辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在護(hù)理管理中的應(yīng)用

劉伯芬

（天津市寶坻區(qū)人民醫(yī)院，天津 301800）

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）系統(tǒng)，是指利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)來代替人員的手工操作，其目的是實(shí)現(xiàn)日常工作無紙化、事務(wù)處理自動(dòng)化和資訊決策智能化的現(xiàn)代辦公方式［1］。2011年3月，我院依托各職能處室擁有辦公用的計(jì)算機(jī)和臨床科室的醫(yī)囑處理系統(tǒng)以及醫(yī)生工作站，結(jié)合工作流程自動(dòng)化技術(shù)組成信息交換平臺(tái)，對(duì)工作過程中所產(chǎn)生的各種信息資源，如各種文件、通知以及數(shù)據(jù)等加以匯總、分類，并應(yīng)用于護(hù)理管理中，經(jīng)過近一年來的臨床應(yīng)用，收到滿意效果。

1 應(yīng)用

1.1 護(hù)理信息管理 護(hù)理部通過電子郵件或內(nèi)部短信功能在網(wǎng)上選擇對(duì)某個(gè)人、某些人、某個(gè)部門或全體人員發(fā)送各種通知、通告、消息、留言等信息，并可隨時(shí)查看自己已發(fā)和已收的通知，即使一時(shí)沒在網(wǎng)上也不會(huì)錯(cuò)過任何信息，達(dá)到與臨床科室的及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)工作。并且可以將護(hù)理人員需了解、想了解的院內(nèi)外、國內(nèi)外有關(guān)信息進(jìn)行集中匯總，發(fā)到護(hù)理信息平臺(tái)，方便護(hù)士查詢，豐富了護(hù)士的學(xué)習(xí)生活。例如護(hù)理查房、病例討論相關(guān)資料，護(hù)理管理相關(guān)制度、流程、告知程序等以及護(hù)理新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新動(dòng)態(tài)報(bào)道和科研信息等［2］，同時(shí)，護(hù)士業(yè)務(wù)培訓(xùn)也可在OA系統(tǒng)進(jìn)行，護(hù)理部按照年初制定的分層培訓(xùn)安排，定期將培訓(xùn)課件包括核心制度、應(yīng)急預(yù)案、新技術(shù)、新知識(shí)、質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容發(fā)到護(hù)理信息平臺(tái)，方便護(hù)理人員學(xué)習(xí)、查閱，每次培訓(xùn)的內(nèi)容都附有考核試題，基本上以選擇題和簡答題的形式出現(xiàn)，護(hù)理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容后回答問題，并通過OA系統(tǒng)發(fā)回到護(hù)理部，護(hù)理部可以抽查護(hù)理人員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握情況。同時(shí)護(hù)理部還將各種護(hù)理管理表格制作成模板，放到服務(wù)器上，方便每個(gè)護(hù)士長、護(hù)士調(diào)用。

1.2 護(hù)理文件管理 護(hù)理部的規(guī)劃、計(jì)劃和實(shí)施細(xì)則，修訂的制度、工作流程、操作規(guī)范以及護(hù)士每半年一次的理論和技術(shù)考核成績匯總后都由護(hù)理部發(fā)到全院各科室，以便護(hù)士長、護(hù)士隨時(shí)查閱。同時(shí)，各科室的護(hù)理質(zhì)量自查記錄、護(hù)士長的周、月、季工作安排、護(hù)士的績效考核表等資料也由護(hù)士長通過OA系統(tǒng)發(fā)到護(hù)理部，護(hù)理部經(jīng)過審核后進(jìn)行匯總，進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)和監(jiān)督。

1.3 護(hù)理物資管理 使用物資請(qǐng)領(lǐng)程序，各科室護(hù)士長根據(jù)科室需要在網(wǎng)上填寫物品請(qǐng)領(lǐng)單，發(fā)送到相關(guān)科室，相關(guān)科室根據(jù)請(qǐng)領(lǐng)單，掌握各臨床科室每月所需物品的基數(shù)，早做充分準(zhǔn)備，進(jìn)行物資調(diào)配，發(fā)送至臨床科室。計(jì)算機(jī)操作員將所有物品按照品種及數(shù)量分類登記，每周清點(diǎn)，每月末進(jìn)行再次清點(diǎn)，以及時(shí)補(bǔ)充存貨；同時(shí)根據(jù)科室使用物品的種類和數(shù)量計(jì)算各科室的費(fèi)用，將統(tǒng)計(jì)資料報(bào)醫(yī)院成本核算室進(jìn)行成本核算。臨床各科也可以從網(wǎng)上了解各種物品的性能、特點(diǎn)和價(jià)格，隨時(shí)了解本科室所領(lǐng)物品的名稱、數(shù)量、價(jià)格等相關(guān)情況，提高了工作透明度。

