淺析如何加強(qiáng)學(xué)校人事檔案規(guī)范管理

摘要：本文從人事檔案材料收集歸檔、規(guī)范整理、轉(zhuǎn)遞等方面進(jìn)行闡述，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，形成有機(jī)整體，能夠反映出干部的基本面貌和特征。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 人事檔案管理 材料整理 規(guī)范化

人事檔案管理工作是國(guó)家檔案事業(yè)和組織人事工作的重要組成部分，它真實(shí)完整的記載干部個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷、思想品行、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)。還包括個(gè)人履歷，自傳，年度考核，學(xué)歷和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政審、黨員、團(tuán)和民主黨派材料，獎(jiǎng)勵(lì)處分、任用、聘用、離退休，工資變動(dòng)審定表和其他可供組織參考的材料。是經(jīng)過(guò)組織審定認(rèn)可并由組織形成的，隨著個(gè)人成長(zhǎng)而建立并不斷補(bǔ)充的檔案材料；人事檔案也是學(xué)校為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要參考依據(jù)。

1 當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 收集歸檔材料不齊全、紙質(zhì)規(guī)格不一致，給人事檔案的保管造成一些困難。人事檔案是個(gè)人的歷史檔案，其中有不少像個(gè)人自傳、思想?yún)R報(bào)、政審材料、個(gè)人鑒定等手寫(xiě)紙質(zhì)材料，這些材料的紙質(zhì)通常又薄又小，且規(guī)格不一，在被列入個(gè)人人事檔案立卷后，查閱的時(shí)候容易被撕破、漏頁(yè)，很不便于保管和利用。

1.2 人事檔案專(zhuān)管員對(duì)工作不夠重視，人事檔案材料收集不及時(shí)、不完整，造成人事檔案材料的短缺。如選拔干部任免、年終考核、先進(jìn)工作者表彰等資料未能及時(shí)進(jìn)行歸檔，以后想收集歸檔就很困難。還發(fā)現(xiàn)個(gè)別教職工填寫(xiě)檔案材料不規(guī)范，如在填寫(xiě)干部履歷表、年度考核表時(shí)不認(rèn)真、字跡潦草，有些為省事不手寫(xiě)而打印，應(yīng)付了事；還有些教工在查、借閱、轉(zhuǎn)遞檔案不辦理相應(yīng)手續(xù)等問(wèn)題，這些問(wèn)題給檔案管理工作造成了一些困難。

1.3 分類(lèi)整理上比較混亂，沒(méi)有按照要求嚴(yán)格分類(lèi)整理。在現(xiàn)有的人事檔案中，目錄分類(lèi)順序顛倒不清晰。在材料歸檔整理時(shí)必須按人事檔案要求重新分類(lèi)整理然后進(jìn)行立卷歸檔。

2 加強(qiáng)人事檔案規(guī)范整理

人事檔案整理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是審核。收到檔案材料后，首先要嚴(yán)格審核，確定是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。一般來(lái)講，整理工作包括分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專(zhuān)門(mén)案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

2.1 分類(lèi)。一是履歷材料。主要包含反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。二是自轉(zhuǎn)材料。報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳是個(gè)人撰寫(xiě)自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述。自傳材料的歸類(lèi)，應(yīng)該以?xún)?nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱(chēng)歸類(lèi)。三是考察、考核、鑒定、審計(jì)等材料。主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門(mén)通過(guò)各種途徑，對(duì)干部德能勤績(jī)廉進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)的材料。歸入本類(lèi)的材料，必須是經(jīng)過(guò)組織研究認(rèn)可正式形成的文件，手續(xù)完備，歷史地反映干部實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。四是學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)資格及學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料。主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研學(xué)術(shù)水平的材料。五是政審材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。如更改姓名、籍貫、民族、出生日期、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。

2.2 排序。排序是指將每一類(lèi)別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過(guò)編寫(xiě)類(lèi)號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼固定下來(lái)。具體方法有：一是按材料形成的時(shí)間排序；二是按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。

2.3 編目。一是檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫(xiě)準(zhǔn)確。書(shū)寫(xiě)目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)。檔案目錄不能粘貼涂改。二是每類(lèi)目錄之前應(yīng)注明材料類(lèi)號(hào)和類(lèi)別名稱(chēng)。填寫(xiě)材料類(lèi)號(hào)和排列順序號(hào)。三是根據(jù)材料題目填寫(xiě)材料名稱(chēng)及材料形成時(shí)間。四是填寫(xiě)材料頁(yè)數(shù)，按編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫(xiě)。五是備注說(shuō)明，填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)印件等。

