煉油廠檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

趙健

（延長石油集團(tuán)煉化公司 永坪煉油廠，陜西 延安 717208）

隨著企業(yè)的不斷擴(kuò)大，資料、數(shù)據(jù)管理檔案數(shù)量在日益增加，采用傳統(tǒng)的手工模式進(jìn)行檔案管理，存在著因資料頻繁借閱引起的毀損、丟失等問題，給煉油廠歷史資料造成了無法彌補(bǔ)的損失，同時，由于檔案資料的增加，單靠原有的管理人員已無法滿足煉油廠檔案管理的需要，煉油廠迫切需要一種簡潔、高效、安全的檔案管理方式來適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求。力求通過信息化建設(shè)，全面提升企業(yè)綜合管理水平，為打造“管理一流、隊伍一流，技術(shù)一流，產(chǎn)品一流”新型石油化工企業(yè)而努力。

1 現(xiàn) 狀

永坪煉油廠自建立以來產(chǎn)生的大量文件包括大量的圖紙及文書資料還是采用手工管理模式，所有檔案文件的查借閱都通過紙介質(zhì)完成；已經(jīng)建設(shè)的工程所產(chǎn)生的大量文件無法直接收錄電子信息為以后的管理造成隱患；而基建的各類文件的準(zhǔn)確性直接關(guān)系著以后的安全生產(chǎn)，而電子文件的完整、便捷、安全利用又是提高生產(chǎn)效益的重要輔助手段。這些文件的收集、保存、利用又是對原有價值的保護(hù)和體現(xiàn)。所以基建期生成的工程文件、工程前期文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工文件、工程施工文件、工程竣工圖文件，上述文件經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后形成基建期的電子工程檔案；同時這些工程資料、檔案又涉及到建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備廠家、調(diào)試單位、質(zhì)檢單位及生產(chǎn)單位，他們既是檔案的產(chǎn)生者，又大都是檔案的利用者。

2 檔案信息化的意義

數(shù)字化檔案信息支持企業(yè)決策、管理等。決策的及時正確、管理措施的得當(dāng)，要靠信息的完整、可靠和快速的綜合分析能力來保證，數(shù)字化檔案恰好能在一定程度上滿足這些要求。特別是企業(yè)數(shù)字化檔案館與企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，所以對于支持決策有著天然的優(yōu)勢，可以發(fā)揮更為重要的作用。

2.1 充分保護(hù)珍貴的檔案資料

紙質(zhì)的檔案會經(jīng)常被人借閱，在借閱的過程中，很可能由于人為疏忽和突然事件導(dǎo)致珍貴文檔被損壞，通過現(xiàn)代化的數(shù)字化手段，能夠有效地保護(hù)珍貴的檔案資料[1-2]。

2.2 優(yōu)化工作流程、提高工作效率

借助煉油廠已有的辦公網(wǎng)絡(luò)，采用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助企業(yè)優(yōu)化檔案工作的工作流程，大幅度的提高檔案相關(guān)的工作效率。

2.3 提高檔案管理人員管理水平和業(yè)務(wù)知識

目前，我廠檔案管理工作人員較少，缺乏專業(yè)的檔案知識和檔案工作經(jīng)驗。通過電子檔案管理系統(tǒng)帶來的優(yōu)勢，能夠?qū)n案管理人員從日常繁瑣的事務(wù)中解放出來，使其不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力為企業(yè)收集和整理各類資料，為企業(yè)各項管理提供有價值檔案信息。

2.4 傳承公司歷史、發(fā)揚(yáng)企業(yè)文化

一個公司的檔案記載了公司的歷史，蘊(yùn)含了企業(yè)生存、發(fā)展過程中各個時期公司文化、產(chǎn)品、財務(wù)、人事等各個方面的情況，從中我們可以了解企業(yè)很多成長、變遷的過程，產(chǎn)品升級、創(chuàng)新的拼搏歷程，以及各個時期的財務(wù)情況，這些作為整個企業(yè)文化的一個部分，能夠幫助企業(yè)員工了解企業(yè)歷史、樹立員工的企業(yè)榮譽(yù)感和歸屬感、幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更有效的了解歷史財務(wù)狀況、分析產(chǎn)品需求趨勢，充分發(fā)揮檔案的優(yōu)勢。

