淺談如何做好水利工程檔案的管理

摘要：水利工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開工建設(shè)，形成了大量具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等文件材料，這些文件材料是水利工程建設(shè)過程的真實(shí)反映和原始記錄。做好這些文件材料的全面、完整、齊全收集并進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)的歸檔，對(duì)水利工程建設(shè)過程的管理和水利工程竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護(hù)、管理，具有十分重要的意義。筆者通過多年水利工程檔案管理工作實(shí)踐，就如何做好水利工程檔案管理提出自己的幾點(diǎn)看法，以促進(jìn)水利工程檔案管理質(zhì)量水平的提高。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案管理

水利工程在建設(shè)過程中，會(huì)形成各種各樣的文檔材料，有建設(shè)前期形成的文件材料如工程的可行性研究任務(wù)書、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件及有關(guān)管理性文件包括審查、招投標(biāo)、合同等，有施工過程中形成的文件材料如施工過程來往文件、表格、鑒定書、竣工圖等，有開展監(jiān)理形成的材料如監(jiān)理來往文書、檢驗(yàn)表格、報(bào)告、聲像等，有購置工程設(shè)備形成的材料如說明書、證書、鑒定書等，有開展工程竣工驗(yàn)收形成的文件材料如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)、評(píng)審文件等。這些文檔材料是水利工程各個(gè)建設(shè)階段的全面反映和真實(shí)記錄，不但對(duì)水利工程質(zhì)量的評(píng)定驗(yàn)收、水利工程建設(shè)具體過程的管理和維護(hù)，具有重要的利用和參考價(jià)值，而且對(duì)日后工程投入使用具有重要的查考、借鑒、指導(dǎo)作用。規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)地做好水利工程檔案管理工作，對(duì)工程建設(shè)過程中形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整理、歸檔，并實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，可為水利工程的建設(shè)和管理提供真實(shí)豐富的信息資源，成為水利工程檔案管理中一個(gè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

1 必須充分認(rèn)識(shí)水利工程檔案的重要性，增強(qiáng)做好水利工程檔案工作的自覺性

水利工程檔案來源于水利工程建設(shè)的全過程，不僅在建設(shè)過程中如工程建設(shè)來往聯(lián)系、原材料鑒定、工程質(zhì)量評(píng)定、質(zhì)量問題分析、工程糾紛、工程竣工驗(yàn)收等具有重要作用，而且在工程建設(shè)完成后的試運(yùn)行、日常運(yùn)行、管理工作中，也是不可或缺的真實(shí)依據(jù)和基礎(chǔ)條件。安全責(zé)任重于泰山。做好水利工程檔案工作，既是貫徹和落實(shí)工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制必然要求，又是維護(hù)工程質(zhì)量與安全的重要措施。借助檔案的原始憑證作用，人們可以查尋、了解、掌握過去的資料與情況，從而明確責(zé)任歸屬，防止工程質(zhì)量問題的發(fā)生。如果忽視水利檔案管理，造成檔案資料的缺失或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案參考利用和原始憑證作用的發(fā)揮。因此，在建設(shè)第一個(gè)水利工程項(xiàng)目時(shí)，不管是建設(shè)單位，還是施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等任何一個(gè)單位，都必須充分認(rèn)識(shí)做好水利工程檔案管理工作的重要性，高度重視工程設(shè)計(jì)、報(bào)批立項(xiàng)、建設(shè)與竣工各個(gè)階段的原始資料的記錄、保存與管理工作，增強(qiáng)做好水利工程檔案工作的自覺性。正如胡錦濤主席所指出的，“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)”。所以，做好水利工程檔案工作，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，更是一項(xiàng)維護(hù)歷史的神圣使命和責(zé)任。

2 建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一監(jiān)督管理，形成工作合力

強(qiáng)化水利工程文件材料收集與歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，是做好水利工程檔案工作的重要保障。加強(qiáng)組織是做好水利工程檔案的基礎(chǔ)手段，才能實(shí)現(xiàn)水利工程檔案為工程以后的生產(chǎn)運(yùn)行、業(yè)務(wù)管理、技術(shù)升級(jí)、結(jié)構(gòu)改造提供重要的基礎(chǔ)信息保障，實(shí)現(xiàn)整個(gè)水利工程的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。因此，要對(duì)水利工程檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一監(jiān)督與管理，建立工程項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制與相關(guān)或具體責(zé)任人的責(zé)任制，并按照集中統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一工作制度、分級(jí)分項(xiàng)管理的原則，成立水利工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)、指揮、組織、監(jiān)督檔案管理工作；按照所確定的責(zé)任制度，明確相關(guān)單位或部門負(fù)責(zé)人的檔案工作職責(zé)；建立符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案室，設(shè)立專職檔案員，并明確要求各建設(shè)單位指定一名或數(shù)名專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成水利工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組織網(wǎng)絡(luò)；在建立健全領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)、明確工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，還要對(duì)檔案員的檔案管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)化如各建設(shè)單位負(fù)責(zé)各自的工程材料文件的收集與歸檔工作，檔案室與各建設(shè)單位密切聯(lián)系、互相配合等，共同形成做好水利工程檔案工作的合力，使各水利工程檔案形成的相關(guān)單位納入統(tǒng)一控制范圍，確保檔案工作與工程建設(shè)同步。

3 建立“四納入”和“三參加”制度，從源頭強(qiáng)化檔案收集，確保水利工程檔案的完整性

檔案收集工作是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒有檔案收集工作，就沒有檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，更沒有日后檔案的提供利用。水利工程各參建單位應(yīng)建立檔案工作的“四納入”和“三參加”制度，強(qiáng)化源頭收集，確保水利工程檔案不丟失或損失。