1.4 護(hù)理質(zhì)量管理 通過OA系統(tǒng)，各科護(hù)士長將每天護(hù)理人員對(duì)核心制度、崗位職責(zé)、技術(shù)操作規(guī)范掌握、執(zhí)行情況以及護(hù)理常規(guī)、分級(jí)護(hù)理落實(shí)等情況的檢查結(jié)果報(bào)到護(hù)理部，護(hù)理部對(duì)護(hù)士長上報(bào)內(nèi)容進(jìn)行隨時(shí)抽查，以了解護(hù)士長的實(shí)際工作情況，增加了護(hù)士長管理的透明度和管理力度。每月底，護(hù)理部還將每日深入病房督導(dǎo)情況、護(hù)士長夜查房情況、護(hù)理質(zhì)控情況進(jìn)行匯總、分析，以簡報(bào)形式通過OA系統(tǒng)反饋到各科室，并要求各科室護(hù)士長及時(shí)把本科室存在問題進(jìn)行討論、分析，及時(shí)制定整改措施并督導(dǎo)落實(shí)，以達(dá)到護(hù)理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。經(jīng)過近一年來的運(yùn)行，護(hù)理質(zhì)量有了明顯提高。

2 成效

2.1 通過應(yīng)用OA系統(tǒng)，使管理者、科室、個(gè)人隨時(shí)從網(wǎng)上獲取即時(shí)信息，使護(hù)士考核更真實(shí)，護(hù)理質(zhì)量控制更有效［3］，同時(shí)簡化了護(hù)理管理工作辦公的流程，使護(hù)士長能夠全身心投入到管理工作中，從而提高了科室的護(hù)理質(zhì)量。

2.2 改變了傳統(tǒng)的管理形式，采用扁平形和網(wǎng)狀的組織形式，指令傳遞極其迅速，每位護(hù)士都能及時(shí)掌握信息，有利于調(diào)動(dòng)護(hù)士參與管理的自覺性，形成了良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。

2.3 利用OA系統(tǒng)加強(qiáng)了護(hù)理物資管理，簡化了物資管理部門與病區(qū)之間物品的領(lǐng)取與配送環(huán)節(jié)，使科室的物資管理最大程度地體現(xiàn)了高速、高效、優(yōu)質(zhì)的效果。網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)物模式，節(jié)省護(hù)士領(lǐng)物時(shí)間，使物資科有計(jì)劃、有目標(biāo)下收下送，節(jié)省人力資源的投入，達(dá)到了把時(shí)間還給護(hù)士，把護(hù)士還給病人的目的，有效地提高了護(hù)理工作效率和質(zhì)量。

2.4 利用OA系統(tǒng)，各科可以從網(wǎng)上了解到各臨床科室所需物品的情況，掌握各臨床科室每月所需物品的基本數(shù)，也可以從網(wǎng)上了解各種物品的性能、特點(diǎn)和價(jià)格，隨時(shí)了解本科室所領(lǐng)物品的名稱、數(shù)量、價(jià)格等相關(guān)情況，提高了工作透明度。

總之，OA系統(tǒng)的應(yīng)用改變了信息、通知、培訓(xùn)內(nèi)容等紙質(zhì)文件在傳閱過程中出現(xiàn)文件遺失的現(xiàn)象，在醫(yī)院信息平臺(tái)上發(fā)布的內(nèi)容，可以方便全院職工隨時(shí)查閱、瀏覽，提高了工作效率和工作質(zhì)量。通過信息共享，加強(qiáng)了醫(yī)院各部門之間的信息整合，為醫(yī)院的便捷、高效的行政辦公提供了切實(shí)的保障，是現(xiàn)代數(shù)字化醫(yī)院辦公系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)［4］。

〔1〕茍正先.縣級(jí)醫(yī)院辦公自動(dòng)化探索[J].中國急救復(fù)蘇與災(zāi)難醫(yī)學(xué)雜志，2009，4（11）：892-893.

〔2〕雷冬英，韓蔚.加強(qiáng)醫(yī)院信息化管理促進(jìn)護(hù)理工作新局面[J].護(hù)士進(jìn)修雜志，2009，24（14）：1264-1265.

〔3〕韓蔚，雷冬英.信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在護(hù)理管理中的應(yīng)用[J].護(hù)理管理雜志，2010，10（12）：894-895.

〔4〕龔震曄，薛彥斌，朱立峰.基于協(xié)同辦公的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模式的研究[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2010，5（8）：92-93.