新時(shí)期下民營企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新

摘 要 民營企業(yè)的檔案管理對(duì)其將來的發(fā)展起著舉足輕重的作用，是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)不可忽視的一部分。但是現(xiàn)在的民營企業(yè)在檔案管理上還存在著一系列的問題有待解決，本文就此進(jìn)行了分析，并提出了解決的方案。

關(guān)鍵詞 民營企業(yè) 檔案管理 模式 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 民營企業(yè)檔案管理的原則

1.1 靈活實(shí)用的原則

民營企業(yè)所開展的工作是為了更好地獲取經(jīng)濟(jì)利益為目的的，因此檔案管理工作的開展就必須遵循靈活實(shí)用的原則，以便更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。對(duì)檔案的管理是為了方便將來高層管理人員對(duì)已有信息的查找和利用，若在檔案管理中存在著很多繁瑣的問題將影響管理者的決策。

1.2 存儲(chǔ)信息真實(shí)的原則

信息以決策的依據(jù)，正確真實(shí)的信息是管理者做出科學(xué)決策的前提，保證信息的真實(shí)性也是企業(yè)社會(huì)責(zé)任的體現(xiàn)。在檔案中若存在著虛假的信息，不僅會(huì)使決策失誤還會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的社會(huì)形象。

1.3 信息全面的原則

信息的全面包括大范圍的全面也包括小范圍的全面。所謂大范圍的全面就是指檔案需要有各個(gè)部門的信息，各個(gè)主體的信息。比如企業(yè)自身的文化建設(shè)信息、企業(yè)的政策、財(cái)務(wù)部、人事部、銷售部等部門的信息、供貨商及客戶的信息等多個(gè)主體。小范圍的檔案是就一個(gè)主體而言的多個(gè)方面，拿銷售部門來說就需要具體到銷售人員的具體信息、銷售業(yè)績的信息等。

2 民營企業(yè)檔案管理的問題

2.1 對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱

一般民營企業(yè)的規(guī)模較小，認(rèn)為對(duì)檔案進(jìn)行管理是不必要的工作，只會(huì)浪費(fèi)企業(yè)的財(cái)力和時(shí)間。在中國目前的社會(huì)環(huán)境中，管理層對(duì)企業(yè)檔案管理的不重視，是企業(yè)檔案管理存在問題的根本原因。而民營企業(yè)工作人員的流動(dòng)性較大，客戶的穩(wěn)定性不強(qiáng)也是企業(yè)管理者認(rèn)為檔案管理不重要的另一個(gè)原因。另一方面，檔案管理問題的潛伏期較長，檔案管理的漏洞所帶來的危害通常在數(shù)年甚至是十多年之后才會(huì)出現(xiàn)，因此在短時(shí)間內(nèi)管理者無法意識(shí)到檔案管理存在的必要性。

2.2 管理方式的單一性

雖然說部分民營企業(yè)開展了檔案管理的工作，但是就他們的管理模式上而言，存在著過度單一管理不科學(xué)的問題。民營企業(yè)為了盡量節(jié)約成本，受經(jīng)濟(jì)條件的限制并沒有引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，在檔案管理上還是采取比較傳統(tǒng)的手段，以紙質(zhì)資料藏館的方式對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行管理。這種方式的工作量較大，一般還是需要人工進(jìn)行填寫，修改與查找，在工作的過程中工作量較大，而且還容易出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致人事資料和客戶信息的遺漏，將會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展。

2.3 管理體系的不完善

管理意識(shí)的缺乏必然會(huì)導(dǎo)致管理體系的混亂與缺失，一個(gè)企業(yè)需要進(jìn)行檔案管理的信息很多，包括企業(yè)的戰(zhàn)略信息、人力資源的招聘、企業(yè)文化、客戶資料的管理等多個(gè)方面。絕大多數(shù)的企業(yè)始終一味地堅(jiān)持“以客戶為中心”的思想或者是“以員工為中心”的思想而顧此失彼，導(dǎo)致管理的內(nèi)容不完整。

2.4 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

據(jù)江蘇省檔案局的調(diào)查顯示，江蘇省民營企業(yè)里從事檔案管理工作的人員有64.5%并不是檔案管理專業(yè)的人才，甚至還有部分人員并不是管理類專業(yè)畢業(yè)的人才，也有一小部分管理人員并不具備高等教育的學(xué)歷。在現(xiàn)代化的檔案管理要求下，僅僅依靠過去的管理經(jīng)驗(yàn)是遠(yuǎn)不夠的，必須具有現(xiàn)代化的管理知識(shí)與思想才能做好現(xiàn)代的檔案管理。

3 企業(yè)檔案管理的優(yōu)化

為了適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要，必須對(duì)企業(yè)檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位。

