也談電子文件管理

摘 要：隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步深化以及電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，尤其是無(wú)紙化辦公悄然在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的興起，電子文件大量應(yīng)運(yùn)而生。電子文件的興起，也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，存在電子文件的原始性界定困難、電子文件的邏輯和實(shí)體歸檔以及電子文件的利用與保密問(wèn)題等等。

關(guān)鍵詞：電子文件；管理；辦公自動(dòng)化

對(duì)于目前電子文件的管理，國(guó)家也采取了積極的措施，及時(shí)頒布了《電子文件歸案與電子檔案管理辦法》，但是也只能算是宏觀上的法規(guī)，而沒(méi)有微觀的操作可行的細(xì)則。加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，除了要有宏觀的管理制度，本人認(rèn)為還應(yīng)該做好以下幾個(gè)方面：

一是領(lǐng)導(dǎo)重視，宣傳學(xué)習(xí)到位。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子文件管理，只有領(lǐng)悟了它的重要意義，才能充分認(rèn)識(shí)到電子文件管理的時(shí)代性、緊迫性和重要性，廣泛發(fā)動(dòng)學(xué)習(xí)電子文件的管理知識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)其重要性，增強(qiáng)全員的電子檔案意識(shí)，營(yíng)造人人關(guān)心、齊抓共管的濃厚氛圍。

二是建立健全規(guī)章制度，隨時(shí)完善。由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會(huì)更周全，更易于操作。電子文件歸檔與管理必須依照相關(guān)法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，納入科學(xué)化、法制化的軌道，才有利于做好現(xiàn)時(shí)代的電子文檔管理，才能發(fā)揮出電子文檔的重大歷史借鑒用途。檔案部門(mén)要積極參與和指導(dǎo)電子公文的收集和歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，要按照國(guó)家、省、市檔案局有關(guān)精神和要求，制訂可行的電子公文歸檔管理辦法、實(shí)施細(xì)則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

三是電子與紙質(zhì)同時(shí)保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，對(duì)于重要的電子文件有必要制成紙質(zhì)加以保存歸檔，同時(shí)硬盤(pán)拷貝存檔，以確保電子文件的真實(shí)性、安全性。電子與紙質(zhì)文件歸檔后，“兩套制”檔案檢索目錄或備注中應(yīng)當(dāng)相互注明，以便查詢時(shí)參照互補(bǔ)。

四是做好電子文件安全保密工作。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，以及OA辦公系統(tǒng)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)上傳閱、批示、輸送歸檔的電子文件利用率非常高，現(xiàn)在各類(lèi)電腦病毒的沖擊以及“黑客”的猖獗，使電子文件的機(jī)密性受到嚴(yán)重威脅。要做好電子文件的安全工作，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

1、電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)嚴(yán)肅歸檔程序，必須由創(chuàng)件人親自整理拷貝至檔案室，同時(shí)報(bào)送紙質(zhì)文件，以確保電子文檔的原始真實(shí)性。

2、使用“只寫(xiě)一次式光盤(pán)加背書(shū)”方式制作歸檔原件，確認(rèn)其內(nèi)容信息的原始性。也可用只讀光盤(pán)、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時(shí)間、印章法等來(lái)確認(rèn)電子文件內(nèi)容信息的原始性。

3、利用中的安全措施：設(shè)置分級(jí)查詢權(quán)限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍信息內(nèi)容的復(fù)制拷貝更是要嚴(yán)格控制。系統(tǒng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的查詢修改記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。而且利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力以及自動(dòng)備份功能，避免由于誤操作所帶來(lái)不可挽回的損失。

4、多重備份，以備應(yīng)急之需。對(duì)于歸檔保存的電子文件至少要備份一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，則需要定期進(jìn)行檢查復(fù)制，以防止信息丟失。

五是加強(qiáng)收集管理，及時(shí)保存。由于電子文件對(duì)技術(shù)環(huán)境的限制、存在存貯介質(zhì)的質(zhì)量和使用壽命等問(wèn)題，歸檔時(shí)間一般以不超過(guò)2個(gè)月為宜。這就要求檔案管理人員加強(qiáng)督促收集管理工作。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理考核工作，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

六是要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到電子文件管理中。電子文件隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生，而信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件管理工作將會(huì)不斷出現(xiàn)新問(wèn)題，必須認(rèn)真研究新情況，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，利用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)成果，解決電子文件保真、保密和保存等問(wèn)題，使電子文件一樣得到科學(xué)的保管和有效的利用。

七是加強(qiáng)電子檔案管理人才的培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)。紙質(zhì)文件管理經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有成熟的管理經(jīng)驗(yàn)。開(kāi)展電子文件管理也要以人為本，形成一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，有必要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

1、廣泛吸納高素質(zhì)的復(fù)合型人才。從檔案管理人員選拔上，就要高瞻遠(yuǎn)矚地看到當(dāng)前電子文檔對(duì)管理者的要求，公開(kāi)選拔或者聘請(qǐng)那些既懂的檔案管理，又精通計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用者到檔案管理部門(mén)，真正發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)所長(zhǎng)應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。

2、必須堅(jiān)持對(duì)檔案管理者進(jìn)行各項(xiàng)技能培訓(xùn)，而且培訓(xùn)還要常規(guī)化。網(wǎng)絡(luò)改變了人們傳統(tǒng)的生活習(xí)慣，檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的電子文件管理。因此，檔案工作者要接受相關(guān)的技能培訓(xùn)。比如：無(wú)紙化辦公軟件的培訓(xùn)、電子文檔的流程培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)等等。

3、建立健全檔案競(jìng)爭(zhēng)考核機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新精神和自主學(xué)習(xí)的能力。要加強(qiáng)電子文件的管理，必須造就一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，既要強(qiáng)調(diào)政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，同時(shí)也要鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)，力求高效多能，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須具備自主學(xué)習(xí)的能力，加強(qiáng)自身知識(shí)的更新，引進(jìn)、消化信息技術(shù)成果，使自身?yè)碛袕V博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

電子文件是一項(xiàng)隨科技發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的歷史產(chǎn)物，其管理工作也是一項(xiàng)技術(shù)難度較大的工作，這就要求我們檔案管理者在信息時(shí)代必須結(jié)合檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高駕馭現(xiàn)代技術(shù)的能力，加強(qiáng)電子文件方面的研究，管理好、利用好電子文件，在探索中求創(chuàng)新，只要我們從實(shí)際出發(fā)，不斷研究新問(wèn)題、解決新問(wèn)題、善于總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，相信在不久的將來(lái)我們的電子檔案管理工作將會(huì)更上一個(gè)新臺(tái)階。

（作者單位：山東省魯西監(jiān)獄獄政管理科）