網(wǎng)上合同審批的實踐與思考

[摘 要]合同審批和管理是每個企事業(yè)單位的重要工作之一，每個合同的簽訂都需要經(jīng)過相關(guān)職能部門的審核，這個過程往往要花費較長的時間，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，通過網(wǎng)上協(xié)同審批和管理來提高工作效率、節(jié)約成本、增強用戶滿意度已成為現(xiàn)實。

[關(guān)鍵詞]合同審批 ERP系統(tǒng) 功能

2006年，我公司實施了網(wǎng)上合同審批，即所有物資采購合同在網(wǎng)上進(jìn)行合同的會簽與審批。使得原先在ERP中采購合同審批操作比較復(fù)雜，有些合同會簽流程不能實現(xiàn)，界面不直觀，審批意見不能很好反應(yīng)等問題得到了及時解決，既簡化了合同審批的手續(xù)，又提高了合同審批的效率，但在運用中也暴露了一些問題，需要不斷修改和完善：

一、網(wǎng)上審批系統(tǒng)存在的問題以及影響

（1） 缺少合同電子歸檔功能，造成OA審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，系統(tǒng)運行速度減慢，同時無法監(jiān)控管理合同。隨著ERP系統(tǒng)和OA審批系統(tǒng)的開發(fā)，對合同電子歸檔提出了新的要求。一方面要切實保證紙制合同與OA審批系統(tǒng)電子合同一致，另一方面，由于電子合同的編號是流水作業(yè)的（縱向管理），而我們合同管理人員的分工是按照分科室進(jìn)行分工的（橫向管理）。目前OA審批系統(tǒng)對所有審批的合同沒有審批時間、審批人、業(yè)務(wù)人以及相關(guān)信息的查詢功能，使得紙制合同與電子合同的歸檔工作沒有相關(guān)對應(yīng)的關(guān)系，紙制合同的歸檔是否完整？資料是否齊全？是否與電子合同一致？這些問題無從落實。

（2）缺少合同統(tǒng)計功能，增加企業(yè)了合同的管理難度。在OA合同審批系統(tǒng)加強所有采購合同的統(tǒng)計功能是必不可少的項目，但目前OA合同審批系統(tǒng)沒有統(tǒng)計功能，每年、每月、每個部門、每個處理人送審、審批了多少合同的審批工作無法在OA審批系統(tǒng)上得知。不利于物資采購部門對所有采購合同資料的匯總、分類、歸檔、保管等基礎(chǔ)管理工作。

（3）缺乏修改合同及補充合同功能，造成同一合同多次送審，直接影響審批效率。目前OA合同審批系統(tǒng)采用是合同版本是根據(jù)業(yè)務(wù)人員在MINDOWS系統(tǒng)中自制的合同版本粘貼而成。審批意見只能填寫在合同會簽表的意見欄中，業(yè)務(wù)人員根據(jù)返回SAP審批人意見，在MINDOWS系統(tǒng)中進(jìn)行修改，造成審批時間延長，審批效率低下。

（4）審批系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)之間的多次關(guān)聯(lián)，造成信息傳遞不暢。OA合同審批系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的外掛系統(tǒng)，在實際操作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)OA合同審批系統(tǒng)的信息不能及時返回ERP系統(tǒng)，造成A合同審批系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間的信息傳遞不暢。

（5）人員變動，造成相關(guān)信息不連續(xù)。目前OA合同審批系統(tǒng)的審批流程是按詳細(xì)崗位來進(jìn)行具體設(shè)定的，但是在實際的操作當(dāng)中，又是根據(jù)具體的審批人員進(jìn)行設(shè)定的。由于沒有實施崗位與人員的綁定，一旦審批人員發(fā)生了變動，相關(guān)的審批資料不能隨之發(fā)生相應(yīng)的改變。

二、完善網(wǎng)上審批系統(tǒng)思考

（1）建立電子合同檔案和合同管理臺帳并按一定周期進(jìn)行歸檔功能。

1.建立電子合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復(fù)或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，每一份合同的審批時間及審批人意見，合同文本的修改、變更記錄等等均應(yīng)記錄在案。

2.建立合同管理臺帳。應(yīng)根據(jù)合同管理的不同部門，建立物資采購合同的分類臺帳和總臺帳。

3.按一定周期進(jìn)行歸檔。在“合同期限”欄中填寫的日期之后再經(jīng)過三個月，合同的電子資料就自動歸檔。

（2）增加統(tǒng)計功能。統(tǒng)計功能是保障查詢、審閱合同的關(guān)鍵。合同統(tǒng)計分析提供多種數(shù)據(jù)輸出格式（html、XML、Excel、圖表等），用戶可以自行定義輸出格式和數(shù)據(jù)項，用戶可以自定義查詢篩選條件。

1.流程查詢：直接清楚地顯示合同的狀態(tài)和各流程的具體審批信息，比如送審狀態(tài)、正在審批的處理人、審批完成狀態(tài)。

2.合同臺帳查詢：合同臺帳查詢是最深入的查詢，通過它可以了解所有合同的情況。

（3）增加合同修改功能。痕跡保留功能在整個電子政務(wù)系統(tǒng)中是一個非?；镜謽O其重要的功能，只要有痕跡保留，下列問題才能解決：

1.記錄并識別每個用戶的修改內(nèi)容，確保發(fā)生異議時能分清責(zé)任。

2.解決了繁瑣的電子文件修改和校對困難。

（4）減少合同審批與ERP之間聯(lián)系問題。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間應(yīng)盡量減少不必要數(shù)據(jù)信息傳遞，避免因信息量大造成數(shù)據(jù)的丟失。有些合同文本的修改，不必從OA合同審批系統(tǒng)返回ERP系統(tǒng)，直接退回OA起草人界面，由起草人在網(wǎng)下對合同的相關(guān)條款進(jìn)行修改后，再上傳系統(tǒng)進(jìn)行合同會簽審批。

三、合同審批系統(tǒng)的推廣。

要對企業(yè)內(nèi)部的合同管理機構(gòu)和合同管理人員要進(jìn)行《合同法》培訓(xùn)，提高他們的合同意識，掌握合同法律制度，并自覺地運用到企業(yè)的經(jīng)濟活動中，使企業(yè)從被動地應(yīng)付和處理合同糾紛轉(zhuǎn)到主動地預(yù)防合同糾紛，從而增強企業(yè)的應(yīng)變，避免經(jīng)濟損失。要把好合同簽訂關(guān)。

作為領(lǐng)導(dǎo)者和決策者，一定要意識到合同制度已經(jīng)逐漸成為企業(yè)管理的必要手段，一定要將這種管理制度落實到實處并加以貫徹，而不僅僅只是當(dāng)成一種擺設(shè)。而是要落實合同管理的機構(gòu)、人員和制度，建立健全合同臺賬、檔案制度，使合同管理逐步規(guī)范，從而規(guī)范企業(yè)的簽約和履行行為，堵塞漏洞。