有。在現(xiàn)代項(xiàng)目管理中,這一思想得以繼承并與一些先進(jìn)的管理技術(shù)相結(jié)合,從而成為了項(xiàng)目管理中的一個(gè)思想基礎(chǔ)和管理技術(shù)——WBS。思想上的WBS——項(xiàng)目逐層分解和簡(jiǎn)化；技術(shù)上的WBS——如何實(shí)現(xiàn)這種分解和簡(jiǎn)化(原則和方法),是一個(gè)清晰地表示各項(xiàng)目工作之間的相互聯(lián)系的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工具；結(jié)果上的WBS——應(yīng)用WBS方法得到一個(gè)項(xiàng)目全部工作的任務(wù)分層次有序排列,這種排列可以是樹(shù)狀的結(jié)構(gòu)圖(如圖1:迎新晚會(huì)WBS),也可以是有編號(hào)的鋸齒圖[2]。

(二)WBS的作用

WBS方法已經(jīng)在工作實(shí)踐中得到證明：不僅可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效的管理，提高項(xiàng)目管理效率，降低項(xiàng)目管理成本，規(guī)避和控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，還能提高項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成率，甚至超越項(xiàng)目管理的期望值。因此WBS 在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中能發(fā)揮其突出的作用：第一，把項(xiàng)目分解成具體的活動(dòng)，定義具體工作范圍，確保不漏掉任何重要的事情。第二，通過(guò)活動(dòng)的界定，按照項(xiàng)目活動(dòng)之間的邏輯順序來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施，有助于制定完整的項(xiàng)目計(jì)劃。第三，通過(guò)項(xiàng)目分解，為制定完成項(xiàng)目所需要的技術(shù)、人力、時(shí)間和成本等質(zhì)量和數(shù)量方面的目標(biāo)提供基準(zhǔn)。第四，通過(guò)活動(dòng)的界定，就能明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員各自的責(zé)任和權(quán)利，從而對(duì)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)承擔(dān)和不應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任有明確的劃分[3]。

二、高校學(xué)生文體活動(dòng)引入WBS的必要性和可行性

(一)必要性

第一，思想政治教育總是通過(guò)各種形式的活動(dòng)載體來(lái)進(jìn)行的，要使活動(dòng)高質(zhì)量的開(kāi)展，取得預(yù)期的效果,就必須靠科學(xué)有效的方法作保障。具體的工作實(shí)踐中,有些活動(dòng)開(kāi)始部署得挺周到,安排得也基本合理,但實(shí)際運(yùn)行起來(lái), 活動(dòng)就難免會(huì)虎頭蛇尾，往往達(dá)不到預(yù)期的目的,這并非活動(dòng)本身的原因,而是方法的問(wèn)題。這就要求我們?cè)诮M織開(kāi)展活動(dòng)時(shí),必須依靠行之有效的方法, 而工作分解結(jié)構(gòu)WBS方法正好符合這一需要，能夠化繁為簡(jiǎn)，減少工作失誤，降低成本，提高效率。

第二，高校學(xué)生文體活動(dòng)涉及的人員往往較多，給組織管理工作帶來(lái)了一定的難度，這就必須靠科學(xué)高效的方法來(lái)管理。在高校學(xué)生文體活動(dòng)中，有管理者、組織者、參與者以及后勤服務(wù)人員等，如果分工不明或那個(gè)環(huán)節(jié)考慮不周，會(huì)影響整個(gè)活動(dòng)的效果。利用WBS這一科學(xué)的方法進(jìn)行合理的分工安排，使管理者對(duì)整個(gè)活動(dòng)一目了然，能夠統(tǒng)籌整個(gè)活動(dòng)的進(jìn)程。使組織者和參與者明確各自的分工，能夠更好地發(fā)揮各自的職能和作用。

第三，高校文體活動(dòng)經(jīng)常還受到各種外在因素的影響，就必須依靠細(xì)致周密的計(jì)劃安排來(lái)查漏補(bǔ)缺。高校學(xué)生文體活動(dòng)，經(jīng)常受到天氣、場(chǎng)地、器材以及其它因素的影響。利用WBS提前對(duì)整個(gè)活動(dòng)的所有環(huán)節(jié)做一統(tǒng)籌安排，以便使組織者盡早聯(lián)系協(xié)調(diào)人員場(chǎng)地，提前籌備所需器材設(shè)備，做到未雨綢繆，確保整個(gè)活動(dòng)開(kāi)展能有條不紊，萬(wàn)無(wú)一失。

