芻議醫(yī)院檔案的作用及其有效管理

【摘要】醫(yī)院檔案是眾多醫(yī)院工作者智慧的結(jié)晶，是醫(yī)院極為寶貴的無形資產(chǎn)。醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理所需硬件設(shè)施投入，從人、財、物力上保障檔案管理工作的順利開展。并健全醫(yī)院檔案管理制度，加強(qiáng)檔案人員的自身建設(shè)，多渠道地開發(fā)檔案信息資源，以提高醫(yī)院檔案管理的有效性。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案；作用；有效管理

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理以及其它各項活動中形成的對醫(yī)院和社會具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。它伴隨著醫(yī)院的建立、發(fā)展日漸積累和豐富，對醫(yī)院回顧歷史、規(guī)劃未來、指導(dǎo)當(dāng)前工作具有重要意義。

一、醫(yī)院檔案的重要作用

其一，具有憑證作用。醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院在各個時期、各種活動中以文字、語言、圖像等方式形成的信息材料，是醫(yī)院過去工作和歷史情況的客觀記錄，是歷史的真憑實證。其二，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒和重要依據(jù)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大決策時，不僅需要政策依據(jù)，而且還要深入研究本院的現(xiàn)狀、歷史等各方面的狀況，檔案信息則在此方面提供了寶貴的資料。其三，教化育人，促進(jìn)院史建設(shè)。院史是一所醫(yī)院文化形成的源泉，檔案工作對醫(yī)院文化建設(shè)最直接、最有效的方式就是建立院史館和進(jìn)行各項展覽。通過院史檔案，有助于職工了解醫(yī)院的歷史，認(rèn)識醫(yī)院取得的成就，培養(yǎng)廣大職工的榮譽感，增強(qiáng)醫(yī)院的凝聚力。其四，是醫(yī)院開展各項日常工作的重要基礎(chǔ)。如人事檔案是醫(yī)院人才隊伍現(xiàn)狀的重要記錄，又是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，據(jù)此可以根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展有預(yù)見性地制訂醫(yī)院各方面人才的培養(yǎng)及引進(jìn)計劃，以保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展；設(shè)備檔案則為設(shè)備合理及高效使用、維修、保養(yǎng)提供依據(jù)，為計劃引進(jìn)設(shè)備及合理選型提供科學(xué)依據(jù)，為醫(yī)療設(shè)備效益分析提供資料，進(jìn)而為設(shè)備的科學(xué)管理提供依據(jù)；財務(wù)檔案可提供真實可靠的會計信息，對醫(yī)院的正常運行、醫(yī)療秩序的確立有著直接的影響；醫(yī)療檔案對于認(rèn)定醫(yī)療事故責(zé)任，有效解決醫(yī)患糾紛，維護(hù)相關(guān)各方正當(dāng)權(quán)益具有重要的證據(jù)作用等等。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案有效管理的關(guān)鍵舉措

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，這是檔案工作發(fā)展的保障。檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，其能否得到長足發(fā)展，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持與推動。為此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住各種有利時機(jī)，利用各種渠道和采取多種方式，加強(qiáng)對檔案工作的宣傳，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和干部職工真正認(rèn)識到檔案工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的重要地位和作用，提高對檔案工作的關(guān)注度，從而自覺自愿地重視和支持該項工作。醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理所需硬件設(shè)施投入，從人、財、物力上保障檔案管理工作的順利開展。并配備政治思想好、業(yè)務(wù)技術(shù)強(qiáng)、綜合素質(zhì)強(qiáng)的管理人員，選派細(xì)心、耐心、有責(zé)任心的人員負(fù)責(zé)這項工作，從而保障檔案管理質(zhì)量。（2）健全醫(yī)院檔案管理制度。制度是管理的基礎(chǔ)，只有建立科學(xué)的管理制度， 才能使檔案管理在實際工作中有法可依，有章可循。醫(yī)院檔案部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院實際情況和相關(guān)法律法規(guī)制定一套科學(xué)、完整、合理、系統(tǒng)、可行的檔案管理制度，全面規(guī)范醫(yī)院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、編目鑒定、銷毀、統(tǒng)計檢索、庫房管理、提供利用等，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。制度建立后切忌一勞永逸，應(yīng)注意制度的不斷完善，以增強(qiáng)其適用性，提高其執(zhí)行效果。（3）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的自身建設(shè)。檔案管理是一門綜合性的學(xué)科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學(xué)方面的知識，還要具備計算機(jī)應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識。檔案管理工作還是一項服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是為醫(yī)院的全面建設(shè)事業(yè)服務(wù)的，它要求醫(yī)院檔案工作人員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。為此，醫(yī)院檔案人員要不斷地學(xué)習(xí)獲取知識，其途徑主要有學(xué)校正規(guī)教育、各種形式的后續(xù)教育以及自學(xué)等。同時，要加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育，使醫(yī)院檔案人員成為業(yè)務(wù)素質(zhì)全面、政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)過硬的高素質(zhì)人才。（4）重視醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的效益。檔案管理的最終目的就是提供利用，目前，多數(shù)醫(yī)院所提供的信息都是原始的、沒有經(jīng)過編輯加工的，利用率較低，發(fā)揮的作用有限，檔案信息資源的開發(fā)程度明顯滯后。為此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，尤其要積極開展多種編研活動，對信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以更好地滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高醫(yī)院檔案的利用率，充分發(fā)揮其綜合效益。

參 考 文 獻(xiàn)

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