3 設(shè)計原則

總體設(shè)計主要從系統(tǒng)的實用性、開放性、可靠性、安全性、先進(jìn)性、高效性、可管理性、可擴(kuò)展性、可維護(hù)性等幾方面來考慮。嚴(yán)格遵照煉化公司的統(tǒng)一部署，遵循以下設(shè)計原則：

標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范原則：面向計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及信息平臺的處理，采用國際和國家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補(bǔ)充，要形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和完整規(guī)范體系。

開放性原則：系統(tǒng)應(yīng)具有良好的開放性，支持各類主流操作系統(tǒng)，提供多種層次的應(yīng)用開發(fā)接口，為系統(tǒng)的二次開發(fā)提供方便。

安全可靠性原則：提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全可靠性管理措施。

可管理性原則：通過系統(tǒng)管理員能夠方便地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)的管理和維護(hù)。

可維護(hù)性原則：采用結(jié)構(gòu)化編程技術(shù)，盡量使程序編制規(guī)范化、易讀性強(qiáng)，用戶可根據(jù)本單位實際情況修改程序。

先進(jìn)性和前瞻性原則：要采用先進(jìn)成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4 系統(tǒng)功能

4.1 系統(tǒng)設(shè)置

該部分能為檔案管理用戶提供了一個功能豐富的自我設(shè)計平臺，用戶可以根據(jù)本單位檔案管理的規(guī)范和需求，可對系統(tǒng)進(jìn)行自由的定義（其中包括各種檔案類型，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)，用戶錄入的界面，分類方法，自定義字段等），系統(tǒng)可由用戶自定義出最符合自身需求檔案管理系統(tǒng)[3]。

4.2 數(shù)據(jù)錄入

檔案管理人員可以通過使用數(shù)據(jù)錄入功能，在自定義的界面下錄入、編輯修改各種檔案數(shù)據(jù)以及完成檔案文本與各種電子檔案原件（掃描的光柵圖或矢量圖）的掛接。在此處可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。用戶可以按照自己的需求增加其他錄入方式如條形碼掃描錄入等。

4.3 收集整編

收集整編功能主要實現(xiàn)未歸檔的文件、資料、圖紙的管理、存儲和預(yù)歸檔（分類組卷），并為用戶提供上述未歸檔文件的檢索、查詢和利用。對于在公文流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的文件和設(shè)計過程中產(chǎn)生的圖紙文件，可以由辦公人員、設(shè)計人員或檔案人員先錄入到臨時整編庫中，到一定階段由檔案管理人員進(jìn)行整理編目，編目后再由臨時庫轉(zhuǎn)入正式的檔案庫中，供檢索利用。

4.4 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

用該部分將用戶以前使用其他管理軟件所錄入的檔案數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換到檔案數(shù)據(jù)庫中來，既避免了重復(fù)錄入，又保障了工作的連續(xù)性。該功能必須具有也能處理Excel文件中的數(shù)據(jù)的功能。

4.5 權(quán)限設(shè)置

電子檔案管理的主要目的之一，就是能夠使計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的用戶可以根據(jù)需要隨時在本機(jī)上就可以檢索、查詢、瀏覽和下載所需的檔案資料。但是眾所周知，檔案是帶有保密性質(zhì)的。權(quán)限設(shè)置功能使檔案管理人員在網(wǎng)上既可保證有權(quán)用戶對檔案的有效利用，又可限制用戶對檔案的使用權(quán)限，更可以保障檔案的安全與可靠。檔案管理人員可通過該模塊對網(wǎng)上的每一個用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門或?qū)I(yè)對檔案的權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活的設(shè)置，并可細(xì)化到某一案卷和文件的權(quán)限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為某一用戶臨時賦權(quán)。

4.6 鑒定與銷毀管理

銷毀管理功能允許用戶對過期的舊檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定后的檔案可進(jìn)行保管期限和密級的自動更改或銷毀處理，即從檔案庫中刪除，同時在系統(tǒng)日志中記錄鑒定信息（如申請人、批準(zhǔn)人、銷毀原因、鑒定日期等），以便于對從前鑒定的操作進(jìn)行檢索。

