淺談醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理

劉 藝

云南省普洱衛(wèi)生學(xué)校，云南 普洱 665000

淺談醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育學(xué)籍檔案管理

劉 藝

云南省普洱衛(wèi)生學(xué)校，云南 普洱 665000

醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育隨著教育體制的改革作為高等教育的一種補(bǔ)充，越來(lái)越彰顯它的重要性。近年來(lái)由于繼續(xù)教育中的成人教育招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，其教學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的復(fù)雜性、繁重性日益凸顯。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案方面的管理，使成人教育檔案管理規(guī)范、完善，是發(fā)展成人教育的基礎(chǔ)工作，從而提高成人教育的管理水平，促進(jìn)成人教育事業(yè)的發(fā)展。

繼續(xù)教育；學(xué)籍；檔案管理

隨著教育體制的改革，學(xué)歷已經(jīng)成為衡量人才水平高低的一個(gè)主要尺度。而繼續(xù)教育作為高等教育的一種補(bǔ)充，越來(lái)越多的成人學(xué)生得到用人單位的認(rèn)可，而作為反映成人學(xué)生在校學(xué)習(xí)各方面表現(xiàn)的學(xué)籍檔案越發(fā)顯現(xiàn)其重要性。近年來(lái)由于繼續(xù)教育中的成人教育招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，在讀生數(shù)量逐年增加。如我校2009年成人教育的在讀生為500余人，2010年在讀生為600余人，2011年在讀生為800余人，2012年在讀生為1100余人。成人教育的教學(xué)、學(xué)籍、檔案管理工作的復(fù)雜性、繁重性日益凸顯。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案方面的管理，使成人教育檔案管理規(guī)范、完善，是發(fā)展成人教育的基礎(chǔ)工作，從而提高成人教育的管理水平，促進(jìn)成人教育事業(yè)的發(fā)展。

1 教育體制改革下我校成人教育的現(xiàn)狀

我校經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，形成了中等職業(yè)學(xué)校與成人教育并舉的辦學(xué)格局，目前在校接受三年制業(yè)余形式的成人繼續(xù)教育學(xué)員有1100余人。

我校原來(lái)成人教育的學(xué)生和教學(xué)的管理工作由教務(wù)科負(fù)責(zé)，而教務(wù)科還兼管理中等職業(yè)學(xué)校的教學(xué)工作，為集中管理成人繼續(xù)教育的學(xué)生，2006年我校組建了成人教育管理科，由專人對(duì)成人教育的學(xué)籍、成績(jī)、檔案、教學(xué)等工作進(jìn)行管理。

2 成人繼續(xù)教育的特點(diǎn)

2.1 專業(yè)多，層次多，各聯(lián)辦院校要求不一致 我校僅為教學(xué)點(diǎn)，為更好滿足學(xué)生的就讀要求，分別和大理學(xué)院、云南省中醫(yī)學(xué)院、云南醫(yī)科大學(xué)、云南省廣播電視大學(xué)等高等院校聯(lián)合辦學(xué)，而各聯(lián)辦院校對(duì)自己學(xué)生的畢業(yè)作業(yè)要求不一致，表格不一致，為學(xué)籍管理收集整理工作帶來(lái)困難。

在聯(lián)辦專業(yè)上曾開設(shè)過(guò)護(hù)理學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、中醫(yī)學(xué)、中西醫(yī)結(jié)合、藥學(xué)、影像學(xué)等專業(yè)，專業(yè)多，學(xué)籍檔案管理人員工作量大。

2.2 成人教育學(xué)生身份多樣，來(lái)源分散，不容易集中管理。成人教育主要面向在職醫(yī)學(xué)從業(yè)人員的學(xué)歷提升，專業(yè)進(jìn)修及普通教育后的教育進(jìn)階。這個(gè)階段的教育從年齡上講大多數(shù)已步入成年。成人是帶著解決工作及生活中的問(wèn)題這一動(dòng)機(jī)來(lái)學(xué)習(xí)的，很多學(xué)生的學(xué)習(xí)的目的定位為“學(xué)歷”，所以在就讀期間，當(dāng)學(xué)習(xí)與工作出現(xiàn)矛盾沖突時(shí)，會(huì)選擇性的優(yōu)先于工作，然后才是學(xué)習(xí)。

部分學(xué)生大多為合同工，半工半讀，有些學(xué)生經(jīng)常更換工作單位、工作地點(diǎn)、工作崗位，或者部分學(xué)生在讀期間經(jīng)歷結(jié)婚、生育、工作調(diào)動(dòng)等，以上情況無(wú)形中影響了學(xué)籍檔案的收集。

2.3 成人教育具有周期性 成人繼續(xù)教育的學(xué)制往往為三年或更長(zhǎng)的時(shí)間，期間如果發(fā)生管理不善，管理人員變動(dòng)，很容易造成檔案材料缺失。

2.4 成人教育管理人員多為兼任，工作繁雜，工作量大。

2.5 學(xué)籍檔案材料涉及面廣 成教學(xué)籍檔案內(nèi)容涉及面廣，包括：錄取通知書、入學(xué)登記表、學(xué)籍異動(dòng) （轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等）、獎(jiǎng)懲情況、信息異動(dòng) （改名、改民族、改出生日期等）、畢業(yè)生圖像信息、畢業(yè)成績(jī)、畢業(yè)作業(yè)等，這就要求檔案收集齊全、完整［1］。