(二)可行性

WBS方法是工程項(xiàng)目管理中常用的一種方法，高校學(xué)生文體活動(dòng)和項(xiàng)目的內(nèi)涵相一致，它同樣可以應(yīng)用到高校學(xué)生文體活動(dòng)中，這一點(diǎn)我們可以從項(xiàng)目的定義得到說(shuō)明。所謂項(xiàng)目，簡(jiǎn)單講就是指為完成某一獨(dú)特產(chǎn)品、服務(wù)或任務(wù)所做的一次性工作。因此，只要是人類創(chuàng)造某種特定產(chǎn)品或服務(wù)的活動(dòng)都屬于項(xiàng)目的范疇。項(xiàng)目的概念包含三層含義：第一，項(xiàng)目是一項(xiàng)有待完成的任務(wù)，且有特定的環(huán)境與要求；第二，在一定的組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，利用有限資源(人力、物力、財(cái)力等)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)；第三，任務(wù)要滿足一定性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)等要求[4]。由此可見(jiàn)，高校學(xué)生文體活動(dòng)與項(xiàng)目的內(nèi)涵相契合，具有項(xiàng)目的特征，因此，采用WBS方法對(duì)文體活動(dòng)進(jìn)行分解是完全可行的。另外，WBS方法在國(guó)際國(guó)內(nèi)一些大型文體活動(dòng)中已經(jīng)有成功運(yùn)用的先例，根據(jù)高校學(xué)生活動(dòng)的特點(diǎn)，把WBS方法成功的經(jīng)驗(yàn)合理地運(yùn)用到高校學(xué)生文體活動(dòng)中，不失為一種明智的選擇。

三、高校學(xué)生文體活動(dòng)WBS的創(chuàng)建

作為大學(xué)生思想政治教育的重要載體的學(xué)生文體活動(dòng)，其WBS的創(chuàng)建不僅僅是一項(xiàng)單純的技術(shù)工作，更要使其發(fā)揮思想政治教育的重要功能；創(chuàng)建學(xué)生文體活動(dòng)WBS不僅僅是將一項(xiàng)工作所涉及的方方面面的各種事情簡(jiǎn)單地記錄下來(lái),也不僅僅是對(duì)以往一些活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，而要經(jīng)過(guò)周密的思考和細(xì)致的分析，實(shí)事求是，結(jié)合高校學(xué)生文體活動(dòng)自身的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行，通常的做法就是依據(jù)工程項(xiàng)目管理中WBS的分解原則、參照WBS的創(chuàng)建流程，借鑒WBS的編制方法，創(chuàng)建切實(shí)可行的高校大學(xué)生文體活動(dòng)WBS結(jié)構(gòu)圖。

(一)WBS的分解原則

WBS分解的實(shí)際過(guò)程就是按照可控制的原則對(duì)整個(gè)項(xiàng)目工作進(jìn)行不斷的分解,直到可以充分控制項(xiàng)目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量。WBS分解操作中的難點(diǎn)是要充分掌握分解工作的“度”,既不能分解得過(guò)細(xì),也不能分解得過(guò)粗,以致難以控制。WBS分解應(yīng)遵循以下原則和要求:

1.構(gòu)成WBS的是項(xiàng)目的工作而不是項(xiàng)目成果的內(nèi)容。這是在編制WBS時(shí)最容易掉入的陷阱。例如圖1迎新晚會(huì)中的WBS，“節(jié)目”項(xiàng)下的工作分解應(yīng)該是節(jié)目策劃、編導(dǎo)、排練、表演，而不應(yīng)該是獨(dú)唱、舞蹈、相聲、小品。

2.一個(gè)工作任務(wù)只能在WBS中出現(xiàn)一次，因?yàn)槊宽?xiàng)工作都需要占用時(shí)間和資源，一項(xiàng)工作重復(fù)出現(xiàn)就意味著時(shí)間和資源重復(fù)配置，這會(huì)導(dǎo)致時(shí)間和成本計(jì)劃的失誤。在編制范圍計(jì)劃的時(shí)候，需要時(shí)刻兼顧與后續(xù)的時(shí)間和成本計(jì)劃銜接。

