新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究

曾永輝

廣東省河源市中醫(yī)院，廣東河源 517000

新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究

曾永輝

廣東省河源市中醫(yī)院，廣東河源 517000

隨著新醫(yī)改的深入，對(duì)醫(yī)院管理工作提出了更高的要求，醫(yī)院檔案管理作為容易被忽略的工作內(nèi)容，應(yīng)引起重視。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作存在較多弊端，不能保證信息資料的完整性和連續(xù)性。針對(duì)此種情況，本文從健全醫(yī)院檔案管理制度、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)及拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域方面闡述了新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路。

醫(yī)院檔案管理；新醫(yī)改；信息化；新思路

隨著我國(guó)新醫(yī)改方案及配套政策的陸續(xù)出臺(tái)，醫(yī)療改革日益深化，對(duì)醫(yī)院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案是國(guó)家信息資源的重要組成部分，其不僅有憑證作用，更作為一種特殊的信息資源，為臨床醫(yī)學(xué)的研究和發(fā)展提供依據(jù)和線索[1]。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化，以適應(yīng)新醫(yī)改形式的發(fā)展。本院較為重視檔案管理工作，但以往的檔案管理方法存在一定的弊端，不能保證檔案的系統(tǒng)性及完整性。隨著醫(yī)改的深入和科技的發(fā)展，筆者對(duì)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案的管理方法進(jìn)行了有益的探索。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理體制不健全，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院絕大多數(shù)科室的工作人員都有明確的工作職責(zé)及制度，但醫(yī)院檔案管理方面的制度及職責(zé)規(guī)范則不明確[2]，沒(méi)有一定的管理模式也沒(méi)有管理網(wǎng)絡(luò)，檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置雜亂且管理分散，各部門檔案分別管理，使信息資源缺乏完整性和連貫性，無(wú)法統(tǒng)一有價(jià)值的資料，且可能收集重復(fù)信息，查找困難。這會(huì)給檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理造成困難，不足以滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，不利于管理的科學(xué)化。

1.2 缺少專業(yè)管理人員，且管理人員意識(shí)不強(qiáng)

絕大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理人員均非專業(yè)出身，多是由其他科室，如行政、護(hù)理或醫(yī)技科室轉(zhuǎn)崗或兼職，理論及文化水平參差不齊，流動(dòng)性大，隨意性強(qiáng)[3]。由于缺少專業(yè)管理人員，轉(zhuǎn)崗或兼職人員往往對(duì)檔案管理工作不能足夠重視，不能將精力放在檔案管理工作中，使檔案管理工作處于弱勢(shì)和被動(dòng)地位，缺少創(chuàng)新且發(fā)展緩慢。另外，管理人員法制意識(shí)薄弱，相關(guān)人員對(duì)《中國(guó)人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)不足，致使管理無(wú)章可循，無(wú)法可依[4]。

1.3 現(xiàn)代化管理水平較低

由于醫(yī)院檔案管理分散且管理人員主動(dòng)性差，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展較緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理方法為次年的第一季度收集整理上年各科室檔案資料，然后進(jìn)行分類歸檔保存。而醫(yī)院檔案室一般較小，儲(chǔ)存空間較少，傳統(tǒng)方法收集的檔案往往因?yàn)檗讚?jù)的空間無(wú)法全部歸檔保存，而被刪選掉的信息則永久遺失，使醫(yī)院檔案信息十分有限。另外，醫(yī)院全年工作總結(jié)數(shù)據(jù)均自各個(gè)科室的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，整理操作十分麻煩，需要從多個(gè)材料中提取需要的信息[1]。這樣不但加大了檔案管理人員的工作量，且手工提取數(shù)據(jù)難免錯(cuò)漏，無(wú)法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，不符合新形勢(shì)的發(fā)展要求。

