電子化背景下檔案管理的創(chuàng)新思維與發(fā)展

摘 要：檔案的管理在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域中均有著非常重要的作用。在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，檔案的管理也要與時(shí)俱進(jìn)，在管理意識(shí)上與管理方式上不斷創(chuàng)新，才能獲得更佳的管理效果。文章主要論述了電子化背景下檔案管理的現(xiàn)狀與創(chuàng)新途徑，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)的實(shí)踐提供些許理論參考。

關(guān)鍵詞：電子化時(shí)代；檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新發(fā)展

電子化時(shí)代背景下，檔案管理工作也要逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理模式，借助電子信息技術(shù)，搜集與整理檔案信息并進(jìn)行分類(lèi)的整理，利用專門(mén)的管理工具，建立和完善電子化檔案信息資源庫(kù)，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

1 電子化背景下檔案管理創(chuàng)新的重要意義

在電子化背景下進(jìn)行檔案的創(chuàng)新管理具有重要的意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案信息管理大部分都使用單純的紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔處理，總體的工作量比較大，內(nèi)容包括對(duì)檔案目錄分類(lèi)管理、裝訂案卷、抄寫(xiě)文件目錄等，因而工作時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)，同時(shí)還由于組卷和擬寫(xiě)案卷標(biāo)題等的人為因素，容易給立卷質(zhì)量帶來(lái)偏差。所以檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理非常必要，不僅可以降低檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，大大縮短了工作時(shí)間，還可以直接利用計(jì)算機(jī)完成檔案信息加工、著錄項(xiàng)目，組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，完成自動(dòng)編制案卷目錄、分類(lèi)目錄等繁瑣工作，工作效率得到了顯著提高。

另一方面檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理還有助于提高檔案檢索的工作效率，增強(qiáng)檔案的實(shí)際利用率。檔案信息實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化管理后，便可以通過(guò)簡(jiǎn)單的輸入編輯工作隨時(shí)調(diào)取自己所需要的數(shù)據(jù)信息，速度快，使用起來(lái)非常便捷。通常情況下檔案的管理業(yè)務(wù)主要包括檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱、催還及參考資料編研工作的，在這一過(guò)程中，相關(guān)管理人員要對(duì)檔案的基本情況、檔案借閱歸還情況做定期或者不定期的記錄與管理，以便發(fā)現(xiàn)超期檔案進(jìn)行督促歸還的處理。檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化管理還能擴(kuò)大檔案資源共享的空間和領(lǐng)域，這是因?yàn)闄n案管理的電子化不但具有能夠提供資料的隨時(shí)存取和快捷服務(wù)的能力，還能進(jìn)行不同單位和地區(qū)的信息互通，與國(guó)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)都可以相連。這就使得不同地區(qū)的不同用戶可以享受到各種文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息、檢索服務(wù)和咨詢服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，也有利于促進(jìn)學(xué)術(shù)和信息的交流與互動(dòng)，提高檔案信息平臺(tái)的利用率。

2 電子化背景下檔案創(chuàng)新管理的有效途徑

檔案信息全面實(shí)現(xiàn)電子化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，不是一蹴而就的，從內(nèi)在的意識(shí)方面和外在的方式上都要進(jìn)行思維的創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效發(fā)展。

首先要增強(qiáng)電子化管理的意識(shí)，采用現(xiàn)代化的管理手段。檔案電子化管理工作是建立在一定的現(xiàn)代化設(shè)備和管理技術(shù)的基礎(chǔ)之上，這是實(shí)現(xiàn)電子化的硬件設(shè)施，也是不斷提高檔案管理技術(shù)的關(guān)鍵所在?，F(xiàn)階段，通常根據(jù)檔案管理部門(mén)的管理設(shè)備與管理技術(shù)手段來(lái)判斷其管理工作是否達(dá)到了現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)橐粋€(gè)設(shè)備陳舊與技術(shù)落后的檔案管理部門(mén)是不能夠肩負(fù)起實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理的歷史使命的。管理理念再先進(jìn)若沒(méi)有技術(shù)做支撐，一切也就等于“空中樓閣”。所以相關(guān)的檔案信息管理部門(mén)必將用電子化的信息設(shè)備和技術(shù)代替過(guò)去傳統(tǒng)的管理手段，以便為檔案信息實(shí)現(xiàn)電子化的管理提供足夠的技術(shù)支撐。

其次要建立相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的制定，可以使檔案管理工作有章可循。檔案的電子化管理的首要條件就是要實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，否則現(xiàn)代化管理就會(huì)出現(xiàn)混亂無(wú)章的局面。檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化也有助于在實(shí)踐中建立最佳檔案的管理秩序，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的完美統(tǒng)一，管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化在一定程度上也能促進(jìn)檔案管理理論的進(jìn)一步研究和探索。標(biāo)準(zhǔn)的制定需要建立在相關(guān)學(xué)科知識(shí)的基礎(chǔ)之上，對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)要有充分的認(rèn)識(shí)才能不斷充實(shí)和發(fā)展檔案管理學(xué)，同時(shí)在積極借鑒別的地區(qū)或國(guó)家的先進(jìn)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，也要結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際情況創(chuàng)造出適宜該區(qū)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

再次要提高管理人員的素質(zhì)。管理工作的最后實(shí)踐者就是管理人員，管理人員的素質(zhì)在很大程度上決定著管理工作效益的實(shí)現(xiàn)程度。檔案的電子化管理對(duì)科技水平的要求比較高，相應(yīng)地要求管理人員也要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。況且檔案部門(mén)要配備既懂檔案業(yè)務(wù)又掌握檔案電子化管理知識(shí)的復(fù)合型人才不僅是檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要，也是時(shí)代大勢(shì)所趨。培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的工作就顯得非常必要。檔案管理工作者不僅要提高政治素質(zhì)，還要及時(shí)掌握檔案現(xiàn)代化建設(shè)需要的新科技知識(shí)，并增強(qiáng)現(xiàn)代化管理的責(zé)任感。目前檔案管理的種類(lèi)和載體越來(lái)越多樣化，檔案管理人員相應(yīng)地就可以從業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)、管理操作能力等各方面來(lái)提高自身素質(zhì)。

最后要不斷拓寬資源共享渠道。電子化管理的最主要特征就是信息網(wǎng)絡(luò)化的管理。檔案的現(xiàn)代化管理中，可以依據(jù)安全、科學(xué)、適用等原則逐漸完善內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，積極穩(wěn)妥地建立與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連接的檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)四通八達(dá)、方便快捷的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷拓展檔案信息資源共享的空間，加強(qiáng)檔案部門(mén)之間、檔案部門(mén)與社會(huì)之間的聯(lián)系，使檔案網(wǎng)站能夠?yàn)槿嗣翊蟊娞峁└喔行У姆?wù)項(xiàng)目，以實(shí)現(xiàn)檔案信息利用功能的最大效益。在這一信息共享的過(guò)程中，還要處理好信息安全的問(wèn)題。相關(guān)管理人員一定要有高度的保密意識(shí)，正確處理開(kāi)發(fā)檔案信息資源與保守國(guó)家檔案機(jī)密的關(guān)系，對(duì)檔案信息的密級(jí)程度和開(kāi)放范圍要認(rèn)真細(xì)致地審查與管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題迅速解決問(wèn)題，將損失降到最小限度。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在電子化背景下進(jìn)行檔案信息的管理不僅是檔案管理行業(yè)的發(fā)展需求，同時(shí)也是時(shí)代不可逆轉(zhuǎn)的潮流。在管理意識(shí)上要進(jìn)行革新，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)建立完善的電子化管理體系，以促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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