企業(yè)辦公室做好接待工作淺談

【摘要】企業(yè)的發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)往來(lái)的增加就使得接待工作越來(lái)越重要，甚至接待工作的好壞，直接關(guān)系到客戶對(duì)企業(yè)的良好印象、業(yè)務(wù)的成敗。文章從接待工作的意義，如何做好接待工作，以及對(duì)接待工作的認(rèn)識(shí)三個(gè)方面對(duì)企業(yè)辦公室如何做好接待工作作了論述和建議。

【關(guān)鍵詞】接待工作；意義；程序；思考

一、做好接待工作的意義

做好接待工作是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。接待工作的優(yōu)劣，直接關(guān)系到客人對(duì)企業(yè)良好形象的客觀評(píng)價(jià)，關(guān)系到企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，關(guān)系到企業(yè)中長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，接待工作至關(guān)重要，需要我們及時(shí)更新觀念，認(rèn)真搞好服務(wù)，高質(zhì)高量地做好各項(xiàng)接待工作。接待工作作為企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶，是展示實(shí)力，樹(shù)立形象的體現(xiàn)，可以為企業(yè)積累豐富的關(guān)系資源，擴(kuò)大合作交流，從而推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。因此，必須把接待工作看做企業(yè)工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是提高企業(yè)知名度和美譽(yù)度，從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待工作做到熱情、禮貌、周到、耐心，使來(lái)訪者有賓至如歸的感覺(jué)，并以主動(dòng)大方，有禮有節(jié)，不卑不亢的職業(yè)精神給來(lái)訪者以美好的印象，讓來(lái)訪者由此觀察到企業(yè)認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和蓬勃向上的精神面貌，無(wú)形中提高了企業(yè)的知名度和美譽(yù)度。作為一名辦公室工作人員，對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹(shù)立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，要把其作為一項(xiàng)政治任務(wù)來(lái)完成。要樹(shù)立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí)，保證高質(zhì)高量地完成每一項(xiàng)接待任務(wù)。

二、如何做好企業(yè)接待工作

（1）做好接待的準(zhǔn)備工作。一是接待手冊(cè)的編制。首先應(yīng)了解來(lái)賓的人數(shù)、姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)，確定接待規(guī)格，并根據(jù)所對(duì)應(yīng)的職務(wù)確定陪同接待的領(lǐng)導(dǎo)。然后編制接待手冊(cè)，應(yīng)包括住宿、就餐、陪同人員、車輛、日程安排等，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)放到每位來(lái)賓手中，讓客人了解大體的行程安排，做到心中有數(shù)。二是物質(zhì)準(zhǔn)備工作。貴賓室、榮譽(yù)展室、會(huì)議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒(méi)有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業(yè)情況的資料。另外，茶具、茶葉要準(zhǔn)備齊全。各種辦公用品（筆記本、筆等）要提前準(zhǔn)備好，以備不時(shí)之需。三是業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備。要對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷史、精品工程的特點(diǎn)、規(guī)格，各部門設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)分工情況做大致的了解。同時(shí)，要有較完備的企業(yè)概況和市容市貌概況資料，如當(dāng)?shù)刭e館、名勝古跡、游覽路線等，保證客人所想、所需，使其滿載而歸。（2）形成良好的接待程序。在企業(yè)的各類接待工作中，通過(guò)不斷的摸索和實(shí)踐，我們逐步形成了迎接、陪同、送行的全過(guò)程接待服務(wù)思路。首先，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)到高速路口或飛機(jī)場(chǎng)迎接客人，與客人進(jìn)行初步的結(jié)識(shí)，并簡(jiǎn)單介紹企業(yè)公司的大體情況。到達(dá)企業(yè)公司后，由來(lái)賓方最高領(lǐng)導(dǎo)所對(duì)應(yīng)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行接待，致歡迎詞，陪同參觀企業(yè)榮譽(yù)展室，安排歡迎宴會(huì)，陪同參觀企業(yè)施工現(xiàn)場(chǎng)等，確保來(lái)賓來(lái)訪期間的生活充實(shí)、愉快，最后由接站時(shí)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)將客人送至高速路口或飛機(jī)場(chǎng)，充分展現(xiàn)企業(yè)的良好形象。（3）注重細(xì)節(jié)，全過(guò)程負(fù)責(zé)。企業(yè)辦公室樹(shù)立了“接待無(wú)小事，細(xì)節(jié)定成敗”的接待理念，在每一次接待中，高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，了解每一位來(lái)賓的日常生活習(xí)慣，做周密的安排。面對(duì)接待工作復(fù)雜、繁瑣的各項(xiàng)事務(wù)，“想來(lái)賓所想，備來(lái)賓所需”，不斷提高隨機(jī)應(yīng)變的能力，周密細(xì)致地安排好每一項(xiàng)接待內(nèi)容，并對(duì)接待全過(guò)程負(fù)責(zé)。同時(shí)，我們還注重對(duì)接待之后的思考，尋找問(wèn)題和不足，以便在以后的接待工作中加以改進(jìn)。

三、對(duì)接待工作的幾點(diǎn)思考

（1）提高對(duì)接待工作的再認(rèn)識(shí)。有些企業(yè)把接待工作單純視為一般的后勤工作，認(rèn)為接待工作就是平時(shí)的“迎來(lái)送往”，安排好食、住、行，就夠了，其實(shí)不然。新形勢(shì)下，接待工作的內(nèi)涵更加豐富，外延也不斷拓展，服務(wù)對(duì)象、工作范圍、接待隊(duì)伍不斷壯大，已不再是單純的食、住、行問(wèn)題，它已發(fā)展成為涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多領(lǐng)域，拓展到社會(huì)各個(gè)階層，需要許多相關(guān)部門共同參與來(lái)完成的一項(xiàng)工作。因此，需要我們對(duì)接待工作的內(nèi)涵進(jìn)行再認(rèn)識(shí)，要從全局的角度思考問(wèn)題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務(wù)者，確保各類接待工作的順利開(kāi)展。（2）提高對(duì)接待工作重要性的再認(rèn)識(shí)。接待工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)，面廣量大的工作，它是宣傳企業(yè)，展示企業(yè)形象的對(duì)外窗口，是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)外合作交流的紐帶。因此，新時(shí)期，我們要提高對(duì)接待工作重要性的再認(rèn)識(shí)，要從自身素質(zhì)抓起，不斷優(yōu)化和完善整體接待服務(wù)功能，創(chuàng)造性的開(kāi)展工作，讓接待出效益；要通過(guò)認(rèn)真組織，精心安排，努力提高接待質(zhì)量，充分發(fā)揮在對(duì)外交往聯(lián)絡(luò)中的窗口、橋梁、紐帶作用。（3）展望未來(lái)，認(rèn)真細(xì)致的做好接待工作。展望未來(lái)，做好接待工作任重道遠(yuǎn)，需要我們不斷的更新和完善，進(jìn)一步的提高接待準(zhǔn)備、接待程序水平，加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，無(wú)論是從接待前的準(zhǔn)備、接待中的服務(wù)還是接待后的總結(jié)，都應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的做好每個(gè)環(huán)節(jié)，力爭(zhēng)更好的彰顯企業(yè)形象，展現(xiàn)企業(yè)實(shí)力，提高企業(yè)知名度，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。