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    實(shí)施精細(xì)化管理,提高醫(yī)院辦公室行政效能

    2013-02-01 13:42:45
    關(guān)鍵詞:積極性精細(xì)化辦公室

    舒 放

    中國(guó)人民大學(xué)公共管理學(xué)院,北京 100872

    隨著醫(yī)療市場(chǎng)上競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈,各個(gè)醫(yī)院面臨了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn),為了爭(zhēng)取更多的患者資源,為了適應(yīng)社會(huì)的需求,醫(yī)院必須努力提高自身的業(yè)務(wù)能力,因而醫(yī)療衛(wèi)生體制也開(kāi)展了相應(yīng)的創(chuàng)新性改革,使醫(yī)院的行政能力和服務(wù)能力均得到了大幅提升,只有這樣才能讓醫(yī)院在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地[1-3]。在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的大好形勢(shì)下,醫(yī)院辦公室的行政效能也面臨了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn),只有結(jié)合醫(yī)院辦公室該部門自身的工作特點(diǎn),不斷進(jìn)行自我改革和創(chuàng)新,有效提升自身的行政能力才能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中利于不敗之地[4-6]。如何快速有效提高醫(yī)院辦公室的行政效能成為了醫(yī)院亟待解決的問(wèn)題之一。精細(xì)化管理是一種新型的企業(yè)管理理念和管理模式,可將社會(huì)的分工更為精細(xì)化,主旨是提升服務(wù)質(zhì)量,以常規(guī)管理模式為基礎(chǔ),將其引入到更深層次的管理模式,通過(guò)盡可能減少管理所用的各種資源和降低各種管理成本來(lái)實(shí)現(xiàn)的,應(yīng)用到醫(yī)院中取得了顯著的成績(jī),精細(xì)化管理可以有效明確的劃分醫(yī)院辦公室的崗位職責(zé),確定責(zé)任明確到人,使得事事有著落,人人有事做,大幅提高了醫(yī)院辦公室的工作效率[7-9]。

    1 醫(yī)院辦公室的職能特點(diǎn)

    醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的行政管理部門之一,也是綜合辦事機(jī)構(gòu),起著承上啟下和左右協(xié)調(diào)的作用,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

    1.1 輔助決策

    醫(yī)院辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助參謀機(jī)構(gòu),可向上層提供建議和選擇方案,具有全局性和戰(zhàn)略性的工作意義,在制訂決策和重大活動(dòng)中可充分發(fā)揮行政能力,加強(qiáng)部門的調(diào)查研究,將結(jié)果實(shí)事求是進(jìn)行反饋,從實(shí)際情況出發(fā),為領(lǐng)導(dǎo)層提供了及時(shí)準(zhǔn)確的第一手材料,對(duì)于決策的制訂具有重要意義。

    1.2 落實(shí)管理

    醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)決策要通過(guò)醫(yī)院辦公室進(jìn)行傳達(dá),體現(xiàn)了醫(yī)院辦公室的能力與權(quán)威,因而協(xié)調(diào)管理和及時(shí)傳達(dá)是醫(yī)院辦公室的重要工作內(nèi)容。對(duì)于醫(yī)院開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng),涉及到科教、財(cái)務(wù)、醫(yī)護(hù)、后勤等各個(gè)部門時(shí),要由醫(yī)院辦公室進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)與配合。在政策與活動(dòng)開(kāi)展進(jìn)行中,醫(yī)院辦公室要及時(shí)回饋各種信息,如遇到問(wèn)題,要及時(shí)進(jìn)行反饋,通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)層制訂相關(guān)方案,解決問(wèn)題。在醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃中,醫(yī)院辦公室要對(duì)各種方案與矛盾進(jìn)行綜合分析,作為醫(yī)院各科室的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐要充分發(fā)揮指揮協(xié)調(diào)作用,為基層辦實(shí)事,將真實(shí)結(jié)果及時(shí)反饋,消除各種不利因素,提高自身的工作能力,保證任務(wù)的順利完成。

