淺析完善的檔案管理是醫(yī)院工作的一塊基石

陳 彬

云南省第一人民醫(yī)院，云南 昆明 650034

淺析完善的檔案管理是醫(yī)院工作的一塊基石

陳 彬

云南省第一人民醫(yī)院，云南 昆明 650034

醫(yī)院檔案工作多角度服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理，是拓展檔案工作內(nèi)涵與外延的有益嘗試。如何做好醫(yī)院檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，是醫(yī)院檔案工作的中心任務(wù)。

檔案工作；醫(yī)療質(zhì)量；管理

醫(yī)院檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，有著其獨(dú)特而重要的意義。伴隨著現(xiàn)代化檔案制度的逐步完善，醫(yī)院管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)，是當(dāng)前要解決的問(wèn)題。［1］

1 服務(wù)人員的素質(zhì)定位

人員素質(zhì)包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和時(shí)代意識(shí)。

1.1 政治素質(zhì) 檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，因此，作為文檔人員，必須具備敏銳的政治覺悟，堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)，同時(shí)要求文檔人員具備忠于職守，無(wú)私奉獻(xiàn)的品德修養(yǎng)和過(guò)硬的政治素質(zhì)。由于檔案工作具有一定的機(jī)密和較強(qiáng)的政治性，因而檔案專業(yè)工作人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。

1.2 業(yè)務(wù)素質(zhì) 是指檔案人員履行職責(zé)的知識(shí)水平和技術(shù)實(shí)踐能力。隨著辦公自動(dòng)化、檔案數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)，檔案人員不僅要熟練掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，還必須學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的現(xiàn)代化管理技術(shù)，結(jié)合具體工作，不斷更新和豐富檔案工作的理論與實(shí)踐，以適應(yīng)檔案工作形式發(fā)展的要求。

1.3 時(shí)代意識(shí) 就是指檔案人員應(yīng)具備的與時(shí)俱進(jìn)，與現(xiàn)代檔案工作同步發(fā)展的思想觀念。

1.3.1 市場(chǎng)意識(shí) 檔案人員應(yīng)不斷進(jìn)取，勇于創(chuàng)新，將現(xiàn)有的和已開發(fā)利用的檔案信息主動(dòng)與市場(chǎng)接軌并參與到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中去，及時(shí)把能產(chǎn)生極大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息推向信息市場(chǎng)，使檔案信息在市場(chǎng)環(huán)境的作用下找準(zhǔn)位置發(fā)揮其作用，最大限度的為醫(yī)院和患者服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)。

1.3.2 現(xiàn)代化意識(shí) 現(xiàn)在檔案管理工作處在由傳統(tǒng)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變階段：一是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，醫(yī)院的檔案信息存儲(chǔ)逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化；二是熟練掌握網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化的運(yùn)用，才能準(zhǔn)確、快捷的進(jìn)行檔案收集、數(shù)據(jù)處理以及廣泛開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

1.3.3 法紀(jì)意識(shí) 在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)，樹立牢固的保密意識(shí)，有高尚的職業(yè)操守。把黨和國(guó)家的利益放在首位，把法律和紀(jì)律的約束變?yōu)樽约旱淖杂X行為。

2 提高檔案工作服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理水平的方法

2.1 質(zhì)量管理

2.1.1 建立健全醫(yī)院檔案的管理 醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過(guò)三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，按照國(guó)際、國(guó)家市與醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的結(jié)構(gòu)環(huán)節(jié)，建立兩級(jí)管理隊(duì)伍，落實(shí)管理措施，健全檢查方法。

2.1.2 編好檔案目錄，將檢查目錄分為總目錄、子目錄或分目錄編寫順序可按年度編寫或按內(nèi)容編寫等，根據(jù)檔案的價(jià)值、保管期限，分為臨時(shí)、長(zhǎng)期、永久。目的是達(dá)到便于查閱、達(dá)到資料的完善、科學(xué)、準(zhǔn)確。