4.7 借閱管理

借閱管理主要是面向紙介質(zhì)檔案的利用。功能應(yīng)包括：借閱、歸還和催還，并打印借閱單和催還單。還可以對用戶的借閱情況，以及網(wǎng)上用戶對檔案查詢和利用情況進(jìn)行方便地統(tǒng)計和打印。

4.8 檔案檢索

電子檔案管理最重要的一個作用就是在網(wǎng)絡(luò)上對檔案的檢索。檔案檢索主要用于對本系統(tǒng)所管理的各類檔案進(jìn)行多種方式的檢索、瀏覽和下載。用戶可按：分類、工程項目、案卷、文件、進(jìn)行各種條件的組合檢索，也可采用對用戶來講更為形象直觀的卡片檢索，另外，對用戶庫和日志庫也可進(jìn)行組合檢索，并隨時可以打印檢索結(jié)果。

4.9 統(tǒng)計報表

用戶通過該功能，不僅能夠完成檔案工作所需的任意報表的設(shè)計和打印工作，而且可以通過系統(tǒng)提供報表設(shè)計功能來打印和統(tǒng)計各種檔案數(shù)據(jù)。此系統(tǒng)可以靈活的定義統(tǒng)計項和檢索條件等。

4.10 光盤制作

國家科技部、國家檔案局、國家技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局等幾家單位聯(lián)合制定的CAD文件光盤存儲標(biāo)準(zhǔn) （清華紫光是制定該標(biāo)準(zhǔn)的首席起草單位）是圖檔數(shù)據(jù)存儲的依據(jù)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)全面支持該光盤標(biāo)準(zhǔn)，可以對標(biāo)準(zhǔn)格式的光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)讀入、數(shù)據(jù)輸出及檢索，并可將檔案數(shù)據(jù)按照上述標(biāo)準(zhǔn)的格式直接存儲在光盤中。

4.11數(shù)據(jù)維護(hù)

數(shù)據(jù)維護(hù)功能可以自由設(shè)置數(shù)據(jù)自動備份的路徑和時間等。同時，為使檔案管理人員能夠隨時對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，而又不需操作服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫，使檔案管理人員根據(jù)需求隨時可以備份所需的數(shù)據(jù)。可用于系統(tǒng)災(zāi)難的數(shù)據(jù)恢復(fù)。

4.12WEB查詢

企業(yè)員工可以對廠內(nèi)的檔案進(jìn)行檢索查詢和瀏覽。查詢方式有模糊查詢、高級查詢、分類查詢?nèi)N；模糊查詢讓用戶不需要知道詳細(xì)的信息就可以檢索到相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)；利用高級查詢員工可以組合查詢條件，得到精確的查詢結(jié)果；分類查詢提供給員工按照檔案的分類進(jìn)行分門別類的查詢方式。

個人借閱情況查詢：企業(yè)員工可以瀏覽自己的借閱情況。

高級利用：對查詢到的檔案、圖書支持網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上瀏覽或者下載。如果員工的權(quán)限不夠還可以進(jìn)行賦權(quán)申請，由管理員賦權(quán)。

4.13 輔助功能

除以上基本功能以外，可以增加以下輔助功能，使系統(tǒng)管理更加人性化，更符合管理實際。

1）圖像處理功能

圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍(lán)、去污、糾斜、合并等。

2）系統(tǒng)審計

系統(tǒng)級審計：要求能跟蹤至少要能夠記錄登錄（成功和失?。?、登錄識別號、每次登錄嘗試的日期和時間、每次退出的日期和時間、所使用的設(shè)備、登錄后運(yùn)行的內(nèi)容（如用戶啟動應(yīng)用的嘗試，無論成功或失?。Ｏ到y(tǒng)級日志還包括和安全無關(guān)的信息，如系統(tǒng)操作和網(wǎng)絡(luò)性能。

應(yīng)用級審計：跟蹤監(jiān)控和記錄諸如打開和關(guān)閉數(shù)據(jù)文件，讀取、編輯和刪除記錄或字段的特定操作以及打印報告之類的用戶活動。

