有關檔案電子化管理的幾點思考

摘要：檔案是指單位在生產經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、圖像、聲音等不同形式和載體的文件材料，真實地記載和反映了單位的各項活動，是維護單位經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。以往檔案管理主要是手工記錄歸檔目錄，檔案以紙質的形式保存。隨著計算機對檔案管理技術的日益成熟和完善，很多單位的檔案管理轉向了電子化管理，逐步建立計算機目錄和檔案信息數(shù)據(jù)庫，采用電子計算機進行檔案編目、檢索、統(tǒng)計和開發(fā)利用，實行網(wǎng)絡信息一體化管理，實現(xiàn)單位內外的檔案信息資源共享，為單位提供方便、快捷、優(yōu)質的檔案信息服務。本文在對檔案電子化進行初步了解的基礎上，針對目前我國檔案電子化存在的問題，提出電子化管理的幾點建議。

關鍵詞：檔案；電子化管理；現(xiàn)狀；對策

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 (2012) 09-0000-02

計算機網(wǎng)絡的發(fā)展對人們的工作、生活產生了極大的影響，科技的進步不僅提高了人們的生活質量，還對人們的日常工作模式產生了深刻的影響。電子化技術在各行各業(yè)得到廣泛使用，檔案的電子化管理無論是在檔案的管理質量上還是管理模式上，都是以往檔案管理模式所無法比擬的，檔案電子化管理具有極大的優(yōu)勢。

一、檔案電子化管理概述

（一）檔案電子化管理概念。檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計算機硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡技術的手段，對檔案資源實行計算機現(xiàn)代化管理的過程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學技術結合的產物。檔案的電子化管理實現(xiàn)了多種學科知識、多部門協(xié)作和多專業(yè)配合的系統(tǒng)化管理體系，是當今各行各業(yè)進行檔案管理的趨勢?，F(xiàn)代電子化檔案的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意義。

（二）檔案電子化管理的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理需要借用大量的紙質媒介，在檔案的記錄、使用以及交流過程之中都具有極大的不便，檔案的電子化管理有效的解決了這些管理上的難題。首先，檔案的電子化有利于保護檔案的原件。檔案具有重要的參考價值，過多的使用和借閱檔案原件會造成檔案原件的損害，甚至會丟失重要的資料。檔案的電子化文件方便了人們的查閱，極大程度上保護了原件。其次，檔案的電子化提高了檔案管理部門的工作效率。人們只要輸入要查找的關鍵字，計算機檔案管理系統(tǒng)就能迅速調閱電子檔案或定位該紙質檔案存放位置，縮短了查找的時間，極大的提高了工作效率。再次，節(jié)省人力，減少經(jīng)費的支出。原來的檔案管理部門由于檔案材料極多，需要大量的檔案管理人員，管理部門不僅要投入大量的經(jīng)費，還造成了管理部門的臃腫。此外，檔案管理的電子化還對資源實現(xiàn)共享使檔案成了“活”的記錄，檔案是用來做分析的，并非用來一味保留的，利用檔案做數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)挖掘，這樣我們的檔案才有價值，我們的信息化也才更有動力！

二、我國檔案電子化管理的現(xiàn)狀

隨著改革開放的日漸深入，全球化的信息浪潮和先進的技術早就席卷了我國的大江南北，我國的檔案管理信息化、數(shù)字化在各行各業(yè)檔案管理中已經(jīng)普遍推廣使用。但是，目前我國的檔案電子管理還存在一定技術上和管理上的問題，需要我們進行正確的認識。

（一）對檔案電子化管理的認識水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時期新形勢下對檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認識和有效利用。但是長期以來人們對檔案管理的電子化認識具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯(lián)系在一起，認為把卷內目錄用計算機打印出來就是檔案管理計算機化了；一些人認為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問題整個電子文檔便不復存在了；有些人認為，花十幾萬甚至二三十萬上套檔案管理系統(tǒng)不值得；

（二）檔案保密方面的問題。檔案是單位的寶貴財富，檔案的保密性與真實性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風險。計算機檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫的安全，計算機系統(tǒng)正的常運行，都需要有相當計算機知識的人員來維護，檔案管理人員目前還沒有達到較高的計算機水平，檔案管理的電子化對他們的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)和不便。

（三）檔案電子化管理技術上的問題。檔案的電子化管理對計算機設備具有極強的依賴性，硬件方面，單機版的需要較高的計算機配置，網(wǎng)絡版的需要服務器、交換機、網(wǎng)線等的支撐；軟件方面，需要一支非常專業(yè)的計算機軟件開發(fā)隊伍，經(jīng)過對檔案工作深刻細致的調研，開發(fā)出檔案管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求科學地、標準地、規(guī)范地、簡潔地完成電子檔案的錄入、生成、上傳、查閱、銷毀、各種報表統(tǒng)計等。此外，檔案的電子化管理國家尚沒有形成統(tǒng)一的規(guī)則，檔案電子化管理的質量還有待提高。

