論高校檔案信息化建設(shè)與開發(fā)

摘要：實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式，要求經(jīng)濟(jì)發(fā)展從主要依靠能源資源等物質(zhì)投入轉(zhuǎn)變到主要依靠技術(shù)革新和技術(shù)進(jìn)步、加強(qiáng)自主創(chuàng)新能力、改善經(jīng)營管理、提高勞動(dòng)者素質(zhì)上來。為此，檔案的信息化，成為當(dāng)今高校檔案事業(yè)邁向現(xiàn)代化的客觀要求，是新時(shí)期高校檔案館的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)檔案的信息化意識(shí)，積極開展檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，建立健全高校檔案信息服務(wù)體系，加快實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化。本文對(duì)高校檔案信息化所面臨的問題及改革措施進(jìn)行了討論，以期能對(duì)信息化建設(shè)與開發(fā)提供有價(jià)值的意見。

關(guān)鍵詞：高校檔案 信息化 信息安全 信息開發(fā)

檔案作為一種重要的信息資源，它的價(jià)值逐漸被社會(huì)所認(rèn)同，檔案的信息化己經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。高校檔案信息化是指:通過一切有效的手段和途徑，把潛在于檔案中的信息資源挖掘出來，形成用戶便于接受和利用的信息產(chǎn)品，并以之為媒介，進(jìn)一步強(qiáng)化高校檔案信息的社會(huì)效益。從黨和國家明確提出的\"以信息化帶動(dòng)工業(yè)化\"，到國家檔案局提出的\"以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)\"，檔案信息化已經(jīng)成為信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。

目前，高校檔案發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理水平不斷提高，多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)己廣泛應(yīng)用在學(xué)校工作的各個(gè)方面。高校快速發(fā)展的各項(xiàng)工作，也需要有與其協(xié)調(diào)發(fā)展，先進(jìn)、科學(xué)、高效的檔案管理，高校若想提高自己在社會(huì)發(fā)展中的地位，就必須采用信息化的方式管理檔案。

1 高校檔案信息化建設(shè)的必要性

信息資源的價(jià)值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度，相比較而言，用現(xiàn)代化管理手段存儲(chǔ)的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更高的社會(huì)效益。所以，檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然選擇，也是全面提升檔案工作社會(huì)化服務(wù)能力的重要手段，為了使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步，檔案部門也必須大力推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。

我校根據(jù)自治區(qū)職業(yè)教育發(fā)展規(guī)劃，經(jīng)過多校合并，專業(yè)整合，開發(fā)研究并舉，擴(kuò)大招生規(guī)模、改善辦學(xué)條件，提高教學(xué)質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)院管理取得了好的成績。檔案管理從原始的紙質(zhì)檔案向信息化的轉(zhuǎn)變發(fā)展。經(jīng)過檔案管理信息化的具體實(shí)踐和體會(huì)，將發(fā)現(xiàn)的問題和解決的辦法總結(jié)出來，供商榷。

2 檔案信息化過程中存在的問題

2.1 隱私權(quán)的保護(hù)

作為歷史的記錄，檔案中的許多內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在改變檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用時(shí)也使隱私權(quán)保護(hù)呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這從客觀上，要求我們對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中隱私權(quán)的保護(hù)問題，進(jìn)行深入的探討，并結(jié)合檔案管理法律法規(guī)，逐漸認(rèn)識(shí)和形成有效的隱私權(quán)保護(hù)方法。

2.2 侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)

伴隨著信息復(fù)制技術(shù)尤其是檔案網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息的開發(fā)利用與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之間的關(guān)系日益密切:一方面，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，如果保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，檔案的開發(fā)利用就要進(jìn)人適度的開發(fā)，在有序狀態(tài)下運(yùn)行。另一方面，如果不從開發(fā)利用的角度來考慮保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，勢必制約和限制了開發(fā)利用檔案信息資源的范圍、程度和時(shí)間，使檔案信息資源的價(jià)值不能最有效地得到開發(fā)和利用。

檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)為生存環(huán)境的，由于網(wǎng)絡(luò)管理跨越現(xiàn)實(shí)世界的時(shí)空障礙，成為一個(gè)沒有國界、沒有地域差別的\"網(wǎng)絡(luò)空間\"，很難對(duì)其進(jìn)行有效的控制，而且一些網(wǎng)絡(luò)使用者、網(wǎng)絡(luò)工作者和檔案管理人員對(duì)檔案信息中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)淡薄，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律、法規(guī)不甚了解，這就勢必造成不少檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失。所以，如何在保護(hù)的基礎(chǔ)上做好開發(fā)，既保護(hù)檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有者的利益，又能為全校最大程度地提供檔案信息，就成了我們檔案人員在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檔案信息化建設(shè)所面臨的首要現(xiàn)實(shí)問題。

