摘 要 高校學(xué)生檔案記載著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長過程和綜合表現(xiàn),關(guān)系著學(xué)生的前途命運(yùn),對社會、高校和學(xué)生具有重要的意義。本文通過分析目前高職院校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題,針對性地提出了加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的對策和方法,對高職院校學(xué)生檔案管理工作改革具有一定借鑒意義。
關(guān)鍵詞 高職院校 學(xué)生檔案管理 改革
高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分,是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄,是學(xué)生家庭社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料,也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù),更是每個學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下,高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證,有著難以替代的作用。當(dāng)前的高校學(xué)生檔案管理存在較多的問題,高校、學(xué)生以及社會各界的認(rèn)識水平和重視程度不一,其原因也是多方面的。
一、高職院校學(xué)生檔案管理工作問題原因分析
1.從檔案本身看,收集整理不規(guī)范,內(nèi)容陳舊,信息不足。目前高職院校學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理,并將學(xué)生檔案的整理交由二級院系來完成。由于二級院系均沒有配備專職人員,加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤。另外多年來,高職院校學(xué)生檔案內(nèi)容的基本構(gòu)成沒有多少變化,以入學(xué)、學(xué)籍、學(xué)習(xí)成績、黨團(tuán)材料、獎懲情況、畢業(yè)登記等方面的表格為主。其中的主觀評價也多為套路化語言,往往給人千篇一律的感覺,無法充分展示學(xué)生的個性、特點(diǎn)、優(yōu)勢,能夠提供給用人單位選拔人才的信息不多。
2.在社會角度看,隨著社會競爭的日漸激烈,檔案造假、履歷造假、學(xué)歷造假等不道德的事件時有發(fā)生,使學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性受到影響。而有的高職院校為使畢業(yè)生就業(yè)順利,也為了學(xué)校的社會聲譽(yù),對學(xué)生檔案中的獎懲信息進(jìn)行篡改,直接降低了高校學(xué)生檔案的公信力。此外,相對于本科高校,高職院校很大一部分學(xué)生都在民營企業(yè)就業(yè),很多民營企業(yè)不過問學(xué)生的檔案,以勞動合同關(guān)系完全取代人事關(guān)系,這也是很多高職院校畢業(yè)生成為“棄檔戶”的原因。
3.在管理制度層面,高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)。制度的缺位是制約高校學(xué)生檔案管理水平提高的主要原因。雖然2008年國家教育部和國家檔案局頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》,在文件材料的歸檔范圍中增加了“學(xué)生類”,主要包括學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這體現(xiàn)了國家教育和檔案工作行政部門對高校學(xué)生檔案的重視,但總體來說比較籠統(tǒng),對具體操作的指導(dǎo)性不強(qiáng),缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的指標(biāo)體系。
4.在管理操作層面,學(xué)生檔案不受重視,管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個分支,但是,高校往往只重視教學(xué)和其它管理的檔案工作,對于學(xué)生檔案工作的重要性沒有認(rèn)識到位,沒有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程,在檔案管理二級機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員,沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo),沒有將學(xué)生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業(yè)績掛鉤,學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視,管理體制明顯不完善。另外由于缺乏一定的協(xié)調(diào)機(jī)制,容易出現(xiàn)各自為戰(zhàn)和臨時突擊的混亂現(xiàn)象。而且場地、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等往往難以得到保障,使工作無法深入開展。
二、提高高職院校學(xué)生檔案管理工作的對策與方法。
1.加強(qiáng)制度建設(shè),規(guī)范管理行為。國家教育、人事、檔案等有關(guān)部門有必要依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī),根據(jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢和實(shí)際情況,出臺具有較強(qiáng)針對性和操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則和評價體系。提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍,細(xì)化檔案的生成、組檔、開發(fā)、利用、轉(zhuǎn)遞、寄存和學(xué)生檔案教育等各個環(huán)節(jié)的基本規(guī)范和工作要求,從根本上保證學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性,為高職院校的學(xué)生檔案管理工作提供合法、科學(xué)、有效的指導(dǎo)。
2.統(tǒng)一認(rèn)識,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),完善管理機(jī)制。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識,自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和院系要把學(xué)生檔案工作納入議事日程,把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈,做到定期整理、階段歸檔、規(guī)范轉(zhuǎn)接,增強(qiáng)工作的動態(tài)性,杜絕疏漏、臨時突擊等現(xiàn)象。同時加強(qiáng)管理,將學(xué)生檔案管理工作納入二級院系考核指標(biāo),定期組織抽樣檢查和系統(tǒng)考核,強(qiáng)化檔案過程管理和監(jiān)督。另一方面,學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的專職人員、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等問題,做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。
3.加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集,規(guī)范學(xué)生檔案的整理,豐富檔案內(nèi)容。學(xué)生檔案材料的收集要保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全;材料名稱要求填寫完整、規(guī)范,并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致;文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一,書寫要規(guī)范、字跡工整,歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫,要求不出現(xiàn)錯別字;除傳真件需復(fù)印存檔外,一般不得用復(fù)印件代替原件存檔;每個學(xué)年度班主任鑒定都要根據(jù)學(xué)生實(shí)際,盡量能表現(xiàn)出各個學(xué)生的特點(diǎn),如知識競賽、科技創(chuàng)新、思想政治與道德素養(yǎng)評價、社團(tuán)活動與文藝發(fā)展、技能證書等,力求全面反映學(xué)生的思想心理、綜合素質(zhì)、實(shí)踐能力,動態(tài)地記錄大學(xué)生的成長歷程,使檔案更具個性特征,具有較高的借鑒價值。
4.充分利用用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。當(dāng)前很多高職院校招生、學(xué)籍、就業(yè)等都已基本實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理,這為學(xué)生電子檔案的建設(shè)創(chuàng)造了條件。學(xué)??梢詫n案管理信息化納入“數(shù)字校園”建設(shè)的重要范疇,嘗試實(shí)行檔案的“雙檔制”管理模式,所謂“雙檔制”指紙質(zhì)文檔歸檔的同時,要將其內(nèi)容以電子文檔形式加以歸檔管理,形成兩種介質(zhì)、兩套內(nèi)容同一檔案,電子、紙質(zhì)文檔相結(jié)合。同時學(xué)校通過整合各方面信息資源,逐步開發(fā)一套完整的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案庫,依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站,為學(xué)生和社會提供便捷、準(zhǔn)確的咨詢、查詢、檢索、認(rèn)證和檔案轉(zhuǎn)接投遞管理等服務(wù),從而大大提高工作效率和質(zhì)量。
總之,高校學(xué)生檔案管理工作改革是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需要國家、社會、高校等各方面的廣泛關(guān)注和支持,必須要根據(jù)社會形勢的發(fā)展變化和學(xué)生成才的需要進(jìn)行不斷的探索與創(chuàng)新。只有這樣,才能使高職院校學(xué)生檔案管理工作取得長足的進(jìn)步。
參考文獻(xiàn):
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[2]王德欣.高校學(xué)生檔案管理的新思路[J].蘭臺世界,2005(8)