（四）電子檔案的法律效力問題。我們知道原始紙質的檔案材料經(jīng)相關部門的蓋章，具有極強的法律效力。在查閱檔案或者傳達命令時都需要加蓋印章的原始檔案材料，電子版的檔案在現(xiàn)階段不具有很強的法律效力。電子版的檔案目前只限于信息的通報和會議的通知，對于比較正式的人事任命和處理決定，相關部門還需要出示加蓋印章的檔案材料。電子檔案還不能得到相關部門的認可，同樣它也不具有很強的法律效力。

三、對檔案電子化管理的幾點思考

時代在進步，科技在發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)阻擋不住信息化技術前進的腳步。同時在這場信息技術革命中，各個行業(yè)都不能置身其外。檔案的管理工作是一件技術性和保密性極強的工作，廣大的檔案管理部門以及檔案管理人員要在現(xiàn)有管理技術的水平上加強對檔案管理電子化的認識，在現(xiàn)有基礎上完善檔案的電子化管理。

（一）檔案電子化管理技術的提高。廣大的檔案管理部門以及相關的使用部門之所以不信賴檔案的電子化管理，主要原因還是檔案電子化技術的不成熟。技術的革新是檔案信息化的靈魂，檔案電子化缺乏了技術上的支撐勢必只是一句空話。首先，配備性能良好、質量可靠的計算機設備。這是檔案管理部門進行電子化管理的保障。其次，設計出適合檔案管理部門的檔案信息管理軟件，使檔案管理實現(xiàn)真正的規(guī)范化、標準化、信息化、自動化、系統(tǒng)化。此外，檔案管理部門還要提高檔案管理人員的計算機水平，保證計算機軟件和硬件的正常運行。

（二）維護電子檔案的安全。檔案極具重要的參考價值和歷史價值，檔案電子化管理的安全問題也是檔案電子化管理最要注重的問題。首先，檔案管理部門要保存一套完整的、真實的紙質檔案原件，在電子檔案丟失和損毀的情況下，可以進行電子檔案的修復。其次，管理部門的信息共享機制要有嚴格的規(guī)劃和限制，檔案管理部門不能將機密的檔案發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，建立自己部門的信息網(wǎng)絡和信息安全管理制度。此外，檔案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到對檔案的方便使用，又做到對檔案的嚴格保密。最重要的是做好數(shù)據(jù)庫備份，常殺病毒，保證數(shù)據(jù)安全的。

（三）提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員要摒棄以往傳統(tǒng)手工管理的死板模式，傳統(tǒng)管理下的檔案里里外外都是老古董。檔案的利用只限在一定范圍內和少數(shù)人之中，對外提供服務的工作幾乎沒有開展，使許多有利用價值的檔案成為死檔案，嚴重制約了檔案工作的自身發(fā)展。在使用新的管理手段時，要加強自身的業(yè)務素質。首先，管理部門人員要認識到電子檔案管理的優(yōu)越性，放下對檔案管理電子化的戒備心理，在這場電子革命中充分實現(xiàn)管理手段的更新。其次，管理人員要定期進行學習，掌握先進的管理手段，在運用電子化技術進行檔案管理的同時，做好電子檔案的保密工作。此外，檔案管理人員還要嚴防檔案管理部門以外人員對檔案的使用，加強本部門的保密制度建設，嚴格遵守本部門的使用細則和信息共享細則。在做好本職工作的同時，增強自身素質。

（四）轉變觀念，加強電子檔案的法律效力。檔案管理的電子化進程還是一個比較漫長的過程。在檔案的電子化管理中，不僅檔案管理部門的人員需要轉變觀念，加強對電子化技術的認識，相關部門也要改變傳統(tǒng)的觀念，改變對電子檔案的認識。立法工作者還要結合國外的案例，對我國電子檔案的法律效力做出正確的定位。世界范圍內的信息技術革命是不可避免的，相關法律部門要配合檔案管理人員做好檔案的電子化管理，增強檔案管理人員進行檔案管理電子化改革的信心。相關的使用部門也要在認定中轉變觀念，承認電子檔案的效力。

結語：

檔案管理的電子化是檔案管理部門迎合時代發(fā)展潮流的重要產物，檔案的電子化管理趨勢不可避免。檔案的電子化管理在檔案的使用、保存以及傳送上都具有極大的便利，是對原有檔案管理模式的更新。由于受以往檔案管理模式的影響，現(xiàn)階段我國范圍內的檔案電子化管理還存在一定的問題。檔案電子化管理是一個復雜而漫長的過程，相關的管理部門要在現(xiàn)有管理技術的基礎上加強學習，轉變原有的觀念和態(tài)度，增強對檔案管理電子化的認識，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化、技術化、便利化。

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