關(guān)于機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用的思考

摘要：設(shè)計(jì)與應(yīng)用機(jī)關(guān)辦公自動化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，它可以協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)內(nèi)部之間的管理、便利信息的收集、促進(jìn)資源共享、實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)的科學(xué)決策。文章從工作機(jī)關(guān)的實(shí)際情況出發(fā)，探討分析了機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)應(yīng)用的相關(guān)問題。其中主要包括機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的基本目標(biāo)、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、功能設(shè)計(jì)等相關(guān)問題。最后文章還給出了一個結(jié)合 C／S和Web技術(shù)的機(jī)關(guān)部門辦公自動化系統(tǒng)實(shí)例，通過實(shí)際的運(yùn)用我們可以知道，該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)適應(yīng)了機(jī)關(guān)辦公自動化的需求，在實(shí)踐中值得進(jìn)一步推廣和應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；辦公自動化；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；系統(tǒng)應(yīng)用

中圖分類號：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9599 (2012) 09-0000-02

一、引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用和信息技術(shù)的不斷升級，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動化逐漸成為一種趨勢。辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，它可以協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)內(nèi)部之間的管理、便利信息的收集、促進(jìn)資源共享、實(shí)現(xiàn)工作機(jī)關(guān)的科學(xué)決策。所以，在實(shí)踐中，設(shè)計(jì)與應(yīng)用機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文首先探討分析了機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)應(yīng)用的相關(guān)問題。最后文章以C／S和Web技術(shù)作為辦公系統(tǒng)的基本軟件平臺，結(jié)合必要的相關(guān)系統(tǒng)、產(chǎn)品與工具，來實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)。希望通過這樣的探討研究能夠引起人們對機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用的進(jìn)一步關(guān)注，能夠?qū)?shí)踐起到一定的指導(dǎo)作用。

二、機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)基本目標(biāo)

機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的基本目標(biāo)有多個，總的來說，它的基本目標(biāo)包括以下幾個方面。

第一、促進(jìn)機(jī)關(guān)單位辦公規(guī)范化和制度化。由于大多數(shù)機(jī)關(guān)的辦公自動化起步比較晚，為了提高辦公效率，很多工作人員仍然依靠辦公軟件來實(shí)現(xiàn)，這種方式不能改變復(fù)雜、低效的辦公方式，所達(dá)到的效果不能令人滿意。因此，要改變這種落后的辦公方式，就有必要設(shè)計(jì)和應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)單位辦公規(guī)范化和制度化。

第二、方便數(shù)據(jù)管理。機(jī)關(guān)單位在日常辦公中需要處理大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)種類繁多，類型各異，傳統(tǒng)的處理方式需要耗費(fèi)大量的人力物力，然而容易出錯，收到的效果并不令人滿意。而運(yùn)用機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)處理日常辦公中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，不僅能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的分類、處理，還能夠保障數(shù)據(jù)的安全，且不容易出錯，大大提高了機(jī)關(guān)單位數(shù)據(jù)管理的效率。

第三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性。機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)需要以先進(jìn)性為基本目標(biāo)，也就是指該系統(tǒng)在開發(fā)的時候應(yīng)該具有先進(jìn)性，能夠代表辦公自動化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平。只有這樣，當(dāng)系統(tǒng)被開發(fā)出來并被投入使用后在一段時間內(nèi)仍然不會被淘汰。此外，系統(tǒng)的先進(jìn)性還表現(xiàn)在對計(jì)算機(jī)硬件的要求不能太高，運(yùn)行速度較快，系統(tǒng)的技術(shù)可以不斷的升級，能夠在相當(dāng)長的時間內(nèi)保持機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的先進(jìn)性。