2.4 技術(shù)加工。一是對(duì)紙張破損、篇幅不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料應(yīng)采用掃描、復(fù)印等方法進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)附在原件后。二是幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)查閱。三是幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過(guò)窄或裝訂線(xiàn)內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無(wú)法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。四是檔案材料上的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。五是檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料裱糊等形式粘連在一起。

2.5 裝訂。檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、整齊、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件，方便查閱。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書(shū)寫(xiě)干部的姓名、檔案編號(hào)。

3 加強(qiáng)人事檔案管理規(guī)范化

3.1 完整。一是要將記載干部本人的德、能、勤、績(jī)、廉的各方面材料收集齊全，使干部檔案能夠反映干部本人的基本面貌。二是收集到的每份檔案材料齊全。系列材料要系統(tǒng)成套，特別是結(jié)論性德材料、主要證據(jù)或過(guò)程性關(guān)鍵材料，都必須全部收集、有頭有尾；單份材料不缺頁(yè)、無(wú)損壞。三是收集歸檔的材料數(shù)量要適當(dāng)，既不要多也不要少。

3.2 真實(shí)。檔案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指對(duì)象明確，材料內(nèi)容符合干部的客觀實(shí)際。檔案材料沒(méi)有涂改造假，沒(méi)有與實(shí)際情況不符合的信息。歸檔材料上的姓名、出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、民族、籍貫等自然情況應(yīng)當(dāng)與檔案記載一致。必須對(duì)檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，凡審核確認(rèn)不真實(shí)的材料以及未經(jīng)組織查證的材料，要清出處理；發(fā)現(xiàn)與檔案記載不一致的歸檔材料，應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示組織人事部門(mén)審核后予以標(biāo)注。

3.3 及時(shí)。隨時(shí)收集需要?dú)w檔的材料，做到隨到隨辦、隨收、隨審、隨歸。修訂后的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》要求：“在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門(mén)歸檔”，以加強(qiáng)管理，提高干部人事檔案材料收集歸檔工作效率；同時(shí)，增加了檔案材料歸檔的時(shí)限，即“符合歸檔要求的材料，必須在接受之日起一個(gè)月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。

3.4 規(guī)范。一是歸檔材料必須是屬于同一立卷對(duì)象，避免張冠李戴歸入他人檔案。二是歸檔材料必須是《規(guī)范》確定的收集范圍內(nèi)的材料。既要確保把有價(jià)值的材料收集歸檔，又要防止不符合要求、無(wú)價(jià)值材料混入檔案。對(duì)無(wú)需歸檔或重復(fù)多余的材料，應(yīng)進(jìn)行清理。三是歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。四是歸檔手續(xù)要完備。凡規(guī)定由組織審查的歸檔材料，須有組織印章。五是干部人事檔案材料的記載和記錄材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等不符合檔案保護(hù)要求的記錄材料書(shū)寫(xiě)。

4 加強(qiáng)人事檔案規(guī)范轉(zhuǎn)遞

干部人事檔案轉(zhuǎn)遞是指干部所在單位或主管部門(mén)發(fā)生變化后，干部人事檔案管理部門(mén)將其檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位干部人事檔案管理部門(mén)。干部人事檔案轉(zhuǎn)遞與干部管理權(quán)限的變化是緊密聯(lián)系的。在干部檔案的移交和轉(zhuǎn)遞工作中，要認(rèn)真做到：

4.1 干部檔案轉(zhuǎn)出單位要抓緊完成干部檔案材料的收集、審核與歸檔工作，對(duì)不符合要求的檔案材料，要聯(lián)系材料形成部門(mén)進(jìn)行整改，保證歸檔材料齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、手續(xù)完備、質(zhì)量規(guī)范、檔案質(zhì)量達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)需要移交的檔案和檔案材料，要編制準(zhǔn)確、詳細(xì)的移交清單，嚴(yán)密包封后一并轉(zhuǎn)給接受單位干部檔案部門(mén)。

4.2 干部檔案接收單位要按照干部人事檔案審核工作的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)轉(zhuǎn)入的干部檔案和檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)。凡不符合要求的干部檔案和檔案材料，應(yīng)及時(shí)向檔案轉(zhuǎn)出單位進(jìn)行反饋，檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)積極整改。

4.3 移交干部檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守干部檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)定和安全保密制度，嚴(yán)防出現(xiàn)丟失、損毀、泄密現(xiàn)象，避免產(chǎn)生新的無(wú)頭檔案。干部檔案和檔案材料移交清單及回執(zhí)須予妥善保管。

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作者簡(jiǎn)介：

孫萍，女，（1972-），本科，助理檔案員，研究方向：探索學(xué)校人事檔案規(guī)范管理。