新建本科院校檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策分析

游蘭菊，陳飛

(棗莊學(xué)院 檔案館，山東 棗莊 277160)

新建本科院校檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策分析

游蘭菊，陳飛

(棗莊學(xué)院 檔案館，山東 棗莊 277160)

新建本科院校的檔案信息化建設(shè)在建設(shè)理念、建設(shè)目標和建設(shè)水平等方面還存在若干問題，通過分析新建本科院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，提出了檔案信息化建設(shè)的對策和策略。

檔案；信息化；高校；建設(shè)；對策①

作為檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，高校檔案信息化建設(shè)在國家檔案信息化建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用。然而，高校檔案信息化建設(shè)，特別是新建本科院校，因受領(lǐng)導(dǎo)重視程度和投入經(jīng)費等多種因素的影響而千差萬別，相當數(shù)量高校的檔案信息化建設(shè)水平還較低，在檔案管理模式、管理技術(shù)以及利用等方面，在一定程度上制約了檔案事業(yè)的發(fā)展[1](P209～210)，已逐漸成為學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。為此，加強高校檔案信息化建設(shè)研究，提出適應(yīng)新建本科院校實際的建設(shè)對策方案是非常必要的。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.高校檔案信息化建設(shè)是時代要求

電子技術(shù)的快速發(fā)展和計算機應(yīng)用的普及，使得電子文檔數(shù)量呈現(xiàn)爆炸式增長，以電子文檔管理為標志的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為信息化社會發(fā)展的必然要求。2006年4月，國家檔案局中央檔案館聯(lián)合發(fā)布了《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，將檔案信息化建設(shè)列為發(fā)展“十一五”規(guī)劃的第二項主要任務(wù)，可見信息化建設(shè)在檔案建設(shè)中的重要性。同時，高校作為高新技術(shù)，特別是信息化技術(shù)的研究和傳播平臺，其檔案建設(shè)不僅是國家檔案建設(shè)的重要組成部分[2](P69～70)，而且在國家檔案信息化建設(shè)中起示范和帶頭作用，其重要性不言而喻。

2.提高管理質(zhì)量和服務(wù)水平的需要

檔案信息化建設(shè)不僅是高校信息化建設(shè)中的重要一環(huán)，而且對推動高校檔案管理規(guī)范化，科學(xué)化，提高檔案的服務(wù)效率有著非常重要的意義。

高校作為科技信息的集散地，對檔案信息化建設(shè)有更高的要求，突出表現(xiàn)在檔案資料檢索的有效性、完整性和高效率等方面。經(jīng)過檔案“十五”和“十一五”兩個建設(shè)階段的推動，高校檔案信息化建設(shè)取得了巨大進步，多數(shù)檔案管理部門配備了專用服務(wù)器、高速掃描儀、光盤塔和檔案檢索工作站等設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)奠定了較好的物質(zhì)基礎(chǔ)；有些高校甚至還建立起有較高信息化水平的檔案館。然而，在高校，特別是新建本科院校中，不僅存在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，而且還大多存在以手工管理為主的檔案管理方式，這給高校檔案信息化建設(shè)，特別對提高檔案現(xiàn)代化服務(wù)水平帶來諸多問題。因此，提高管理人員素質(zhì)，積極推動新建本科院校檔案信息化建設(shè)的進程是非常必要的。

3.體現(xiàn)高校辦學(xué)實力和管理水平的重要窗口

2003年，教育部啟動了全國高校本科教學(xué)水平評估，盡管目前修改為教學(xué)工作合格評估，但與教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平相關(guān)的原始檔案資料在評估中依然起著至關(guān)重要的作用。值得注意的是，近年來，教育部評估專家不僅看重紙質(zhì)檔案，更看重檔案信息化建設(shè)水平，他們希望通過網(wǎng)絡(luò)察看所有與教學(xué)相關(guān)的材料，并了解教學(xué)運行的全過程?？梢姡瑱n案信息化建設(shè)質(zhì)量不僅體現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化水平，而且更是展示辦學(xué)實力和教學(xué)水平最有效、最快捷的途徑，因此加快檔案信息化建設(shè)意義重大。

4.有利于緩解檔案保存壓力

檔案信息化建設(shè)，使得電子文檔使用成為檔案管理的主角。電子文檔不僅具有傳輸快，易檢索等優(yōu)點，而且由于電子技術(shù)的迅猛發(fā)展，其載體容量大、占用空間小，進而可大大緩解日益增長的檔案信息與有限保管條件之間的矛盾，從而為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

