淺析檔案管理中秘書工作的重要性

摘 要 隨著辦公設(shè)施的進(jìn)一步優(yōu)化，\"文檔一體化\"的要求也日漸突出。如果文秘與檔案處理工作，從組織制度到具體程序真正交融在一起，通過加強(qiáng)對(duì)文檔的超前控制、保證質(zhì)量、減少程序，將會(huì)使檔案管理更趨科學(xué)化、合理化。

關(guān)鍵詞 檔案管理 秘書工作 文件材料

對(duì)于一個(gè)單位來說，要維護(hù)好單位發(fā)展歷史的真實(shí)性，使人們了解它的歷史傳統(tǒng)和發(fā)展現(xiàn)狀，靠的是檔案。換種方式老說就是今天的文章，就將是明天的檔案材料，是各單位發(fā)展歷程最好的見證。檔案的主體是公文，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上。而秘書的工作是處理文件。收、發(fā)文件，文件存檔等。

一、文秘工作對(duì)檔案管理工作的作用

文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及到許多上呈下傳的文件材料，而這些文件則要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，催辦、歸檔，直接影響整個(gè)各單位的工作效率；能夠使各單位更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

二、文秘工作的檔案管理的重要性

1.檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的就是收集齊全和科學(xué)管理檔案， 最大限度的滿足工作需要。收集工作是檔案工作的起點(diǎn)， 只有收集工作搞好了， 才能有效地開展檔案的各項(xiàng)工作， 檔案工作才能存在并得到發(fā)展。收集工作的效果直接決定著檔案的數(shù)量和質(zhì)量， 豐富了檔案， 才能更好的發(fā)揮檔案的作用， 為各單位的發(fā)展充分提供利用職能。

而文秘人員主要負(fù)責(zé)各單位的文件資料起草、頒布、信息的上傳下達(dá)等項(xiàng)工作的進(jìn)行， 可以說是各單位文件、信息匯集的 “集中營”。 文秘人員由于工作的特殊性， 在很大程度上更便于對(duì)各式文件資料及信息進(jìn)行收集、分類， 做好檔案歸卷的前期基礎(chǔ)性工作。 《檔案法》 中也明確規(guī)定: “文書部門立卷 ” 的問題， 主要是要求做好平時(shí)歸卷工作， 關(guān)鍵在于 “及時(shí)” 兩字， 對(duì)于檔案資料，要及時(shí)收集、 及時(shí)分類， 切忌拖拉積壓。因此， 文秘人員在日常工作中， 根據(jù)職業(yè)的敏銳感， 隨時(shí)可以有計(jì)劃的進(jìn)行資料和信息收集、整理， 進(jìn)行分門別類的管理， 這樣既方便平時(shí)查閱， 又利于年終的立卷。

2.利用文秘工作的職能有利于保證檔案的質(zhì)量，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品。公文質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量， 沒有高質(zhì)量的公文就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)上的。從公文產(chǎn)生到流轉(zhuǎn)， 到最后由公文向檔案轉(zhuǎn)化的每一個(gè)環(huán)節(jié)， 都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求。主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

（1） 提高文件整體質(zhì)量

檔案工作的起點(diǎn)是公文的形成， 規(guī)范公文處理， 把好公文形成關(guān)， 是做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。擬定公文則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。單位不同擬定公文的部門也各不相同， 有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬定的， 有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由文秘人員來審核， 辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。 由于各職能部門寫作人員的水平、思路各不相同， 對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異， 導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。 無論是何種情況， 公文在印制前都要經(jīng)文秘人員進(jìn)行最后把關(guān)， 對(duì)文稿進(jìn)行必要的審核和修飾， 然后才能印發(fā)。所以說， 文秘人員是保證文件( 特別是公文) 內(nèi)容真實(shí)可靠的重要途徑。

（2）做好文秘工作， 是適應(yīng)辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)要求

隨著科學(xué)技術(shù)， 特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展， 越來越多的單位辦公走向辦公自動(dòng)化， 利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)， 快速高效的處理文字信息和文書日常事務(wù)。使用辦公自動(dòng)化， 使 “文檔一體化” 的管理模式逐漸成為可能。 “文檔一體化” 早在20世紀(jì)80 年代就已提出了，90 年代中后期隨著電子文件的產(chǎn)生， 實(shí)行OA 環(huán)境中的文件、檔案一體化管理的呼聲更高了。 所謂 “文檔一體化” 管理， 就是從文書和檔案工作全局出發(fā)， 實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。其實(shí)質(zhì)就是把文秘工作和檔案管理從組織制度到具體程序真正交融， 加強(qiáng)對(duì)文件的超前控制， 保證檔案質(zhì)量。目前， 我們各單位的文秘與檔案管理人員是文檔管理者構(gòu)成的主體， 他們?cè)诠ぷ魃舷嗷オ?dú)立。 在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下， 隨著信息的傳遞速度和效率的提高， 傳播方式的改變， 文件與檔案同時(shí)作為一種信息， 他們之間的界線已變得越來越模糊， 特別是電子文件的大量涌現(xiàn)， 幾乎消除了這一界線，文件與檔案管理者再不是相互獨(dú)立的群體， 也不是簡單地合二為一。具體地說， 電子文件信息的錄入和整編需要文秘、檔案人員的共同努力， 但是文秘工作是做好這項(xiàng)工作的前提。 在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下， 按照文檔一體化管理中文檔生成一體化的要求，檔案的收集工作必須從文件的最后階段轉(zhuǎn)移到信息產(chǎn)生的整個(gè)始末，把檔案管理的要求貫穿于信息工作之中，實(shí)現(xiàn)文檔的超前控制，對(duì)有保存價(jià)值的信息進(jìn)行即時(shí)收集和整理，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)， 而這一任務(wù)的要求則正是文秘工作的主體， 因此， 隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的進(jìn)一步健全， 文秘人員作為辦公自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn)中的重要一員， 如果實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理， 不論是對(duì)文字處理工作， 還是檔案管理， 都將大大減少中間環(huán)節(jié)， 促進(jìn)兩項(xiàng)工作的共同開展。

三、總結(jié)

總而言之， 檔案管理在各單位工作中是不可缺少的一部分。如果說在文檔一體化管理中， 文件收集是基礎(chǔ)， 規(guī)范整理是手段， 綜合利用是目的， 那么文秘人員就是連成這一先進(jìn)管理程序的絲線， 是一個(gè)非常重要而不可替代的環(huán)節(jié)。時(shí)代飛速發(fā)展的今天， 辦公自動(dòng)化的全面實(shí)施， 文秘人員如何以高度的職業(yè)責(zé)任感和敬業(yè)精神， 充分發(fā)揮作用， 與檔案管理工作規(guī)范銜接， 實(shí)現(xiàn)真正意義上的 “文檔一體化” ， 應(yīng)該是辦公自動(dòng)化全面實(shí)現(xiàn)以后進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作。

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