淺談做好新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程的檔案管理

摘要：分析新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)10kV及以下工程檔案管理存在的問(wèn)題， 從主動(dòng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、開(kāi)展全過(guò)程管控、加強(qiáng)監(jiān)督考核等方面提出做好農(nóng)網(wǎng)配網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)網(wǎng) 項(xiàng)目 檔案管理

農(nóng)村電網(wǎng)是農(nóng)村重要的基礎(chǔ)設(shè)施，自1998年國(guó)家實(shí)施農(nóng)村電網(wǎng)改造、農(nóng)村電力管理體制改革、城鄉(xiāng)用電同網(wǎng)同價(jià)以來(lái)，我國(guó)農(nóng)村電網(wǎng)結(jié)構(gòu)明顯增強(qiáng)，供電可靠性顯著提高，農(nóng)村居民用電價(jià)格普遍降低，為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展創(chuàng)造了良好條件。但是，受歷史、地理、體制等因素制約，我國(guó)農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)仍存在許多矛盾和問(wèn)題，一些已改造過(guò)的農(nóng)村電網(wǎng)與快速增長(zhǎng)的用電需求不相適應(yīng)，又出現(xiàn)了新的線路“卡脖子”和設(shè)備“過(guò)負(fù)荷”等問(wèn)題。為統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展，2011年國(guó)務(wù)院再次下發(fā)了“關(guān)于在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)施新一輪農(nóng)村電網(wǎng)改造升級(jí)工程意見(jiàn)”的通知。

新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程是省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，縣供電企業(yè)作為實(shí)施新一輪農(nóng)村電網(wǎng)改造升級(jí)工程的主體，如何實(shí)施新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)，對(duì)提升農(nóng)網(wǎng)供電可靠性和供電能力，滿足農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和農(nóng)民生活用電需要具有重要意義，其工程檔案是新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程的重要組成部分和工程竣工驗(yàn)收重要內(nèi)容之一。因此有效的做好新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)至關(guān)重要。筆者根據(jù)工作實(shí)踐就如何做好新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理談些看法，供參考。

1 新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)10kV及以下工程的檔案管理存在的問(wèn)題

新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案是項(xiàng)目從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收全過(guò)程中形成的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目今后運(yùn)行、維護(hù)、改（擴(kuò)）建的重要依據(jù)和憑證。在2011年已完成的農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程的檔案移交、整理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)農(nóng)網(wǎng)10kV及以下工程檔案管理存在以下一些問(wèn)題。

1.1 工程項(xiàng)目金額不大，但數(shù)量多、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，影響工程資料的準(zhǔn)確性和完整性。農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程政策性強(qiáng)、規(guī)范性要求高，一個(gè)工程項(xiàng)目從計(jì)劃下達(dá)、勘測(cè)設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、物資供應(yīng)、施工、監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收到最后的工程決算，一般要跨越幾個(gè)月時(shí)間，資料可能因工作周期長(zhǎng)未及時(shí)整理歸檔，造成工程檔案的不完整。

1.2 工程涉及面廣、歸檔內(nèi)容多，收集難度大，容易造成個(gè)別資料缺漏。一個(gè)完整的項(xiàng)目建設(shè)要牽涉到業(yè)主、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、監(jiān)理等各個(gè)單位，且資料種類多、數(shù)量大，主要包括五大部分內(nèi)容：立項(xiàng)資料、設(shè)計(jì)資料、物資資料、施工及監(jiān)理資料、驗(yàn)收及決算資料。由于不同的專業(yè)有不同部門的人員在負(fù)責(zé)，因而要及時(shí)全面收集相關(guān)材料，其難度比較大。

1.3 工程專業(yè)性強(qiáng)，相關(guān)人員專業(yè)知識(shí)不全面，影響工程資料的規(guī)范性，易造成重復(fù)工作。農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程資料大部分內(nèi)容都是技術(shù)方面的，專業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理人員一般不熟悉，工程技術(shù)人員一般也不具備檔案管理知識(shí)，在資料整理過(guò)程中易發(fā)生返工現(xiàn)象。

2 如何做好新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)10kV及以下工程的檔案管理

2.1 主動(dòng)開(kāi)展學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識(shí)和自身素質(zhì)，是順利開(kāi)展新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理工作的前提條件。

檔案管理人員首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家電網(wǎng)公司、福建省電力有限公司《關(guān)于規(guī)范新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)10kV及以下工程檔案管理工作的通知》（閩電辦農(nóng)改〔2011〕16號(hào)）等文件精神，初步了解新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)的總體目標(biāo)、主要任務(wù)、工作要求等，結(jié)合新的形勢(shì)，將農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)中相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。

①檔案管理人員要主動(dòng)與計(jì)劃管理部門聯(lián)系溝通，適時(shí)了解和跟蹤省公司下達(dá)的農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程專項(xiàng)投資計(jì)劃，對(duì)本單位農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程項(xiàng)目做到心中有數(shù)。

