論科技期刊編輯對(duì)外溝通技巧

張曼莉

（中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七一○研究所，湖北 宜昌 443003）

論科技期刊編輯對(duì)外溝通技巧

張曼莉

（中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七一○研究所，湖北 宜昌 443003）

對(duì)外溝通是科技期刊編輯的一項(xiàng)重要工作，良好的對(duì)外溝通，可以建立和諧的期刊關(guān)系人關(guān)系，并能進(jìn)一步提高期刊的辦刊質(zhì)量，在科技期刊編輯工作中具有非常重要的作用。對(duì)外溝通包括單獨(dú)溝通和公開(kāi)交流兩種主要溝通渠道，各有優(yōu)劣。總結(jié)和歸納了客觀公正、迅速準(zhǔn)確、主動(dòng)積極三種科技期刊編輯的溝通技巧。

科技期刊編輯；溝通渠道；溝通技巧

溝通即信息交流，是溝通主體將一定的信息傳遞給特定的溝通對(duì)象并獲得預(yù)期反饋的整個(gè)過(guò)程。它既可以是單純的信息交流，也可以是思想、態(tài)度、情感的綜合交流［1］。編輯是期刊編輯出版活動(dòng)的組織者與執(zhí)行者，聯(lián)系期刊關(guān)系人（包括作者、審稿專(zhuān)家、讀者等）之間的紐帶和橋梁，對(duì)外溝通是科技期刊編輯工作中的重要組成部分。良好的對(duì)外溝通，不僅反映出編輯扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)功底，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，同時(shí)也是編輯人文素養(yǎng)的集中體現(xiàn)。

1 對(duì)外溝通在編輯工作中的重要性

1.1 對(duì)外溝通，可以建立和諧的期刊關(guān)系人關(guān)系

令人愉快的溝通過(guò)程，往往能使人產(chǎn)生美好的感受，并能使溝通雙方更加默契地討論出最好的解決問(wèn)題的辦法，期刊編輯與期刊關(guān)系人的溝通也不例外。在溝通過(guò)程中，根據(jù)不同的事情選擇不同的溝通方式和溝通技巧，能增進(jìn)期刊關(guān)系人之間的感情，避免或許產(chǎn)生的矛盾，建立和諧的期刊關(guān)系人關(guān)系，同時(shí)塑造良好的編輯部形象。

1.2 對(duì)外溝通，可以提高期刊的辦刊質(zhì)量

準(zhǔn)確的溝通，可以使作者、審稿專(zhuān)家、編輯在溝通的過(guò)程中更好地深入論文、了解論文，對(duì)論文的優(yōu)缺點(diǎn)有比較深刻的認(rèn)識(shí)，有利于進(jìn)行下一步的加工整理，使得理論和觀點(diǎn)得到進(jìn)一步升華。同時(shí)，通過(guò)溝通，期刊關(guān)系人能更加透徹地了解期刊的辦刊宗旨和具體要求，使其在以后的投稿、審稿過(guò)程中也會(huì)有更加契合期刊的改善，辦刊質(zhì)量隨之得到提高。

2 對(duì)外溝通渠道及其優(yōu)劣

2.1 單獨(dú)溝通渠道

科技的發(fā)達(dá)使得溝通方式也在不斷地豐富，在科技期刊編輯的工作過(guò)程中，交流溝通工作主要集中在編輯、作者、審稿專(zhuān)家對(duì)論文的問(wèn)題進(jìn)行反饋、交流和解決，使得論文的質(zhì)量進(jìn)一步提高，大部分是一對(duì)一的單獨(dú)溝通方式。此類(lèi)溝通除了運(yùn)用傳統(tǒng)的信件、電話、傳真等渠道外，便捷的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)也給我們了提供即時(shí)通迅、電子郵件等不同的溝通渠道。根據(jù)科技期刊編輯工作的特點(diǎn)，工作中最常用的單獨(dú)溝通渠道有：當(dāng)面溝通、電話溝通、郵件溝通。

2.1.1 當(dāng)面溝通 當(dāng)面溝通無(wú)疑是最直接的即時(shí)溝通方式，不但可以拉近雙方的關(guān)系，而且能有效地解決問(wèn)題，更為以后進(jìn)一步的約稿、約審等工作打下良好的基礎(chǔ)［2］。但是，由于期刊關(guān)系人來(lái)自全國(guó)各地甚至海外，當(dāng)面溝通的機(jī)會(huì)非常難得。同時(shí)，對(duì)于科技期刊編輯而言，一次溝通的內(nèi)容往往非常繁雜，但這種方式具有瞬時(shí)性特點(diǎn)，雙方在溝通后解決遺留問(wèn)題的過(guò)程中很容易對(duì)繁雜問(wèn)題產(chǎn)生遺漏。

