【摘 要】高等學(xué)校的學(xué)籍管理工作是高校學(xué)生管理和教學(xué)管理的重要組成部分,為了順應(yīng)教育改革的發(fā)展要求,高校必須以學(xué)生為本,與時(shí)俱進(jìn),加快學(xué)籍管理的信息化建設(shè),提高服務(wù)水平,積極做好三大電子注冊工作,推進(jìn)學(xué)籍二級管理,完善學(xué)籍檔案管理,這樣才能讓學(xué)籍管理服務(wù)于學(xué)生,服務(wù)于教學(xué)。
【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校 學(xué)籍管理 信息化 檔案
【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674—4810(2012)18—0029—01
高等學(xué)校的學(xué)籍管理工作是高校學(xué)生管理和教學(xué)管理的重要組成部分,是教務(wù)工作的重要環(huán)節(jié),是教育質(zhì)量保障體系中的基石。目前,高等教育已經(jīng)進(jìn)入大眾化教育階段,隨著在校學(xué)生數(shù)量的日益增多,學(xué)籍材料的范圍和內(nèi)容日益擴(kuò)大,學(xué)籍管理工作面臨著一些新問題。如何增強(qiáng)服務(wù)意識,做到以學(xué)生為本,科學(xué)地提高學(xué)籍管理工作效率,為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為教學(xué)服務(wù),是眾多高校學(xué)籍管理工作者需要積極探討的一項(xiàng)重要課題。
一 完善教務(wù)管理平臺,加快高校學(xué)籍管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)
管理手段的網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)科學(xué)、公正、高效和準(zhǔn)確的學(xué)籍管理的基本條件,它在保證教學(xué)質(zhì)量、提高管理效率、優(yōu)化教學(xué)資源等方面有著非常積極的作用。隨著高校教育改革的逐漸深入和辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大,學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)量越來越多,學(xué)籍管理任務(wù)越來越繁重,在實(shí)際的學(xué)籍管理工作中難免出現(xiàn)科學(xué)性低、安全性差等問題。所以,高校應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際情況,及時(shí)建立并完善教務(wù)管理平臺,建立學(xué)生的學(xué)籍信息電子檔案,實(shí)現(xiàn)在任何地方、任何時(shí)間利用網(wǎng)絡(luò)都能方便地掌握學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)和學(xué)習(xí)質(zhì)量情況。同時(shí),加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使其能夠熟練創(chuàng)新地操作教務(wù)管理平臺。筆者所在學(xué)校所采用的教務(wù)管理系統(tǒng)軟件就是國家火炬項(xiàng)目正方數(shù)字化校園軟件,基本能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)籍信息在各部門的資源共享,學(xué)籍管理的信息化得到了大幅度的提高。
二 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提高學(xué)籍管理服務(wù)水平
目前,大部分高校的學(xué)籍管理工作主要集中在教務(wù)、學(xué)工兩個(gè)職能部門,學(xué)籍管理隊(duì)伍的人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和工作能力直接影響到全校的教學(xué)質(zhì)量。但是,一些人員只是把學(xué)籍管理當(dāng)做一項(xiàng)簡單的事務(wù)性工作,停留在常規(guī)的管理上,在學(xué)籍管理中工作不積極,措施不得力,處理不嚴(yán)謹(jǐn)。比如經(jīng)常有在校生申請休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)和轉(zhuǎn)學(xué),如果在申請的過程中,學(xué)籍管理人員不能正確地引導(dǎo)這些學(xué)生,不能給予制度、政策的提醒和解釋,可能會(huì)影響學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活,甚至無法正常畢業(yè)。因此,學(xué)籍管理人員要努力提高個(gè)人素質(zhì),加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心,提高服務(wù)水平;要學(xué)會(huì)研究新情況,解決新問題,總結(jié)新經(jīng)驗(yàn),探索新規(guī)律,始終堅(jiān)持“以學(xué)生為本”的服務(wù)理念,不斷提高學(xué)籍管理水平。
