對社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的思考

社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案是形成于社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦活動的第一手材料，它反映了參保對象的重要信息和社會保險經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)辦理工作的基本過程。但是，目前檔案管理仍采用框架式紙張保存和目錄式管理的傳統(tǒng)保存方式，多年來都沒能從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中走出來。這種模式不僅管理成本高、庫房空間占量大，而且保管時易損壞，最主要是查閱和利用非常不便。雖然部分單位使用計算機管理，但其多數(shù)是基于目錄級的管理，檔案本身仍以紙張等傳統(tǒng)形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫房中進行。而且，從本質(zhì)上看，機讀檔案目錄并不是檔案，僅僅只是一種檢索工具，只是為了實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的快速檢索，利用者并不能查閱檔案全文。因此，這不僅不適應(yīng)信息化飛速發(fā)展的要求，更制約了社保管理水平的進一步提高。對此，筆者認為社保紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理是社會保險工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然要求。

一、社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點

（一）標準統(tǒng)一，要求規(guī)范

將社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在社會保險檔案電子管理系統(tǒng)中，不按規(guī)定流程整理便無法歸檔，從而使社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案化管理標準統(tǒng)一，要求規(guī)范。解決了目前紙質(zhì)檔案管理中的標準不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全，整理的規(guī)格不統(tǒng)一、質(zhì)量不高等問題。

（二）即時采集，隨時歸檔

實行電子檔案管理可以在參保對象業(yè)務(wù)辦結(jié)后立即將紙質(zhì)資料掃描錄入微機，不僅避免了手工錄入造成的差錯，提高了工作效率，而且解決了有些單位平時不注意紙質(zhì)資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質(zhì)資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了紙質(zhì)資料的歸檔率和完整率。

（三）易于管理，查閱方便

電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲紙質(zhì)檔案資料，幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設(shè)施，節(jié)約了人力和財力，管理起來十分方便。聯(lián)機后凡是在經(jīng)過授權(quán)的微機上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類社會保險檔案資料，提升了社會保險經(jīng)辦機構(gòu)基礎(chǔ)管理水平，解決了多年來傳統(tǒng)檔案管理一直處于封閉式的局面，提高了資料檔案利用價值。

（四）監(jiān)控前移，方便考核

由于采用高清晰度掃描，參保人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細節(jié)你都看得清清楚楚，在微機中審核社會保險業(yè)務(wù)資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認真，哪些登記表填寫或資料不全等，將監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié)，有效地提高了各項基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。同時為內(nèi)部考評提供了新的途徑和依據(jù)，想查書面資料情況直接在計算機上就可實現(xiàn)，無需再到業(yè)務(wù)員或檔案室調(diào)取資料檢查。

二、實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的可行性

（一）取材容易，采集便捷

對于社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理來說，需要的是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)。紙質(zhì)資料可通過掃描儀掃描進入微機，只需要設(shè)計出實用的社會保險業(yè)務(wù)資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當?shù)牟樵儜?yīng)用系統(tǒng)便可順利運行。

（二）投資不大，技術(shù)不難

社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結(jié)合本身社會保險業(yè)務(wù)檔案工作的要求，借助外部技術(shù)人員的力量，可以成功地解決這一難題。同時，高速掃描儀的價格不高。

（三）容易普及，實用性強

軟件的前臺應(yīng)用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描進計算機保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網(wǎng)絡(luò)版的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理軟件，通過授權(quán)可以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計算機都可以方便地檢索和查閱社會保險業(yè)務(wù)檔案資料，實現(xiàn)真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。

三、實行社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意的幾個問題

（一）加強紙質(zhì)資料審核

資料整理是檔案數(shù)字化工作中的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，準備不充分會造成數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容與名稱不對應(yīng)或資料殘缺不全等現(xiàn)象。這要求在檔案掃描前，必須加強審核，對裝訂物影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物，拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害，不允許裁切檔案紙張。破損嚴重無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)；折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行處理（壓平或熨平）后再進行掃描。

（二）加強數(shù)據(jù)質(zhì)量控制與管理

對于掃描好的數(shù)據(jù)信息，由質(zhì)量檢查人員把關(guān)，檢查掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量是否符合最終存儲歸檔標準。對在高速掃描過程中出現(xiàn)的不合格數(shù)據(jù)，做人工處理。如果發(fā)現(xiàn)漏頁、重張等問題，要求及時補掃或在系統(tǒng)中刪除重張那頁。對于掃描數(shù)據(jù)不清晰的，在數(shù)據(jù)信息問題記錄單上記錄并重新掃描。當發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)則的數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)提供的功能，對掃描好的數(shù)據(jù)進行修改或更正。

數(shù)據(jù)檔案信息雖然不怕蟲蛀、霉爛，但也有其缺點，一旦發(fā)生中毒、計算機硬盤損壞等情況，將會造成數(shù)據(jù)的丟失。因此要加強對已錄入的數(shù)據(jù)的保存，在加強對計算機安全管理的同時，可定期對數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)不丟失；還要加強數(shù)據(jù)的保密處理，防止人為破壞。

（三）加大相關(guān)人員的培訓(xùn)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型的工作模式，檔案數(shù)字化建設(shè)的過程與新知識、新技術(shù)的普及和應(yīng)用密不可分，所以，人才隊伍是關(guān)系到檔案數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素。因此，應(yīng)加大有關(guān)人員的崗位培訓(xùn)力度，重點學(xué)習(xí)與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)據(jù)化加工與管理、數(shù)據(jù)庫運行管理等，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

數(shù)字化檔案的產(chǎn)生，結(jié)束了上千年來紙張記錄信息等人類發(fā)展進程的歷史。數(shù)字化檔案憑借其記錄存儲信息巨大、查詢檢索高效準確、保管節(jié)省空間等許多優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特點，很快成為檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢。美國是信息化和法律化高度發(fā)達的國家，其社會保險檔案已實現(xiàn)了數(shù)字信息化管理。因此，從我國社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案的特點來看，數(shù)字化檔案逐步取代紙質(zhì)檔案將成為歷史的必然，從而極大提升社會保險檔案管理水平。

（作者單位：廣西壯族自治區(qū)社會保險事業(yè)局）