3.一個(gè)子項(xiàng)目的工作內(nèi)容是下一級(jí)工作任務(wù)之和。例如圖1迎新晚會(huì)中演員化妝、音響燈光調(diào)試、道具管護(hù)等項(xiàng)工作共同組合成子項(xiàng)目“劇務(wù)”，這同時(shí)也意味著這些工作任務(wù)占用的資源和時(shí)間之和，剛好等于“劇務(wù)”占用的時(shí)間和資源。

4.最好讓團(tuán)隊(duì)成員參加與其工作相關(guān)的WBS條文的編制，以便他們能夠準(zhǔn)確地理解工作的內(nèi)容和工作界定。避免出現(xiàn)責(zé)權(quán)混亂，使項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程更加順利。

5.WBS文件一旦形成，須作為項(xiàng)目的基準(zhǔn)計(jì)劃存檔，以便今后作為檢驗(yàn)計(jì)劃執(zhí)行結(jié)果的標(biāo)尺。既然是基準(zhǔn)計(jì)劃，就應(yīng)當(dāng)具有相對(duì)的穩(wěn)定性，需要制訂嚴(yán)格的批準(zhǔn)程序來(lái)阻止它輕易變更。

6.另一方面，WBS又需要保持開(kāi)放的靈活性，要考慮到任何計(jì)劃都不可能與實(shí)際情況銜接得天衣無(wú)縫，因此變更難以避免。不輕易變更計(jì)劃，并不意味著變更發(fā)生時(shí)束手無(wú)策。因此在制訂計(jì)劃的時(shí)候就要為變化做好準(zhǔn)備。根據(jù)實(shí)際情況的變化科學(xué)合理的調(diào)整，可以有效地兼顧其穩(wěn)定性和靈活性[5]。

(二)WBS創(chuàng)建流程

常用的WBS創(chuàng)建流程有以下幾個(gè)步驟：

1.獲得范圍說(shuō)明書(shū)或相關(guān)文件 2.召集相關(guān)人員，對(duì)所有主要獲得范項(xiàng)目工作進(jìn)行討論，確定項(xiàng)目分解人方式 3.分解項(xiàng)目工作，利用現(xiàn)有模板，節(jié)省人力，物力，財(cái)力 4.畫(huà)出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖 5.細(xì)節(jié)主要項(xiàng)目可交付成果，使其更小，更易于管理 6.驗(yàn)證上述分解的正確性，如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項(xiàng)目沒(méi)有必要，則進(jìn)行修改 7.如有必要，建立一個(gè)編號(hào)系統(tǒng) 8.在實(shí)踐中不斷對(duì)WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作[7]。

(三)WBS的編制方法

制定工作分解結(jié)構(gòu)的方法多種多樣，主要包括類比法、自上而下法、自下而上法。

1.類比法。類比法就是以一個(gè)類似項(xiàng)目的WBS為基礎(chǔ)，制定本項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)，這種方式往往適合那些有成熟經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目。例如圖1，某高校經(jīng)管學(xué)院要編制迎新晚會(huì)的WBS，就可以參照文藝演出以及以往該學(xué)校舉辦各種文藝晚會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，把范圍進(jìn)一步縮小，從而開(kāi)始新的WBS的編制。

2.自上而下法。自上而下法常常被視為構(gòu)建WBS的常規(guī)方法，即從項(xiàng)目最大的單位開(kāi)始，逐步將它們分解成下一級(jí)的多個(gè)子項(xiàng)。這個(gè)過(guò)程就是要不斷增加級(jí)數(shù)，細(xì)化工作任務(wù)。一般情況下，這種方法對(duì)管理者或輔導(dǎo)員來(lái)說(shuō)，可以說(shuō)是比較合適的方法，因?yàn)樗麄兙邆湔w視角和宏觀統(tǒng)籌能力。

