新時(shí)期高校院級(jí)教學(xué)管理工作初探

摘要 院級(jí)教學(xué)管理是穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要保障。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理中的基層管理者，是連接學(xué)校教務(wù)部門與教學(xué)單位之間的橋梁和紐帶，是上級(jí)教學(xué)管理思想、管理方法的執(zhí)行者與實(shí)施者。因此，加強(qiáng)教學(xué)秘書內(nèi)涵建設(shè)，對(duì)做好教學(xué)管理工作具有重要意義。

關(guān)鍵詞 教學(xué)管理 教學(xué)秘書 職業(yè)素養(yǎng)

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人才培養(yǎng)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要細(xì)致、規(guī)范的管理來(lái)保證。教學(xué)管理的水平，直接關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，直接影響學(xué)校的生存和發(fā)展。理學(xué)院承擔(dān)了全校40%的基礎(chǔ)課教學(xué)，高等數(shù)學(xué)、概率論與數(shù)理統(tǒng)計(jì)、線性代數(shù)、大學(xué)物理等等課程無(wú)一不是影響理工科專業(yè)學(xué)生思維方式和培養(yǎng)專業(yè)思維能力的及其重要的課程。因此理學(xué)院教學(xué)管理工作的穩(wěn)定和管理水平的提高，對(duì)整個(gè)學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高具有具足輕重的作用。教學(xué)秘書是維護(hù)學(xué)校院級(jí)教學(xué)秩序，具體實(shí)施教學(xué)計(jì)劃、組織教學(xué)活動(dòng)的重要管理崗位，在院級(jí)教學(xué)管理中責(zé)任重大。因此加強(qiáng)教學(xué)秘書職業(yè)素養(yǎng)的提升刻不容緩。

1 教學(xué)秘書工作的內(nèi)容和實(shí)質(zhì)

教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)校與院系、院系之間、院系與教師、師生之間的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用，在保障教學(xué)秩序平穩(wěn)運(yùn)行、構(gòu)建和諧校園工作中具有舉足輕重的地位。教學(xué)秘書是維護(hù)學(xué)校教學(xué)秩序，具體實(shí)施教學(xué)計(jì)劃、組織教學(xué)活動(dòng)的重要管理崗位；教學(xué)秘書是保證學(xué)校正常教學(xué)秩序，保證學(xué)校實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)的重要力量。因此要有高度的責(zé)任感和使命感，決不能妄自菲薄。

2 教學(xué)秘書必須具備的能力

2.1 學(xué)習(xí)能力

教學(xué)秘書必須懂教育、熟專業(yè)、會(huì)管理。要不斷了解高等教育發(fā)展的狀況和趨勢(shì)，掌握高等教育管理的基本知識(shí)和基本規(guī)律，熟悉學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，熟悉各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)及它們的相互聯(lián)系，熟悉專業(yè)教學(xué)計(jì)劃和課程教學(xué)的特點(diǎn)。因此，教學(xué)秘書必須養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，具有較強(qiáng)的自主學(xué)習(xí)和自我發(fā)展的能力。從自我發(fā)展的角度進(jìn)行學(xué)習(xí)：（1）可以攻讀學(xué)位、學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。（2）教學(xué)研究。制定個(gè)人發(fā)展計(jì)劃，每年發(fā)表1～2篇教學(xué)研究論文，積極申報(bào)校級(jí)、省級(jí)教學(xué)研究項(xiàng)目。從職業(yè)發(fā)展的角度進(jìn)行學(xué)習(xí)：（1）學(xué)習(xí)熟練操作的能力。教學(xué)管理系統(tǒng)的使用、辦公應(yīng)用軟件、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等。（2）學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的能力：了解所在學(xué)院專業(yè)的發(fā)展，了解國(guó)家對(duì)專業(yè)教學(xué)和教學(xué)基本條件的要求。（3）學(xué)習(xí)教育管理、教學(xué)管理、教學(xué)統(tǒng)計(jì)、教學(xué)法規(guī)等方面的知識(shí)。

2.2 研究與創(chuàng)新能力

傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，教學(xué)秘書工作只是一種簡(jiǎn)單重復(fù)的機(jī)械勞動(dòng)，排課調(diào)課、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、上報(bào)材料、會(huì)議記錄、溝通信息、整理保管教學(xué)檔案等是其主要工作內(nèi)容。事實(shí)上，教學(xué)秘書不僅僅是教學(xué)管理活動(dòng)的機(jī)械執(zhí)行者，還應(yīng)該能夠整體把握教學(xué)工作走向；明確教學(xué)工作目標(biāo)；構(gòu)建整體結(jié)構(gòu)、制訂教學(xué)計(jì)劃、落實(shí)教學(xué)環(huán)節(jié)，需要具備一定創(chuàng)造性工作的能力，具體應(yīng)進(jìn)行如下教學(xué)研究：