2.1.2 電話溝通 電話溝通也是直接迅速的即時(shí)溝通方式之一，與當(dāng)面溝通的優(yōu)缺點(diǎn)類(lèi)似，雖然簡(jiǎn)單直接但對(duì)于繁雜的溝通內(nèi)容不太適用。這種方式適合于一般性通知、日常工作進(jìn)程跟蹤，少量且簡(jiǎn)單問(wèn)題解決、事情提醒等。

2.1.3 郵件溝通 郵件溝通是科技期刊編輯最常用的一種溝通方式，因其即時(shí)性、便捷性、易存儲(chǔ)和反復(fù)查看等特點(diǎn)而比較適合科技期刊編輯的日常交流溝通工作。但對(duì)待不常用郵箱的部分作者，郵件溝通的方式要結(jié)合其他溝通方式使用，如在郵件發(fā)送后致電收件人提醒其收件。

2.2 公開(kāi)交流渠道

除了以上3種一對(duì)一的單獨(dú)溝通渠道之外，也可以通過(guò)博客、微博、QQ群等網(wǎng)絡(luò)交流渠道，座談會(huì)、評(píng)審會(huì)等交流場(chǎng)所進(jìn)行廣泛、深入、全面的公開(kāi)的交流溝通。從而全面、廣泛、深入地了解期刊關(guān)系人，與其建立更加緊密的合作關(guān)系；直接有效地對(duì)期刊進(jìn)行全面的宣傳，強(qiáng)化期刊的品牌效應(yīng)。此類(lèi)渠道對(duì)期刊的宣傳、發(fā)展，作者、讀者群的鞏固，審稿專(zhuān)家群體的進(jìn)一步了解和開(kāi)拓，都具有非常重要的意義。

3 幾種溝通技巧的總結(jié)與實(shí)踐

3.1 客觀公正

溝通，要建立在互相尊重的基礎(chǔ)上［3］?？萍计诳钠诳P(guān)系人，有普通的在校學(xué)生、平凡的科技工作者，同時(shí)也有大學(xué)教授、行業(yè)翹楚。在溝通的過(guò)程中，不因?qū)Ψ降纳矸莸匚欢淖儗?duì)人對(duì)事的態(tài)度，是客觀公正性的最基本體現(xiàn)?？陀^公正還應(yīng)表現(xiàn)在對(duì)問(wèn)題的解決上，面對(duì)問(wèn)題要有清醒的頭腦、理智的判斷，不因環(huán)境、心情等外界因素而影響自己對(duì)事情的判斷。尊重每一個(gè)溝通對(duì)象，客觀公正地對(duì)待每一個(gè)問(wèn)題，才能達(dá)到解決問(wèn)題的最終目的。

對(duì)待每一篇論文：在初審過(guò)程中要透徹理解作者所論述的內(nèi)容［4］，給出合理的初審意見(jiàn)；在專(zhuān)家審稿結(jié)束后，再綜合專(zhuān)家的意見(jiàn)，進(jìn)行客觀的評(píng)判；在退修溝通時(shí)，要條理清晰、準(zhǔn)確地闡述審稿意見(jiàn)，使得作者更精確地理解審稿意見(jiàn)；在退稿溝通時(shí)，在對(duì)論文進(jìn)行鄭重嚴(yán)肅審理的基礎(chǔ)上，提出準(zhǔn)確的退稿理由讓作者信服；在編輯過(guò)程中，對(duì)待作者不熟悉的編輯出版標(biāo)準(zhǔn)的情況，要作出準(zhǔn)確的說(shuō)明，做好作者的思想工作，讓其認(rèn)可和接受。對(duì)待審稿專(zhuān)家的溝通，在尊重其專(zhuān)業(yè)性的同時(shí)，要勇于提出自己的看法供專(zhuān)家參考。專(zhuān)家對(duì)論文提出的意見(jiàn)建議，在給出書(shū)面意見(jiàn)的基礎(chǔ)上再次進(jìn)行即時(shí)溝通，充分了解專(zhuān)家的意思，吃透審稿意見(jiàn)。尊重專(zhuān)家的審稿意見(jiàn)，將其準(zhǔn)確地傳達(dá)給作者。對(duì)作者的不同看法和理論，及時(shí)對(duì)專(zhuān)家進(jìn)行反饋并與其共同探討，給出合理的解決方法。讀者是期刊的受眾群體，往往也與作者和審稿專(zhuān)家群體有所重合，他們也是行業(yè)的專(zhuān)家。做好與讀者的溝通與交流工作，客觀公正地面對(duì)其提出的問(wèn)題，合理采納其意見(jiàn)建議。

