論高校檔案信息化建設與開發(fā)

摘要：實現(xiàn)科學發(fā)展，轉(zhuǎn)變經(jīng)濟發(fā)展方式，要求經(jīng)濟發(fā)展從主要依靠能源資源等物質(zhì)投入轉(zhuǎn)變到主要依靠技術革新和技術進步、加強自主創(chuàng)新能力、改善經(jīng)營管理、提高勞動者素質(zhì)上來。為此，檔案的信息化，成為當今高校檔案事業(yè)邁向現(xiàn)代化的客觀要求，是新時期高校檔案館的一項基礎性工作。加強檔案的信息化意識，積極開展檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡化的建設，建立健全高校檔案信息服務體系，加快實現(xiàn)高校檔案信息化。本文對高校檔案信息化所面臨的問題及改革措施進行了討論，以期能對信息化建設與開發(fā)提供有價值的意見。

關鍵詞：高校檔案 信息化 信息安全 信息開發(fā)

檔案作為一種重要的信息資源，它的價值逐漸被社會所認同，檔案的信息化己經(jīng)成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。高校檔案信息化是指:通過一切有效的手段和途徑，把潛在于檔案中的信息資源挖掘出來，形成用戶便于接受和利用的信息產(chǎn)品，并以之為媒介，進一步強化高校檔案信息的社會效益。從黨和國家明確提出的\"以信息化帶動工業(yè)化\"，到國家檔案局提出的\"以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標\"，檔案信息化已經(jīng)成為信息服務社會的最佳技術手段和實現(xiàn)途徑。

目前，高校檔案發(fā)展規(guī)模不斷擴大，管理水平不斷提高，多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術己廣泛應用在學校工作的各個方面。高?？焖侔l(fā)展的各項工作，也需要有與其協(xié)調(diào)發(fā)展，先進、科學、高效的檔案管理，高校若想提高自己在社會發(fā)展中的地位，就必須采用信息化的方式管理檔案。

1 高校檔案信息化建設的必要性

信息資源的價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度，相比較而言，用現(xiàn)代化管理手段存儲的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更高的社會效益。所以，檔案信息化建設是檔案工作適應社會發(fā)展的必然選擇，也是全面提升檔案工作社會化服務能力的重要手段，為了使檔案工作與社會發(fā)展同步，檔案部門也必須大力推進檔案的信息化建設。

我校根據(jù)自治區(qū)職業(yè)教育發(fā)展規(guī)劃，經(jīng)過多校合并，專業(yè)整合，開發(fā)研究并舉，擴大招生規(guī)模、改善辦學條件，提高教學質(zhì)量，加強學院管理取得了好的成績。檔案管理從原始的紙質(zhì)檔案向信息化的轉(zhuǎn)變發(fā)展。經(jīng)過檔案管理信息化的具體實踐和體會，將發(fā)現(xiàn)的問題和解決的辦法總結出來，供商榷。

2 檔案信息化過程中存在的問題

2.1 隱私權的保護

作為歷史的記錄，檔案中的許多內(nèi)容涉及個人隱私，網(wǎng)絡環(huán)境在改變檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用時也使隱私權保護呈現(xiàn)出新的特點，這從客觀上，要求我們對檔案信息網(wǎng)絡化服務中隱私權的保護問題，進行深入的探討，并結合檔案管理法律法規(guī)，逐漸認識和形成有效的隱私權保護方法。

2.2 侵犯知識產(chǎn)權

伴隨著信息復制技術尤其是檔案網(wǎng)絡化的發(fā)展，檔案信息的開發(fā)利用與知識產(chǎn)權保護之間的關系日益密切:一方面，保護知識產(chǎn)權是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，如果保護知識產(chǎn)權，檔案的開發(fā)利用就要進人適度的開發(fā)，在有序狀態(tài)下運行。另一方面，如果不從開發(fā)利用的角度來考慮保護知識產(chǎn)權，勢必制約和限制了開發(fā)利用檔案信息資源的范圍、程度和時間，使檔案信息資源的價值不能最有效地得到開發(fā)和利用。

檔案信息化是以網(wǎng)絡為生存環(huán)境的，由于網(wǎng)絡管理跨越現(xiàn)實世界的時空障礙，成為一個沒有國界、沒有地域差別的\"網(wǎng)絡空間\"，很難對其進行有效的控制，而且一些網(wǎng)絡使用者、網(wǎng)絡工作者和檔案管理人員對檔案信息中的知識產(chǎn)權保護意識淡薄，對知識產(chǎn)權保護的法律、法規(guī)不甚了解，這就勢必造成不少檔案知識產(chǎn)權的流失。所以，如何在保護的基礎上做好開發(fā)，既保護檔案知識產(chǎn)權所有者的利益，又能為全校最大程度地提供檔案信息，就成了我們檔案人員在網(wǎng)絡環(huán)境下進行檔案信息化建設所面臨的首要現(xiàn)實問題。