    1.3 檢查督辦

    醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院工作開(kāi)展的“心臟”,直接關(guān)系著醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展,如何提高職能部門的工作能力成為了亟待解決的問(wèn)題??蓪⑨t(yī)院辦公室的服務(wù)作為衡量其工作效果的評(píng)價(jià)指標(biāo),使其從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù),從事后服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橼吳胺?wù),從常規(guī)性服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)新性服務(wù),在做好服務(wù)的同時(shí)還要注意對(duì)工作的監(jiān)督,要保證工作開(kāi)展的真實(shí)有效性,要確保每項(xiàng)工作都切實(shí)落到實(shí)處,要做到有為有位,提前部署,可提高部門的工作效率,推動(dòng)醫(yī)院的更高更快發(fā)展,具有重要意義。

    作為對(duì)外服務(wù)的窗口,醫(yī)院辦公室不僅聯(lián)系著上下,還聯(lián)系著內(nèi)外,通過(guò)接待群眾來(lái)訪和患者來(lái)訪,洽談工作和商辦,直接體現(xiàn)著醫(yī)院的工作作風(fēng),這是醫(yī)院辦公室對(duì)外界形象的直接體現(xiàn),也直接關(guān)系著醫(yī)院的聲譽(yù),因而提高醫(yī)院辦公室個(gè)人的工作能力也至關(guān)重要。做好醫(yī)院辦公室的服務(wù),不僅要向上服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層,還要向下服務(wù)于各個(gè)科室和全體員工,同時(shí)還要服務(wù)于群眾和患者,強(qiáng)化醫(yī)院辦公室人員的服務(wù)意識(shí)和工作能力,做到微笑服務(wù)、文明服務(wù)、熱情周到,有利于醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展。

    2 醫(yī)院辦公室面臨的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)

    作為醫(yī)院的核心部門之一的醫(yī)院辦公室,代表著醫(yī)院的整體形象,對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展發(fā)揮著重要作用。隨著醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇,醫(yī)療體制改革悄然而至,傳統(tǒng)的管理模式和運(yùn)營(yíng)機(jī)制已不再適應(yīng)歷史的潮流,對(duì)醫(yī)院辦公室的職能提出了新挑戰(zhàn),逐漸體現(xiàn)出了服務(wù)多元化、參謀深層化、工作現(xiàn)代化、管理科學(xué)化的新動(dòng)向,具體如下:

    2.1 服務(wù)多元化

    醫(yī)院辦公室面臨的對(duì)象較多,新形勢(shì)下服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容均發(fā)生了改變,呈現(xiàn)出了服務(wù)多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。醫(yī)院辦公室不僅要服務(wù)于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層,還要服務(wù)于相關(guān)的各個(gè)科室,更要服務(wù)于患者和群眾。服務(wù)的內(nèi)容也不僅僅是傳達(dá),而是直接參加和深入到政策和活動(dòng)中去,并將信息及時(shí)進(jìn)行反饋,體現(xiàn)了更好層次的參謀作用。服務(wù)形式也在發(fā)生改變,通過(guò)提供參考、直接傳達(dá)、參加活動(dòng)、反饋信息等多種形式,提高了醫(yī)院辦公室的工作效率。

    2.2 參謀深層化

    與其他職能部門不同,醫(yī)院辦公室可直接接觸到醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層,具有崗位優(yōu)勢(shì)和職能優(yōu)勢(shì),通過(guò)聯(lián)系上下和溝通左右,醫(yī)院辦公室可設(shè)計(jì)醫(yī)院的各個(gè)方面,信息量大且廣,又能直接了解到領(lǐng)導(dǎo)層的動(dòng)向,參與到?jīng)Q策中,對(duì)醫(yī)院辦公室的參謀作用提出了更高的要求。醫(yī)院辦公室要主動(dòng)加強(qiáng)自身的機(jī)構(gòu)建設(shè),開(kāi)展信息調(diào)研,建立督察機(jī)構(gòu),以保證政策和活動(dòng)的順利開(kāi)展。因而醫(yī)院辦公室的工作也不再是以往簡(jiǎn)單的辦文、辦事、辦會(huì)了,而需要及時(shí)收集信息,掌握動(dòng)態(tài)發(fā)展,為領(lǐng)導(dǎo)層提供真實(shí)有效信息的職能部門。

