國際文獻(xiàn)交換績效考量及其提升策略

張 玲

（山東財(cái)政學(xué)院圖書館，山東 濟(jì)南 250014）

張 玲 女，1970年生。本科學(xué)歷，副研究館員。研究方向：圖書館流通和閱覽。

國際文獻(xiàn)交換是圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的重要途徑之一。通過國際文獻(xiàn)交換這一手段，圖書館能夠最快捷地獲得國外圖書情報(bào)資料。為此，作者從國際文獻(xiàn)交換水平提升的角度出發(fā)，就如何有效提升國際文獻(xiàn)交換績效水平做了深入的分析，以期為提高國際文獻(xiàn)交換工作的秩序，保證文獻(xiàn)交換雙方的利益提供參考。

1 國際文獻(xiàn)交換績效的內(nèi)涵及屬性分析

績效指的是組織期望的結(jié)果。不同領(lǐng)域?qū)冃У恼J(rèn)識(shí)和理解是不同的。國際文獻(xiàn)交換績效指的是：正在實(shí)施的國際文獻(xiàn)交換行為的執(zhí)行狀況，以及國際文獻(xiàn)這一交換行為的結(jié)果。國際文獻(xiàn)交換績效由于其特殊性，使得其很容易受到各種因素的影響，這些影響因素包括國際文獻(xiàn)交換戰(zhàn)略、國際文獻(xiàn)交換服務(wù)水平等。國際文獻(xiàn)交換績效有其自身特有的屬性：首先，在國際文獻(xiàn)交換過程中，績效水平受到多種因素的影響；其次，國際文獻(xiàn)交換績效是多方面的體現(xiàn)；再次，國際文獻(xiàn)交換績效是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程，因?yàn)楦鞣N因素的影響會(huì)導(dǎo)致績效水平的變換；最后，國際文獻(xiàn)交換績效作為文獻(xiàn)交換投入與文獻(xiàn)交換產(chǎn)出的比較，需要通過價(jià)值分析來衡量績效水平。

2 提升國際文獻(xiàn)交換績效水平的意義

圖書館在參與國際文獻(xiàn)交換市場過程當(dāng)中，文獻(xiàn)交換能力的穩(wěn)定性會(huì)受到大致4個(gè)方面的影響：

首先，短期行為這一影響因素，表現(xiàn)在文獻(xiàn)交換主體僅僅重視眼前工作，而忽略了圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展，因?yàn)橘Y金不足等問題，而使得文獻(xiàn)交換主體缺少與對(duì)方進(jìn)行長期合作的勇氣。

其次，文獻(xiàn)交換參與者的責(zé)任意識(shí)有待提升，由于國際文獻(xiàn)交換的參與者是世界不同國家交換單位的工作者，這些人員不乏兼職做文獻(xiàn)交換工作的，這就很容易產(chǎn)生責(zé)權(quán)缺位的問題。文獻(xiàn)交換者為保證本單位的使用而使得交換對(duì)象的利益不能夠得到保證。

再次，文獻(xiàn)交換工作實(shí)施之前，交換單位的內(nèi)部管理對(duì)交換風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)、控制等不足。文獻(xiàn)交換者在維護(hù)本單位的實(shí)際利益的同時(shí)，容易忽略對(duì)交換單位的信用評(píng)估及內(nèi)部管理情況的了解，造成文獻(xiàn)交換前的準(zhǔn)備和文獻(xiàn)交換中的管控不夠到位。

最后，國際文獻(xiàn)交換過程中產(chǎn)生的失信等問題不能夠得到應(yīng)有的違約懲罰，這是因?yàn)閲H文獻(xiàn)交換的失信懲罰機(jī)制不夠健全導(dǎo)致的，不健全的懲罰機(jī)制降低了文獻(xiàn)交換失信的成本，導(dǎo)致失信行為的發(fā)生。

3 國際文獻(xiàn)交換績效計(jì)劃的類型

制定交換計(jì)劃是國際文獻(xiàn)交換行為的一種預(yù)想，通過預(yù)先制定的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)國際文獻(xiàn)交換的目的。國際文獻(xiàn)交換計(jì)劃的本質(zhì)是對(duì)文獻(xiàn)交換目標(biāo)和文獻(xiàn)交換方法的預(yù)先安排，所以文獻(xiàn)交換計(jì)劃成為國際文獻(xiàn)交換管理的主要部分。國際文獻(xiàn)交換計(jì)劃的管理是有不同類型、層次的。從文獻(xiàn)交換計(jì)劃的時(shí)間上，可分成長期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃等3種形式，這3個(gè)層次的計(jì)劃相互配合、相互依存，構(gòu)成了國際文獻(xiàn)交換計(jì)劃管理系統(tǒng)。