2.1.3 醫(yī)療糾紛處理 為了使全體醫(yī)務(wù)人員樹立以患者為中心，質(zhì)量第一的思想，增強(qiáng)法律意識(shí)，權(quán)利意識(shí)，責(zé)任意識(shí)，職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，消除醫(yī)療隱患，避免醫(yī)療糾紛，杜絕醫(yī)療事故的發(fā)生，在日常工作中應(yīng)注重病案的及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范的書寫和妥善的保管，以便公正地保護(hù)好醫(yī)務(wù)人員、患者、醫(yī)院等各方面的利益。

2.2 行為管理 醫(yī)療質(zhì)量事關(guān)病人的健康和生命安全，病歷檔案是經(jīng)醫(yī)務(wù)人員及醫(yī)療檔案信息管理人員加工后形成的具備科學(xué)、邏輯、與真實(shí)性相結(jié)合的醫(yī)療檔案。［2］因此，病歷檔案的管理就應(yīng)做到病案前期、中間和終末質(zhì)量控制，達(dá)到提高病歷質(zhì)量管理的目的。通過(guò)建立醫(yī)療小檔案，包括病歷的書寫、治療方案、醫(yī)療過(guò)程中的缺陷等，以記分制的方式記錄在案，使醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療中能夠不斷吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提升整個(gè)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

2.3 設(shè)備管理 我院屬于三甲醫(yī)院，擁有大批先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備檔案收集工作應(yīng)于醫(yī)療設(shè)備綜合管理同步，這樣才能保證醫(yī)療設(shè)備檔案的齊全、準(zhǔn)確。要做到四個(gè)同步：一是設(shè)備檔案資料收集與設(shè)備購(gòu)置管理同步。二是設(shè)備檔案資料收集與設(shè)備驗(yàn)收、安裝調(diào)試管理同步。三是設(shè)備檔案資料收集與設(shè)備使用管理同步。四是設(shè)備檔案資料收集與設(shè)備檢修管理同步。

2.4 科研管理 醫(yī)療科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)科學(xué)研究活動(dòng)中，直接產(chǎn)生的各種圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄，其成果具有適用性和認(rèn)可度較高的特點(diǎn)。特別是醫(yī)療的科研成果，很快就可以為疾病的防治提供依據(jù)，部分發(fā)病機(jī)制研究的成果可以為疾病的診斷治療提供依據(jù)，直接使患者受益，充分顯現(xiàn)出檔案信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，建立健全醫(yī)學(xué)檔案可以有效、便捷的各科室、部門之間的屏障，互通檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，以滿足科研、醫(yī)療多方面的的需求，從而推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

2.5 信息管理 現(xiàn)代生活中，信息已成為無(wú)形的財(cái)富和重要資源。小生產(chǎn)狀態(tài)下的醫(yī)院管理是完全依靠醫(yī)院管理者的反應(yīng)、認(rèn)識(shí)和記憶能力。但現(xiàn)代醫(yī)院管理規(guī)模之龐大、內(nèi)容之復(fù)雜、反應(yīng)速度之快捷都大大超出了醫(yī)院管理者自然能力所駕馭的范圍。建立并依靠醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)開展醫(yī)院信息管理，就成為彌補(bǔ)［4］人力資源不足的重要手段。

檔案工作信息化管理是醫(yī)院檔案、病案、及多種信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。對(duì)本單位保存的各種檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、備份，保證數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、長(zhǎng)期可用和安全，利用網(wǎng)絡(luò)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供數(shù)字化檔案信息的查詢利用服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案存量數(shù)字化、增量電子化、資源共享化，不斷提高醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療水平。

［1］田紅，等.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題［J］.中國(guó)民康醫(yī)學(xué)，2011.

［2］費(fèi)素芬，等.病歷檔案在醫(yī)療糾紛中的作用［J］.醫(yī)學(xué)信息（中旬刊），2010.

［3］王小箐，等.醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案與醫(yī)院服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力［J］.中外醫(yī)療，2008.

［4］王玲，等.談醫(yī)院檔案的信息化管理［J］.中外醫(yī)療，2005.

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1007－8517（2013）03－0140－01

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