事業(yè)單位檔案信息資源共享存在問題及解決措施

郭麗

摘 要：檔案信息資源共享是順應(yīng)信息化時代的必然發(fā)展趨勢，它依托于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，通過科學(xué)管理，實現(xiàn)檔案信息資源在最大范圍內(nèi)的共享。推進(jìn)檔案信息資源共享成為社會和檔案工作者普遍關(guān)注的焦點(diǎn)，仍有需要解決的難點(diǎn)問題?；诖?，以下對事業(yè)單位檔案信息資源共享存在問題及解決措施進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息資源共享;存在的問題;解決措施

信息資源作為一種社會資源，是21世紀(jì)不可多得，不可再生的資源，目前已悄然成為了當(dāng)今社會的核心資源，受到了世界各國的關(guān)注。21世紀(jì)不僅是信息的時代，也是追求協(xié)調(diào)、合作、共贏的時代，因而世界各地都大力推崇資源共享。時至今日，資源共享思想日益普及并受到人們的廣泛關(guān)注，信息資源共建共享的理念被越來越多的國家所接受、倡導(dǎo)并加以實踐。

1 檔案資源管理的意義及價值

事業(yè)單位檔案信息資源管理體現(xiàn)的是動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合的過程。檔案本身是以靜態(tài)形式存在的資料，一旦形成便以最初的樣子，被保存幾年幾十年甚至上百年。但同時檔案管理技術(shù)也會隨時代發(fā)展不斷變化，檔案信息資料也會以動態(tài)的形式，不斷被人使用或分享，獲得有價值的信息，這也是檔案管理保存共享的價值意義。檔案信息作為對事業(yè)單位豐富的歷史資料的紀(jì)錄，它是事業(yè)單位日后開展工作的重要依據(jù)，有利于促進(jìn)單位部門工作的開展。此外，檔案信息資料也可以為社會大眾及其他單位團(tuán)體開展相關(guān)活動提供資料支持，檔案的管理水平、管理方式及利用效率等對社會大眾也有重要意義。隨著社會大眾對檔案信息需求日益增加，檔案管理應(yīng)逐漸從檔案管理存儲向檔案信息的開發(fā)利用和共享的方向發(fā)展。

2 當(dāng)前檔案信息資源共享存在的問題

2.1 信息基礎(chǔ)設(shè)施不齊全

實現(xiàn)檔案資源信息化管理的基礎(chǔ)是配備完整的軟件、硬件檔案管理設(shè)備，健全的基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化的第一步。但是，現(xiàn)在大部分單位對檔案管理的重視程度都不夠，重經(jīng)營、輕檔案的情況還很強(qiáng)，意識不到檔案工作在單位管理中的重要性。檔案用房緊張、管理設(shè)備陳舊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)落后等情況都不利于檔案的收集與開發(fā)利用，影響了檔案管理的發(fā)展。隨著信息時代檔案數(shù)量的快速增長和檔案利用需求率的提升，老舊的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)檔案日益增長的發(fā)展形勢，不能及時全面地歸納單位的檔案信息。因此，要實現(xiàn)檔案資源的信息化管理，只有保障基礎(chǔ)設(shè)備的配備更新以及軟件系統(tǒng)的更新升級，才能確保檔案管理的快速發(fā)展。

2.2 缺乏熟悉計算機(jī)技術(shù)的綜合管理人員

檔案管理工作需要將大量的、繁雜的、重要的檔案資料進(jìn)行信息的整合、分類、管理和保存，檔案信息資源共享則是依靠計算機(jī)為載體，實現(xiàn)信息資源的錄入、保存、搜索與分享。這就需要從事檔案管理的人員能掌握計算機(jī)應(yīng)用知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理技術(shù)。然而，目前事業(yè)單位中從事檔案管理的人員并不全都是檔案管理專業(yè)，甚至大部分人員所學(xué)的專業(yè)都與檔案管理無關(guān)，從業(yè)人員專業(yè)知識缺乏，加之，事業(yè)單位本身對檔案管理人員其缺乏較為專業(yè)的培訓(xùn)，使事業(yè)單位缺乏熟悉計算機(jī)應(yīng)用知識和現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的專業(yè)人員，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息共享開展困難。

2.3 電子檔案的安全問題

電子檔案的廣泛運(yùn)用，使信息資源的利用更加方便快捷，但是安全性難以得到保障。電子檔案都是通過互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生的，需要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和共享，在傳輸過程中，容易受到病毒或黑客帶來的威脅侵害;在電子檔案管理過程中，其儲存介質(zhì)是計算機(jī)或者U盤等電子設(shè)備，如果設(shè)備老化或損壞，就會造成數(shù)據(jù)丟失;電子檔案的真實性與合法性也是一大隱患，電子檔案具有可修改性，所以真實性就很難得到保證，增強(qiáng)電子檔案的安全性也是我們需要關(guān)注的重點(diǎn)。