2.3 檔案信息安全被威脅

實現(xiàn)檔案管理和檔案信息服務的網(wǎng)絡化，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)發(fā)展的新機遇和新挑戰(zhàn)，檔案信息安全問題是網(wǎng)絡環(huán)境下檔案事業(yè)發(fā)展所面臨的新挑戰(zhàn)之一。由于計算機網(wǎng)絡具有的共享性、開放性和復雜性等特征，使其很容易遭到來自各方面的安全威脅，檔案信息隨時可能受到破壞和攻擊。這些破壞因素在網(wǎng)絡環(huán)境中一般是指:因為偶然的因素或者惡意的攻擊而使網(wǎng)絡安全遭到破壞、數(shù)據(jù)遭到更改、信息遭到泄露，在實際環(huán)境中，則是指硬件的損毀、系統(tǒng)軟件或應用軟件的缺陷、電腦病毒、黑客的攻擊等等。這諸多因素都直接威脅著網(wǎng)絡和信息的安全，所以，如何保證檔案信息網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)能夠連續(xù)、可靠、正常地運行就成了至關重要問題。

2.4 管理人員素質(zhì)問題

目前檔案館普遍存在著人員少、文化素質(zhì)低的現(xiàn)象。特別是檔案管理人員多數(shù)不是專職檔案員，無暇顧及檔案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于對電子文件、電子檔案的收集、保存、維護與利用接觸太少，檔案管理人員能熟練使用微機的為數(shù)不多，能承擔程序設計和數(shù)據(jù)維護的更是少之又少，致使檔案信息化程度仍然很低。檔案信息化建設是一項全新的工作，需要既懂信息技術又懂檔案管理

知識的復合型人才。人才的缺乏，將極大地制約檔案信息化的發(fā)展，沒有一只高技能的檔案管理人員隊伍，再好的計算機設備也難已發(fā)揮其應有的作用。

3 改進高校檔案信息化建設的措施

3.1 高校領導要重視檔案管理工作，其他部門也要大力支持 高校檔案工作是為教學、科研、黨政機關服務的，離不開學校領導的重視和其他部門的大力支持。在人員選用上，需要技術過硬、思想覺悟高的檔案專業(yè)工作人員，在硬件物資上，劃撥必耍的經(jīng)費，購買符合學校發(fā)展需要的軟件和硬件設施。此外，還需制定專門、合理的檔案管理制度。

3.2 建立成熟的檔案隊伍，提高隊伍整體素質(zhì)

作為信息化社會的檔案工作者，具備一定的計算機和電子文件管理知識是必不可少的。檔案館的信息化建設要求不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能，樹立為社會和公眾服務的意識。檔案管理部門應把人才培養(yǎng)放在首要位置，采取培養(yǎng)和引進并重的原則，加強檔案人員隊伍建設。以專業(yè)的機制和眾多的機會培養(yǎng)勝任檔案管理信息化的管理人員、技術操作人員和維護人員，對其進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓，使其了解掌握檔案管理的基本過程，逐步成為具備計算機知識、網(wǎng)絡知識、檔案知識的復合型人才。

3.3 選擇合理的應用軟件，建設檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

由于檔案工作者未能正確處理保密與開發(fā)利用的關系，過分強調(diào)檔案的機密性，大多高校檔案部門沒有把檔案信息放在網(wǎng)絡環(huán)境下，而隨著網(wǎng)絡安全法律法規(guī)的逐漸健全，各種加密技術、認證技術的開發(fā)與完善，對于不同密級的檔案采取不同的安全措施，在軟件和硬件上己經(jīng)完全可行了，所以，選擇一種合理有效的應用軟件來建立信息共享平臺，并在此平臺上，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，己經(jīng)成為一項重要而迫切的工作，這是由信息化檔案管理的一切相關工作，都必須在統(tǒng)一的共享性平臺上來運作這一性質(zhì)所決定的。

例如：不同的檔案服務對象具有不同的權限，不同的權限所能接觸到的檔案密級也有不同，而權限和密級可以定義在檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，在服務對象通過網(wǎng)絡迸行檔案信息檢索時，管理系統(tǒng)會根據(jù)其用戶名和密碼自動生成檢索權限，從而很好地處理了檔案保密與開放的問題。

