圖書館合作建設數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢與建議——以遼寧省圖書館《盛京時報》數(shù)據(jù)庫建設為例

張 丹

（遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

張 丹 女，1981年生，助理館員。

《盛京時報》以中國國內(nèi)時事和評論為主，大量報道了1906～1944年東北地區(qū)金融、商貿(mào)、交通、教育、文學等許多方面的信息，具有很高的學術(shù)研究價值[1]。它是研究近現(xiàn)代史、民族關(guān)系史、國際關(guān)系史、北洋軍閥史、東北軍民抗日史極為重要的珍貴資料[2]。為適應數(shù)字圖書館的發(fā)展，遼寧省圖書館首次與清華同方公司合作建設了《盛京時報》數(shù)據(jù)庫，揭示報紙所蘊涵的極其豐富的文獻資源和信息，方便讀者查找有關(guān)內(nèi)容及長期保護與利用。

《盛京時報》是由日本人中島真雄創(chuàng)辦的一份中文報紙，是一部記載當時社會百態(tài)的百科全書式的東北地方文獻,極具地方特色，有較強的學術(shù)價值[2]。本館收藏的《盛京時報》比較全面，是目前國內(nèi)僅存的較為完整的一套，而且早在1985年遼寧省圖書館就與遼沈書社合作，對《盛京時報》重新整理補缺，影印出版發(fā)行了141冊。收錄的《盛京時報》從光緒三十二年（1906）到康德十一年（1944），比較完整。該報每日出版，版面多為4到6版，后期為對開8版，1937年后,該報達到高峰期有時達14個版面，最多時加上祝詞和廣告有40多個版面[1]。錄成題名數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)量約達150萬條，數(shù)據(jù)量相當龐大。

1 《盛京時報》數(shù)據(jù)庫合作建設的優(yōu)勢

以往數(shù)據(jù)庫的建設都由本館專業(yè)部門網(wǎng)絡數(shù)字中心來完成。但隨著數(shù)字化圖書館的發(fā)展，圖書館依靠網(wǎng)絡數(shù)字中心的十幾名工作人員建設數(shù)據(jù)庫已跟不上讀者的需求，加上圖書館館藏資源極其豐富，每個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量又非常大，建設地方文獻數(shù)據(jù)庫需要相關(guān)專業(yè)技術(shù)及大量的人力、物力、財力，任何一個圖書館都將受到這些因素的制約，無法適應數(shù)據(jù)庫建設的規(guī)模和發(fā)展的需要。于是一種新型的合作建庫方式便應運而生，合作建庫是建設高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫發(fā)展的方向，能夠充分發(fā)揮其各自優(yōu)勢。因此根據(jù)本館實際情況，經(jīng)過多方面調(diào)查研究，《盛京時報》數(shù)據(jù)庫更適合合作建設。這樣不僅能縮短建庫時間，提高工作效率，后期的數(shù)據(jù)庫維護和發(fā)布軟件也能得到專業(yè)的技術(shù)支持。

2 合作建庫的前期準備

2.1 前期準備

提供給合作公司《盛京時報》的影印版及縮微膠片，交代有關(guān)建庫細則和相關(guān)技術(shù)指標，審核合作公司的地方文獻資源數(shù)字化的相關(guān)資質(zhì)，簽訂有關(guān)合同書。合作公司需無償提供數(shù)據(jù)使用平臺，提供發(fā)布系統(tǒng)，實現(xiàn)廣域網(wǎng)發(fā)布穩(wěn)定運行。經(jīng)多方調(diào)研，論證遼寧省圖書館最終選擇與清華同方公司合作建庫，并利用TPI系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行數(shù)字加工及后期維護。

2.2 數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)設計

數(shù)據(jù)庫錄入字段的選擇是建設數(shù)據(jù)庫的基礎，構(gòu)成了數(shù)據(jù)庫的基本框架，遼寧省圖書館結(jié)合《盛京時報》文獻特點，并在多方面調(diào)研討論的基礎上對《盛京時報》數(shù)據(jù)庫設立了如下27個數(shù)據(jù)字段：ID、編號、報名、總期號、出版日期、公歷、星期、年號、責任者團體、責任者個體、發(fā)行者團體、發(fā)行者個體、文件名、序號、題名、版號、創(chuàng)建者、其他責任者團體、其他責任者個體、欄目、主題、頁碼、說明、作品語種、出版地、館藏代碼、格式，全方面揭示文獻的特征，反映報紙的各種信息?！妒⒕r報》欄目多樣，有評論、中國時勢、民國要聞、各國電訊、東三省新聞、東三省要聞、京師要聞、各省要聞、時論、批示、小說、社說、文苑、欽差行蹤、專電、世界新聞、來函、市井雜俎、公文匯錄、緊要專件、廣告等。針對《盛京時報》的這種特點，我們特意增設“欄目”著錄項。由于《盛京時報》報道多為東三省新聞，所以增設“主題”著錄項，反映新聞的具體地點，即在主題項目中錄入長春、吉林、安東等。所有錄入字段可以按照這些項目二次排序，方便讀者檢索，真正實現(xiàn)全方位開發(fā)《盛京時報》的目的。