科技期刊的對(duì)外溝通強(qiáng)調(diào)科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性［5］，因此，客觀公正的溝通態(tài)度是溝通的前提。在溝通前，編輯要做足功課；在溝通中，編輯要張弛有度；在溝通后，編輯要處理總結(jié)。

3.2 迅速準(zhǔn)確

很多論文都具有時(shí)效性的特點(diǎn)，如果不強(qiáng)調(diào)審稿的效率，拖延發(fā)表周期，最新的科技成果就不能第一時(shí)間公布于眾，對(duì)作者本人、對(duì)研究領(lǐng)域、甚至對(duì)科技的發(fā)展都有可能產(chǎn)生巨大的影響。同時(shí)，溝通的準(zhǔn)確性，在一定程度上節(jié)約了作者、審稿專(zhuān)家的寶貴時(shí)間，也能體現(xiàn)出編輯高效的工作效率、扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和慎密的思維模式。

審稿過(guò)程中，在對(duì)各方面意見(jiàn)進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)傳遞時(shí)，要迅速及時(shí)，也要準(zhǔn)確無(wú)誤。在收到論文時(shí)，要第一時(shí)間通知作者并準(zhǔn)確告知審稿周期；在論文處理的每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要及時(shí)反饋給作者；準(zhǔn)確傳達(dá)每一個(gè)環(huán)節(jié)的審稿意見(jiàn)，這是對(duì)作者最起碼的尊重。需要退修的論文，應(yīng)該在第一時(shí)間迅速準(zhǔn)確地?cái)M定退修通知，便于作者第一時(shí)間對(duì)稿件進(jìn)行下一步的處理，晚了一步，也許就推遲了作者的發(fā)表周期，繼而對(duì)作者產(chǎn)生較大的影響。需要退稿的論文，在結(jié)合各方面的意見(jiàn)慎重決定之后，屬于論文質(zhì)量問(wèn)題的，要準(zhǔn)確地歸納總結(jié)作者論文的優(yōu)缺點(diǎn)，結(jié)合審稿意見(jiàn)，對(duì)論文提出中肯的建議，注意方式方法，不挫傷作者的投稿積極性；屬于不適合本刊發(fā)表的，要盡快告知作者，以便于作者盡快改投。只有迅速準(zhǔn)確地處理每一個(gè)環(huán)節(jié)，作者才會(huì)對(duì)編輯產(chǎn)生信任感，從而對(duì)期刊產(chǎn)生認(rèn)可。對(duì)待審稿專(zhuān)家也是同樣，送審的論文應(yīng)第一時(shí)間送呈審稿專(zhuān)家，并對(duì)論文作出初步的分析評(píng)判，提供給專(zhuān)家參考；對(duì)審稿專(zhuān)家給出的意見(jiàn)第一時(shí)間與其進(jìn)行進(jìn)一步溝通交流，準(zhǔn)確吃透審稿意見(jiàn)；作者修改反饋的問(wèn)題及時(shí)和專(zhuān)家進(jìn)行商議溝通，準(zhǔn)確明晰地分析評(píng)判。

迅速準(zhǔn)確的溝通，表現(xiàn)出了編輯對(duì)審稿效率的全面把握和掌控，對(duì)待學(xué)術(shù)問(wèn)題的嚴(yán)肅和嚴(yán)謹(jǐn)。

3.3 主動(dòng)積極

科技期刊編輯早已打破了“閉門(mén)造車(chē)”式的傳統(tǒng)，主動(dòng)出擊、了解讀者、聯(lián)系專(zhuān)家、深入讀者是科技期刊不斷提升的關(guān)鍵點(diǎn)和突破口。要有積極的溝通意愿，主動(dòng)解決問(wèn)題的意識(shí)。不僅要熱情地對(duì)待期刊關(guān)系人提出的每一個(gè)問(wèn)題，每一個(gè)質(zhì)疑，積極去想辦法找根源，使得問(wèn)題得到解決；而且要主動(dòng)去尋找和發(fā)現(xiàn)論文甚至期刊存在的問(wèn)題，進(jìn)而解決問(wèn)題。