3.1 國際文獻(xiàn)交換績效運(yùn)作計(jì)劃

運(yùn)作計(jì)劃能夠很好地協(xié)調(diào)國際文獻(xiàn)交換系統(tǒng)的各個(gè)部分，運(yùn)作計(jì)劃多數(shù)情況下是短期的，即特定時(shí)間的文獻(xiàn)交換目標(biāo)。在信息系統(tǒng)不斷發(fā)展的環(huán)境下，國際文獻(xiàn)交換計(jì)劃含有更深層次的內(nèi)容，其中預(yù)測(cè)行為是國際文獻(xiàn)交換規(guī)劃、國際文獻(xiàn)交換系統(tǒng)二者相互協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。信息系統(tǒng)一方面保證國際文獻(xiàn)交換運(yùn)作計(jì)劃的產(chǎn)生，另一方面保證為績效分析提供準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)和指導(dǎo)。

3.2 國際文獻(xiàn)交換績效運(yùn)作的表現(xiàn)

首先，國際文獻(xiàn)交換運(yùn)作計(jì)劃能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)國際文獻(xiàn)交換系統(tǒng)的有效調(diào)整。在文獻(xiàn)交換系統(tǒng)調(diào)整運(yùn)作計(jì)劃的過程中需要重視兩方面因素的影響：一是在對(duì)交換文獻(xiàn)分配預(yù)算時(shí)，要重視同新的文獻(xiàn)交換時(shí)產(chǎn)生的運(yùn)作成本，需要把這一新增的運(yùn)作成本從預(yù)算的文獻(xiàn)交換運(yùn)作費(fèi)用中區(qū)別開來，即不能將其看作是正常的運(yùn)作預(yù)算。二是為了能夠更好地保證文獻(xiàn)交換用戶的需要，可能在這個(gè)過程中需要增加國際文獻(xiàn)交換運(yùn)作的費(fèi)用。

其次，國際文獻(xiàn)交換運(yùn)作計(jì)劃的績效目標(biāo)。國際文獻(xiàn)交換績效的目標(biāo)，大部分是按照即將實(shí)施的交換行為、國際文獻(xiàn)交換的規(guī)劃預(yù)測(cè)、文獻(xiàn)交換管理資金投入等幾個(gè)方面的因素而組織制定的。國際文獻(xiàn)交換績效目標(biāo)只有同交換活動(dòng)的計(jì)劃相互結(jié)合，才能夠保證交換特定目標(biāo)需求的有效結(jié)構(gòu)。

再次，國際文獻(xiàn)交換運(yùn)作計(jì)劃的預(yù)算與實(shí)施。當(dāng)國際文獻(xiàn)交換運(yùn)作計(jì)劃程序確定對(duì)國際文獻(xiàn)交換系統(tǒng)做出修正、確定績效目標(biāo)、績效計(jì)劃等以后，就要開始實(shí)施預(yù)算行為，以保證國際文獻(xiàn)交換運(yùn)作計(jì)劃所需的各項(xiàng)費(fèi)用。

3.3 國際文獻(xiàn)交換用戶服務(wù)的績效

國際文獻(xiàn)交換績效可劃分成兩個(gè)方面，即國際文獻(xiàn)交換服務(wù)質(zhì)量維度和國際文獻(xiàn)交換服務(wù)產(chǎn)出維度。國際文獻(xiàn)交換服務(wù)質(zhì)量維度借助安全性和響應(yīng)性對(duì)此作出有效的評(píng)價(jià)。而國際文獻(xiàn)交換服務(wù)產(chǎn)出是借助使用者的滿意程度、文獻(xiàn)市場的情況作出評(píng)價(jià)。以文獻(xiàn)交換的視角分析，對(duì)用戶提供的服務(wù)是文獻(xiàn)交換活動(dòng)的產(chǎn)物，對(duì)用戶的服務(wù)水平是保證交換之后能否留住用戶的主要因素，對(duì)用戶服務(wù)水平的影響是保證文獻(xiàn)交換單位市場占有率和交換成本的基礎(chǔ)。文獻(xiàn)交換用戶服務(wù)是文獻(xiàn)交換參與雙方完成的一個(gè)實(shí)踐過程，這一實(shí)踐過程保證了文獻(xiàn)交換的服務(wù)增值。其次，構(gòu)建科學(xué)的用戶服務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)，在對(duì)用戶服務(wù)績效評(píng)價(jià)的過程中，對(duì)當(dāng)前的用戶交換作出評(píng)價(jià)。在用戶交換文獻(xiàn)或者享受圖書館文獻(xiàn)服務(wù)時(shí)，只有表示滿意或者極為滿意的條件之下，才能夠?qū)崿F(xiàn)滿意的情況。

