淺議人防部門檔案管理的現(xiàn)狀問題與解決措施

摘 要：人防工程檔案是人防檔案的重要組成部分，是做好人防工作的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。本文結(jié)合多年的實(shí)際，對(duì)人防部門檔案管理中問題及解決措施進(jìn)行了詳細(xì)的探討。

關(guān)鍵詞：人防部門；檔案管理；問題；措施

1 人防檔案管理現(xiàn)狀

從人防部門的檔案管理情況來看，各級(jí)人防部門基本上實(shí)現(xiàn)立卷歸檔操作規(guī)范化，及時(shí)收集、整理各種人防工作資料，檔案載體齊全，能按照《檔案法》的要求，系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案管理。但仍存在如下問題：

1.1 人防檔案管理意識(shí)的欠缺。在人防辦內(nèi)部沒有專職人員進(jìn)行工程檔案的管理，即時(shí)單位經(jīng)費(fèi)充足，信息化水平有較大發(fā)展，但是忽略人的因素而實(shí)時(shí)計(jì)算機(jī)管理仍然存在著諸多的弊端。

1.2 負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏有效的認(rèn)識(shí)與重視。主要表現(xiàn)為一些責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)我國《檔案法》內(nèi)容要求知之甚少，在實(shí)際的管理過程中普遍存在重業(yè)務(wù)、輕管理的思想，從而導(dǎo)致檔案管理相關(guān)設(shè)施設(shè)備的陳舊落后，管理人員專業(yè)性不強(qiáng)的問題，降低了檔案管理工作開展的有效性。

1.3 保密意識(shí)過于濃厚。對(duì)于劃分了保密的等級(jí)的相關(guān)檔案材料，往往被納為重中之重的保護(hù)材料，基本上處于“束之高閣，無人問津“的狀態(tài)。

2導(dǎo)致人防檔案管理工作滯后的因素

2.1 組織管理機(jī)構(gòu)不健全，制約了人防檔案管理工作的有效開展。在機(jī)構(gòu)改革過程中，人防辦一方面被納入降格為政府辦的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，另一方面大量的工作人員被分流處理，導(dǎo)致人員緊張，嚴(yán)重制約了人防檔案管理工作的開展。

2.2 受到辦公條件簡(jiǎn)陋狹小的限制，檔案管理工作很難實(shí)現(xiàn)專人專室專管的工作局面。即使在部門地區(qū)的人防辦內(nèi)配置了兼職的工作人員，但由于他們大多不具有專業(yè)知識(shí)和技能，從而導(dǎo)致了檔案管理工作難以真正落實(shí)到實(shí)處。

2.3 大部分人防職能部門的工作主動(dòng)性和積極性不高。在人防職能部門當(dāng)中等靠思想嚴(yán)重泛濫，工作人員缺乏對(duì)檔案信息檢索進(jìn)行必要的著錄準(zhǔn)備工作，缺少對(duì)戰(zhàn)備時(shí)期、80年代軍地管理、組織體制改革等大事記進(jìn)行收集歸檔處理，造成檔案體系的不完善。

3 針對(duì)現(xiàn)狀中的問題可采取的應(yīng)對(duì)措施

隨著改革步伐腳步的不斷加快，人防檔案的管理工作也應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷進(jìn)行深化改造，以便于更好的為現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展提供服務(wù)。

3.1 重視領(lǐng)導(dǎo)作用在人防檔案管理工作中的作用。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和檔案管理意識(shí)的高低，直接影響著檔案管理工作的好壞，因此要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視力度。1.將人防檔案的管理工作提升為領(lǐng)導(dǎo)議事的日程上來，列入為發(fā)展規(guī)劃和崗位職責(zé)中的重點(diǎn)內(nèi)容，建立健全人防檔案管理工作制度和責(zé)任機(jī)制。2.加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的普及宣傳和貫徹落實(shí)力度，形成管理主體懂法、知法、守法、執(zhí)法的全面性和有效性。

3.2 提高人防檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。針對(duì)現(xiàn)代人防檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)，對(duì)管理人員進(jìn)行崗位技能和思想政治培訓(xùn)，提高管理隊(duì)伍的專業(yè)性，通過公開選拔培養(yǎng)一些年齡結(jié)構(gòu)較低、專業(yè)技能較強(qiáng)、思想素質(zhì)較高的人員充斥到檔案管理工作當(dāng)中，以提高現(xiàn)階段我國人防檔案管理工作的專業(yè)水平和效率。

3.3 加大對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的利用程度。隨著信息時(shí)代的到來和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，檔案管理工作也要緊隨時(shí)代的發(fā)展，加大財(cái)力物力和人力的投入，逐步普及信息技術(shù)在人防檔案管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化微機(jī)管理機(jī)制，從而提高檔案管理的服務(wù)性和準(zhǔn)確性。