二、建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問題

1．領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

高校檔案管理部門不僅存放著高校的重要檔案資料，而且是服務(wù)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的良好窗口，然而在高校，特別是新建本科院校中，檔案管理部門普遍沒有引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，突出表現(xiàn)在人員安排、部門建設(shè)、經(jīng)費支持和設(shè)備更新等多個方面。

在人員安排上，一些高校經(jīng)常將一些管理水平和工作能力較差，甚至將一些無合適工作的教職工或家屬安排到檔案部門工作，使得檔案管理部門成為學(xué)校解決難安排工作人員的首選地，進而造成檔案管理人員的素質(zhì)和管理能力參差不齊，給檔案信息化建設(shè)帶來相當不利的影響。

在檔案建設(shè)上，部分高校不重視檔案信息化建設(shè)，在資金投入和設(shè)備更新上經(jīng)常出現(xiàn)不及時或不到位的現(xiàn)象[3](P18～19)，從而造成檔案信息化建設(shè)嚴重滯后。

在檔案管理方面，新建本科院校在管理方式和手段上大都存在先天不足，再加上它們多數(shù)是由幾個學(xué)校合并而來，導(dǎo)致其檔案信息化建設(shè)與管理水平與升格后的要求存在較大差距。

2．建設(shè)目標不明確，管理體制不規(guī)范

作為信息化建設(shè)的重要組成部分，高校檔案信息化建設(shè)是一個較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。1987年9月，國家在頒布的《中華人民共和國檔案法》中就明確提出，檔案建設(shè)要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”，然而這一制度在多數(shù)高校并沒真正落實[2]，很多高校，特別是新建本科院校的人事、教學(xué)、科研和組織等部門的檔案建設(shè)管理仍然各自為戰(zhàn)，沒有形成統(tǒng)一的管理模式和運行機制，這不僅影響了檔案信息化建設(shè)的進程，而且大大增加了檔案部門的管理成本，降低了服務(wù)效率。

3．檔案信息化資源分散

新建本科高校大多是由多個學(xué)校合并而成，其構(gòu)成方式?jīng)Q定了其檔案的分散性和建設(shè)的復(fù)雜性。同時，隨著高校信息化建設(shè)的快速發(fā)展，以辦公自動化為特征的現(xiàn)代大學(xué)辦公方式成為主流，由此產(chǎn)生了大量電子文檔，這些電子文檔不僅具有生成快、流動快等特點，同時還由于生成部門不同，而決定其不同的文檔特征。根據(jù)檔案信息化建設(shè)的要求，這些電子文檔必須及時、準確、完整、有效地被檔案信息管理系統(tǒng)所接收。然而，目前很多高校辦公自動化系統(tǒng)與學(xué)校檔案管理系統(tǒng)相互獨立，其形成的電子文檔不能自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)中，從而不僅造成電子文檔歸檔困難、易丟失和移交不及時等問題，還嚴重影響了檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)效能。

4．管理技術(shù)落后

部分高校由于存在經(jīng)費不足和領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠等多方面問題，使得其檔案信息化建設(shè)滯后；甚至有些高校雖然配備了檔案信息化管理設(shè)備，因管理人員技術(shù)水平的限制，其管理仍然采用手工方式。以手工管理為主的紙質(zhì)檔案管理方式不僅存在檢索速度慢、工作效率低、容易出錯等問題，而且已經(jīng)無法適應(yīng)高校信息化建設(shè)的步伐。因此，提高檔案信息化管理水平，加快檔案信息化建設(shè)刻不容緩。

三、新建本科高校檔案信息化建設(shè)對策分析

1．加強宣傳，引起重視

高校檔案是反映學(xué)校建設(shè)歷程，體現(xiàn)辦學(xué)實力和辦學(xué)水平最直接最具說服力的支撐材料，特別是教育部組織的周期性本科院校教學(xué)工作合格評估，使得檔案信息化建設(shè)成為學(xué)校迎評促建中非常重要的一環(huán)，檔案管理部門應(yīng)以此為東風(fēng)，在快速提高檔案管理水平的同時，不斷加大宣傳力度，讓校領(lǐng)導(dǎo)充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，認識到檔案信息化建設(shè)質(zhì)量是衡量高?，F(xiàn)代化管理水平高低的重要尺度，從而在經(jīng)費投入、軟硬件建設(shè)和人員引進與培訓(xùn)等方面爭取更多的傾斜政策和支持，以促進檔案信息化建設(shè)快速甚至超常規(guī)發(fā)展。