4 國際文獻(xiàn)交換績效水平的提升策略

4.1 加強(qiáng)對(duì)國際文獻(xiàn)交換內(nèi)部因素的控制

在國際文獻(xiàn)交換管理結(jié)構(gòu)里面，國際文獻(xiàn)交換的組織結(jié)構(gòu)、國際文獻(xiàn)交換的程序、國際文獻(xiàn)交換的信息系統(tǒng)等因素，都與國際文獻(xiàn)交換績效的成果關(guān)聯(lián)在一起。因此，這就要求國際文獻(xiàn)交換組織結(jié)構(gòu)要適應(yīng)交換組織目前的發(fā)展?fàn)顩r，保證國際文獻(xiàn)交換的重點(diǎn)內(nèi)容，在組織的人力資源、組織文化、交換觀念創(chuàng)新、組織結(jié)構(gòu)等方面，借助科學(xué)的規(guī)劃來創(chuàng)新組織管理的形式，保證交換績效水平的提升。其次要不斷提升國際文獻(xiàn)交換程序同文獻(xiàn)交換目標(biāo)的有效結(jié)合程度。

對(duì)國際文獻(xiàn)交換供應(yīng)商的管理，要求按照國際文獻(xiàn)交換的需要，保證同文獻(xiàn)供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系。通過積極、有效的溝通來獲取良好的國際文獻(xiàn)交換管理效果。做好文獻(xiàn)供應(yīng)商的管理是為了更好地提升所獲得的文獻(xiàn)質(zhì)量，以保證國際文獻(xiàn)交換績效水平的提升。加強(qiáng)對(duì)國際文獻(xiàn)交換流程的有效管理，保證國際文獻(xiàn)交換各方的需求。通過對(duì)國際文獻(xiàn)交換市場做出全面、深入的分析，及時(shí)獲得更多的交換信息及交換部門的情況。制定科學(xué)、合法的國際文獻(xiàn)交換策略，保證文獻(xiàn)交換結(jié)果的有效性和公平性。加強(qiáng)對(duì)參與國際文獻(xiàn)交換人員的管理。通過有效的前期培訓(xùn)，保證參與交換的員工具備高度的責(zé)任感、超強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和專業(yè)素質(zhì)，為國際文獻(xiàn)交換績效水平的提升提供保障。

4.2 優(yōu)化國際文獻(xiàn)交換績效水平的外部因素

由于世界上各個(gè)國家的政治環(huán)境、經(jīng)濟(jì)水平、歷史狀況等存在著差異，這就造成了國際文獻(xiàn)交換經(jīng)濟(jì)發(fā)展的環(huán)境、發(fā)展類型等出現(xiàn)一些客觀的差異，給國際文獻(xiàn)交換帶來了經(jīng)濟(jì)的不平衡。因此，從國際文獻(xiàn)交換的成本控制分析，首先要對(duì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響作出戰(zhàn)略分析，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)環(huán)境對(duì)交換戰(zhàn)略的制定與實(shí)施會(huì)產(chǎn)生直接的影響，如文獻(xiàn)交換費(fèi)用的不足將會(huì)對(duì)文獻(xiàn)輸出經(jīng)費(fèi)產(chǎn)生影響，對(duì)文獻(xiàn)引進(jìn)經(jīng)費(fèi)也會(huì)產(chǎn)生影響。政治因素也是影響國際文獻(xiàn)交換績效水平的主要因素，特別是對(duì)國際文獻(xiàn)交換的長期發(fā)展產(chǎn)生不良的影響。文化作為一個(gè)國家發(fā)展的內(nèi)在表現(xiàn)，對(duì)國際文獻(xiàn)交換產(chǎn)生的影響是客觀存在的，因?yàn)槊總€(gè)國家文化環(huán)境的差異，使得國際文獻(xiàn)交換單位在進(jìn)行交換工作價(jià)值確定和判斷的時(shí)候容易產(chǎn)生差異，進(jìn)而對(duì)文獻(xiàn)交換的成本控制產(chǎn)生一定的影響。因此，在國際文獻(xiàn)交換實(shí)施之前，要綜合考慮這些影響因素，進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，以保證國際文獻(xiàn)交換績效水平的提升。

4.3 構(gòu)建科學(xué)的國際文獻(xiàn)交換法律體系

國際文獻(xiàn)交換作為一種市場行為，需要遵循市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)律，以健全的法律法規(guī)作為保障?？v使當(dāng)前國際上并沒有構(gòu)建適用的法律法規(guī)，在交換行為實(shí)施的過程中，需要每一個(gè)交換參與者在追求最大利益的同時(shí)，以道德為準(zhǔn)繩，彌補(bǔ)法律環(huán)境的不足，保證國際文獻(xiàn)交換雙方的收益。作為國際文獻(xiàn)交換的組織和實(shí)施者都有權(quán)利和義務(wù)，都應(yīng)了解并自覺遵守國際文獻(xiàn)交換的相關(guān)法規(guī)，保證交換行為的合法性，促進(jìn)國際文獻(xiàn)交換績效水平的有效提升。

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