1.4 重管輕用

從目前醫(yī)院的檔案管理來(lái)看，重管輕用的現(xiàn)象普遍存在。很多醫(yī)院檔案收集、整理、保管之后就被束之高閣，鮮為利用，忽視了最為重要的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，特別是對(duì)醫(yī)療、教學(xué)及科研有極為重要意義的病歷檔案，使許多珍貴的信息不能物盡其用。檔案信息不能得到充分利用，則失去了檔案的價(jià)值，久而久之會(huì)使醫(yī)院檔案管理工作流于形式，難以發(fā)展。而傳統(tǒng)的檔案管理方式的缺陷，如查找不便、信息不全等也可能是重管輕用的原因。由此可見(jiàn)，以上原因互為因果，均嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，使其跟不上新時(shí)代的節(jié)奏，成為新醫(yī)改下醫(yī)院管理工作的軟肋。

2 醫(yī)院檔案管理工作的新思路

2.1 健全醫(yī)院檔案管理制度，規(guī)范管理模式

建立健全醫(yī)院檔案管理制度的內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案利用、保管制度，制定檔案保管期限及范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院管理考核之中，制定相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲措施，將有助于制度及規(guī)定的實(shí)施，并能調(diào)動(dòng)各科室及檔案管理人員的積極性。制度及規(guī)定的建立應(yīng)符合醫(yī)院的實(shí)際情況，由多年從事檔案管理的有經(jīng)驗(yàn)人員帶頭組成小組，小組中應(yīng)至少有一名技術(shù)人員，提供專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，且應(yīng)廣泛收集各科室意見(jiàn)，認(rèn)真總結(jié)科室對(duì)檔案管理的實(shí)際需求，并與小組多年的管理經(jīng)驗(yàn)結(jié)合，從而制定出切實(shí)可行的管理制度和規(guī)定，讓檔案管理從無(wú)章可循到依章辦事，達(dá)到規(guī)范化管理，這樣也保證了檔案資料的連續(xù)性和完整性。

2.2 組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識(shí)

醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)檔案的優(yōu)化管理至關(guān)重要。醫(yī)院檔案管理工作，不是各門類檔案的簡(jiǎn)單集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，需要工作人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。面對(duì)現(xiàn)今檔案管理人員素質(zhì)較低的問(wèn)題，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識(shí)迫在眉睫。提高檔案管理人員素質(zhì)，一方面醫(yī)院應(yīng)將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，要特別重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等手段，提高檔案管理人員的知識(shí)水平。同時(shí)，與其他科室一樣，檔案管理也應(yīng)引進(jìn)考核、晉升制度，從而調(diào)動(dòng)工作人員的熱情，激發(fā)其工作主動(dòng)性。另外，要提高全院的檔案管理意識(shí)，應(yīng)首先得到院領(lǐng)導(dǎo)的支持，院領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)開(kāi)會(huì)強(qiáng)調(diào)、突擊檢查及向科主任施壓等方法，可迅速提高全院對(duì)檔案管理的重視，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的習(xí)慣及熟悉以后，規(guī)范的檔案收集工作成為定式，將有利于醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展。為維護(hù)檔案的完整與安全，檔案管理人員的法制觀念也應(yīng)強(qiáng)化，應(yīng)建立和完善以《中華人民共和國(guó)檔案法》為依據(jù)的檔案管理模式。

2.3 引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)

現(xiàn)代化管理離不開(kāi)現(xiàn)代化的設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)管理檔案可以減少檔案的儲(chǔ)存空間，保存方便簡(jiǎn)單，既節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又進(jìn)高了工作效率，且在信息高度發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)管理檔案符合時(shí)代發(fā)展的需求。

2.3.1 儲(chǔ)存方式的多樣化 在傳統(tǒng)的檔案管理時(shí)期，醫(yī)院檔案主要以紙質(zhì)文本形式儲(chǔ)存，其具有所占空間大、查找困難、難以常年保存、共享性差等缺點(diǎn)[5]。隨著現(xiàn)在信息化的發(fā)展，檔案的儲(chǔ)存也呈現(xiàn)多樣化，除了紙質(zhì)文本以外，且更多的是以為患者服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件和視聽(tīng)檔案的形式出現(xiàn)。新的儲(chǔ)存方式的出現(xiàn)，不僅減少了傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存的占地，更擴(kuò)大了存儲(chǔ)的內(nèi)容和范圍，延長(zhǎng)了儲(chǔ)存時(shí)間，具有共享性。但新技術(shù)并不能完全替代舊的儲(chǔ)存方式，筆者認(rèn)為應(yīng)兩者結(jié)合，根據(jù)檔案類型，選擇合適的儲(chǔ)存方式。