3.自下而上法。自下而上法，是讓參與該項(xiàng)目的成員盡可能詳細(xì)地列出他們認(rèn)為完成項(xiàng)目必須要做的工作，然后對(duì)其進(jìn)行分類、整合，并歸總到一個(gè)整體活動(dòng)或WBS的上一級(jí)內(nèi)容當(dāng)中去的方法。自下而上法一般都很費(fèi)時(shí)，但這種方法對(duì)于WBS的創(chuàng)建來(lái)說(shuō)，效果比較好，能夠考慮到更多的細(xì)節(jié)[7]。

四、高校學(xué)生文體活動(dòng)WBS分解實(shí)踐案例

某高校經(jīng)管學(xué)院迎新晚會(huì)WBS分解探討： XX年開(kāi)學(xué)初，經(jīng)管學(xué)院要求在10月下旬舉辦一場(chǎng)“迎新晚會(huì)”，要求在節(jié)儉的基礎(chǔ)上節(jié)目形式多樣。通過(guò)晚會(huì)表示對(duì)大一新生的歡迎, 達(dá)到豐富新生課余生活，增強(qiáng)新生的凝聚力，并且加強(qiáng)與高年級(jí)學(xué)生溝通交流的目的。

在明確目的與要求的前提下，經(jīng)與幾位輔導(dǎo)員和學(xué)生干部的民主討論和磋商，對(duì)該項(xiàng)目(晚會(huì))進(jìn)行了如下分解。采用WBS的“樹(shù)”狀的結(jié)構(gòu)圖對(duì)活動(dòng)進(jìn)行分解，項(xiàng)目結(jié)構(gòu)分成三個(gè)層次，如圖1所示：處于WBS最頂層的即第0層，代表整個(gè)項(xiàng)目(晚會(huì))；緊接著的一個(gè)層面是第一層，用于表示主要的項(xiàng)目(晚會(huì))階段，即籌備、節(jié)目、劇務(wù)和后勤這幾個(gè)階段；第二層則包含了第一層的主要子項(xiàng)，如圖1中“籌備”下的子項(xiàng)有：宣傳準(zhǔn)備、道具準(zhǔn)備和人員邀請(qǐng)三項(xiàng)任務(wù)；WBS的第三層指的就是工作包，工作包就是處于工作分解結(jié)構(gòu)最底層的可交付成果，如圖1中宣傳準(zhǔn)備子項(xiàng)下的工作包有：策劃方案、制作海報(bào)、制作橫幅、制作門(mén)票、做節(jié)目單、節(jié)目光盤(pán)、寫(xiě)發(fā)言稿、寫(xiě)主持詞、新聞報(bào)道。

圖1 某大學(xué)經(jīng)管學(xué)院迎新晚會(huì)的WBS圖

通過(guò)采用WBS方法使該活動(dòng)在安排初期就明確了工作范圍，細(xì)化了活動(dòng)內(nèi)容，并分配了各自的職責(zé)，由專職輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)，另外幾位輔導(dǎo)員分別負(fù)責(zé)籌備、節(jié)目、劇務(wù)和后勤這幾個(gè)階段的工作，然后將項(xiàng)目的具體責(zé)任落實(shí)到學(xué)生會(huì)的秘書(shū)部、新聞部、體育部、藝術(shù)團(tuán)、宣傳部等11個(gè)部門(mén)。由于采用WBS方法，大家工作的積極性空前提高，整個(gè)活動(dòng)進(jìn)展順利，比以往節(jié)省了好多開(kāi)支，取得了良好的效果。

五、結(jié)語(yǔ)

WBS是項(xiàng)目管理的重要工具，在很多領(lǐng)域已經(jīng)得到廣泛的應(yīng)用，而在高校大學(xué)生文體活動(dòng)以及思想政治教育管理中，鮮有這方面的論述，筆者將現(xiàn)代項(xiàng)目管理中的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)方法引入高校學(xué)生文體活動(dòng)中，并取得了良好的效果，可以說(shuō)是一次新的嘗試。WBS方法同樣可以適用于高校思想政治教育的其他活動(dòng)形式。引進(jìn)科學(xué)而有效的WBS方法，結(jié)合高校大學(xué)生思想政治教育的特點(diǎn)，逐步建立起高校思想政法教育活動(dòng)形式的WBS結(jié)構(gòu)圖體系，并在以后的實(shí)踐活動(dòng)中不斷充實(shí)完善，是推動(dòng)高校思想政治教育管理水平提高的必然選擇。

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