    2.3 工作現(xiàn)代化

    隨著科技知識(shí)的不斷提高,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等通訊設(shè)備逐漸應(yīng)用到醫(yī)院中,使傳統(tǒng)的紙化辦公逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)紙化辦公,這對(duì)醫(yī)院辦公室人員的工作能力提出了更高的要求。醫(yī)院對(duì)于改善醫(yī)院辦公室的工作條件給予了大量的經(jīng)費(fèi)投入與建設(shè)力度,在改善醫(yī)院辦公室人員工作條件與勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí),可顯著提高其工作效率與服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的醫(yī)院辦公室多為臨床一線選調(diào),例如護(hù)理人員、退伍軍人、業(yè)務(wù)骨干等,而目前對(duì)醫(yī)院辦公室人員的基本要求已經(jīng)大幅提升,不經(jīng)要有較強(qiáng)的專業(yè)性,還要有一定的現(xiàn)代化、科學(xué)化的工作能力,可以熟練掌握各種辦公設(shè)備。

    2.4 管理科學(xué)化

    通過(guò)學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理理念和管理模式,順應(yīng)時(shí)代改革潮流和社會(huì)要求,醫(yī)院在逐步改進(jìn)管理模式,在相應(yīng)的工作崗位設(shè)定對(duì)應(yīng)的專門人員,制訂良好的管理制度,詳細(xì)明確各個(gè)崗位人員的工作職責(zé),制訂良好的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制盡可能調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,同時(shí)制訂有針對(duì)性的年終考核制度,對(duì)每個(gè)崗位和職位開(kāi)展定量考評(píng),可充分體現(xiàn)醫(yī)院辦公室管理制度的科學(xué)性。

    3 精細(xì)化管理的實(shí)施

    精細(xì)化管理是醫(yī)院新型的管理模式,在傳統(tǒng)管理模式基礎(chǔ)上,對(duì)醫(yī)院的辦公室提出了更高層次的要求,盡可能減少各種資源的浪費(fèi),降低運(yùn)行成本,提高工作效率[10-12],具體如下:

    3.1 完善規(guī)章制度和明確崗位職責(zé)

    對(duì)于醫(yī)院辦公室中的每個(gè)人員要進(jìn)行定崗,明確的崗位職責(zé),具體職責(zé)的劃分要詳細(xì)到辦公室主任、辦公室副主任、辦公室秘書、辦公室文書、辦公室檔案員、辦公室打字員、辦公室收發(fā)員、辦公室司機(jī)等,將崗位職責(zé)作為考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲制度的評(píng)定依據(jù),將其納入到年終績(jī)效考核評(píng)定中。如果出現(xiàn)責(zé)任交叉時(shí),要根據(jù)具體情況,分清責(zé)任中的主要責(zé)任人和次要責(zé)任人,通過(guò)完善各種規(guī)章制度,實(shí)施有效的獎(jiǎng)懲制度,可充分調(diào)動(dòng)人員的工作積極性和主動(dòng)性,有效提高醫(yī)院辦公室的工作效率。

    3.2 提高辦公室人員的基本素質(zhì)

    對(duì)醫(yī)院的辦公室人員提出新的崗位要求,不僅要對(duì)該部門情況了解,知道一定的醫(yī)療流程,還要懂得與其他部門的協(xié)調(diào)配合,做事要提前部署,事后要善于總結(jié)。要求醫(yī)院辦公室人員發(fā)揮吃苦耐勞、敢于負(fù)責(zé)、善于解難的精神,提高公室人員的基本素質(zhì),使其做好調(diào)研員、協(xié)調(diào)員、服務(wù)員的角色,盡量做到領(lǐng)導(dǎo)滿意、干部滿意、職工滿意、群眾滿意。要讓醫(yī)院辦公室人員意識(shí)到對(duì)待事業(yè)要忠誠(chéng),對(duì)待日常工作要勤懇,處理事務(wù)要機(jī)敏果斷,要能吃能睡保持體力以備不時(shí)之需。