2.3 相關(guān)技術(shù)指標及錄入規(guī)范

根據(jù)《盛京時報》的實際情況，確定圖像數(shù)字化技術(shù)指標為PDF格式，色彩模式采用灰度模式，符合《國家圖書館征集數(shù)字資源建設規(guī)范》中的規(guī)定。同時錄入如遇繁體字，按照《普通圖書著錄規(guī)則》中的“對著錄的文字必須規(guī)范化”的要求，著錄時需將《盛京時報》中的各項錄入字段中的繁體字轉(zhuǎn)換成簡體字著錄。根據(jù)《中國文獻編目規(guī)則》的規(guī)定，著錄時對出版發(fā)行年月應按原題的紀年如實著錄，然后把非公元紀年轉(zhuǎn)換為公元紀年，在原題的紀年后著錄公元紀年并加方括號。公元紀年用4位阿拉伯數(shù)字著錄，以“宣統(tǒng)”、“民國”、“康德”、“大同”、“大正”、“昭和”等紀年的，年號照錄，并換算成公元紀年表示[6]。如1911年9月22日則著錄出版日期為宣統(tǒng)三年（1911）九月二十二日。每條題錄作為一條數(shù)據(jù)，對應一張圖片，生成文章索引，實現(xiàn)文獻資料的題名、出版日期、作者、欄目等的檢索，用戶接口多為菜單驅(qū)動型，檢索直接[3]。

3 合作建庫的優(yōu)點

3.1 提高工作效率[4]

由于回溯建庫的數(shù)據(jù)量很大，而圖書館長期從事建庫工作的只有十幾人，建成一個數(shù)據(jù)庫往往需要2～5年。在《盛京時報》數(shù)據(jù)庫建設中，我們可以按欄目形成東三省新聞庫、文學庫、小說庫等，這樣有利于構(gòu)建全方位的文獻信息服務體系，這對于滿足各界人士對《盛京時報》文獻信息資源的需要具有重要的意義。合作建庫，利用圖書館以外的專業(yè)數(shù)據(jù)加工公司來完成建庫工作，既能縮短建庫的時間又能提高建庫的效率。《盛京時報》數(shù)據(jù)量約為150萬條，如由本館人員10人建庫，每人每天著錄100條，則需4年完成。而將此外包給合作公司只花了1年，大大縮短了工作時間，提高了工作效率。

3.2 提高數(shù)據(jù)質(zhì)量[4]

標準化是圖書館實現(xiàn)資源共享、保障數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的必要條件。目前，各館自行建庫都普遍存在著錄信息不全、不規(guī)范等問題，數(shù)據(jù)的準確性、完整性難以保證；另一方面，圖書館工作人員在進行數(shù)據(jù)著錄時也存在理解偏差，難免會造成著錄的差別，數(shù)據(jù)的標準化程度難以控制。合作建庫的外包公司一般都有統(tǒng)一的制作標準，很大程度上解決了由各館單獨建庫造成的制作標準不統(tǒng)一、方法不一致等問題。合作建庫則提高了數(shù)據(jù)的質(zhì)量、檢索能力和使用效率。

3．3 提供技術(shù)保障

專業(yè)的外包公司能給圖書館帶來強大的技術(shù)支持，不但能提供專業(yè)的數(shù)據(jù)加工軟件，而且為我們?nèi)粘５臄?shù)據(jù)維護和后期軟件發(fā)布提供專業(yè)的技術(shù)保障。《盛京時報》數(shù)據(jù)庫應用合作公司的TPI系統(tǒng)即清華同方專業(yè)數(shù)據(jù)庫制作管理系統(tǒng)，是經(jīng)過很多圖書館和用戶證實的非常成熟穩(wěn)定的用于實現(xiàn)數(shù)字化圖書館電子資源網(wǎng)絡共享的專用軟件，為本館提供了強大的技術(shù)支持[5]。

4 合作建庫的幾點建議

4.1 大力推行地方文獻合作建庫的方式

由于圖書館人員有限，除去基本業(yè)務需要的人員后，從事專業(yè)地方文獻數(shù)字化的人員則少之更少，而圖書館館藏資源極其豐富，每個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量又非常大。因此，外包給專業(yè)的公司進行合作建庫是建設高質(zhì)量特色數(shù)據(jù)庫的發(fā)展方向。

