辦公自動化系統(tǒng)淺析

摘#8195;要辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公業(yè)務(wù)中基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

關(guān)鍵詞辦公自動化；網(wǎng)絡(luò)；信息安全；數(shù)據(jù)

中圖分類號TP29文獻(xiàn)標(biāo)識碼A文章編號1673-9671-(2012)041-0123-01

1緒論

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我們的生活方式也在不斷變化著。辦公自動化，英文 Office Automation，簡稱OA，是辦公業(yè)務(wù)中基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。"

2辦公自動化的功能需求

1）建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求。在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等。

2）確立信息發(fā)布。在單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立一個及時的信息發(fā)布和數(shù)據(jù)交流的平臺，例如內(nèi)網(wǎng)公告、單位新聞簡報、企業(yè)內(nèi)部短信通知、工作技術(shù)交流等內(nèi)容。

3）建立科室之間的業(yè)務(wù)辦公流程自動化。業(yè)務(wù)辦公流程就是一個科室的人員為完成某一項業(yè)務(wù)工作，與其他科室人員之間進(jìn)行的網(wǎng)上業(yè)務(wù)互動。如業(yè)務(wù)主發(fā)起人通過辦公系統(tǒng)進(jìn)行公文擬稿，經(jīng)別的主管科室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批或其他科室協(xié)同辦公后，再發(fā)還給業(yè)務(wù)主發(fā)起人。

3辦公自動化的設(shè)計

1）設(shè)計原則。①在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上協(xié)同工作；②要求企業(yè)可以在辦公網(wǎng)絡(luò)中，以先進(jìn)成熟的計算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，具有公文管理、檔案管理、會議管理等模塊，并可實現(xiàn)手機(jī)短信提醒、全文批注、手寫簽名、電子印章、移動辦公等功能。實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化，為辦公和領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)；③要求企業(yè)可以在外網(wǎng)上建立自己的網(wǎng)站，用于發(fā)布信息、數(shù)據(jù)收集等。

2）系統(tǒng)構(gòu)架。辦公管理系統(tǒng)是采用B/S（BROWSER/SERVER）結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)整個企業(yè)的信息化管理。這種系統(tǒng)的優(yōu)勢在于系統(tǒng)簡單，功能強(qiáng)大，擴(kuò)展能力良好以及跨地域操作性能。B/S模式通過公網(wǎng)進(jìn)行通信，客戶的登錄界面是通過IE來實現(xiàn)，一少部分的工作內(nèi)容在瀏覽器的前部分進(jìn)行實現(xiàn)，并且使其主要的工作內(nèi)容是機(jī)房的服務(wù)器端進(jìn)行實施，這樣就減少了客戶端電腦工作的負(fù)擔(dān)，降低了用戶的總體成本。由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實時性要求并不高，因此采用B/S結(jié)構(gòu)比較合理。

3）設(shè)計技術(shù)與開發(fā)環(huán)境。辦公信息管理系統(tǒng)采用的設(shè)計技術(shù)和軟件有：Dreamweaver頁面設(shè)計軟，Photoshop圖像處理軟件，MyEclipse為主要開發(fā)軟件，JSP結(jié)合JavaBeans的動態(tài)頁面制作技術(shù)以及SQLServer 2000數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

JSP（Java Server Pages）是目前十分流行的一種技術(shù)，主要運行于開發(fā)服務(wù)端的腳本程序和動態(tài)生成系統(tǒng)的內(nèi)容。JSP是一種全新的技術(shù)，它借助了ASP的許多優(yōu)點，同時JSP使用靈活而強(qiáng)大的Java語言，實現(xiàn)了與平臺無關(guān)的特性。JSP在眾多的動態(tài)頁面技術(shù)中是最優(yōu)秀的，也是未來發(fā)展的必然趨勢。它具有內(nèi)容的生成和顯示進(jìn)行分離，采用標(biāo)簽簡化頁面開發(fā)，一次編寫，大大簡化了整個程序的編寫，提高了程序編寫的安全性，并使程序編寫過程更為規(guī)范。

4）系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計。①數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)存儲、管理數(shù)據(jù)的方式。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)指同一種類的數(shù)據(jù)元素中，各元素之間的相互關(guān)系，包括三個組成成分，數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)的存儲結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)運算結(jié)構(gòu)；②數(shù)據(jù)庫邏輯設(shè)計。數(shù)據(jù)庫邏輯設(shè)計包括所需的實體和關(guān)系，實體規(guī)范化等工作。設(shè)計的后半段則是數(shù)據(jù)庫物理設(shè)計，包括選擇數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，確定數(shù)據(jù)庫實體屬性（字段）、數(shù)據(jù)類型、長度、精度確定等。

4辦公自動化系統(tǒng)的安全

在辦公自動化系統(tǒng)安全上提出下面幾類主要的防范方法。

1）加強(qiáng)機(jī)房管理。對單位機(jī)房的網(wǎng)管人員要做好選擇和日?？疾?，采取一定的手段來嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)管理員的權(quán)限，結(jié)合單位機(jī)房內(nèi)部的軟、硬件系統(tǒng)，服務(wù)器系統(tǒng)和硬盤數(shù)據(jù)等各個方面的安全問題進(jìn)行教育，提高網(wǎng)絡(luò)管理人員的個人素質(zhì)和技術(shù)素質(zhì)。

2）建立訪問控制策略。訪問控制策略是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全防范和保護(hù)的主要策略，其任務(wù)主要是保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)內(nèi)容不被非法篡改和使用。網(wǎng)絡(luò)安全策略包括很多種類：有用戶名和口令的認(rèn)證，操作權(quán)限的設(shè)置，還有管理員對目錄和文件的屬性控制策略等。

3）建立日志審計。對所有合法登錄用戶的操作情況進(jìn)行跟蹤記錄。對非法用戶，要求系統(tǒng)能夠自動記錄其登錄次數(shù)，時間，IP地址等信息，能夠使工作人員根據(jù)計算機(jī)的系統(tǒng)日志信息，監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)的非法行為，對其采取必要的防控措施。

4）建立防火墻。防火墻是一種網(wǎng)絡(luò)安全保障手段，是討論網(wǎng)絡(luò)通信時執(zhí)行的一種訪問控制標(biāo)尺，它主要是控制入、出一個網(wǎng)絡(luò)權(quán)限，迫使所有的連接都進(jìn)過這樣的檢查。

5總結(jié)和展望

現(xiàn)今，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備的迅猛發(fā)展，對信息數(shù)據(jù)處理的應(yīng)用范圍有了明顯提高，對單位的辦公自動系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也有了更高的要求。網(wǎng)絡(luò)通信也在進(jìn)一步的擴(kuò)大，給企業(yè)的異地辦公提供了跟有效和節(jié)約的便利條件。通過信息處理和信息通信兩者的緊密結(jié)合，使辦公室自動化技術(shù)具有更高的效能，也是辦公室自動化技術(shù)發(fā)展的重要趨勢。

參考文獻(xiàn)

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