3.1 “四納入”即將水利工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計(jì)劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員崗位職責(zé)；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。

3.2 “三參加”即建設(shè)項(xiàng)目檔案人員要參加設(shè)備開箱；參加各單項(xiàng)驗(yàn)收和項(xiàng)目總驗(yàn)收；參加項(xiàng)目技改鑒定。

4 建立“四同步”和“三約束”機(jī)制，避免檔案工作在工程建設(shè)中被弱化，確保檔案工作落到實(shí)處

在水利工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案工作由于其不具有即時(shí)效益性的特點(diǎn)，在工程建設(shè)的各項(xiàng)工作中往往處于邊緣地位，而且水利工程往往有工期緊、任務(wù)重等特點(diǎn)，致使檔案工作容易被忽視，無法落到實(shí)處。解決這個(gè)問題，必須堅(jiān)持“四同步”和貫徹“三約束”，確保了水利工程檔案工作與工程建設(shè)同步完成。

4.1 “四同步”即在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收水利工程各項(xiàng)工作的同時(shí)做好對(duì)檔案工作布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作，以確保檔案信息的齊全、完整、準(zhǔn)確。

4.2 明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任上的約束。把水利工程文件材料的收集與歸檔情況，作為對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)、專兼職檔案員及相關(guān)負(fù)責(zé)人工作績(jī)效的重要考核內(nèi)容。水利工程文件材料收集不齊全或歸檔不及時(shí)、不規(guī)范及檔案整理未開展的，與各建設(shè)單位的合同資金或獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行必要的扣罰。

4.3 明確檔案專項(xiàng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)上的約束。一是必須明確各工程建設(shè)單位必須要按照國家檔案局有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案歸檔工作。二是必須明確檔案專項(xiàng)驗(yàn)收與工程竣工驗(yàn)收的關(guān)聯(lián)性。必須將檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作，作為開展工程竣工驗(yàn)收的必要條件，未經(jīng)過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的，不能開展工程竣工驗(yàn)收。三是各建設(shè)單位必須按檔案驗(yàn)收要求，查漏補(bǔ)缺，對(duì)問題進(jìn)行及時(shí)糾正，并在工程竣工驗(yàn)收前先提交符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的工程檔案資料，工程檔案資料不齊全的或工程檔案未提交的不進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。

4.4 明確在工程合同上的約束。把完成一整套完整齊全并符合整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案作為各建設(shè)單位完成工程建設(shè)并辦理支付工程款項(xiàng)、支付工程質(zhì)量保證金的一個(gè)重要條件。業(yè)主單位或自行或委托相關(guān)檔案行政管理部門對(duì)各建設(shè)單位完成的水利工程檔案的基本情況進(jìn)行審核與驗(yàn)收，齊全完整并符合規(guī)范要求的給予相關(guān)證明文書并簽字確認(rèn)。相關(guān)證明文書簽字確認(rèn)完成后，業(yè)主即可給予各建設(shè)單位圓滿履行合同的付款。經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格的，不出具相關(guān)證明文書，不簽字確認(rèn)，不給予付款、決算。

5 強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)，為做好水利工程檔案管理工作提供保障

水利工程檔案涉及工程建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域，包含土建施工、原材料及設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)、監(jiān)理業(yè)務(wù)、水利專業(yè)設(shè)計(jì)及勘驗(yàn)等，客觀上不僅對(duì)檔案工作人員的專業(yè)能力水平提出了更嚴(yán)格的要求，而且對(duì)其綜合能力素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，其專業(yè)理論知識(shí)和技術(shù)技能通常要比一般單位的檔案人員更扎實(shí)、更全面，才能勝任水利工程檔案管理的要求。其不僅要懂文書檔案的基礎(chǔ)知識(shí)，還要懂科技檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要懂與水利工程建設(shè)有關(guān)的一些專業(yè)類別檔案，并能對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行獨(dú)立分類整理。因此，為全面做好水利工程檔案管理工作，就必須定期或不定期地舉辦針對(duì)水利工程檔案管理從業(yè)人員或其它檔案人員的培訓(xùn)班，對(duì)各專職或兼職檔案管理人員講解水利工程檔案的基本知識(shí)及業(yè)務(wù)技能，提高檔案管理人員的自身專業(yè)能力。舉辦培訓(xùn)活動(dòng)一般應(yīng)在水利工程開工前，通過舉辦培訓(xùn)讓檔案管理人員提前對(duì)水利工程檔案內(nèi)容進(jìn)行基本的了解，有利于其在檔案管理工作中更好地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極積累相關(guān)文件資料并進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔。同時(shí)，還須經(jīng)常邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的檔案專業(yè)人員或檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，推動(dòng)檔案管理工作和工程建設(shè)進(jìn)程同步，為今后水利工程的建檔工作奠定扎實(shí)基礎(chǔ)，切實(shí)保障水利工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。此外，還應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化和提升檔案管理人員的職業(yè)道德，關(guān)心和教育工作在一線的檔案人員，倡導(dǎo)勤勉盡責(zé)、愛崗敬業(yè)的行業(yè)之風(fēng)，維護(hù)水利工程檔案管理工作的安全性與穩(wěn)定性。

參考文獻(xiàn)：

[1]李永強(qiáng).水利工程檔案管理手冊(cè)[R].北京:中國水利水電出版社，2001.