3.4 變革城建部門管理人防檔案的工作歷史。在最新出臺(tái)的人防檔案管理暫行規(guī)定中明確提出：人防的歸檔范圍為人防工程的現(xiàn)狀、規(guī)劃、建設(shè)、管理、利用以及人民防空工程項(xiàng)目審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工等方面的文件材料。因此，人防檔案的管理工作應(yīng)脫離城建部門的管理，通過運(yùn)用科學(xué)合理的管理手段和思想體制，逐步夯實(shí)人防檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。

3.5 逐級(jí)逐層的對(duì)管理工作進(jìn)行強(qiáng)化提高。人防部門和各使用單位是目前人防檔案管理工作的主要對(duì)象，因此應(yīng)有針對(duì)性的進(jìn)行工作的開展。

首先，穩(wěn)步提升人防檔案管理工作的核心地位。人防部門在整個(gè)人防檔案的管理工作中起到?jīng)Q定性的作用，因此應(yīng)首要抓好該項(xiàng)工作。加強(qiáng)對(duì)檔案材料的收集、整理和歸檔工作，在嚴(yán)格按照我國《檔案法》和《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行的同時(shí)，充分結(jié)合本地區(qū)、本單位的實(shí)際情況有針對(duì)性的對(duì)工作機(jī)制進(jìn)行調(diào)整和靈活運(yùn)用，明確檔案的歸檔范圍和驗(yàn)收審核標(biāo)準(zhǔn)，將建檔工作與驗(yàn)收工作納入為同等重要的地位，實(shí)現(xiàn)同時(shí)開展同時(shí)掌控的模式。此外，作為人防檔案的管理部門為更加全面及時(shí)的對(duì)檔案材料進(jìn)行收集整理，應(yīng)主動(dòng)的與相關(guān)部門進(jìn)行密切配合，對(duì)工作的全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，降低人為的失誤，提高檔案材料收集全面性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)各項(xiàng)材料和數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，做到心中有數(shù)。在對(duì)人防檔案進(jìn)行保管工作時(shí)，應(yīng)建立起各自的分檔案室，對(duì)各種文件材料進(jìn)行分門別類的專項(xiàng)存放。

其次，加強(qiáng)各使用單位的工程檔案工作。a.各人防工程使用單位應(yīng)嚴(yán)格按照人防部門的要求和國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的明文規(guī)定進(jìn)行檔案工作的規(guī)范操作，努力提高其自身的業(yè)務(wù)技能。b.按照全宗理論和人防部門的實(shí)際要求，從工作大局出發(fā)，對(duì)各使用單位進(jìn)行全宗的劃分以及人防工程檔案的接受范圍與使用期限進(jìn)行確定。c.對(duì)于發(fā)生工程改造、維修等事項(xiàng)時(shí)，人防工程的使用單位應(yīng)在使用過程中及時(shí)的對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行上報(bào)處理，待人防工程主管部門對(duì)相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行審核后確定后，方可實(shí)施。待施工單位完成相關(guān)工程改造和維修后，應(yīng)將變動(dòng)的有關(guān)文件材料收集上報(bào)主管部門歸檔保存。

3.6 注重對(duì)保證措施的提高和穩(wěn)固。一是人防檔案所涉及的領(lǐng)域和部門內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作成效列入為年終總結(jié)和考核的重要參照標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)單位都應(yīng)有一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。二是加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督。人防部門檔案管理人員，每年至少要深入人防工程使用單位進(jìn)行一次面對(duì)面的指導(dǎo)工作，使出現(xiàn)問題能及時(shí)得到解決。檔案主管部門還要主動(dòng)與人防部門協(xié)調(diào)，從專業(yè)角度共同加強(qiáng)指導(dǎo)。人防工程檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。三是加強(qiáng)法制管理。建章建制，每個(gè)人防工程使用單位，都應(yīng)按《檔案法》和《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》的要求，結(jié)合自身實(shí)際，制定管理辦法和實(shí)施細(xì)則。要落實(shí)責(zé)任制，人防部門和人防工程使用部門都應(yīng)實(shí)行檔案工作崗位責(zé)任制，把檔案工作落到人頭上。要完善設(shè)施。檔案管理需要的必要的物質(zhì)條件，要以保證檔案安全為前提，保證起碼的辦公用房和裝具。四是考慮到人防部門的特殊性，還應(yīng)注意保密，劃分好保密等級(jí)。這就需要檔案管理人員不斷提高保密意識(shí)，熟悉保密知識(shí)，正確把握好保密尺度。必須遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管，嚴(yán)格履行借閱制度，執(zhí)行審批手續(xù)。做到既保護(hù)好又利用好。

總之，人民防空檔案管理是人民防空工作的重要組成部分。記錄和反映人防的各項(xiàng)法規(guī)、城市防空建設(shè)、防空襲預(yù)案的形成、組織指揮演練、人防工程現(xiàn)狀以及防空警報(bào)的網(wǎng)絡(luò)組織等，需要人防檔案管理人員及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集，它不僅是歷史的見證，而且是現(xiàn)實(shí)的反映，更重要的是人防領(lǐng)導(dǎo)正確決策的依據(jù)，要以此夯實(shí)人防檔案的管理基礎(chǔ)。

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