項(xiàng)目群管理的實(shí)踐探索——盧旺達(dá)基加利會展中心綜合體項(xiàng)目

呂 軒 李 淼（中國建筑技術(shù)集團(tuán)有限公司，北京100013）

因項(xiàng)目工期需要和工程組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，盧旺達(dá)基加利會展中心綜合體(Rwanda Kigali Convention Complex,KCC)項(xiàng)目自開工之初，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)就面臨著來自中外多方參與、設(shè)計(jì)施工并行、時間緊任務(wù)重的壓力。

KCC主體建筑面積近九萬平米，是一個含有五星級會展酒店、會議展覽中心和多棟信息化寫字樓三大子項(xiàng)，以及相關(guān)能源電站、水處理廠等配套設(shè)施的建筑群。該項(xiàng)目建設(shè)方由基加利政府牽頭，外方公司擔(dān)任方案設(shè)計(jì)和現(xiàn)場施工監(jiān)理，中方公司擔(dān)任施工圖紙深化、優(yōu)化設(shè)計(jì)和現(xiàn)場施工組織。子項(xiàng)間建設(shè)基地毗鄰，地下市政管網(wǎng)相通，土建施工工期同步，后續(xù)機(jī)電設(shè)備安裝調(diào)試的服務(wù)周期長。

可分為多個子項(xiàng)目實(shí)施，子項(xiàng)目間需要共享組織資源并且相互影響，爭奪資金、時間和資源，又因整體投資規(guī)模大，在當(dāng)?shù)厣鐣绊懲怀?，為全力避免因資源調(diào)配沖突處理不當(dāng)而造成的管理混亂失控，項(xiàng)目群管理理論出現(xiàn)，滿足了應(yīng)對這種多個子項(xiàng)目集群建設(shè)管理的需要。從擴(kuò)展的項(xiàng)目管理眼光看，KCC項(xiàng)目建設(shè)的重要性和其各個子項(xiàng)目的集群關(guān)系，已初具項(xiàng)目群的特點(diǎn)。

1 應(yīng)用項(xiàng)目群管理的對象和工作目標(biāo)

加入KCC項(xiàng)目是我方設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)所屬公司參與國際合作的戰(zhàn)略需要。作為中方參與之一，我方的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)承擔(dān)的施工圖紙深化、優(yōu)化設(shè)計(jì)和咨詢工作，是承上啟下的重要角色，既擔(dān)負(fù)著與外方業(yè)主、方案設(shè)計(jì)、監(jiān)理及其他合作方溝通設(shè)計(jì)意見，修訂并遞交圖紙的任務(wù)，也擔(dān)負(fù)與中方施工，設(shè)備供應(yīng)商配合解決技術(shù)、標(biāo)注規(guī)范問題，以及圖紙翻譯和發(fā)布的任務(wù)。

項(xiàng)目群是一組相互關(guān)聯(lián)并需要協(xié)調(diào)管理的項(xiàng)目，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)面臨的挑戰(zhàn)在于：1）三大主體相對獨(dú)立但交通聯(lián)系和機(jī)電管線又密不可分，其在設(shè)計(jì)周期、人員、技術(shù)要求幾乎完全重疊，2）有共同的施工難點(diǎn)如遍布整個基地的滲排水管網(wǎng)系統(tǒng)，也有各自的設(shè)計(jì)要點(diǎn)如CH的降噪隔聲和CC的鋼結(jié)構(gòu)穹頂，3）項(xiàng)目主合同是按各子項(xiàng)的進(jìn)度分解，按其各自的工作量完成度，經(jīng)驗(yàn)收后分步兌現(xiàn)履行，故一個子項(xiàng)的滯后對整體合同實(shí)施將造成影響。因此團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)用項(xiàng)目群管理的目標(biāo)是，集中高效處理問題，靈活高效利用有限資源，達(dá)成與各方的良好合作，最大程度的滿足方案設(shè)計(jì)意圖和業(yè)主期望，為公司業(yè)務(wù)擴(kuò)展樹立樣板。