（二）機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

第一、技術(shù)選用。在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中，應(yīng)用Web技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)是一種可行的選擇。該技術(shù)能夠適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動化的需求，具有其它技術(shù)不可比擬的優(yōu)點(diǎn)。它不僅具有跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面，而且操作簡單方便，開發(fā)成本低廉，此外，應(yīng)用Web技術(shù)開發(fā)系統(tǒng)所需要的時間短，且容易升級更新。正是由于具有這樣的優(yōu)點(diǎn)，該技術(shù)在系統(tǒng)開發(fā)中得到廣泛的應(yīng)用，并受到人們廣泛的歡迎。但是該技術(shù)也存在著一定的缺陷與不足，表現(xiàn)為傳輸速度較慢，不利于大量數(shù)據(jù)的傳輸?shù)?。為了彌補(bǔ)這些缺陷與不足，實(shí)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)之間的傳輸，有必要將Web技術(shù)與其它系統(tǒng)相結(jié)合。而將C／S和Web技術(shù)相結(jié)合來開發(fā)機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)，能夠彌補(bǔ)Web技術(shù)的缺陷與不足，能夠滿足機(jī)關(guān)單位辦公自動化系統(tǒng)的需求。

第二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。為了讓人們對該系統(tǒng)有更加形象直觀的了解，我們將以某一機(jī)關(guān)單位辦公自動化的實(shí)際情況為例，來解釋說明該機(jī)關(guān)單位是如何實(shí)現(xiàn)辦公自動化的。該系統(tǒng)的功能主要包括兩個方面：第一，日常事務(wù)管理，通過該系統(tǒng)對機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行管理。第二、業(yè)務(wù)事務(wù)管理，主要包括機(jī)關(guān)單位日常的各種辦公活動，處理辦公過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)和圖形等。為了使機(jī)關(guān)單位在辦公中順利完成日常事務(wù)管理和業(yè)務(wù)事務(wù)管理，該系統(tǒng)的開發(fā)將C／S和Web技術(shù)相結(jié)合，充分利用C／S和Web技術(shù)各自的優(yōu)點(diǎn)來完成辦公中的各項(xiàng)活動。在實(shí)際應(yīng)用中，C／S結(jié)構(gòu)不僅能夠在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)特別功能，還可以使大規(guī)模的數(shù)據(jù)傳輸?shù)靡詫?shí)現(xiàn)，從而使得客戶的數(shù)據(jù)傳輸?shù)玫搅吮Ｕ?。在操作系統(tǒng)的選擇上，機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)采用Windows NT為操作系統(tǒng)；在數(shù)據(jù)庫的選擇上，可以采用Oracle、MS Access 或者SQL Server 為數(shù)據(jù)庫。采用Exchange為系統(tǒng)的郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者。在Web的發(fā)布上，該系統(tǒng)是通過IIS來實(shí)現(xiàn)的。該系統(tǒng)的客戶端主要使用Windows XP為平臺，在郵件的接收、發(fā)送和網(wǎng)頁瀏覽上，該系統(tǒng)使用Outlook來實(shí)現(xiàn)；在項(xiàng)目規(guī)劃上，該系統(tǒng)采用MS Project 來進(jìn)行；在文檔編輯上，該系統(tǒng)采用Word進(jìn)行；在圖像編輯瀏覽上，該系統(tǒng)采用Auto CAD進(jìn)行。

第三、實(shí)例分析。首先，需要先確定以Exchange為基礎(chǔ)而建立C／S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，在此基礎(chǔ)上并運(yùn)用IIS來進(jìn)行輔助。而在客戶機(jī)上則采用平臺軟件，該軟件以O(shè)utlook為基礎(chǔ)。由于Outlook本身既是Exchange客戶程序，同時它又具有網(wǎng)頁瀏覽窗口，所以該平臺軟件的采用能夠?qū)崿F(xiàn)這二者之間的無縫連接。在平臺軟件Outlook設(shè)置好的基礎(chǔ)上，然后對其它程序進(jìn)行控制，并且構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁。最后，將各個部分的數(shù)據(jù)都存儲在數(shù)據(jù)庫中，從而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫對各種數(shù)據(jù)的集成，為下一步數(shù)據(jù)的查詢、處理做好了準(zhǔn)備。第一、通過VBA6對多個程序進(jìn)行集成形成自己的系統(tǒng)；第二、Outlook通過瀏覽窗口訪問Web Server，并且還能夠通過Web Server訪問數(shù)據(jù)庫；第三、Outlook通過Exchange Server發(fā)送和接收郵件；第四、通過Word訪問數(shù)據(jù)庫中的文檔；第五、MS Project通過數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)資源共享；第六、通過Auto CAD來訪問圖形數(shù)據(jù)。

