計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

摘要：隨著科技的進(jìn)步，檔案管理步入信息化，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮越來越重要的作用，這是高速發(fā)展的信息社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文主要從計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性與緊迫性入手，分析計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理面臨的困境，并探討計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理應(yīng)采取的措施。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 (2012) 09-0000-02

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化得到了前所未有的發(fā)展機(jī)會(huì)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求，也是檔案自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自動(dòng)化的基礎(chǔ)與前提。傳統(tǒng)檔案管理采用手工方式，需要大量的人力，效率不高。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，具有很大的優(yōu)勢(shì)，如檢索方便、存儲(chǔ)量大、保密性能高、成本低、壽命長等，這有助于提高檔案管理的效率，也能使檔案管理人員從繁瑣的事情中解脫出來，從而提高檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化。因此，檔案管理人員必須深入研究計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，在具體實(shí)踐中不斷提高檔案管理質(zhì)量。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性與緊迫性

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性

1.是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需求

以計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理工作帶來了巨大的沖擊與挑戰(zhàn)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案在生活中發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案的數(shù)量大大增加，人們對(duì)檔案的需求越來越高。面對(duì)如此龐大的信息，檔案管理工作人員要想提高效率，滿足人們的需求，必須從繁瑣的資料中解脫出來，尋找快捷、便利的手段。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已不能滿足社會(huì)的需求，檔案管理人員強(qiáng)烈反應(yīng)工作量大而效率低下。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，使檔案管理信息化，能最大限度地提高檔案信息服務(wù)，從而提高檔案管理效率。

2.是推動(dòng)檔案管理信息化的嘗試

隨著改革開放的逐步深化，我國檔案管理工作也發(fā)生了重大變化，檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)有了明顯提升，但檔案的信息管理并沒有反映出相應(yīng)的發(fā)展。檔案管理不僅僅是保管檔案、延長檔案壽命、維護(hù)檔案信息安全等，還要開發(fā)、研究檔案信息，為人們提供檔案信息服務(wù)。計(jì)算技術(shù)在數(shù)據(jù)處理和檔案管理方面有著無可比擬的優(yōu)勢(shì)，能為檔案管理信息化提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支持。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，就是用現(xiàn)代信息技術(shù)改革檔案管理模式，使檔案管理的模式、管理方法等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。其中檔案管理方法的現(xiàn)代化是運(yùn)用信息技術(shù)變革管理方法手段，有助于促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理中的積極作用，又能使計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案信息管理的有機(jī)結(jié)合，從而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.是推動(dòng)檔案管理工作服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的要求

計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步有助于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，應(yīng)用于檔案管理工作能服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求。信息化社會(huì)中，檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，也是重要的信息來源。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)建設(shè)離不開信息，尤其是人力資源的開發(fā)成為發(fā)展生產(chǎn)力的重要途徑。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使意識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，推動(dòng)了生產(chǎn)力的發(fā)展，同時(shí)在收集、整理、傳遞、處理信息方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)有著很大的優(yōu)勢(shì)，有助于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（二）計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的緊迫性

現(xiàn)階段，檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，大都是被動(dòng)操作，還是以傳統(tǒng)手工操作為主，這種管理模式的核心是檔案信息載體，工作重心不是檔案信息而是紙張等一些載體材料。計(jì)算機(jī)技術(shù)的最大作用是輔助人來管理檔案資料，不是用來處理檔案數(shù)據(jù)信息。在編目和檢索環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)技術(shù)起輔助作用，不是直接作用于具體的檔案信息。計(jì)算機(jī)輔助檔案工作還沒有達(dá)到資源共享，只是作為檔案管理工作中的一個(gè)存儲(chǔ)工具，只為檔案部門提供內(nèi)部服務(wù)。檔案管理中建設(shè)的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，類型單一，基本上都是低水平的重復(fù)建設(shè)，僅能供自己單位使用，不利于提高數(shù)據(jù)庫的利用率，不能滿足用戶多樣化的需求。檔案管理人員素質(zhì)不高，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，人是非常重要的因素。檔案管理人員不能局限于一般的技術(shù)操作，還要掌握網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，提高自身的專業(yè)技術(shù)水平。但現(xiàn)階段，檔案管理人員素質(zhì)低下，專業(yè)技術(shù)與管理水平存在很大差異。檔案管理缺少專業(yè)技術(shù)人才，復(fù)合型的檔案信息人員更是匱乏，遠(yuǎn)不能滿足檔案信息化建設(shè)發(fā)展對(duì)人才的需求。

1.檔案管理工作面臨發(fā)展機(jī)遇

西方國家的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展較早，在檔案信息化領(lǐng)域早有應(yīng)用。隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理工作面臨前所未有的發(fā)展機(jī)遇。檔案管理可以充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高信息的利用率與時(shí)效性。計(jì)算機(jī)技術(shù)具有智能化、網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，能科學(xué)的管理檔案，達(dá)到資源共享，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2.檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作剛剛開始，還有待進(jìn)一步探索。大量珍貴的歷史檔案資料需要保護(hù)、開發(fā)，同時(shí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也需要信息技術(shù)能高效、快捷地提供多方面的檔案信息。但我國計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用還處在開發(fā)期，與市場(chǎng)需求存在很大差距，這也給檔案管理工作的現(xiàn)代化帶來諸多問題。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理面臨的困境