（1）探索教學(xué)管理的規(guī)律，探索規(guī)范化、流程化管理，提高辦事效率和準(zhǔn)確性；（2）把握學(xué)校教學(xué)改革的動(dòng)向，具體內(nèi)容和措施，理解對(duì)專業(yè)教學(xué)和管理的新要求；（3）了解專業(yè)建設(shè)規(guī)律，了解社會(huì)對(duì)專業(yè)和人才培養(yǎng)的需求，提出專業(yè)建設(shè)和人才培養(yǎng)目標(biāo)改革的建設(shè)性意見(jiàn)，促進(jìn)教學(xué)改革。（4）要有把教學(xué)管理難題轉(zhuǎn)化教研課題的意識(shí)，大膽創(chuàng)新，積極探索教學(xué)管理的規(guī)律，提高教學(xué)管理水平。

2.3 表達(dá)、溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書工作首先是秘書工作，因此要求從業(yè)人員具備較強(qiáng)的書面表達(dá)及口頭表達(dá)能力。作為教學(xué)秘書，能夠?qū)懙靡皇趾米帧懙靡皇趾梦恼?，善于總結(jié)和歸納提高顯得尤為重要。接待來(lái)訪，文件傳達(dá)、咨詢服務(wù)、請(qǐng)示匯報(bào)等都要求教學(xué)秘書思路清晰、重點(diǎn)突出、語(yǔ)言流暢、言簡(jiǎn)意賅，這就需要具備良好的口頭表達(dá)能力。教學(xué)秘書工作一方面要完成教務(wù)處分配的各項(xiàng)任務(wù)工作，同時(shí)還需要完成教學(xué)院長(zhǎng)布置的本院各系的教學(xué)管理工作，另一方面還要運(yùn)用有效的溝通手段協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部各系，各系與學(xué)院職能部門之間的各種關(guān)系，這就要求教學(xué)秘書充分考慮到各方的特點(diǎn)和需求，相互尊重相互理解，建立起互助合作相互促進(jìn)的融洽關(guān)系。

3 教學(xué)秘書要在日常教學(xué)管理中加強(qiáng)幾方面意識(shí)的培養(yǎng)

3.1 教學(xué)評(píng)估意識(shí)的培養(yǎng)

雖然我校已經(jīng)順利通過(guò)了教育部本科教學(xué)評(píng)估工作，并被評(píng)估為優(yōu)秀等級(jí)，但作為教學(xué)秘書，評(píng)估中形成的工作規(guī)律，工作作風(fēng)要長(zhǎng)期保持下來(lái)，始終用評(píng)估要求來(lái)規(guī)范以后的教學(xué)管理工作。主要應(yīng)注意以下三點(diǎn)：

（1）及時(shí)檢查。及時(shí)分析問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、調(diào)整計(jì)劃，防止工作疏漏或者及時(shí)補(bǔ)救，避免出現(xiàn)重大失誤。如我校每學(xué)期的教學(xué)期中檢查，實(shí)驗(yàn)期中檢查，畢業(yè)設(shè)計(jì)期中檢查，都可以防止耽于日常事務(wù)而偏離目標(biāo)；可以了解目標(biāo)落實(shí)情況，及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃和重點(diǎn)。

（2）及時(shí)總結(jié)。工作過(guò)程中要記工作日志；工作結(jié)束后，要養(yǎng)成寫總結(jié)的習(xí)慣。及時(shí)完成個(gè)人和學(xué)院的中期總結(jié)、學(xué)期總結(jié)、年終總結(jié)等。

（3）考評(píng)工作。包括自我考評(píng)、教師考評(píng)、學(xué)生考評(píng)。我校每學(xué)期對(duì)教師進(jìn)行同行專家考評(píng)、督導(dǎo)專家考評(píng)、學(xué)生考評(píng)，通過(guò)及時(shí)反饋各方面考評(píng)意見(jiàn)，可以及時(shí)指導(dǎo)和改進(jìn)工作。

3.2 參謀意識(shí)的培養(yǎng)