在具體的工作實(shí)踐中。作者工作不能“守株待兔”，等著作者的投稿，更重要的是要深入作者中間，及時(shí)跟蹤作者的研究方向和研究進(jìn)度，進(jìn)行適時(shí)、恰當(dāng)?shù)募s稿。了解到作者的投稿需求時(shí)，將本刊的投稿要求、辦刊宗旨、撰寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)作者進(jìn)行詳細(xì)的介紹，對(duì)作者的撰寫(xiě)進(jìn)行指導(dǎo)，可以進(jìn)一步提升作者的投稿信心，提高論文的質(zhì)量，便于后期的工作。定期給老作者發(fā)送約稿信，將期刊近期情況、選題策劃內(nèi)容等告知作者，讓作者的寫(xiě)作更加具有目的性。對(duì)待目標(biāo)作者群，可以采取單獨(dú)拜訪、開(kāi)座談會(huì)等主動(dòng)深入的方式，對(duì)期刊進(jìn)行宣傳，讓作者了解期刊、認(rèn)識(shí)期刊、認(rèn)可期刊，進(jìn)而產(chǎn)生投稿意愿。主動(dòng)了解行業(yè)專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)，挖掘新的審稿專(zhuān)家，充實(shí)審稿專(zhuān)家隊(duì)伍；建立審稿專(zhuān)家?guī)觳㈤L(zhǎng)期主動(dòng)跟蹤，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整；選題策劃等工作中要結(jié)合專(zhuān)家的意見(jiàn)，期刊的發(fā)展廣泛聽(tīng)取專(zhuān)家的建議，使得期刊的專(zhuān)業(yè)性有進(jìn)一步的提升。主動(dòng)深入讀者，了解讀者需求，掌握讀者信息。開(kāi)辟暢通編讀交流渠道，采取電話跟蹤、到讀者中調(diào)研等方式開(kāi)展讀者工作。根據(jù)讀者需求，及時(shí)調(diào)整期刊的定位、選題，進(jìn)一步促進(jìn)期刊的辦刊質(zhì)量的提高，擴(kuò)大期刊的市場(chǎng)影響力。讀者也是潛在作者，在與其進(jìn)行溝通交流時(shí)，可以了解其專(zhuān)業(yè)和研究方向，主動(dòng)鼓勵(lì)其投稿。另外，可通過(guò)QQ群、期刊博客等渠道在不同時(shí)期對(duì)期刊進(jìn)行廣泛宣傳。定期舉行相關(guān)專(zhuān)題會(huì)議，邀請(qǐng)作者、審稿專(zhuān)家、編委等參加參與，為期刊的發(fā)展建言獻(xiàn)策。

主動(dòng)積極的期刊工作，可以進(jìn)一步提升期刊的群眾基礎(chǔ)、期刊的影響力和期刊的專(zhuān)業(yè)性。

4 結(jié)語(yǔ)

溝通是一門(mén)藝術(shù)，科技期刊編輯不僅是科學(xué)技術(shù)的轉(zhuǎn)播者，也要是一專(zhuān)多能，具有溝通能力的公關(guān)人［2］。把握好每一次溝通的機(jī)會(huì)，重視每一次溝通的過(guò)程，總結(jié)每一次溝通的結(jié)果。通過(guò)更加廣泛深入、科學(xué)有效的溝通，進(jìn)一步做好期刊關(guān)系人之間的紐帶，做好期刊關(guān)系人認(rèn)識(shí)期刊的橋梁。在以后的工作中，還需要科技期刊編輯理論聯(lián)系實(shí)際，把溝通這門(mén)藝術(shù)更好地融會(huì)貫通，為建立和諧穩(wěn)定的期刊關(guān)系人隊(duì)伍，并為科技期刊的進(jìn)一步開(kāi)拓和發(fā)展打好基礎(chǔ)。

［1］岳靜玲.編輯與作者的有效溝通策略［J］.編輯之友，2007（3）：48-49.

［2］王慧瑾.期刊編輯應(yīng)強(qiáng)化溝通意識(shí)［J］.廣西師范大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2009，45（4）：134-136.

［3］韓健，張?chǎng)L驚，黃河清.尊重作者 慧眼識(shí)珠——談科技期刊編輯與作者和諧關(guān)系的構(gòu)建［J］.編輯學(xué)報(bào)，2012，24（5）：493-495.

［4］陸宜新.科技期刊編輯與作者溝通前的準(zhǔn)備［J］.編輯學(xué)報(bào)，2012，24（4）：384-385.

［5］劉桂玲，王穎，王天津，等.淺談科技期刊編輯的溝通藝術(shù)［J］.中華醫(yī)學(xué)圖書(shū)情報(bào)雜志，2011，20（4）：72-74.

（責(zé)任編輯：曾 婷）

G232

：A

：1673-0143（2013）04-0160-03

2013－06－09

張曼莉（1982—），女，助理編輯，研究方向：科技期刊編輯學(xué)。