2 KCC項(xiàng)目具有的項(xiàng)目群特點(diǎn)

項(xiàng)目群具有的多重性、高復(fù)雜性和不確定性特點(diǎn)，在KCC項(xiàng)目中體現(xiàn)在以下方面：1）團(tuán)隊(duì)角色多重，既要做深化設(shè)計(jì)還要做施工技術(shù)咨詢，2）設(shè)計(jì)人員角色多重，受人力制約，專業(yè)設(shè)計(jì)人員可能要在多個子項(xiàng)中分擔(dān)任務(wù)，在不同子項(xiàng)里要面對不同的技術(shù)問題，3）子項(xiàng)間進(jìn)度多重，這來自于進(jìn)場工序和原始方案完善程度不同的影響，同一時間段內(nèi)如CH已開始結(jié)構(gòu)優(yōu)化設(shè)計(jì)，但I(xiàn)T仍在方案調(diào)整，不同的進(jìn)度有不同的資源需要，4）多方協(xié)同關(guān)系復(fù)雜，外方“精益設(shè)計(jì)”理念使得建造分工專業(yè)化和精細(xì)化，從消防、強(qiáng)電、弱電、照明，到幕墻、水處理、聲學(xué)、園林景觀等，均由多家廠商和咨詢方提供，但各方涉及商務(wù)合同和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的約束卻不盡相同，5）原始方案中的錯漏碰缺可能帶來的顛覆和延誤，以及業(yè)主中途做出的局部變更，廠商和咨詢方配合滯后等不確定因素等等。

3 項(xiàng)目群管理理論結(jié)合KCC項(xiàng)目實(shí)際的應(yīng)用

針對上述情況，團(tuán)隊(duì)強(qiáng)調(diào)“集成”和“協(xié)同”這兩個管理要點(diǎn)采取適當(dāng)舉措。

集成管理可以提高項(xiàng)目群的整體功能，從整體優(yōu)化群系統(tǒng)，并提高其動態(tài)發(fā)展能力。KCC項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)藉由此優(yōu)化精簡溝通信息渠道，提高意見和決策的傳達(dá)實(shí)施效率，從而快速對變化做出反應(yīng)。從人員配置上，建立“主管領(lǐng)導(dǎo)—項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人—子項(xiàng)負(fù)責(zé)人—專業(yè)負(fù)責(zé)人”的主干，其中項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人是對外聯(lián)絡(luò)的唯一接口，在定期項(xiàng)目例會上將管理層面的意見建議、項(xiàng)目進(jìn)度日志反映給各合作方歸口解決，同時歸納接收各方意見和技術(shù)條件，項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人也是日常管理主題電子郵件和傳真的唯一收發(fā)人。

信息匯總后的收發(fā)，要求信息整理與管理的條目清晰，易于檢索和調(diào)用。

對于項(xiàng)目管理類的資料，如各方來往文件函件、傳真、會議紀(jì)要和簽到記錄等，專設(shè)的項(xiàng)目助理按日期在“項(xiàng)目管理類”文件夾原件存檔。備忘錄和補(bǔ)充協(xié)議等商務(wù)文件在“商務(wù)合同類”文件夾原件存檔。各合作方提供的初始設(shè)計(jì)資料，如郵寄的方案冊、規(guī)劃用地藍(lán)圖、土地使用批準(zhǔn)證書的復(fù)印件等在“技術(shù)資料類”文件夾存檔，產(chǎn)品樣本、技術(shù)規(guī)格書和制造商宣傳冊等在“項(xiàng)目公用技術(shù)資料庫”文件夾存檔。屬于某個子項(xiàng)的設(shè)計(jì)溝通郵件、草圖等在“工作組(Work station)”文件夾內(nèi)，按“子項(xiàng)編號——收發(fā)日期”的命名格式存檔。以上分類均是有書面紙面文件裝訂后整理到公文夾，有電子文件則存到服務(wù)器電腦上相應(yīng)分類名稱的文件夾中。按進(jìn)度提交設(shè)計(jì)文件和成果也經(jīng)項(xiàng)目助理和總負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并按“子項(xiàng)編號—收發(fā)日期—提交文件事由”的命名格式留存圖紙遞交記錄。

以上措施保證從內(nèi)部質(zhì)量控制到對外溝通明確權(quán)責(zé)，可以有檔可查可追溯。如按日期留存的圖紙遞交記錄，合同要求外方應(yīng)在收到圖紙7個工作日后反饋核查意見，但實(shí)際常有延誤，影響團(tuán)隊(duì)的設(shè)計(jì)進(jìn)度，故遞交記錄中補(bǔ)充了“遞交日期”、“核查答復(fù)日期”、“延后天數(shù)”統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，幫助項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人了解工作發(fā)生滯后的原因，在項(xiàng)目例會上及時提出，提醒外方切實(shí)解決問題，爭取到推動項(xiàng)目進(jìn)展的主動權(quán)。