（一）電子檔案的長期保存問題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子性文檔的存儲(chǔ)環(huán)境越來越復(fù)雜。如果只是文字處理，電子性文件信息處理程序已能滿足要求，并且對(duì)技術(shù)環(huán)境的要求也不高。但隨著信息技術(shù)的復(fù)雜化，一份文件信息可以存放在不同的地點(diǎn)或者數(shù)據(jù)庫中，再加上信息技術(shù)更新快，會(huì)增加越來越多的標(biāo)準(zhǔn)，一些電子性文檔脫離了具體環(huán)境就無法讀取。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

由于行業(yè)、部門管理體制、方式等存在不同，管理標(biāo)準(zhǔn)也存在一定的差異。在具體事務(wù)中，由于各單位之間缺少必要的協(xié)調(diào)與溝通，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化難以統(tǒng)一。另外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用體系不斷更新?lián)Q代，標(biāo)準(zhǔn)也發(fā)生著相應(yīng)的變化，檔案管理信息化面臨著挑戰(zhàn)。

（三）檔案信息安全問題

網(wǎng)絡(luò)給人們帶來了便利，但隨著檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，其安全性、可靠性問題更為突出，網(wǎng)絡(luò)的不安全性及不穩(wěn)定性已成為阻礙檔案信息化發(fā)展的因素。威脅網(wǎng)絡(luò)安全的因素主要有黑客、計(jì)算機(jī)病毒、保密信息泄露、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被修改等，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶的劇增，網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性也在倍增。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理應(yīng)采取的措施

（一）實(shí)施文檔一體化，避免文檔分離

為了避免檔案管理中出現(xiàn)文檔分離現(xiàn)象，具體工作中要在單位內(nèi)部實(shí)行文檔一體化，避免重復(fù)性工作，盡力提高檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮檔案的作用。作為現(xiàn)代檔案工作者，應(yīng)該對(duì)文檔文件有一個(gè)總體規(guī)劃，樹立從信息源頭做起的意識(shí)，徹底改變一直以來的文檔分離管理問題，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的文檔一體化。同時(shí)，現(xiàn)代檔案管理工作者還要熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，深入研究使用成熟的文檔一體化軟件，在文件形成之際就介入檔案工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)文件檔案的連續(xù)性與一體化管理模式，積極應(yīng)對(duì)非傳統(tǒng)載體形式虛擬檔案對(duì)文件管理的挑戰(zhàn)。

（二）注重解決電子性文檔保存問題

電子性文檔來源途徑多，數(shù)據(jù)錄入者、信息管理者、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等都可以操作，要解決電子性文檔的歸檔問題，必須制定相應(yīng)的制度，用制度督促歸檔人員的自覺性。因此，要把電子性文件歸檔制度納入單位日常工作制度中，并入信息管理工作程序中。另外，電子性文檔容易修改，為了增加電子文檔的安全性，非常有必要將重要的電子性文件制成硬拷貝文檔，也就是采用雙軌制歸檔，制成內(nèi)容相同的兩套檔案，提高數(shù)據(jù)安全性。同時(shí)，檔案管理者還要深入各個(gè)工作環(huán)節(jié)，指導(dǎo)電子性文檔的接收、存儲(chǔ)等，保護(hù)電子性文檔的原始信息。如可以通過技術(shù)處理，將歸檔的電子性文件變?yōu)橹蛔x文件，提高電子文檔的可靠性。

（三）著重解決檔案信息化管理中的安全問題

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給檔案管理工作帶來了很大便利，同時(shí)也帶來了安全問題。檔案信息化管理中要根據(jù)資料級(jí)別保障檔案的安全性。如一級(jí)保密檔案不聯(lián)網(wǎng)，二級(jí)保密檔案可以連局域網(wǎng)，三級(jí)保密檔案可以聯(lián)網(wǎng)等。同時(shí)還要建立健全的檔案工作相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的法律宣傳，提高檔案工作者的法律意識(shí)。目前，我國已出臺(tái)《檔案法》和《中華人民共和國檔案實(shí)施辦法》等，提高了檔案行政管理部門的執(zhí)法力度。檔案管理工作中依法治檔成為主要手段。另外還要制訂、修改相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，逐步規(guī)范檔案管理工作，使檔案工作有章可循，有法可依。

（四）切實(shí)提高檔案工作人員的素質(zhì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中決定了檔案管理工作者將面對(duì)新的挑戰(zhàn)。所以，檔案工作者要由開放的視野和與時(shí)俱進(jìn)的精神，否則，檔案工作者會(huì)被時(shí)代拋棄。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的需求越來越高，檔案工作者除了熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，還要了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，提高自己的專業(yè)技能。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作，都是以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的。同時(shí)，檔案工作者還要具備較高的政治責(zé)任感、政治敏銳性，作為工作人員要嚴(yán)守不可公開的檔案秘密，保持檔案原始性，增強(qiáng)檔案安全性。

總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作是必然趨勢(shì)，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的提升，必會(huì)實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化。這就要求檔案工作者緊跟時(shí)代步伐，從管理方法、管理手段等方面進(jìn)行創(chuàng)新，從而提高檔案管理的質(zhì)量。

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作者簡介：

方丹（1980.2-），男；滿族，陜西戶縣人，就職于陜西廣播電視大學(xué)教務(wù)處；助理工程師，研究方向：計(jì)算機(jī)與應(yīng)用