    3.3 發(fā)揮輔助決策的職能

    為了減少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力,使其可以保持充沛的體力和精力進(jìn)行事務(wù)處理和重大問(wèn)題思考,而不使其深陷各種紛繁復(fù)雜的瑣事中去,在領(lǐng)導(dǎo)制訂決策時(shí),要及時(shí)提供參考和輔助性建議,牢牢把握會(huì)議和政策的方向,減少醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)可能出現(xiàn)的漏洞,同時(shí)精簡(jiǎn)各項(xiàng)文件資料,還要精簡(jiǎn)相應(yīng)的審核工作,及時(shí)上呈醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注和亟待解決的問(wèn)題和材料,及時(shí)下達(dá)已經(jīng)審核通過(guò)的文件、報(bào)告、請(qǐng)示等。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)制訂的決策文件要及時(shí)審查,對(duì)醫(yī)院辦公室起草的各種文件和材料要進(jìn)行及時(shí)的復(fù)審,大致醫(yī)院的方針政策,小致字句的逐字推敲,遇到問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告和解決,做好領(lǐng)導(dǎo)決策的好助手,樹(shù)立良好的精品意識(shí)。

    3.4 落實(shí)會(huì)議制度

    醫(yī)院的各個(gè)部門在辦公室的協(xié)調(diào)下要定期舉辦會(huì)議。一級(jí)會(huì)議要1周1次,要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須到場(chǎng),由院長(zhǎng)書記制訂宏觀決策和重大方針,醫(yī)院辦公室要將會(huì)上的各種議題與議案進(jìn)行整理、歸納、總結(jié),制作成文件后下發(fā)各個(gè)科室。二級(jí)會(huì)議要1周1次,要求中層干部必須參加,記錄簽到或?qū)嵤┨幜P政策,例如對(duì)缺席的中層干部要撤銷職務(wù)或取消待遇等,在會(huì)上要傳達(dá)醫(yī)院上層領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn),讓中層與上層、中層與中層間開(kāi)展良好的溝通交流,總結(jié)會(huì)議所討論的工作任務(wù)完成情況,并制訂下一階段的工作任務(wù),強(qiáng)調(diào)工作重點(diǎn)等。三級(jí)會(huì)議要1周1次,是各個(gè)科室的早會(huì),由每個(gè)科室的負(fù)責(zé)人帶領(lǐng),要求本科室的人員必須全部參加,傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容,傾聽(tīng)下層員工的意見(jiàn),開(kāi)展討論,針對(duì)具體問(wèn)題提出有效的解決方案,并記錄提案,將意見(jiàn)及時(shí)反饋等。

    3.5 完善督查制度

    醫(yī)院辦公室要成立相關(guān)的督查小組,逐漸完善管理工作的督查程序,在開(kāi)始階段,醫(yī)院制訂重大決策或工作部署后,要及時(shí)提出和討論擬辦建議,內(nèi)容要包括責(zé)任部門、負(fù)責(zé)人、管理內(nèi)容、辦結(jié)時(shí)間、目的意義要求、發(fā)放文件時(shí)間等,然后才可開(kāi)展立項(xiàng),等到所有的辦理意見(jiàn)都已確定在進(jìn)行登記,一定要堅(jiān)持專事專項(xiàng)的原則,將登記全部立項(xiàng)編號(hào),并由醫(yī)院辦公室工作人員按照擬辦的要求填寫記錄表,并封擋封存,在交辦時(shí),要通過(guò)書面的形式將管理的確切事項(xiàng)交給相關(guān)部門進(jìn)行辦理,過(guò)程中要將任務(wù)量化、明晰化,和有關(guān)部門及時(shí)溝通,準(zhǔn)確掌握相關(guān)管理事項(xiàng)的進(jìn)展情況,如果遇到問(wèn)題要及時(shí)給予解決,并催辦督辦。等到各個(gè)部門將工作進(jìn)行回復(fù)時(shí)要開(kāi)展有效檢查,對(duì)于不符合要求的要予以退回并責(zé)令整改或重辦,將符合要求的呈報(bào)進(jìn)行上呈,請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審閱,評(píng)審結(jié)果要及時(shí)向下回饋,做到事事有結(jié)果和件件有回音,對(duì)辦結(jié)后的各個(gè)材料要進(jìn)行歸檔和整理,做到有據(jù)可查,將其作為年終的考核指標(biāo)之一,確保政令通暢,提高辦公室的職能,強(qiáng)化管理能力和工作效率。