從定期項(xiàng)目例會上反饋回的議案，總負(fù)責(zé)人一方面向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)以供其掌握項(xiàng)目進(jìn)展，另一方面將召集子項(xiàng)負(fù)責(zé)、專業(yè)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)達(dá)會議精神，信息可以及時地分項(xiàng)處理，并且最大程度準(zhǔn)確地傳遞，還可跟蹤事項(xiàng)的發(fā)生和處置結(jié)果。從而使得項(xiàng)目總負(fù)責(zé)+項(xiàng)目助理組合成為管理的樞紐。決策層從戰(zhàn)略考慮來安排項(xiàng)目的執(zhí)行，指導(dǎo)總負(fù)責(zé)和子項(xiàng)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)人員、進(jìn)度和效益的配比，形成團(tuán)隊(duì)激勵的方向。

定期項(xiàng)目例會制度體現(xiàn)出協(xié)同管理的重要意義，在外部各合作方之間是約定各自權(quán)責(zé)范圍的溝通平臺，在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部是技術(shù)討論、資源共享和人力調(diào)配的場所。合理調(diào)配群系統(tǒng)中的資源是項(xiàng)目群管理的核心，團(tuán)隊(duì)內(nèi)協(xié)同工作可以最大化發(fā)揮項(xiàng)目內(nèi)資源優(yōu)勢，如成功應(yīng)用的技術(shù)儲備，以往工程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，選派和自薦優(yōu)秀技術(shù)人員擔(dān)當(dāng)子項(xiàng)負(fù)責(zé)、專業(yè)負(fù)責(zé)人等。

服務(wù)器電腦上的“項(xiàng)目公用技術(shù)資料庫”成為規(guī)范圖集、標(biāo)準(zhǔn)圖、參考項(xiàng)目樣例共享發(fā)布的平臺，由各專業(yè)負(fù)責(zé)人確定統(tǒng)一采用的設(shè)計(jì)規(guī)范、制圖標(biāo)準(zhǔn)、公用圖塊等資源，按各專業(yè)名稱分別存儲，供設(shè)計(jì)人引用和參照，項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人和子項(xiàng)負(fù)責(zé)人通過發(fā)布公用圖簽，統(tǒng)一項(xiàng)目內(nèi)各專業(yè)的圖紙版別，便于各設(shè)計(jì)階段和最終設(shè)計(jì)文件的輸出、存檔和出圖量計(jì)算。

跨子項(xiàng)間共享提高了資源利用率，也有利于成果標(biāo)準(zhǔn)化和模塊化，子項(xiàng)間聯(lián)系接口規(guī)格的統(tǒng)一有利于彼此無縫銜接，減少溝通和確認(rèn)的反復(fù)，提高了集成化的實(shí)現(xiàn)深度。

4 應(yīng)用成效和展望

KCC項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自2009年中組建，初步實(shí)踐應(yīng)用項(xiàng)目群這一高級管理理論，自我提升角色位置從更高著眼點(diǎn)看全局，成功多次協(xié)商解決中外合作間商務(wù)、管理和技術(shù)的矛盾和問題，體現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)的智慧，維護(hù)了公司在涉外項(xiàng)目中的利益，截至2012年中項(xiàng)目已完成CH和CC的高標(biāo)準(zhǔn)混凝土工程。

項(xiàng)目群概念引入國內(nèi)較晚，是現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論的高級應(yīng)用和擴(kuò)展，相關(guān)理論各方學(xué)者仍在深入研究探討，其管理技術(shù)的細(xì)節(jié)、操作實(shí)施方法等尚不完善，需要結(jié)合當(dāng)代國情和產(chǎn)業(yè)、市場背景，在更多典型工程項(xiàng)目中實(shí)踐、分析和總結(jié)，充實(shí)理論體系，開拓管理科學(xué)的新領(lǐng)域。

作者注：

盧旺達(dá)基加利會展中心綜合體工程總建筑面積8.2萬平方米，是盧旺達(dá)國家重點(diǎn)工程和投資最大的建設(shè)項(xiàng)目，總投資額合10余億元人民幣。由德國SPECIAL SOLUTION公司擔(dān)當(dāng)方案設(shè)計(jì)，中國建筑技術(shù)集團(tuán)公司設(shè)計(jì)三所擔(dān)當(dāng)圖紙深化設(shè)計(jì)和工程咨詢，施工總承包為北京建工國際有限公司。

[1]鹿吉祥 趙利 畢向林 陳洪軍.項(xiàng)目群管理研究.工程管理學(xué)報(bào)2010.8.

[2]曹亮功.設(shè)計(jì)院的企業(yè)特性.建筑學(xué)報(bào)2003.2.

[3]《盧旺達(dá)基加利會展中心綜合體項(xiàng)目合同》2009年版.