高職院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)研究

【摘要】高職院校的教學(xué)檔案發(fā)展成為信息化管理模式是一種必然的趨勢，目前的高職院校對教學(xué)檔案信息化的管理意識還是比較弱，并且缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段，缺乏高素質(zhì)、高水平的檔案管理人，還不能對檔案實(shí)行合理的開發(fā)和利用。為了解決這一些問題，需要學(xué)校注重教學(xué)檔案的信息資源開發(fā)利用性價值；建立健全的高職院校教學(xué)檔案信息化管理制度；建設(shè)一支符合高職院校發(fā)展需要的檔案管理隊(duì)伍；創(chuàng)新高職院校檔案管理的方法和技術(shù)手段。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；高職院校；信息化管理

一、教學(xué)檔案的信息化管理是大部分高職院校改革和發(fā)展的必然趨勢

教學(xué)的檔案是管理教學(xué)的重要組成，是高職院校進(jìn)行教學(xué)改革、教學(xué)研究、教學(xué)發(fā)展的依據(jù)，是在教學(xué)實(shí)踐活動和教學(xué)管理中直接形成的有保存價值的圖表、文字、聲像載體等各種不同形式材料，涉及的內(nèi)容非常多、范圍很廣。伴隨著高等學(xué)校職業(yè)教育的迅猛發(fā)展，教學(xué)檔案信息化的管理是很多高職院校改革和發(fā)展的必然趨勢。原因是：龐大的信息量增大了教學(xué)檔案管理人的工作強(qiáng)度和難度。近幾年，各大高職院校學(xué)生的人數(shù)和教職員工人數(shù)均呈遞增的趨勢，原來由一位檔案人員可以完成的工作現(xiàn)在需要一位專職的檔案管理人才可能完成，原來可由4個文件柜裝下的一個學(xué)年的檔案材料現(xiàn)在需要8個文件柜甚至是更多才能夠容納。信息量的大量增加直接導(dǎo)致了人力、財(cái)力、物力的增大，而且目前高職院校在教學(xué)的資源有限的情況下，在一年半載之內(nèi)是無法滿足教學(xué)的檔案管理方面需求，基本的條件和設(shè)施不到位直接影響了教學(xué)檔案管理質(zhì)量。其次，由于行政辦公軟件以及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用在各個高職院校的普及，很多的紙質(zhì)文件、資料都采用電子文檔的形式通過行政辦公軟件來進(jìn)行傳閱和保存?，F(xiàn)有的教學(xué)檔案的管理方面一系列的規(guī)章制度均只涉及了紙質(zhì)文檔的管理辦法，若是將這部分的電子文檔打印成紙質(zhì)文檔然后再進(jìn)行整理歸檔，這似乎是太浪費(fèi)資源，也不符合提倡的“無紙化辦公”這個理念。

二、當(dāng)前高職院校在教學(xué)檔案信息化管理過程中存在的問題

（1）對教學(xué)檔案信息化管理的意識較弱。目前高職院校仍然在教學(xué)檔案信息化管理這方面的制度不夠好，與它相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備還沒有跟上，所以教職員工大都對檔案的信息化管理的意識不夠強(qiáng)，在檔案管理時遇到的新問題沒有認(rèn)真、仔細(xì)的研究，仍然按老一套的教學(xué)檔案管理制度來進(jìn)行管理，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理這方面出現(xiàn)了很多的漏洞。例如學(xué)院下發(fā)文件均是采用電子文檔通來過行政辦公軟件公布，有的檔案的管理員或者教職員工收到電子文檔后而沒有及時存檔，有的人還甚至認(rèn)為學(xué)院會下發(fā)紙質(zhì)的文件，看完了之后就不再理睬了，一旦再需要這些文件時，只有再次向?qū)W院的文件發(fā)送部門去索取。（2）缺乏高素質(zhì)和高水平的檔案管理人員。管理技術(shù)和手段的提高，對管理人員的素質(zhì)和水平相應(yīng)的提出了更高要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作對人員的學(xué)識、綜合素質(zhì)相對來說要求較低，甚至在計(jì)算機(jī)操作上也沒有要求。但是檔案信息化管理對檔案管理人的要求很高。首先，他們需要對高職教育有了解和認(rèn)識，對所在高職院校的現(xiàn)狀和歷史有一定的了解認(rèn)識；其次，熟悉檔案管理知識和一些操作的技能；再次，熟悉先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段；最后，他們還需要具備相對較強(qiáng)的信息處理的能力和服務(wù)意識。當(dāng)前高職院校中，能符合以上條件的檔案管理人尚屬匱乏。

三、強(qiáng)化高職院校教學(xué)檔案信息化管理的措施

（1）注重教學(xué)檔案信息資源的價值。檔案是歷史的事實(shí)記載，同時也是新的起點(diǎn)。在高職院校建設(shè)好教學(xué)的檔案時，注意它的信息資源有效的開發(fā)和利用，進(jìn)而深化教學(xué)的改革，強(qiáng)化教學(xué)的管理，提高教學(xué)的質(zhì)量。比如：將優(yōu)秀的教師課件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、電子教案等集合起來，刻錄成光盤并收集入庫，以供年輕的教師進(jìn)行學(xué)習(xí)研究，同時這也為精品課程的建設(shè)提供有力依據(jù)。高職院校需要充分的借助校園網(wǎng)絡(luò)這一平臺，來加大教學(xué)檔案信息公開的力度，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)資源的共享，實(shí)行檔案信息的遠(yuǎn)程服務(wù)，目的使廣大的教職員工進(jìn)行教學(xué)的改革和創(chuàng)新研究時可以少走彎路或者不走彎路，最終提高工作效率。（2）健全教學(xué)檔案信息化管理制度。建立監(jiān)督和檢查機(jī)制，上一級的檔案管理部門應(yīng)該對所管轄的檔案部門進(jìn)行指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督，對基層的檔案部門提出的問題給與及時處理，在工作中做得不好的地方指出并且督促它按時并按質(zhì)的完成。（3）建立具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。（4）用創(chuàng)新的思維來對高職院校的檔案進(jìn)行管理。

四、結(jié)語

對高校的檔案進(jìn)行有效的管理是非常重要的，能夠讓教學(xué)秩序更順利的進(jìn)行，學(xué)生學(xué)習(xí)也會更有效率，但是，對檔案信息的管理仍需要不斷的研究和提高。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]何強(qiáng)，楊凌云．加強(qiáng)高職院校檔案信息化管理對策的研討[J]．科技信息．2010（33）

[2]王穎，胡祖平．高職院校檔案信息化工作的探索與實(shí)踐[J]．職業(yè)．2007（33）