3 成人教育學(xué)籍檔案存在的問(wèn)題

3.1 學(xué)籍檔案管理工作不到位 我校學(xué)籍檔案管理人員多由 “雙肩挑”教師兼任，平時(shí)除完成學(xué)校下達(dá)的教學(xué)任務(wù)外，還需要完成成人教育的日常事務(wù)工作，往往由多人負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的收集，而管理人員檔案專業(yè)知識(shí)缺乏，對(duì)學(xué)籍檔案的歸檔要求和范圍缺乏了解，在學(xué)生的在讀期間沒(méi)有很好的收集檔案材料。表現(xiàn)在一是檔案收集不全，如學(xué)生的獎(jiǎng)懲、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、院校間轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)教學(xué)點(diǎn)、補(bǔ)考、入學(xué)登記、實(shí)習(xí)鑒定、畢業(yè)作業(yè)等材料沒(méi)有及時(shí)歸檔；二是學(xué)生在讀期間填寫的姓名、民族、出生年月不準(zhǔn)確；有些是同音字造成姓名有誤；有些是真實(shí)出生日期與證件出生日期不符；有些是在讀期間改名，更改出生日期；有些則是由于同名同姓同字而造成混亂［2］。

3.2 部分學(xué)生對(duì)檔案收集不重視 由于成教學(xué)生的特殊性，如半工半讀，工作單位不穩(wěn)定，工作地點(diǎn)變動(dòng)，在讀期間結(jié)婚生育，在讀期間進(jìn)修，甚至擇業(yè)方向變化等原因，表現(xiàn)一：部分學(xué)生不按時(shí)完成畢業(yè)作業(yè)，不按要求完成學(xué)籍檔案的歸集。表現(xiàn)二：由于國(guó)家教育體制的改革，要求所有專升本在讀學(xué)生必須到學(xué)信網(wǎng) （http：//www.chsi.com.cn/）注冊(cè)，并完成?？茖W(xué)歷的認(rèn)證。部分學(xué)生在鄉(xiāng)上工作，沒(méi)有使用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)的條件，導(dǎo)致不會(huì)熟練操作計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，以至無(wú)法完成到學(xué)信網(wǎng)注冊(cè)，無(wú)法完成學(xué)信網(wǎng)學(xué)歷認(rèn)證工作，無(wú)法提交學(xué)信報(bào)告，從而造成學(xué)籍檔案收集困難。表現(xiàn)三：部分學(xué)生畢業(yè)作業(yè)未達(dá)到要求，返回重做時(shí)，學(xué)生提交畢業(yè)作業(yè)時(shí)間延遲。表現(xiàn)四：部分學(xué)生由于種種特殊原因，產(chǎn)假、婚假、進(jìn)修、當(dāng)兵入伍、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等，再加上學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，如隨意填寫材料、請(qǐng)別人代為填寫材料等造成學(xué)籍材料缺失［3－4］。

3.3 學(xué)籍檔案管理手段落后，管理不規(guī)范 學(xué)籍檔案管理手段落后，大部分為手工材料，沒(méi)有采用網(wǎng)絡(luò)式檔案管理，沒(méi)有專門配備檔案管理人員和地點(diǎn)，在成人教育學(xué)籍檔案管理收集的三年周期中，沒(méi)有及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案收集整理。

4 加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案管理的建議

4.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，部門協(xié)作，明確職責(zé)，優(yōu)化管理 學(xué)籍檔案管理能從一個(gè)側(cè)面反映該校的辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量，為規(guī)范化管理學(xué)籍檔案，辦學(xué)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案工作，健全學(xué)籍檔案管理體制，明確相關(guān)部門和管理人員職責(zé)，抓檔案管理建設(shè)，加強(qiáng)部門協(xié)作，提高工作效率，減少重復(fù)工作，優(yōu)化管理。

4.2 重視材料的收集整理，及時(shí)準(zhǔn)確歸檔 由于成教學(xué)籍檔案涉及面廣，具有3到4年的周期性，故從新生入學(xué)報(bào)到開始，定期集中收集，跟蹤收集，并將收集的材料及時(shí)準(zhǔn)確歸檔。

4.3 加大審查，確保檔案真實(shí)有效 總之，隨著成人教育事業(yè)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了大量的學(xué)籍檔案材料，隨著教育改革的深化，人才市場(chǎng)的興起，對(duì)成教學(xué)籍檔案管理提出了更高的要求，而此項(xiàng)工作的好壞，從一個(gè)側(cè)面反映了學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和水平，在當(dāng)前形勢(shì)下，成教學(xué)籍檔案管理工作只有不斷完善，不斷提升，不斷充實(shí)，形成規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的模式，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，使檔案發(fā)揮更大的作用。

［1］大理學(xué)院成人高等教育學(xué)籍管理工作規(guī)程（2010暫行）［Z］.

［2］李紅艷，成人教育檔案管理初探［J］.科技信息，2011，（5），573－606.

［3］任玲，淺議成人高校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)與管理 ［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，（9），194－195.

［4］李俊峰，試論成教學(xué)籍檔案管理 ［J］.六盤水師范高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2006（4），85－88.

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1007－8517（2013）09－0036－03

2013.03.01）