②檔案管理人員要善于與新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程項(xiàng)目管理部門、施工部門進(jìn)行溝通。盡早介入工程建設(shè)活動(dòng)，時(shí)時(shí)了解工程建設(shè)活動(dòng)，參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、評(píng)審活動(dòng)，對(duì)工程中所產(chǎn)生資料把好質(zhì)量關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題提出整改要求，積極主動(dòng)、有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展工程檔案收集工作。

③檔案管理人員要積極主動(dòng)參加省公司舉辦的新一輪農(nóng)網(wǎng)改造檔案培訓(xùn)班。全面熟悉和掌握農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程的整個(gè)工作流程和檔案管理職責(zé)劃分，農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)10kV及以下工程文件材料的歸檔范圍及整編工作規(guī)范等。

④加強(qiáng)工程管理人員的檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高其工程資料編制的規(guī)范性；加強(qiáng)工程管理與檔案管理人員交流，提高雙方的工程管理和檔案知識(shí)水平，共同促進(jìn)工程檔案收集、整理、編目和歸檔水平的提升。

2.2 建立組織管理機(jī)構(gòu)，開(kāi)展全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理，是有效開(kāi)展新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理的有力保障

全員參與、過(guò)程管理是檔案規(guī)范化管理的一項(xiàng)重要原則。在農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)過(guò)程中要堅(jiān)持貫徹執(zhí)行福建省電力有限公司提出的“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴(yán)要求”的16字方針。堅(jiān)持項(xiàng)目檔案收集、整理與工程進(jìn)度同步原則，實(shí)行部門立卷制，即對(duì)農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程的檔案實(shí)施全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及安全。

①各單位成立新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理工作的統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)。建設(shè)單位工程項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)農(nóng)網(wǎng)工程檔案的收集、整理、歸檔全過(guò)程的協(xié)調(diào)和推進(jìn)工作。

②在農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程項(xiàng)目部設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程文件資料的收集、整理、編目、歸檔。同時(shí)工程檔案資料的編制要嚴(yán)格做到“三同步”（指工程建設(shè)一開(kāi)始就與開(kāi)展檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與一整套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同步進(jìn)行）和“五統(tǒng)一”（“五統(tǒng)一”是指工程的計(jì)劃管理、施工管理、施工圖預(yù)算、工程結(jié)算和竣工圖、施工技術(shù)記錄編制移交統(tǒng)一進(jìn)行）。

③各單位綜合檔案室管理人員負(fù)責(zé)農(nóng)網(wǎng)工程檔案監(jiān)督、指導(dǎo)。加強(qiáng)與各部門、施工、監(jiān)理單位聯(lián)系和溝通，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗(yàn)收等問(wèn)題明確具體檔案要求，指導(dǎo)和監(jiān)督部門立卷檔案的質(zhì)量，減少因意見(jiàn)不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同時(shí)歸檔精品檔案。

2.3 引入績(jī)效考評(píng)機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督和考核管理，是全面實(shí)現(xiàn)新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理的有效手段

新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案與一般的文書(shū)檔案在形成和管理上都有很大不同，各項(xiàng)工程檔案是隨著項(xiàng)目建設(shè)環(huán)環(huán)相扣、段段相連、步步延伸，逐漸形成的，其檔案涉及參建單位多、建設(shè)工期長(zhǎng)，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項(xiàng)工程完工時(shí)間前后不同，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來(lái)一定的難度，必須及時(shí)規(guī)范收集和整理工程資料，才能保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。要做到這一點(diǎn)，就必須充分調(diào)動(dòng)各方的主動(dòng)性和積極性，必要時(shí)還必須引入嚴(yán)格的考核機(jī)制，才能切實(shí)做好農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)的檔案管理工作。

①開(kāi)展農(nóng)網(wǎng)工程檔案月度考評(píng)。明確工程投運(yùn)后3個(gè)月內(nèi)必須完成工程檔案的歸檔工作，將歸檔及時(shí)率列入農(nóng)網(wǎng)工程月度例會(huì)的通報(bào)內(nèi)容之一，并制訂相應(yīng)的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核，使農(nóng)網(wǎng)工程項(xiàng)目責(zé)任部門真正做到竣工工程的檔案及時(shí)歸檔。②開(kāi)展農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理年度考評(píng)。每年度組織開(kāi)展一次“縣供電企業(yè)農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理績(jī)效考評(píng)”工作，對(duì)個(gè)別單位（部門）農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作開(kāi)展較差的給予通報(bào)批評(píng)和考核，對(duì)完成較好的給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

綜上所述，做好新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理工作，不僅要求檔案人員主動(dòng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，還要建立全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理模式和績(jī)效考評(píng)機(jī)制，這樣最終才能實(shí)現(xiàn)新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程真正意義上的全面完成。