    選取某院辦公室人員21名在實(shí)施精細(xì)化管理前后對(duì)管理模式的滿意度進(jìn)行調(diào)查分析,采用自制的調(diào)查表,將管理模式的滿意度內(nèi)容分為非常滿意、滿意、不滿意3類,根據(jù)醫(yī)院辦公室人員的具體情況由其進(jìn)行認(rèn)真填寫,精細(xì)化管理實(shí)施前的結(jié)果顯示:非常滿意5名(23.8%)、滿意10名(47.6%)、不滿意6名(28.6%),精細(xì)化管理實(shí)施后的結(jié)果顯示:非常滿意 17名(81.0%)、滿意 4名(19.0%)、不滿意 0名(0.0%),經(jīng)統(tǒng)計(jì)學(xué)分析,差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(χ2=15.117,P=0.001),可見(jiàn)實(shí)施精細(xì)化管理后辦公室人員對(duì)工作滿意度顯著提升,說(shuō)明精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室工作的開(kāi)展過(guò)程中起著重要作用[13-14]。

    在實(shí)施精細(xì)化管理前后對(duì)管理模式的工作積極性進(jìn)行調(diào)查分析,采用自制的調(diào)查表,將管理模式工作積極性的調(diào)查內(nèi)容分為工作積極性高、工作積極性一般、工作積極性低3個(gè)級(jí)別,根據(jù)醫(yī)院辦公室人員的具體情況由其進(jìn)行認(rèn)真填寫,精細(xì)化管理實(shí)施前的結(jié)果顯示:工作積極性高3名(14.3%)、工作積極性一般8名(38.1%)、工作積極性低10名(47.6%),精細(xì)化管理實(shí)施后的結(jié)果顯示:工作積極性高15名(71.4%)、工作積極性一般5名(23.8%)、工作積極性低1名(4.8%),經(jīng)統(tǒng)計(jì)學(xué)分析,差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(χ2=16.056,P=0.000),可見(jiàn)實(shí)施精細(xì)化管理后辦公室人員對(duì)工作積極性顯著提升,說(shuō)明精細(xì)化管理對(duì)于提高醫(yī)院辦公室的工作效率具有重要意義。

    4 總結(jié)

    醫(yī)院辦公室屬于醫(yī)院行政管理部門和綜合辦事機(jī)構(gòu),是醫(yī)院機(jī)關(guān)的重要樞紐,連接著各個(gè)職能部門,起著重要作用。隨著醫(yī)院改革創(chuàng)新的不斷開(kāi)展和醫(yī)療服務(wù)理念的不斷提高,醫(yī)院辦公室的行政效能面臨了新的挑戰(zhàn),為了提高快速有效提高醫(yī)院辦公室的工作效率與職能,醫(yī)院辦公室要圍繞醫(yī)院的工作中心開(kāi)展工作。對(duì)醫(yī)院辦公室開(kāi)展精細(xì)化管理,可以顯著提升工作效率和辦事能力,強(qiáng)化辦公室與其他職能部門的溝通能力,積極做好醫(yī)院政務(wù),辦好各項(xiàng)事務(wù),優(yōu)化服務(wù),提升了醫(yī)院的形象,推進(jìn)了醫(yī)院更好更快更高層次的發(fā)展??傊ㄟ^(guò)實(shí)施精細(xì)化管理,有效結(jié)合辦公室的工作特點(diǎn),充分發(fā)揮辦公室的崗位職責(zé),起到輔助決策、落實(shí)管理、檢查督辦的作用,更好的發(fā)揮醫(yī)院辦公室的中心樞紐功能,充分調(diào)動(dòng)人員的工作積極性,大幅提高醫(yī)院辦公室的行政效能,利于工作的有序開(kāi)展。

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