2.3 檔案信息安全被威脅

實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)發(fā)展的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，檔案信息安全問題是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案事業(yè)發(fā)展所面臨的新挑戰(zhàn)之一。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有的共享性、開放性和復(fù)雜性等特征，使其很容易遭到來自各方面的安全威脅，檔案信息隨時(shí)可能受到破壞和攻擊。這些破壞因素在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中一般是指:因?yàn)榕既坏囊蛩鼗蛘邜阂獾墓舳咕W(wǎng)絡(luò)安全遭到破壞、數(shù)據(jù)遭到更改、信息遭到泄露，在實(shí)際環(huán)境中，則是指硬件的損毀、系統(tǒng)軟件或應(yīng)用軟件的缺陷、電腦病毒、黑客的攻擊等等。這諸多因素都直接威脅著網(wǎng)絡(luò)和信息的安全，所以，如何保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)能夠連續(xù)、可靠、正常地運(yùn)行就成了至關(guān)重要問題。

2.4 管理人員素質(zhì)問題

目前檔案館普遍存在著人員少、文化素質(zhì)低的現(xiàn)象。特別是檔案管理人員多數(shù)不是專職檔案員，無暇顧及檔案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于對(duì)電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少，檔案管理人員能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多，能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更是少之又少，致使檔案信息化程度仍然很低。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)全新的工作，需要既懂信息技術(shù)又懂檔案管理

知識(shí)的復(fù)合型人才。人才的缺乏，將極大地制約檔案信息化的發(fā)展，沒有一只高技能的檔案管理人員隊(duì)伍，再好的計(jì)算機(jī)設(shè)備也難已發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3 改進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，其他部門也要大力支持 高校檔案工作是為教學(xué)、科研、黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的，離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和其他部門的大力支持。在人員選用上，需要技術(shù)過硬、思想覺悟高的檔案專業(yè)工作人員，在硬件物資上，劃撥必耍的經(jīng)費(fèi)，購買符合學(xué)校發(fā)展需要的軟件和硬件設(shè)施。此外，還需制定專門、合理的檔案管理制度。

3.2 建立成熟的檔案隊(duì)伍，提高隊(duì)伍整體素質(zhì)

作為信息化社會(huì)的檔案工作者，具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)是必不可少的。檔案館的信息化建設(shè)要求不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，樹立為社會(huì)和公眾服務(wù)的意識(shí)。檔案管理部門應(yīng)把人才培養(yǎng)放在首要位置，采取培養(yǎng)和引進(jìn)并重的原則，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。以專業(yè)的機(jī)制和眾多的機(jī)會(huì)培養(yǎng)勝任檔案管理信息化的管理人員、技術(shù)操作人員和維護(hù)人員，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其了解掌握檔案管理的基本過程，逐步成為具備計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、檔案知識(shí)的復(fù)合型人才。

3.3 選擇合理的應(yīng)用軟件，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

由于檔案工作者未能正確處理保密與開發(fā)利用的關(guān)系，過分強(qiáng)調(diào)檔案的機(jī)密性，大多高校檔案部門沒有把檔案信息放在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，而隨著網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)的逐漸健全，各種加密技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)的開發(fā)與完善，對(duì)于不同密級(jí)的檔案采取不同的安全措施，在軟件和硬件上己經(jīng)完全可行了，所以，選擇一種合理有效的應(yīng)用軟件來建立信息共享平臺(tái)，并在此平臺(tái)上，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，己經(jīng)成為一項(xiàng)重要而迫切的工作，這是由信息化檔案管理的一切相關(guān)工作，都必須在統(tǒng)一的共享性平臺(tái)上來運(yùn)作這一性質(zhì)所決定的。

例如：不同的檔案服務(wù)對(duì)象具有不同的權(quán)限，不同的權(quán)限所能接觸到的檔案密級(jí)也有不同，而權(quán)限和密級(jí)可以定義在檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，在服務(wù)對(duì)象通過網(wǎng)絡(luò)迸行檔案信息檢索時(shí)，管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)其用戶名和密碼自動(dòng)生成檢索權(quán)限，從而很好地處理了檔案保密與開放的問題。