2.3.2 電子管理網(wǎng)絡(luò)的建立 實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案工作的主題。傳統(tǒng)檔案管理因受管理人員的主觀性影響，使管理工作效果受到較大影響，而計(jì)算機(jī)管理程序?yàn)橹鲗?dǎo)的管理方式可以解決這一問(wèn)題，提高工作質(zhì)量和效率。應(yīng)從以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理：（1）人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化；（2）病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化；（3）文書管理的網(wǎng)絡(luò)化[6]。然而，要實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也仍存在一定的問(wèn)題。首先，各部門在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中，不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)化程度難以制定；其次，醫(yī)院各科室封閉的辦公環(huán)境阻礙了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，由于協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的缺少，使工作效率無(wú)法提高；另外，在某些地方醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)問(wèn)題難以解決，成為阻礙檔案管理發(fā)展的瓶頸，而網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒等也可能造成檔案信息的泄漏和損毀，引發(fā)嚴(yán)重后果?？傊m然實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況循序漸進(jìn)，避免急于求成，造成浪費(fèi)或不良后果。

2.4 拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理的終極目的是利用，使其發(fā)揮潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，因此，醫(yī)院檔案管理工作者應(yīng)通過(guò)編制多種檢索工具、開(kāi)展編研工作、提供主動(dòng)服務(wù)、加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，提高檔案信息利用率。同時(shí)，還可以經(jīng)常舉辦醫(yī)學(xué)檔案信息相關(guān)講座，結(jié)合醫(yī)院在不同時(shí)期對(duì)檔案信息的不同需求，積極拓寬科研選題新思路，主動(dòng)為醫(yī)院臨床、科研或教學(xué)工作提供服務(wù)。

3 小結(jié)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的財(cái)富，面對(duì)新形勢(shì)，醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極探索創(chuàng)新，尋求發(fā)展，以適應(yīng)時(shí)代的要求。這需要建立健全醫(yī)院檔案管理工作制度，并取得檔案管理工作人員、院領(lǐng)導(dǎo)及各科室的配合，提高對(duì)檔案管理工作的重視。隨著電子網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理順應(yīng)形勢(shì)引進(jìn)新技術(shù)是大勢(shì)所趨，但需量力而行，逐步發(fā)展，避免急于求成。除此之外，提高醫(yī)院檔案信息的利用，是檔案管理工作的重要內(nèi)容。

[1]艾莉麗，劉鐵強(qiáng).醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性探討[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2004，24（9）：33.

[2]陸艷，蔡棟.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作分析[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2000，20（10）：55-56.

[3]魏慶紅.淺談新醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理工作[J].云南檔案，2010，15（5）：67-68.

[4]陳錦萍.試論綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].廣西醫(yī)學(xué)，2007，29（9）：1480-1481.

[5]李奕恒.信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2010，8(16)：51-52.

[6]劉振宇.關(guān)于醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考[J].中醫(yī)藥管理雜志，2011,19(4)：389-390.

New ideas of hospital archives administration under new situation

ZENG Yonghui
Hospital of Traditional Chinese Medicine of Heyuan City in Guangdong Province,Heyuan 517000,China

With the new medical reform deepening,it has puts forward higher request for hospital management.Hospital archives administration as easily overlooked work content,should be given more attention.Traditional hospital archives administration has many disadvantages,which can not ensure the integrity and continuity of information.In view of this situation,this article expounds the new ideas of hospital archives administration under new situation from aspects of perfecting hospital archives administration system,organizing business training,introducing modern technology and expanding archives service field.

Hospital archives administration;New medical reform;Informatization;New ideas

R197.32

C

1674-4721（2013）04（b）-0143-02

曾永輝，男，法學(xué)專業(yè)，研究方向：文書及病案管理。

2012-11-30 本文編輯：郭靜娟）