文件會(huì)議如何各司其職

入刊理由：

企業(yè)下發(fā)的文件往往具有很高的執(zhí)行效力，然而隨著企業(yè)的不斷運(yùn)營(yíng)，有些習(xí)慣便在潛移默化中形成，這種習(xí)慣的形成在無形中增加了企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行工作的難度。如何提高企業(yè)內(nèi)部的辦事效率，如何協(xié)調(diào)企業(yè)各部門間的關(guān)系，李政權(quán)提出自己的看法：企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作中“文件、會(huì)議”雙管齊下，問題才會(huì)迎刃而解。

會(huì)議比文件管用？這是一個(gè)值得思索的問題，一個(gè)容易被人忽視的執(zhí)行力細(xì)節(jié)的問題。在很多時(shí)候，更多企業(yè)只顧在利潤(rùn)的大浪中揚(yáng)帆前進(jìn)，卻忽略了眼前這不會(huì)為人所察覺的細(xì)小問題。

不過，現(xiàn)在我建議你仔細(xì)思考：在你的企業(yè)，是否曾多次以文件形式強(qiáng)調(diào)過要堅(jiān)持業(yè)務(wù)報(bào)表制度，可事實(shí)上，能夠按時(shí)按要求呈交報(bào)表的部門和員工少之又少，到最后，高層在會(huì)上一番輕描淡寫的發(fā)言，卻使得未曾改善過的問題呈現(xiàn)好轉(zhuǎn)的趨勢(shì)；你是否曾經(jīng)向其它部門抄送過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的要求跨部門配合的文件，就在你多次催促卻勞而無功心底開始咒罵的時(shí)候，又是一次會(huì)議，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)短的發(fā)言使得令你頭疼的問題迎刃而解……

一旦禁錮你思維的盒子被打開，撲朔迷離的畫面便逐漸清晰起來，相信你還會(huì)發(fā)現(xiàn)更多諸如“文件不如會(huì)議管用”的事例?，F(xiàn)在，就讓我們從核心入手，深入剖析，解決這“細(xì)小”的難題。

文件為何會(huì)缺乏實(shí)際執(zhí)行力

在一個(gè)企業(yè)中，內(nèi)部文件或者書面通知，通常存在如下兩種情形：一是公司決策層出于目標(biāo)管理和整頓等需要，要求有關(guān)部門負(fù)責(zé)起草下發(fā)的；二是相關(guān)部門的某些工作牽涉到跨部門的配合，為了減少糾紛、增加鄭重性等考慮，以發(fā)文的形式獲得確認(rèn)。但不論何種情形，“文件不如會(huì)議管用”的現(xiàn)象都普遍存在。

企業(yè)逐漸形成了畸形的會(huì)議執(zhí)行文化。有句俗語說的好“中國(guó)人的會(huì)多”，現(xiàn)今社會(huì)中存在的許多企業(yè)已經(jīng)在其內(nèi)部規(guī)定的各種會(huì)議中，形成了一種會(huì)議執(zhí)行的文化。這是一種潛意識(shí)的執(zhí)行心態(tài)，讓本該富有實(shí)際執(zhí)行力的正式文件成為非正統(tǒng)，甚至被人輕視和忽略。

文件制定的流程不專業(yè)，缺乏可以得到更多配合和執(zhí)行的土壤。許多管理者，平時(shí)看不慣自己的某些同事，但在一些事上，卻又愛將與自己平級(jí)的同事或自己的下屬，拉到與自己具備同樣“政治覺悟”的平臺(tái)上來。在他們擬訂銷售政策、考核辦法和要求跨部門配合的文件之前，極少與他人商量、溝通，以至于無法在文件背景、必要性、緊迫性等方面達(dá)成共識(shí)，最后接到文件的人首先在心理上便可能筑起了一座冷處理或抗拒文件的高墻。

文件內(nèi)容不完整、不明確，問題層出不窮。文件自身存在的一些特點(diǎn)，決定了它通常都是將復(fù)雜問題做文字化的簡(jiǎn)單處理。再加上各部門、各同事對(duì)問題接觸、認(rèn)識(shí)的深度的偏差，在最為直接的利益關(guān)聯(lián)上親疏不一，他們對(duì)文件之認(rèn)識(shí)和貫徹的意識(shí)也自然會(huì)不一樣，這些因素的出現(xiàn)自然會(huì)增加理解的難度與執(zhí)行文件的歧義。

對(duì)一份要求清收應(yīng)收帳款、加快資金回籠的文件來說，除了銷售部及其職員負(fù)起自己應(yīng)盡的責(zé)任外，可能還需要其他各部門的參與。或許，這些關(guān)聯(lián)責(zé)任方在文件中已經(jīng)明確，并說明了它們要做什么，但其中一些部門的有些人會(huì)認(rèn)為，回款是銷售部的事，與自己無關(guān)，還未行事心先筑墻，有了溝坎再具體到文件的執(zhí)行上自然好不到哪里去。

管理者或負(fù)責(zé)文件精神傳達(dá)的人“不作為”，出現(xiàn)失職。在不同階段，每個(gè)部門負(fù)責(zé)人都有他認(rèn)為“最重要的事”。在這種情況下，一份與“最重要的事”不相干甚至可能形成沖突的文件下來了，就可能被晾到一邊。如果其中的事是要求自己去配合另外一個(gè)部門，這份“無關(guān)緊要”的文件，甚至還可能被管理者所遺忘。即使不被遺忘，管理者首先也會(huì)讓自己的下屬先完成自己部門的事，其次才是文件中所提到的配合其他部門的事。

