計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題

摘要：隨著信息數(shù)字化急速成熟，計劃生育檔案管理創(chuàng)新也理應(yīng)向數(shù)字化發(fā)展。計劃生育檔案管理現(xiàn)代化與數(shù)字化是密不可分的，針對計劃生育檔案信息時代的發(fā)展要求，本文指出計劃生育檔案管理中存在的缺陷，并對計劃生育檔案管理現(xiàn)代化做出初步構(gòu)想。

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。計劃生育檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。

1 計劃生育檔案管理數(shù)字化勢在必行

1.1 檔案信息時代發(fā)展的要求 首先，計劃生育檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的利用，為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環(huán)境，使計生工作的開展進入了良性循環(huán)之中。其次，檔案數(shù)字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數(shù)字管理化可以將檔案及時歸檔，為使用者提供便利。

1.2 計劃生育檔案信息數(shù)字化是計算機大量應(yīng)用于計劃生育管理的必然結(jié)果 計劃生育工作需要查閱和建立工作地區(qū)范圍內(nèi)所有人員檔案和戶籍檔案，計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。

2 計劃生育檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1 數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題 現(xiàn)階段計算機管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎(chǔ)上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內(nèi)容。發(fā)生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息。

2.2 計劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1 缺乏統(tǒng)一的管理機構(gòu) 大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統(tǒng)一機構(gòu)的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經(jīng)過相關(guān)的檔案知識培訓(xùn)，檔案收集意識比較淡薄，對檔案管理的重要性、檔案管理的要求不太熟悉，對日常檔案材料業(yè)務(wù)的處理，比如：檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解。

2.2.2 標準化水平低 計劃生育檔案管理標準化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。大多數(shù)的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導(dǎo)致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節(jié)，容易導(dǎo)致工作失誤，并存在一些檔案的數(shù)量、材料等方面的問題責(zé)任不明、界限不清的嚴重問題。

2.2.3 數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后 數(shù)據(jù)庫建設(shè)的滯后也是阻礙計劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的因素之一。雖然經(jīng)過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但沒有開發(fā)單獨的計算機或相關(guān)的檔案管理軟件進行管理計生人事檔案。在查閱相關(guān)人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。

2.2.4 經(jīng)費保障率低 目前，經(jīng)費問題仍是影響計劃生育進行檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大屏障。有些相關(guān)單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經(jīng)費比較少，人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設(shè)施，用來建立起點較高的檔案館網(wǎng)絡(luò)。

3 計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

3.1 加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程 計生檔案工作的管理需要一套科學(xué)化、規(guī)范化的工作程序和工作方法，可以通過網(wǎng)絡(luò)的手段把分散的計算機用系統(tǒng)連接起來，并通過把這些單一的計算機根據(jù)功能的不同進行分類，劃分成不同的系統(tǒng)處理方式，進而實現(xiàn)整體應(yīng)用。

3.2 著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之 對于“多”：計生檔案工作在進行計算機管理的過程中，先根據(jù)檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況的不同，對所有檔案進行統(tǒng)一整理，并優(yōu)先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案。

對于“快”：計生檔案在著錄的過程中，應(yīng)將案卷換分不同的層次進行著錄，能在顯示檔案的主題內(nèi)容和特征的同時，也可以減少著錄條目和錄入條目。既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

對于案卷基礎(chǔ)較好全引目錄的檔案：在著錄時，可以在全引目錄上面直接分類標引，對于特殊形式的檔案，可借助于計算機程序?qū)n案的人名、地址、時間等直接錄入，然后統(tǒng)一給出分類號。使錄入過程充分利用的原有的檔案目錄，從而減少著錄環(huán)節(jié)，進而提高著錄速度。

3.3 工作人員知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)要全面 掌握檔案專業(yè)知識。計劃生育檔案工作人員只有學(xué)習(xí)并掌握檔案相關(guān)專業(yè)知識，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率，對計生檔案工作進行科學(xué)管理。

掌握相關(guān)計算機知識。計劃生育檔案工作人員要熟練掌握計算機進行數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理、網(wǎng)絡(luò)的管理等方面的計算機技能。

培養(yǎng)精益求精、求真務(wù)實的工作作風(fēng)。計劃生育檔案工作是一項長期而且細致的工作，從材料的收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開仔細、認真的工作態(tài)度，任何一個細節(jié)的失誤均可能給后面的工作帶來麻煩。

培養(yǎng)創(chuàng)新意識。計劃生育檔案工作人員要善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題，并解決問題；敢于轉(zhuǎn)換思維方式，克服保守思想；有創(chuàng)新的意識與觀念，結(jié)合工作實際，為計生檔案的管理出謀劃策，提出新思路、新觀點，利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)利用檔案資源，促進計劃生育檔案工作的發(fā)展。

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