3.1 擴(kuò)大宣傳、促進(jìn)重視

政府部門要幫助民營企業(yè)樹立檔案管理的危機(jī)意識(shí)，讓民營企業(yè)的管理者認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的缺陷會(huì)造成的問題，擴(kuò)大檔案管理的宣傳力度。比如在當(dāng)?shù)氐碾娨暶襟w上以公益廣告的形式提醒民營企業(yè)的管理者重視檔案（下轉(zhuǎn)第141頁）（上接第104頁）管理；在報(bào)紙傳媒上以專版的形式介紹民營企業(yè)的檔案管理，可以是成功的經(jīng)驗(yàn)也可以是某一企業(yè)失敗的教訓(xùn)；在政府的網(wǎng)站上公布加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理的要求，并向各民營企業(yè)下發(fā)文件，強(qiáng)制其做好檔案管理，定期對(duì)民營企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行考核，對(duì)于不合格的給予一定的處罰。

3.2 運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備

現(xiàn)代民營企業(yè)的檔案管理已基本上不再是對(duì)人的依賴，而是對(duì)信息化技術(shù)的依賴，因此民營企業(yè)必須購入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備增強(qiáng)管理的可靠性。在傳統(tǒng)的模式中，對(duì)檔案的管理完全依賴于管理者，當(dāng)這名管理者離職之后，對(duì)現(xiàn)有檔案的查詢就會(huì)帶來很大的困難，而且管理的效率也極其低下。

3.3 優(yōu)化管理方式

不同規(guī)模的民營企業(yè)可以采取不同的管理方式。大型民營企可以采取集中統(tǒng)一管理模式和協(xié)作式管理模式，開展時(shí)間久，管理高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，相應(yīng)的管理理念及方式更科學(xué)完善，這樣的管理模式可以更好地為大型民營企業(yè)的檔案現(xiàn)狀服務(wù)，大型民營企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)，大型民營企業(yè)作為管理榜樣需要嚴(yán)格認(rèn)真對(duì)待管理模式的選擇；中型民營企業(yè)可以采取分散管理模式，根據(jù)中民營企業(yè)自身的實(shí)際情況和對(duì)經(jīng)濟(jì)效益追求的總體目標(biāo)，分散管理模式管理形態(tài)獨(dú)特的共存性與漸進(jìn)性，可以使檔案資源的實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案知識(shí)管理等科學(xué)化、系統(tǒng)化，將檔案管理的責(zé)任和權(quán)力都交給下級(jí)部門，責(zé)任明確地對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但符合中型民營企業(yè)的綜合實(shí)力，還滿足中小型民營企業(yè)的現(xiàn)狀及對(duì)經(jīng)濟(jì)效益追求的近期目標(biāo)，為企業(yè)的管理和利用服務(wù)；小型民營企業(yè)可以采取社會(huì)化管理模式，社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)擁有科學(xué)系統(tǒng)的管理規(guī)范及制度，具有高素質(zhì)的專業(yè)從業(yè)人員，相關(guān)管理設(shè)施及設(shè)備也與時(shí)俱進(jìn)地更新，小型民營企業(yè)的檔案存放在這樣的機(jī)構(gòu)中可以得到專業(yè)管理，由于中小型民營企業(yè)無論是檔案資源的數(shù)量、類型，還是檔案管理的實(shí)力都是其檔案工作開展的障礙，檔案意識(shí)的提高使小型民營企業(yè)必須根據(jù)企業(yè)的這種現(xiàn)狀找到與之相符的檔案管理模式，社會(huì)化檔案管理模式無論是對(duì)企業(yè)規(guī)模、企業(yè)實(shí)力的要求都與小型企業(yè)實(shí)際情況相符合。

3.4 完善檔案管理體制

對(duì)檔案管理體制的完善需要兩個(gè)主題的共同努力，首先是政府部門應(yīng)該完善相應(yīng)的法律體系，為民營企業(yè)的檔案管理提供法律保障與工作指導(dǎo)。另一方就是企業(yè)本身應(yīng)該根據(jù)自己的規(guī)模和性質(zhì)對(duì)檔案管理的類型進(jìn)行合理的選擇，健全自身的管理體制，使檔案深入每一個(gè)細(xì)節(jié)；企業(yè)還需要的是建立檔案管理的績效考核制度，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行監(jiān)督和考核，以此來保證檔案管理工作質(zhì)量的可靠性。

4 總結(jié)

檔案管理所要涉及的工作很多，其中還有兩個(gè)不可忽視的問題，一是檔案掛歷的誠信問題，這就需要檔案的管理者所錄入的檔案信息的真實(shí)可靠；另一方面是安全問題，檔案可能涉及到員工和顧客的隱私，因此必須做好檔案管理的保密工作，防止信息的泄露。