用戶級審計：記錄應(yīng)將用戶的行為和職能聯(lián)系起來。分析用戶審計記錄可以發(fā)現(xiàn)各種不安全的事件，如安裝木馬或獲取非法權(quán)限。用戶審計跟蹤應(yīng)記錄用戶直接啟動的所有命令、所有的鑒別和認(rèn)證嘗試和所訪問的文件和資源。

5 總體設(shè)計方案

5.1 系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)建議采用C/S、B/S兩種結(jié)構(gòu)：C/S方式具有豐富的檔案功能，適合檔案管理工作人員使用，B/S方式，不需要在用戶的計算機(jī)上安裝任何軟件，即可以實現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽器的WEB查詢，原文下載、打印等功能，適合非檔案工作人員的大范圍使用[6-7]。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖Fig.1 System structure

5.2 網(wǎng)絡(luò)和管理設(shè)備

5.2.1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器

使用PC服務(wù)器作為整個系統(tǒng)的服務(wù)器。

5.2.2 存儲及容災(zāi)設(shè)備

由于檔案數(shù)據(jù)是不斷增加的，所以存儲不見要考慮能夠滿足當(dāng)前的存儲任務(wù)，還應(yīng)當(dāng)考慮到以后的擴(kuò)容，以便滿足后續(xù)存儲需求。存儲備份設(shè)備可采用原有的磁盤陣列、磁帶機(jī)、光盤存儲等方式。保障服務(wù)器系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及應(yīng)用系統(tǒng)安全性的最后保障；而整個系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)文件，更是核心中的核心，數(shù)據(jù)的安全性關(guān)系到整個系統(tǒng)能否正常的運(yùn)行，最終關(guān)系到能否提供正常的服務(wù)。所以對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)做好數(shù)據(jù)保護(hù)是至關(guān)重要的，是保證提供正常服務(wù)的最后一道防線，當(dāng)各種影響數(shù)據(jù)安全的情況發(fā)生時，能以最短的時間恢復(fù)受損的數(shù)據(jù)。

5.2.3 檔案管理PC機(jī)

用于檔案管理部門日常檔案管理工作。本次采用聯(lián)想揚(yáng)天4600英特爾? 酷睿TM2雙核處理器E5400（CORE 2 DUO），2 G內(nèi)存。250G硬盤。集成千兆網(wǎng)卡，19寸液晶顯示器。

6 結(jié) 論

本研究通過對煉油廠現(xiàn)行檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行需求分析，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了總體設(shè)計與規(guī)劃。通過應(yīng)用該系統(tǒng)，使檔案管理部門從檔案管理的繁瑣、重復(fù)的日常工作中解脫出來，提高了工作效率，保證資料信息的正確性和可靠性。檔案信息系統(tǒng)在提高檔案利用效果的同時，進(jìn)一步理順和簡化了檔案借閱審批程序，改變了過去紙質(zhì)報告來回傳遞，效率低下的被動現(xiàn)象，系統(tǒng)開通以來紙質(zhì)圖紙的借閱量和復(fù)印量明顯降低，節(jié)約了大量辦公費(fèi)用。檔案資料數(shù)字化后，僅用了一張光盤就完成了資料的拷貝工作，大大加快了項目圖紙的設(shè)計進(jìn)程，數(shù)字化檔案管理模式大大縮短了檔案整理到發(fā)布利用的時間，極大提高了檔案的收集、立卷、歸類、入庫、上網(wǎng)發(fā)布等檔案工作效率，檔案服務(wù)的時效性明顯增強(qiáng)，服務(wù)效果明顯改善。

雖然檔案的電子化管理在查閱、借閱方面提供了便利，同時，也要求書面歸檔，材料即原始記錄要完整保存，因為，電子檔案隨時面臨著數(shù)據(jù)流失或遭受病毒破壞的危險。一旦電子檔案永久的丟失，就需要書面材料了。因此，檔案管理工作在實現(xiàn)計算機(jī)系統(tǒng)化管理的同時，仍需加強(qiáng)原始資料的手工管理工作，兩者要相輔相成，互為補(bǔ)充[8]。

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