淺談如何做好檔案管理工作

安 林（河北省撫寧縣就業(yè)服務(wù)局 河北撫寧 066300）

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。這就決定了檔案管理的工作的專(zhuān)業(yè)性、連續(xù)性、高技術(shù)性、保密性，因此，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，提高自身的素質(zhì)和管理水平，從而積極推動(dòng)基層檔案管理工作的順利開(kāi)展。

一、檔案管理工作的重要性

檔案是匯集廣大人民群眾各方面信息的一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，它為國(guó)家單位人力資源的管理工作奠定了重要的信息基礎(chǔ)，做好人事檔案的管理工作，可以極大的促進(jìn)人力資源管理工作。當(dāng)下，我國(guó)正不斷深入事業(yè)單位改革，在事業(yè)單位轉(zhuǎn)制、重構(gòu)、重組以及轉(zhuǎn)型等新的變革中，經(jīng)常存在大量的人員調(diào)整，而人事檔案資料就是保證此項(xiàng)工作高效、有序以及協(xié)調(diào)運(yùn)行的重要的基礎(chǔ)。因此，進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)培養(yǎng)，吸納現(xiàn)代化管理技術(shù)，對(duì)于推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展具有十分重要的作用。

二、多方努力，做好檔案管理工作

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，細(xì)化考核監(jiān)管

領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，要想進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，首先要通過(guò)各種形式對(duì)他們進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性，為提高效率創(chuàng)造條件。其次要把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明。最后要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理人員的工作水平。

（二）重視細(xì)節(jié)，做好文件收集和歸檔工作

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，從而，決定了檔案管理工作責(zé)任重大。為此，檔案管理工作必須要嚴(yán)格按照檔案接收、鑒定、整理、保管的程序?qū)嵤┕芾怼?/p>

1.注重日常接收文件、資料和征集資料信息，凡已工作處理完備的圖紙、圖片、文檔、電子文檔等檔案一個(gè)月內(nèi)必須進(jìn)入局檔案室，局檔案室再按程序處理檔案，并及時(shí)向市檔案館報(bào)送檔案。

2.檔案歸檔前，要對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、時(shí)限性和保密程度進(jìn)行分類(lèi)鑒定和處理，以確保檔案目錄、檔案名稱(chēng)、檔案存放位置、計(jì)算機(jī)管理總目錄協(xié)調(diào)一致，便于日后清查、使用檔案。

3.檔案歸檔后，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的保管、保衛(wèi)和保密工作，堅(jiān)持每月清潔庫(kù)房一次、打蟲(chóng)一次，做好防火、防盜、防蟲(chóng)咬、防霉變等預(yù)防工作；堅(jiān)持每半年對(duì)電子文檔載體和環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，及時(shí)檢查信息保存情況，做到防磁化、防輻射、防碰撞。

（三）加強(qiáng)“硬件”建設(shè)，完善檔案設(shè)施

當(dāng)前，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展速度的加快，各類(lèi)檔案的數(shù)量也在加速增加。相比較而言，檔案的硬件建設(shè)速度與業(yè)務(wù)發(fā)展的速度在某種程度上還不是非常匹配，因此，搞好檔案工作必須有一定的硬件設(shè)施做保障，以進(jìn)一步提高檔案管理的規(guī)范化水平，更好地服務(wù)于廣大人民群眾。

一是成立專(zhuān)門(mén)的檔案閱覽室。按照有關(guān)規(guī)定，做到了辦公、儲(chǔ)存、查閱的三分開(kāi)；二是檔案管理設(shè)備提檔升級(jí)。為檔案室配置檔案管理專(zhuān)用的電腦、消防、檔案柜、目錄柜等設(shè)施，使庫(kù)房達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠等“八防”要求，優(yōu)化檔案室的儲(chǔ)藏環(huán)境；三是管理制度進(jìn)一步規(guī)范。按照《檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，進(jìn)一步修訂和完善了《檔案管理人員職責(zé)》、《保密制度》等制度，并將制度上墻，嚴(yán)格執(zhí)行，使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化。

（四）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

目前，我國(guó)有著龐大的檔案工作人員隊(duì)伍，其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和觀念上，不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)已成為我們要解決的重要課題。

1.要有高度的職業(yè)責(zé)任感

檔案管理人員要正確認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位和作用，堅(jiān)決克服那種檔案工作可有可無(wú)的錯(cuò)誤思想，本著對(duì)檔案負(fù)責(zé)、對(duì)工作負(fù)責(zé)的精神，進(jìn)一步加大檔案管理工作的力度，破除檔案管理工作只是“收收材料、訂訂檔案”、不能有所作為的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理工作理念，把“基礎(chǔ)”性工作放到“前提”位置上去做，變“坐等提供”為“主動(dòng)服務(wù)”，切實(shí)增強(qiáng)做好干部檔案工作的責(zé)任感。

2.要不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

各門(mén)學(xué)科知識(shí)都在不斷地更新，檔案知識(shí)同樣在不斷更新，作為檔案工作者只有經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識(shí)更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷擴(kuò)展自己的知識(shí)，提高學(xué)歷層次，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀需要。因此，系統(tǒng)的培訓(xùn)、講座、自學(xué)等形式是檔案管理人員提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)的必經(jīng)之路，是做好檔案管理工作的前提保障。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著檔案事業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾日益突出，科學(xué)規(guī)范的做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，只要我們共同努力，使檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、法制化，就一定能使檔案管理工作立于不敗之地。

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