（三）機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

通常情況下，機(jī)關(guān)單位的規(guī)模較小，所擁有的工作人員相對也比較少，但是辦公自動化系統(tǒng)的功能應(yīng)該齊全，需要擁有自己的特色。機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的功能應(yīng)該包括常用功能、日常辦公中的小功能以及業(yè)務(wù)功能，只有這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代機(jī)關(guān)辦公的各項(xiàng)要求。該實(shí)例結(jié)合機(jī)關(guān)辦公的實(shí)際情況，并分析用戶的實(shí)際需求，將辦公自動化系統(tǒng)分為八個子系統(tǒng)，包括行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、電子郵件、公告板、項(xiàng)目管理和系統(tǒng)維護(hù)。

其具體的功能如下。第一、行政管理。主要負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)單位的行政方面的各項(xiàng)管理工作，包括考勤、會議、傳真、復(fù)印、用餐、用車管理等。第二、人事管理。主要負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)單位人事管理方面的各項(xiàng)工作，包括職工調(diào)動、晉升、培訓(xùn)以及客戶信息管理等。第三、工作管理。主要負(fù)責(zé)職工日常工作的各項(xiàng)管理，包括職工個人日志、個人工作報表以及考核等。第四、文檔圖書管理。主要負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)的各類文檔圖書的管理工作，包括各種檔案、業(yè)務(wù)信息、以及圖書管理等。第五、電子郵件。該系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各種郵件的收發(fā)。第六、公告板。該系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)建立機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的論壇以及發(fā)布公告等。第七、項(xiàng)目管理。該系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)管理和機(jī)關(guān)相關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，包括項(xiàng)目小組成員的選擇、項(xiàng)目情況的查詢和項(xiàng)目成果的監(jiān)控。第八、系統(tǒng)維護(hù)。該系統(tǒng)主要用于維護(hù)系統(tǒng)的各項(xiàng)工作，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。主要包括維護(hù)用戶的基本信息、權(quán)限管理以及維護(hù)重要數(shù)據(jù)的安全性等。

三、機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用

由于機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)是采用C／S和Web技術(shù)相結(jié)合而開發(fā)出來的，使得該系統(tǒng)非常靈活，能夠針對不同的職工提供不同的業(yè)務(wù)，這樣既方便操作，又有利于保障系統(tǒng)的安全性。將該辦公自動化系統(tǒng)投入使用后，系統(tǒng)運(yùn)行良好，方便機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)管理工作，促進(jìn)機(jī)關(guān)的規(guī)范化和制度化運(yùn)行。1、該系統(tǒng)不僅登陸界面簡單，而且操作方便，還保障了系統(tǒng)的安全性。2、該系統(tǒng)中的各項(xiàng)子系統(tǒng)的應(yīng)用大大方便了機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)日常管理工作，使得原本的繁瑣的工作得到了簡化，提高了機(jī)關(guān)單位的工作效率。3、工作管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)考核功能不僅能夠調(diào)動工作人員工作的積極性，提高他們的工作效率，還有利于領(lǐng)導(dǎo)對部屬的全面考核。4、項(xiàng)目管理系統(tǒng)的設(shè)置能夠加強(qiáng)對機(jī)關(guān)單位項(xiàng)目的規(guī)范化管理。5、電子郵件和公告板的設(shè)置為機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員之間進(jìn)行交流提供了可能，有利于增進(jìn)彼此的聯(lián)系，加強(qiáng)他們之間的合作，活躍機(jī)關(guān)單位的氛圍。

四、結(jié)束語

文章分析了一種機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)例，該系統(tǒng)是采用C／S和Web技術(shù)相結(jié)合的方式開發(fā)出來，通過實(shí)例分析，該系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮C／S結(jié)構(gòu)和Web技術(shù)各自的優(yōu)勢，順應(yīng)了機(jī)關(guān)辦公自動化的實(shí)際需求，有利于推動機(jī)關(guān)辦公的規(guī)范化和制度化，在實(shí)踐中值得進(jìn)一步推廣和應(yīng)用。

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