三 積極做好高校三大電子注冊工作
新生學(xué)籍電子注冊、在校生學(xué)年電子注冊和畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊,這三大電子注冊是高校學(xué)籍管理的重要內(nèi)容,需要學(xué)籍管理人員將學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤地上傳至教育部學(xué)籍管理平臺。新生學(xué)籍電子注冊是電子注冊的入口是加強(qiáng)高等學(xué)校招生行為監(jiān)督、保障高等教育改革健康發(fā)展的需要,維護(hù)高考的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。在校生學(xué)年電子注冊是電子注冊的中間環(huán)節(jié),是將在校生的學(xué)籍異動(dòng)情況上報(bào)至教育部學(xué)籍管理平臺,有助于規(guī)范高校辦學(xué)行為,加強(qiáng)高校學(xué)生管理。畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊是電子注冊的出口,各高校對擬畢業(yè)的學(xué)生進(jìn)行畢業(yè)資格審核,即對符合畢業(yè)資格的學(xué)生進(jìn)行“畢業(yè)”標(biāo)注,對不符合畢業(yè)資格的學(xué)生進(jìn)行“結(jié)業(yè)”標(biāo)注,這有助于學(xué)歷證書的管理,保障畢業(yè)生的利益,促進(jìn)人才市場的有序健康發(fā)展。
四 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào),推進(jìn)學(xué)籍二級管理
學(xué)籍管理已經(jīng)不是一個(gè)或兩個(gè)部門就能完成的工作,需要多個(gè)部門協(xié)調(diào)配合。目前,江西理工大學(xué)的學(xué)籍管理工作涉及教務(wù)、學(xué)工兩個(gè)職能部門和各系部的二級學(xué)籍管理部門。在日常學(xué)籍管理中,由職能部門下發(fā)學(xué)籍工作任務(wù)至各系部的學(xué)籍干事,由學(xué)籍干事收集、統(tǒng)計(jì)各自系部的學(xué)生學(xué)籍信息,再匯總至教務(wù)或?qū)W工部門,這樣就把繁重復(fù)雜的學(xué)籍工作分派到各個(gè)二級管理部門,落實(shí)責(zé)任到人,提高了工作效率?;谶@樣一個(gè)工作流程,高校就必須制定符合二級管理的學(xué)籍管理制度,設(shè)計(jì)科學(xué)有效的學(xué)籍辦事流程,加強(qiáng)職能部門和各系部的溝通協(xié)調(diào),落實(shí)工作責(zé)任制,推進(jìn)學(xué)籍二級管理的有序化進(jìn)行。
五 完善學(xué)籍檔案管理
高校學(xué)籍檔案管理主要存在如下問題:學(xué)籍檔案管理制度宣傳不夠,管理手段落后,信息存儲(chǔ)分散,各部門缺乏溝通等。近年來,江西理工大學(xué)結(jié)合實(shí)際情況對學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行了改進(jìn),設(shè)計(jì)編制了新的學(xué)籍表,制定了學(xué)籍檔案管理制度,強(qiáng)化了學(xué)籍檔案工作規(guī)范,明確了學(xué)籍檔案辦事流程,要求學(xué)籍表信息的填寫要落實(shí)到學(xué)生個(gè)人,保證信息的準(zhǔn)確性和連續(xù)性,對學(xué)生的錄取、注冊、考勤、考試、學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、畢業(yè)等信息要做到準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、及時(shí)地記載,并且要求電子和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存,這樣才能做到電子檔案、紙質(zhì)檔案和學(xué)生情況完全一致。真實(shí)的學(xué)籍檔案能夠反映學(xué)校的管理質(zhì)量和教學(xué)情況,為學(xué)校政策和發(fā)展方針的制定提供科學(xué)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。
參考文獻(xiàn)
[1]趙熊輝、聶娟.高等學(xué)校學(xué)籍管理制度建設(shè)原則探討[J].高等教育研究學(xué)報(bào),2006(1)
[2]魏勇.科學(xué)的學(xué)籍管理需要高素質(zhì)的管理隊(duì)伍[J].邢臺職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2004(2)
[3]余碧春.對高校學(xué)籍管理改革的若干思考[J].寧德師專學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2003(1)
〔責(zé)任編輯:李錦雯〕