4.2 嚴格的質(zhì)量控制

數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量是整個數(shù)據(jù)庫生命力的體現(xiàn)，是數(shù)據(jù)庫能否長期存在的關(guān)鍵。建設數(shù)據(jù)庫時要對數(shù)據(jù)資源、服務平臺、著錄標引、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面認真制定質(zhì)量保障措施。高質(zhì)量的具有地方特色的數(shù)據(jù)庫所涵蓋的資源內(nèi)容應做到全、專、精，服務平臺要符合既定主題特點和用戶使用習慣，滿足用戶基本需求，從用戶的角度出發(fā)。數(shù)據(jù)著錄加工應準確無誤，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠提供良好運行狀態(tài)及基本功能要求。外包公司往往更重視“量”而忽略了“質(zhì)”，而且前期本館與合作公司也并沒有講明相應的制約制度。在以后合作建庫時，合同中應明確質(zhì)量要求，錯誤率達到多少時應有相應的懲罰措施，并組織人員定期進行考核檢驗，以確保地方特色庫建設質(zhì)量。

4.3 發(fā)現(xiàn)錯誤及時溝通改正

《盛京時報》合作建庫是遼寧省圖書館的首次嘗試，因此缺乏相關(guān)經(jīng)驗。交代相關(guān)技術(shù)指標和錄入規(guī)范后并沒有及時對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行跟蹤檢查，等到數(shù)據(jù)庫全部建成后才發(fā)現(xiàn)其中存在的錯誤，這給后期檢查修正工作造成了麻煩，增加了許多不必要的工作量。因此合作建庫時，前期應對外包公司進行短期培訓，進行良好的溝通。工作初期就進行及時檢查，發(fā)現(xiàn)錯誤立即改正，避免在數(shù)據(jù)庫整體建成時一起檢查，導致問題堆積，錯誤量擴大，增加后期檢查的工作量，造成不必要的麻煩。

4.4 規(guī)范的技術(shù)標準

數(shù)據(jù)庫的建設要符合規(guī)范的技術(shù)標準，這是建設高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫的重要保障之一。建庫時應采用符合標準規(guī)定的軟件平臺，不同類型和不同層面的應用系統(tǒng)遵循統(tǒng)一標準規(guī)范。標準規(guī)范地建設數(shù)據(jù)庫是保證數(shù)據(jù)質(zhì)量、滿足用戶需求、實現(xiàn)資源共享的前提[5]。因此，在建設過程中，著錄標準依據(jù)《中文圖書著錄條例》，以確保讀者能夠準確、完整、迅速地檢索到所需信息資源。我們在合作建庫時應制定詳細的技術(shù)標準，并在合同中有所體現(xiàn)。

4.5 推廣應用

目前，圖書館建好數(shù)據(jù)庫后，只是在主頁上顯示，很少進行一些宣傳和推廣，讀者了解和知道的不多，數(shù)據(jù)庫并不能充分發(fā)揮其作用，因此今后圖書館建好數(shù)據(jù)庫后一定要加強宣傳和推廣工作。可以主動為用戶提供數(shù)據(jù)庫使用情況的培訓，演示數(shù)據(jù)庫使用方法，提高用戶使用數(shù)字資源的技能，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫效益最大化，讓地方文獻數(shù)據(jù)庫更好地發(fā)揮長期作用和價值。也可以考慮讓合作公司在一些專業(yè)網(wǎng)站上進行地方文獻數(shù)據(jù)庫的宣傳，讓廣大讀者了解并充分利用。

5 結(jié)語

隨著數(shù)字圖書館的迅猛發(fā)展，具有地方特色的數(shù)據(jù)庫的開發(fā)腳步已經(jīng)跟不上讀者的需求，如何用最短的時間創(chuàng)造最大的價值，已經(jīng)成為我們工作的首要任務。合作建庫形式從實踐結(jié)果看，利大于弊，確實大大縮短了加工時間，提高了工作效率，也給以后合作建庫指明了方向，并提供了寶貴的經(jīng)驗。數(shù)據(jù)庫建設是數(shù)字圖書館服務的前提和基礎，地方特色數(shù)據(jù)庫的建設更是數(shù)字圖書館建設的核心與關(guān)鍵，其建設的數(shù)量和質(zhì)量直接決定著一所圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展水平與服務水平。只要我們共同努力，地方特色數(shù)據(jù)庫的建設必將實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

[1]徐紅嵐.《盛京時報》述略[J].圖書館學刊，1989（2）：38，32.

[2]王路.《盛京時報》研究[D].長春：東北師范大學，2008.

[3]郭廣堃.利用TPI系統(tǒng)建設特色館藏數(shù)據(jù)庫——以《盛京時報》數(shù)據(jù)庫為例[J].河南圖書館學刊，2009（6）：74-75.

[4]張明霞.委托建庫——回溯書目數(shù)據(jù)庫建設的新方式[J].圖書情報工作，2002（11）：76-78.

[5] 劉毅力，秦靜.高校圖書館特色數(shù)據(jù)庫建設的研究[J].現(xiàn)代情報，2009（12）：95-96.

[6]吳麗杰.民國文獻數(shù)據(jù)庫建設管見——以遼寧省圖書館為例[J].圖書館工作與研究，2011（11）：35-38.