報(bào)復(fù)性反應(yīng)的出現(xiàn)和部門間的上下冷戰(zhàn)。例如，上級(jí)曾對(duì)下屬上報(bào)的計(jì)劃批復(fù)不及時(shí)，或是曾經(jīng)對(duì)另外部門的文件“冷處理”，遇到本部門文件執(zhí)行時(shí)就難免遭遇報(bào)復(fù)性反應(yīng)。再如，市場(chǎng)監(jiān)管部、企劃部與銷售部，由于在主體職能的設(shè)計(jì)上存在你來我往的沖突，任何一方擬發(fā)的文件都可能遭遇其他部門的“抗議”，碰到執(zhí)行阻力。同時(shí)，一些“企業(yè)政治”也可能使管理者間心存芥蒂，相互之間多抵制少配合。

如何讓文件管用起來

成功的執(zhí)行在執(zhí)行之前。這是所有追求執(zhí)行力的企業(yè)及管理者都應(yīng)該牢牢記住的一句話，對(duì)文件的執(zhí)行與貫徹也不例外。比如，我們?cè)谥朴單募?，最好進(jìn)行相應(yīng)內(nèi)容的內(nèi)外部訪談及調(diào)查，和與文件有關(guān)的利益人、責(zé)任人進(jìn)行事先的溝通。這樣做，一、可了解他們的想法，獲得更多的事先認(rèn)同；二、表示尊重，可以將他們的一些話加進(jìn)文件中，取得共鳴；三、了解文件的執(zhí)行難度，明白文件可能不被執(zhí)行的具體原因，做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。

為文件得以執(zhí)行建立制度上的保障。在文件執(zhí)行中將有關(guān)的利益人、責(zé)任人與文件執(zhí)行的好壞形成更直接、更緊密的利益紐帶關(guān)系，這需要將粗糙的文件細(xì)致化。比如，明確責(zé)任部門的具體負(fù)責(zé)人，讓其從部門內(nèi)部擴(kuò)大影響范圍，讓整個(gè)部門成員有獎(jiǎng)同享有罰同受，而非僅僅針對(duì)某位管理者。

綜合利用部門資源，不唱“獨(dú)角戲”。在企業(yè)中的各個(gè)部門之間，建立相互權(quán)力牽制、責(zé)任督導(dǎo)的制度，不要僅僅讓自己去催促相關(guān)部門，還要讓更多的部門參與到督導(dǎo)的工作中。當(dāng)你遇到某個(gè)部門的某位管理者“冷處理”一份需要他盡一份責(zé)的文件的時(shí)候，你不再是獨(dú)自一人，和你統(tǒng)一戰(zhàn)線的還有更多的部門及人員。這就要求，你所準(zhǔn)備發(fā)的跨部門配合的文件，落實(shí)到人力資源部、總經(jīng)辦等更多的相關(guān)部門手中，為文件的切實(shí)執(zhí)行打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

嚴(yán)格要求自己，才能更好的要求別人。要得到其他部門的配合，首先就應(yīng)當(dāng)以海納百川的包容心去配合相關(guān)部門，這樣才會(huì)讓你贏在起跑線，得到各部門對(duì)于文件的支持，讓文件的執(zhí)行不再成為難題?；蛟S一些部門的管理者曾經(jīng)不“感冒”你送去的文件，讓你嘗到了“閉門羹”的滋味，但即便如此也不要存以報(bào)復(fù)之心，以德報(bào)怨可能會(huì)為你帶來意想不到的結(jié)果。

形成跨部門滲透結(jié)構(gòu)，成立針對(duì)某文件精神的跨部門執(zhí)行委員會(huì)。在企業(yè)內(nèi)部管理中，讓財(cái)務(wù)部的職員、市場(chǎng)策劃部的職員調(diào)去銷售部工作，共同擔(dān)負(fù)起一些文件的督導(dǎo)執(zhí)行工作，接受自己部門和銷售部門的雙重考核。如有必要，可就某文件精神成立專門的跨部門執(zhí)行委員會(huì)，這不但可以表示出對(duì)關(guān)聯(lián)責(zé)任人的尊重，了解其更多真實(shí)意見及想法，還可以讓關(guān)聯(lián)責(zé)任人認(rèn)識(shí)到執(zhí)行文件的重要性與必要性，利用多米諾骨牌原理影響更多的人，為提高文件的執(zhí)行力帶來更多切實(shí)可行的方案。

淡化會(huì)議執(zhí)行文化，培育文件執(zhí)行的文化。減少和取消一些會(huì)議執(zhí)行方式，讓會(huì)議在工作執(zhí)行中的作用適當(dāng)?shù)瑫r(shí)通過一系列的督導(dǎo)機(jī)制和執(zhí)行制度，讓每一份文件都得以規(guī)范化實(shí)施。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，還需要找出那些不可一世的管理者及其下屬，嚴(yán)懲不貸。

當(dāng)然，這并不是說文件可以取代會(huì)議。對(duì)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、困難時(shí)期如何度過難關(guān)等，會(huì)議的作用是不可替代的。然而，在更多時(shí)候，將文件的執(zhí)行與會(huì)議的召開結(jié)合起來，雙管齊下提高執(zhí)行力，會(huì)獲得更高的效率。

責(zé)任編輯：熊 哲