3.4 建設檔案信息化網(wǎng)站，重視網(wǎng)絡信息安全

根據(jù)檔案管理工作相對獨立的特點，構建一個內(nèi)閉式重網(wǎng)絡系統(tǒng)，建立完整的內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境，實現(xiàn)與公網(wǎng)完全隔離的網(wǎng)絡離線狀態(tài)下的信息化檔案館，能夠解決檔案信息管理中不易上網(wǎng)的信息管理與利用，滿足我們對公眾和社會開放的檔案信息的管理。在此網(wǎng)絡基礎上建立一個可以提供公共信息服務的檔案網(wǎng)站，并將其作為檔案服務和開展檔案宣傳的交互式平臺，其主要功能為:服務、宣傳和交流；其主要內(nèi)容有:檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息和檔案利用服務信息。在實現(xiàn)網(wǎng)絡化的同時，要注意加強安全管理，提高安全意識，要定期對檔案人員進行安全知識培訓，了解規(guī)章制度，熟悉所涉及系統(tǒng)的功能、數(shù)據(jù)來源等。在檔案信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網(wǎng)絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理。存儲檔案信息的設備要裝有有效的防毒軟件。各種數(shù)據(jù)庫要及時進行各份，嚴防信息數(shù)據(jù)丟失，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)安全可靠。只有不斷地探索，不斷地努力并積極尋求高校各部門的大力支持與協(xié)作，才能更有效加快檔案信息化建設的進程。

3.5 科技檔案的建設開發(fā)及轉(zhuǎn)化

3.5.1 加強科技檔案的開發(fā)利用

檔案管理的最終目的是搞好檔案信息資源的開發(fā)利用，既要體現(xiàn)檔案是歷史的真實寫照和是人類智慧的結晶，又要發(fā)揮科技檔案潛在的社會和經(jīng)濟效益作用。當前各行各業(yè)都把依靠科技進步作為進一步提高經(jīng)濟、社會效益和增強發(fā)展后勁的重要舉措，科技檔案的利用可避免無效勞動、避免發(fā)生重復設計等問題?？萍紮n案只有在促進經(jīng)濟建設中大顯身手，贏得聲譽，才能在市場經(jīng)濟的大潮中確立自己的位置。

3.5.2 更新思想觀念，改革服務方式

在計劃經(jīng)濟體制向市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變過程中，科技檔案內(nèi)容不斷豐富，同樣對其信息的需求也日益廣泛，而且具有時間性強、針對性強、頻率高等特點。在這種形勢下，檔案人員要切實樹立一種開放的、主動為企業(yè)提供服務的、注意經(jīng)濟效益的新觀念，要從思想和行動上實現(xiàn)轉(zhuǎn)變。檔案部門不能僅停留在對檔案的實體管理，也不能只是安于充當看門守攤的角色，必須改變單一的查找借閱利用方式，要及時了解決策層和科技人員對檔案資料的需求，應由坐、等、守變?yōu)橹鲃?、熱情提供利用，變被動型為主動型服務。檔案人員必須認識到開發(fā)利用科技檔案信息資源是市場經(jīng)濟形勢下科研方向轉(zhuǎn)軌變型的需要，是科學研究生存與發(fā)展的需要。

4 結束語

十六大以來，中國經(jīng)濟總量迅速擴大，經(jīng)濟社會發(fā)展呈現(xiàn)一系列新特征：經(jīng)濟實力顯著增強，但生產(chǎn)力水平總體上不高，自主創(chuàng)新能力不強，長期形成的結構性矛盾和粗放型經(jīng)濟增長方式尚未根本改變。實現(xiàn)科學發(fā)展，轉(zhuǎn)變經(jīng)濟發(fā)展方式，要求經(jīng)濟發(fā)展從主要依靠能源資源等物質(zhì)投入轉(zhuǎn)變到主要依靠技術革新和技術進步、加強自主創(chuàng)新能力、改善經(jīng)營管理、提高勞動者素質(zhì)上來。為此，職業(yè)教育受到國家和社會的高度重視，職業(yè)教育的科研水平有了極大的提高，科研成果的轉(zhuǎn)化得到極大的推進，檔案信息作為科研成果的原始記錄，其重要性是不言而喻的。信息化的成果，為科研成果的轉(zhuǎn)化提供了強有力的手段，加強了自主創(chuàng)新能力，促進了經(jīng)濟發(fā)展。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，可以說，檔案信息化時逢前所未有的發(fā)展機遇，但也面臨重大挑戰(zhàn)。部門素質(zhì)教育是檔案隊伍建設的重中之重，檔案隊伍的素質(zhì)對檔案工作信息化建設的質(zhì)量起著關鍵的作用。因此，進一步提高檔案隊伍的計算機技能，是目前檔案隊伍建設的首要任務。只有這樣，信息化才能適應社會高速發(fā)展的需求，實現(xiàn)科學發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳艷歡.積極推進高校檔案信息化建設合議[J]，醫(yī)館論壇，2004(6).

[2]洪源清.論網(wǎng)絡環(huán)境下科研檔案信息開發(fā)與知識產(chǎn)保護[J]，情報探索，2006(10).