3 事業(yè)單位檔案信息資源共享的途徑

3.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，整合檔案資源

1）檔案資源檢索介紹。我國各級各類檔案館要對館藏的檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)整理，提供查閱各檔案館的館藏介紹、全宗指南，了解和掌握檔案信息資源的分布狀態(tài)和流向，分析各檔案部門所藏檔案的系統(tǒng)性、配套性和特色性。2）優(yōu)化館藏檔案資源。有效改變檔案館、室館藏結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，廣泛收集多種載體的優(yōu)質(zhì)檔案信息資源，同時明確電子檔案為今后收藏的主要方向，積極積累和保存大容量、高密度、聯(lián)機(jī)聯(lián)網(wǎng)能力強(qiáng)的電子檔案。既能讓檔案信息直接聯(lián)機(jī)上網(wǎng)，又可以節(jié)約存放空間，緩解或消除庫房緊張狀況。3）推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化。推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字資源。有些文件本身就是某種文本、圖形等格式的電子文件，其數(shù)字化工作需要將這類數(shù)據(jù)按規(guī)定轉(zhuǎn)化成規(guī)范格式，然后按一定的方式存儲;對于文件是傳統(tǒng)載體的文字或圖像來說，按照統(tǒng)一規(guī)范采用文本方式、掃描錄入方式或文本方式存儲掛接掃描圖文等方式進(jìn)行。

3.2 提高檔案信息資源開發(fā)利用的公開化水平

1）落實政府信息公開政策。根據(jù)《中華人民共和國政府信息公開條例》，相關(guān)人員要將當(dāng)?shù)氐母骷墮n案館進(jìn)行公開，提高當(dāng)?shù)氐恼_信息查詢力度，這也是檔案信息資源開發(fā)利用的一條新途徑。同時，檔案館要提升服務(wù)水平和豐富服務(wù)內(nèi)容，真正讓群眾感受到“進(jìn)得來、用得上、信得過”的服務(wù)宗旨。2）在最大程度上進(jìn)行檔案開放。相關(guān)人員要處理好檔案信息資源保密與利用的關(guān)系，要對檔案信息加大鑒定力度，同時也要提供檔案信息的開放力度，在最大程度上發(fā)揮檔案的價值，要將一些利用量較大且利用頻率較廣的檔案向群眾進(jìn)行重點(diǎn)開放。

3.3 檔案傳遞

文件傳遞和館際互借概念類似，但略有不同，是從館際互借發(fā)展信息技術(shù)的支持下，而是一種服務(wù)優(yōu)于館際互借，文件傳輸是雙向的信息流動過程，通過郵寄的形式提供檔案利用，一般畢業(yè)生檔案或者是單位的人事檔案調(diào)動過程中會運(yùn)用到這種形式。這種途徑方便快捷，省去了繁雜的手續(xù)與步驟，雖然在時間上無法做到高效快捷，但是通過第三方渠道傳遞檔案在一定程度上節(jié)省了檔案館的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，也讓檔案的所有者在檔案傳遞過程中可以準(zhǔn)備其他相關(guān)手續(xù)或文件，在一定程度上緩解了畢業(yè)生在就業(yè)前準(zhǔn)備工作的焦慮。由于現(xiàn)在畢業(yè)生就業(yè)問題受到重視，相關(guān)部門對于畢業(yè)生檔案傳遞問題也要抓緊解決和完善，避免在傳遞過程中產(chǎn)生疏漏。

3.4 培養(yǎng)高質(zhì)素檔案管理人才

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須具備人力資源、館舍、檔案信息資源和技術(shù)設(shè)備等諸多發(fā)展要素，其中人力資源在城建檔案館必須具備的各種發(fā)展要素中的地位尤其重要，它是城建檔案館充分發(fā)揮作用的基礎(chǔ)保證，在城建檔案事業(yè)發(fā)展過程中占據(jù)最為重要的地位。要實現(xiàn)城建檔案資源的共建共享，高素質(zhì)的人才不可缺少，并且需要進(jìn)行合理的調(diào)配。

4 結(jié)束語

總的來說，檔案資源信息開發(fā)利用工作的改革創(chuàng)新工作需要一個漫長的過程，需要檔案工作者具有強(qiáng)烈的使命感，同時要能夠克服在工作中出現(xiàn)的困難，從而使檔案信息資源開發(fā)利用工作更好地適應(yīng)時代的發(fā)展。

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