辦公自動化在商場中的應用

摘#8195;要商場應用辦公自動化后，能集成和共享信息，拓寬進貨和銷售渠道，能實現(xiàn)日常辦公的科學管理，提高職工素質，加強連鎖店和顧客的協(xié)作，能為決策層提供準確的數(shù)據(jù)，在提高管理水平的同時達到提高競爭力的目的。

關鍵詞辦公自動化；商場管理；進貨；銷售；協(xié)同合作

中圖分類號TP319文獻標識碼A文章編號1673-9671-(2012)041-0102-01

隨著辦公自動化技術的不斷發(fā)展和日趨成熟，它給工作帶來的優(yōu)勢也越來越明顯。許多企業(yè)借助先進的辦公設備，實現(xiàn)辦公科學化、網(wǎng)絡化、自動化，改進了辦公質量，縮短了辦公周期，提高了辦公效率。通過科學的管理方法，還提高了管理和決策的科學化水平，實現(xiàn)了辦公業(yè)務的自動化。如今，連商場也引用它來進行工作和管理，我市的黃州商場便是如此。

1黃州商場簡介

黃州商場是黃岡最大的商場，在黃州區(qū)擁有5個分店，在黃岡市管轄的九個縣市中都有分店，在很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)還設有便民店，如今便民店多達幾百個。前兩年，商場為了進行有效的管理，引進了辦公自動化系統(tǒng)，兩年來，領導很重視這件事，親手抓應用和管理，辦公人員的計算機動手能力和網(wǎng)絡安全意識大有提高，文化素質普遍提升，綜合實力不斷高攀，業(yè)績也如百尺竿頭更進一步，不斷在刷新。

2具體應用效果表現(xiàn)在如下幾個方面

1）拓寬進貨渠道。商場的進貨原來一直是幾個專門的人負責，和幾個固定的供應商合作。有了辦公自動化后，各類資源共享，各個地方各種產品的信息都云集到網(wǎng)上。采購人員只要在網(wǎng)上搜索查看，通過系統(tǒng)決策分析的數(shù)據(jù)和方法，就可以選擇適銷對路的、品質優(yōu)良的、價格合理的商品，選擇名譽較好、誠信度高的供應商。然后看樣、談價、簽單訂貨，有的甚至還可以親自去單位考查生產情況。這樣就可以從多個廠家多個渠道進貨，保障進到的商品是正宗的暢銷商品。系統(tǒng)還提供嚴格的采購控制環(huán)節(jié)，包括合同管理、下達訂單、處理退換貨、采購結算等，加強對采購過程的管理。

2）拓寬銷售渠道。自從用了自動化辦公后，銷售業(yè)績不斷攀升，因為哪種貨物賣得好，顧客需要哪種類型、哪種品牌的貨物，都能通過系統(tǒng)反映上來，商場可以有針對性地去采購回來。另外進貨渠道多了，進的商品質量好了，各種商品齊全了，就能吸引顧客下次再來。黃州商場比較大，銷售的商場小到針頭線腦，大到家居電器，幾乎一應俱全。顧客來一趟后，能將所有要買的東西配齊買回家。如春節(jié)買過年物資時，吃的喝的用的玩的都有，自己用的、送禮用的樣樣齊全。顧客選中商品后，商場能一次到位送到家。另外通過自動化的市場分析后，商場每年組織一些促銷活動，如“二十周年店慶”、“歡度國慶節(jié)”、“平安夜”等，以購物打折或贈送禮品等形式來銷售；還有周末帶動人氣的“限時、限量驚爆搶購”。每一項促銷活動都有針對性，就會吸引更多的顧客，銷售更多的商品，創(chuàng)造更多的財富。