作為教學(xué)秘書每天應(yīng)查看教育部、教育廳、學(xué)校教務(wù)部門相關(guān)網(wǎng)站，了解國(guó)內(nèi)外改革與發(fā)展的情況和趨勢(shì)，能夠?yàn)榻虒W(xué)院長(zhǎng)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的高校教學(xué)資情。 能夠根據(jù)學(xué)院和專業(yè)的特點(diǎn)，提出專業(yè)綜合改革、培養(yǎng)方案修訂等的預(yù)案或者建議； 積極參與培養(yǎng)計(jì)劃和專業(yè)改革方案等的制訂，了解設(shè)計(jì)的初衷，保證落實(shí)的準(zhǔn)確無(wú)誤。能夠提醒一些計(jì)劃、工作中容易導(dǎo)致問(wèn)題，做到防患于未然。能夠設(shè)定預(yù)案，及時(shí)化解和處理可能遇到的問(wèn)題。教學(xué)秘書要及時(shí)將教學(xué)一線的情況，包括教學(xué)信息、教學(xué)動(dòng)態(tài)、教學(xué)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，教師和學(xué)生的需求和想法，意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給分管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校教務(wù)管理部門，以便他們及時(shí)掌握情況，及時(shí)、妥善地加以處理，避免問(wèn)題和矛盾累計(jì)，導(dǎo)致不必要的麻煩。

3.3 統(tǒng)籌管理意識(shí)的培養(yǎng)

隨著教育教學(xué)改革的不斷深人，本科教學(xué)面臨著越來(lái)越多的挑戰(zhàn)?！盎A(chǔ)學(xué)科拔尖學(xué)生培養(yǎng)試驗(yàn)計(jì)劃”、“卓越工程師教育培養(yǎng)計(jì)劃”、等改革創(chuàng)新計(jì)劃不斷涌現(xiàn)，教學(xué)秘書承擔(dān)的工作任務(wù)也越來(lái)越繁雜。如何在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下圓滿地完成工作，是新時(shí)期教育教學(xué)改革對(duì)高校教學(xué)秘書提出的更高要求，即教學(xué)秘書要具備較強(qiáng)的統(tǒng)籌管理能力。也就是說(shuō)，面對(duì)著大量的文件、資料和信息，教學(xué)秘書必須具有迅速、準(zhǔn)確地處理這些信息資料的能力。同時(shí)，教學(xué)秘書還要客觀、全面、及時(shí)地采集基層的反饋信息，及時(shí)整理并報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從而進(jìn)一步調(diào)整、補(bǔ)充有關(guān)決策，使之更加符合教學(xué)實(shí)際的需求。①

3.4 檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)

教學(xué)檔案的歸檔和管理水平，是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)管理水平和管理效率的重要指標(biāo)之一。教學(xué)檔案的歸檔和整理，也是教學(xué)管理人員的重要職責(zé)，必須高度重視。

（1）教學(xué)管理人員必須按照學(xué)校的有關(guān)規(guī)定，對(duì)需要?dú)w檔的文件資料的內(nèi)容及時(shí)匯總、及時(shí)整理，不得缺失或者遺漏。我校教字[2007]7號(hào)文件“關(guān)于印發(fā)教學(xué)單位教學(xué)資料保存相關(guān)規(guī)定的通知”中，對(duì)西安理工大學(xué)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)定了明確的保存內(nèi)容及保存要求，各教學(xué)單位必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。教務(wù)處每年年終將組織檢查教學(xué)資料保存情況，并將結(jié)果作為年終各教學(xué)單位教學(xué)考核評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)。

（2）為了保證教學(xué)檔案的完整、及時(shí)和準(zhǔn)確，要求教學(xué)檔案管理必須與教學(xué)工作同步進(jìn)行。這就要求教學(xué)管理人員必須養(yǎng)成檔案意識(shí)，及時(shí)整理、編目、裝訂教學(xué)檔案。要養(yǎng)成對(duì)重大事件、重要活動(dòng)、重要進(jìn)展的圖片資料進(jìn)行收集、整理的習(xí)慣。

（3）堅(jiān)持每年撰寫《本科教學(xué)年鑒》或者《本科教學(xué)質(zhì)量報(bào)告》。

4 結(jié)語(yǔ)

高校教學(xué)秘書工作涉及到學(xué)院教學(xué)管理是具體的、繁雜的，是教學(xué)管理工作的重要組成部分。了解高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)、工作的主要內(nèi)容，正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書在教學(xué)管理過(guò)程中的地位和重要作用，明確其應(yīng)具備的素質(zhì)，分析教學(xué)秘書工作中需要注意的問(wèn)題，有利于提高教學(xué)秘書的工作效率、更好地發(fā)揮其在教學(xué)管理工作中的作用，保證教學(xué)活動(dòng)的順暢進(jìn)行。②同時(shí)，教學(xué)秘書必須從新時(shí)期教學(xué)工作的特點(diǎn)出發(fā)，不斷提高提高工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，才能適應(yīng)適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的新需要。

本文為西安理工大學(xué)教學(xué)研究項(xiàng)目（Xjy1025） 階段性成果

注釋

① 白丹.高校教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)與能力探析[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2012（7）：96-97.

② 袁敏.淺談新時(shí)期教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的作用[J].無(wú)錫南洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院論叢，2011.12（10）：12-15.