2．明確目標，健全機制

根據(jù)國家檔案法規(guī)要求，認真落實“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”，沒有檔案館的新建本科高校，應(yīng)積極創(chuàng)造條件建立校級檔案館，在校領(lǐng)導(dǎo)的直接負責(zé)下，校檔案館或檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)專家統(tǒng)籌規(guī)劃全校各部門的檔案信息化建設(shè)，制定相關(guān)管理規(guī)定，逐漸形成分級管理、相互支持、相互補充的檔案管理機制，建立一套能夠勝任檔案信息化管理的技術(shù)標準，向高校檔案資源共享過渡，少走彎路，努力減少人力、物力和財力的浪費。

3．強化培訓(xùn)，提高素質(zhì)

檔案信息化管理需要既懂信息技術(shù)、信息組織、電子政務(wù)知識，又懂檔案管理知識的復(fù)合型人才[4](P19～20)。因此，在檔案信息化建設(shè)的同時，必須考慮如何提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力等問題。對現(xiàn)有人員，要利用建設(shè)初期的有利時機，通過開展技術(shù)培訓(xùn)、技能競賽、參觀考察和達標評估等多種方式，促進管理人員上水平、增能力；同時積極創(chuàng)造有利條件，加大引進既懂檔案管理又能熟練操作計算機的高層次專業(yè)人才的力度，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊伍結(jié)構(gòu)。在做好校檔案部門工作的同時，還要切實抓好系(部、處)二級檔案管理工作，通過組織相關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取指導(dǎo)與學(xué)習(xí)、考察與考核、評估與獎罰相結(jié)合的方式，不斷提高二級檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)高、綜合實力強，善管理、精技術(shù)、優(yōu)服務(wù)和強創(chuàng)新的檔案信息化管理隊伍，以滿足高校檔案信息化建設(shè)的需要。

4．加強管理，注重安全

檔案信息化建設(shè)是一項較復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅包含硬件建設(shè)，還包含如信息安全等軟件建設(shè)。一旦開展檔案信息化建設(shè)，其安全問題必須提上日程，因為通過網(wǎng)絡(luò)進行的信息化管理，在方便檔案管理和服務(wù)的同時，也給檔案真實性、完整性等安全問題帶來挑戰(zhàn)，不僅如此，檔案信息化管理系統(tǒng)還可能受到來自黑客的攻擊和破壞等等。因此，在檔案信息化建設(shè)時，既要從管理層面建立起一整套嚴格規(guī)范的管理制度和措施，又要在技術(shù)層面，堅持利用和保密并重，通過嚴格的身份認證和密鑰管理，確保檔案信息安全和系統(tǒng)的可靠運行。

5.加強領(lǐng)導(dǎo)，積極推進

新建本科院校的大部分檔案是紙質(zhì)檔案，這些檔案不僅數(shù)量龐大，而且層次復(fù)雜，進行信息化建設(shè)時，應(yīng)采取“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標準先行、利用優(yōu)先、分步實施”的原則[2]，根據(jù)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)要求，有計劃，有步驟，分期分批積極推進傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作。

四、小結(jié)

檔案信息化對高校教育科研的影響意義深遠。檔案管理部門應(yīng)從基礎(chǔ)建設(shè)入手，不斷提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以已有或新建校級檔案館為依托，努力建設(shè)集數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、管理和服務(wù)為一體的高水平數(shù)字化檔案館。

[1]鄭丹.試論高校檔案信息化建設(shè).思想戰(zhàn)線[J].2010，(36).

[2]李捷，劉迎春.高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策思路[J].中國出版，2010，4(2).

[3]張春.關(guān)于高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].北京檔案.2009，(12).

[4]劉遠，肖金良.高校檔案信息化建設(shè)探析[J].蘭臺世界.2009，(16).

G271

A

1004-7077(2013)06-0138-03

2013-10-30

游蘭菊(1963-)，女，山東定陶人，棗莊學(xué)院檔案館副研究館員，碩士，主要從事檔案管理與計算機應(yīng)用研究。

呂艷]