3）提高職工素質。商場的員工無論是管理員還是營業(yè)員都必須具備一些特殊素質，才能完成工作。管理員應具有“服務至上”的服務意識、專業(yè)知識、經(jīng)營頭腦和管理才能。營業(yè)員必須一專多能，能兼容多種工作，有較強的應變能力，能及時處理解決急難問題，不僅要有一定的專業(yè)技術，還要學會與人打交道，學會禮貌服務和技巧服務。辦公自動化為商場開啟了一面面向社會的鏡子，員工們可以通過鏡子看到自己的形象，看到商場內部的優(yōu)秀工作人員的表現(xiàn)和工作經(jīng)驗。并把他們作為榜樣，不斷自學或通過培訓系統(tǒng)地學習服務領域，崗位要求，職業(yè)道德技巧等多種知識和常識，學習各種商品知識、“三米”微笑服務、處理顧客投訴、商品推銷技巧，大大提高自身的素質。自動化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累，在大家的共同努力下，全體員工不但增進了服務工作的知識，服務態(tài)度和質量得到提高，文化素質和服務技巧也明顯改善。

4）加強協(xié)同合作。商場開了很多連鎖店，總部和連鎖店之間要經(jīng)常進行溝通，否則就是一盤散沙?？删偷赜蚨?，分店分散在各縣市，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。如果企業(yè)信息化手段不足，就會導致自身管理無法及時跟進，對分散在各區(qū)域店面的控制力較弱，集中采購能力小，采購成本高，對店鋪的送貨不及時，從而使企業(yè)鏈步入惡性循環(huán)，規(guī)模效益與集約經(jīng)營無法統(tǒng)一。使用了辦公自動化軟件后，將分散在各個分店的電腦連接起來，形成了一個偌大的虛擬辦公場所。各個店的信息和情況就能及時匯總到總部，總部領導的決策也會很快下達到各個分店，實現(xiàn)了信息交換、統(tǒng)一管理與流程控制。因此提升了后端與前端的協(xié)同作業(yè)能力，打通了各種跨組織、跨地域、跨系統(tǒng)團隊之間的聯(lián)系。各個分店之間也能相互溝通，交流經(jīng)驗，共同盈利，從而全面提升團隊工作效率，降低協(xié)作成本。

5）方便顧客溝通。顧客是上帝，顧客滿意了，生意才好做。商場利用辦公自動化牢牢抓住顧客的心，開啟網(wǎng)上“意見本”讓顧客挑刺，找商品的不足，找工作人員的不當之處，然后進行甄別，有則改之，無則加勉?！敖ㄗh本”讓顧客提出寶貴的意見，指出自己偏愛的商品，為商場的發(fā)展獻計獻策?！邦I獎臺”設置獎品獎金發(fā)放給在商場消費比較多的顧客，也獎給出謀劃策的人。顧客和商場互動多了，對商場就有感情，在購物中實實在在的體驗到人性的被尊重后，將極大地提升他們的滿意度和忠誠度，就愿意經(jīng)常來消費。作為商業(yè)服務企業(yè)只有更多地關注顧客分析和面向顧客的營銷，全方位掌控顧客資源，提升顧客服務質量，建立和維護與顧客之間親密和持久的關系才能獲取收益。

6）加強領導監(jiān)管。單位大了，位置分散了，領導要掌握各個部門各個員工的信息比較費時費力。辦公自動化特點之一就是集成信息，提供領導需要的一些準確數(shù)據(jù)，實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)?，F(xiàn)在只需要打開自動化系統(tǒng)就能了解每個部門、每個職員的進度和狀態(tài)，了解每日的進賬和出賬情況。了解市場行情的變化，研究商品流行趨勢，掌握第一手資料，分析知名品牌的經(jīng)營規(guī)模，認真學習其他先進企業(yè)的管理方法。查找自身管理工作存在的不足，了解哪些地方需要改善，哪些環(huán)節(jié)還可以挖掘，拓展新思路，努力開發(fā)創(chuàng)造利潤的新途徑。由此就輕松地加大了管理力度，增強管理層對組織的控制力，強化領導的監(jiān)控管理，做到管理精益求精，起到事半功倍的管理效果。

3總結語

總之，辦公自動化系統(tǒng)不僅能幫助商場實現(xiàn)進貨、銷售、庫存的管理，還能實現(xiàn)收支、往來款管理，不僅管理了本單位職工，還管理了供應商、顧客。各分店、各部門通過共同的事業(yè)、共同的目標、共同的責任團結在一起，和諧相處、共同協(xié)作，盡最大努力求得各方面的“共贏”。

參考文獻

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作者簡介

張勝芳（1972—），女，講師，研究方向：計算機網(wǎng)絡。