3.4 建設(shè)檔案信息化網(wǎng)站，重視網(wǎng)絡(luò)信息安全

根據(jù)檔案管理工作相對(duì)獨(dú)立的特點(diǎn)，構(gòu)建一個(gè)內(nèi)閉式重網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立完整的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)與公網(wǎng)完全隔離的網(wǎng)絡(luò)離線狀態(tài)下的信息化檔案館，能夠解決檔案信息管理中不易上網(wǎng)的信息管理與利用，滿足我們對(duì)公眾和社會(huì)開放的檔案信息的管理。在此網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上建立一個(gè)可以提供公共信息服務(wù)的檔案網(wǎng)站，并將其作為檔案服務(wù)和開展檔案宣傳的交互式平臺(tái)，其主要功能為:服務(wù)、宣傳和交流；其主要內(nèi)容有:檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息和檔案利用服務(wù)信息。在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，要注意加強(qiáng)安全管理，提高安全意識(shí)，要定期對(duì)檔案人員進(jìn)行安全知識(shí)培訓(xùn)，了解規(guī)章制度，熟悉所涉及系統(tǒng)的功能、數(shù)據(jù)來源等。在檔案信息存儲(chǔ)安全方面，要增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認(rèn)證和密鑰管理。存儲(chǔ)檔案信息的設(shè)備要裝有有效的防毒軟件。各種數(shù)據(jù)庫要及時(shí)進(jìn)行各份，嚴(yán)防信息數(shù)據(jù)丟失，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)安全可靠。只有不斷地探索，不斷地努力并積極尋求高校各部門的大力支持與協(xié)作，才能更有效加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.5 科技檔案的建設(shè)開發(fā)及轉(zhuǎn)化

3.5.1 加強(qiáng)科技檔案的開發(fā)利用

檔案管理的最終目的是搞好檔案信息資源的開發(fā)利用，既要體現(xiàn)檔案是歷史的真實(shí)寫照和是人類智慧的結(jié)晶，又要發(fā)揮科技檔案潛在的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益作用。當(dāng)前各行各業(yè)都把依靠科技進(jìn)步作為進(jìn)一步提高經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益和增強(qiáng)發(fā)展后勁的重要舉措，科技檔案的利用可避免無效勞動(dòng)、避免發(fā)生重復(fù)設(shè)計(jì)等問題?？萍紮n案只有在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中大顯身手，贏得聲譽(yù)，才能在市場經(jīng)濟(jì)的大潮中確立自己的位置。

3.5.2 更新思想觀念，改革服務(wù)方式

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制向市場經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變過程中，科技檔案內(nèi)容不斷豐富，同樣對(duì)其信息的需求也日益廣泛，而且具有時(shí)間性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、頻率高等特點(diǎn)。在這種形勢下，檔案人員要切實(shí)樹立一種開放的、主動(dòng)為企業(yè)提供服務(wù)的、注意經(jīng)濟(jì)效益的新觀念，要從思想和行動(dòng)上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變。檔案部門不能僅停留在對(duì)檔案的實(shí)體管理，也不能只是安于充當(dāng)看門守?cái)偟慕巧仨毟淖儐我坏牟檎医栝喞梅绞?，要及時(shí)了解決策層和科技人員對(duì)檔案資料的需求，應(yīng)由坐、等、守變?yōu)橹鲃?dòng)、熱情提供利用，變被動(dòng)型為主動(dòng)型服務(wù)。檔案人員必須認(rèn)識(shí)到開發(fā)利用科技檔案信息資源是市場經(jīng)濟(jì)形勢下科研方向轉(zhuǎn)軌變型的需要，是科學(xué)研究生存與發(fā)展的需要。

4 結(jié)束語

十六大以來，中國經(jīng)濟(jì)總量迅速擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)一系列新特征：經(jīng)濟(jì)實(shí)力顯著增強(qiáng)，但生產(chǎn)力水平總體上不高，自主創(chuàng)新能力不強(qiáng)，長期形成的結(jié)構(gòu)性矛盾和粗放型經(jīng)濟(jì)增長方式尚未根本改變。實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式，要求經(jīng)濟(jì)發(fā)展從主要依靠能源資源等物質(zhì)投入轉(zhuǎn)變到主要依靠技術(shù)革新和技術(shù)進(jìn)步、加強(qiáng)自主創(chuàng)新能力、改善經(jīng)營管理、提高勞動(dòng)者素質(zhì)上來。為此，職業(yè)教育受到國家和社會(huì)的高度重視，職業(yè)教育的科研水平有了極大的提高，科研成果的轉(zhuǎn)化得到極大的推進(jìn)，檔案信息作為科研成果的原始記錄，其重要性是不言而喻的。信息化的成果，為科研成果的轉(zhuǎn)化提供了強(qiáng)有力的手段，加強(qiáng)了自主創(chuàng)新能力，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，可以說，檔案信息化時(shí)逢前所未有的發(fā)展機(jī)遇，但也面臨重大挑戰(zhàn)。部門素質(zhì)教育是檔案隊(duì)伍建設(shè)的重中之重，檔案隊(duì)伍的素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。因此，進(jìn)一步提高檔案隊(duì)伍的計(jì)算機(jī)技能，是目前檔案隊(duì)伍建設(shè)的首要任務(wù)。只有這樣，信息化才能適應(yīng)社會(huì)高速發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展。

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