新形勢下行政辦公室的管理實(shí)踐

摘要：辦公室的行政管理工作是整個單位正常運(yùn)行的有力保證。在新形勢下，如何提高行政辦公室效率、辦公室管理實(shí)踐，是行政部門重點(diǎn)解決的問題，本文就如何加強(qiáng)行政辦公室的管理實(shí)踐。進(jìn)而提高行政管理辦公室的工作效率提出一些建議性的措施和途徑。

關(guān)鍵詞：管理實(shí)踐 工作效率 辦公室 管理職能

辦公室對于單位來說是一個綜合的、負(fù)責(zé)面廣的行政機(jī)構(gòu)。國務(wù)院總理溫家寶就在中央黨校發(fā)表了關(guān)于辦公室等行政改革的重要講話：“深化行政管理體制改革，推進(jìn)管理創(chuàng)新，是全面貫徹“三個代表”重要思想的根本要求，是完善社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制、推進(jìn)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，這是加快政府職能的根本性轉(zhuǎn)變。”而辦公室行政管理擔(dān)負(fù)著對整個單位的領(lǐng)導(dǎo)、執(zhí)行和服務(wù)等方面的職能，在單位里起到了承上啟下的作用。換句話說就是作為單位的行政管理中樞。結(jié)合在辦公室長期的日常接待、車輛管理工作，筆者就在新形勢下行政辦公室的管理實(shí)踐提一些建議。

1 充分認(rèn)識行政辦公室工作的重要地位

辦公室作為單位的行政中樞，在單位的地位和作用都是無可比擬的。作為辦公室的管理人員，了解辦公室的作用和所承擔(dān)的責(zé)任是重中之重，特別是要認(rèn)識在新形勢下賦予辦公室的新責(zé)任，而提高行政管理素質(zhì)也就成了一種必須。而行政辦公室工作的重要地位主要體現(xiàn)在兩方面，一方面，辦公室是綜合性行政機(jī)構(gòu)，掌管單位的日常行政文件、管理、接待等工作，尤其是辦公室還承擔(dān)著車輛管理等工作。大事和小事都是行政辦公室的職責(zé)，使得辦公室成為了單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的紐帶。另一方面，盡管很多時候辦公室管理的事務(wù)顯得瑣碎，但對于外來人來說，行政辦公室更像是一個對外辦公的窗口，而辦公室的管理效率和服務(wù)態(tài)度代表著整個單位的形象。

2 正確把握行政辦公室的管理職能，加強(qiáng)管理實(shí)踐

從管理辦公室的角度來看，辦公室的工作人員主要面對的是單位人員、上級、下級和單位外的工作人員，這必須要起到協(xié)調(diào)各部門，聯(lián)系上下級、團(tuán)結(jié)單位外人員的重任，而對于辦公室的行政管理的職能主要有以下幾個作用：

2.1 作為上級助手的作用 在辦公室里對上級所部屬的任務(wù)必須要堅定不移地執(zhí)行，并起到組織人員實(shí)施計劃，再到與各部門的成員接洽通氣的責(zé)任。再者也承擔(dān)著維持正常工作的秩序以及保證任務(wù)完成的工作。

2.2 計劃實(shí)施的參謀作用 對于方案的計劃和實(shí)行都起到輔助作用。這表現(xiàn)在，深入工作的一線，了解各部門對計劃的看法和意見再統(tǒng)籌計劃向領(lǐng)導(dǎo)匯報以起到參謀的作用。再者，也會根據(jù)自己的經(jīng)歷和體會對方案提出建設(shè)性意見，這就是在管理行政辦公中做好領(lǐng)導(dǎo)參謀作用的表現(xiàn)。

2.3 協(xié)調(diào)各部、維持全局的作用 辦公室在管理工作的時候需要負(fù)責(zé)協(xié)同各部門統(tǒng)一，并且維持工作的正常秩序。包括向領(lǐng)導(dǎo)信息的傳達(dá)以及傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的最新指示精神等等。這也是起到協(xié)調(diào)上下、聯(lián)系內(nèi)外、維持全局的中堅作用的。

2.4 后勤保障作用 辦公室會在日常工作中做一些瑣碎的事，這就是一種保障作用的體現(xiàn)。另外有效地協(xié)助主管部門的各項工作的按時完成、維護(hù)各部門的良好關(guān)系，并且促進(jìn)員工的高昂斗志也是其保障后勤作用的標(biāo)志體現(xiàn)。

3 提高辦公室效率、重視管理中的實(shí)踐的有效措施

3.1 行政組織得當(dāng)是前提 在日常的辦公室行政工作中，經(jīng)常部門之間會出現(xiàn)一些互相推脫責(zé)任的現(xiàn)象，這個時候辦公室行政人員需要迅速出面來解決矛盾，否則會造成職責(zé)部門的辦公順序就一片混亂的局面。特別對于本辦公室的主要職能日常接待工作，不能因為組織問題而怠慢了來訪者以致?lián)p單位的形象。

3.2 促進(jìn)專業(yè)素質(zhì)的提高，加強(qiáng)崗位專業(yè)化 在新形勢下，知識經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，就需要更加高素質(zhì)的管理人才。所以提高辦公室工作人員的辦公素質(zhì)是提高辦公效率的有效途徑，特別是在日常緊急處理和接待這方面的工作，如何協(xié)調(diào)各部門人員、接待客戶、外來辦事人員中都起到關(guān)鍵性作用。

3.3 在強(qiáng)化團(tuán)隊的概念的同時要注重建立良好的合作關(guān)系 特別對于辦公室的接待人員和車輛管理人員來說這一點(diǎn)特別重要。這兩項工作并不是獨(dú)立存在的也需要管理人員的相互合作來完成。只有保證辦公室的整體合力才能發(fā)揮辦公室行政的最大效能。而日常接待工作就是與外來訪問或有合作事務(wù)的人員建立良好關(guān)系的機(jī)會。這對于建立單位良好的形象也起到了關(guān)鍵作用。

3.4 要加強(qiáng)服務(wù)意識 在如今的大形勢下，各種糾紛問題層出不窮，這就需要辦公室行政人員時刻保持清醒的頭腦。而對于車輛管理上也會存在一些矛盾，這就需要我們工作者保持為大眾服務(wù)的態(tài)度，作矛盾的潤滑油緩解出現(xiàn)的各種問題，要具有敢于吃苦、樂于奉獻(xiàn)的精神。但是在具有服務(wù)意識的同時，不能喪失應(yīng)有的一些原則，這是根本前提。

進(jìn)入二十一世紀(jì)，人們總希望以利益的最大化為目標(biāo)，行政管理也是這樣。在政策的決策、實(shí)施、信息的傳遞以及輔助上，就目前而已，我們都還可以做得更好，而在新形勢下，辦公室的工作已經(jīng)進(jìn)入了一個講究高效率以及實(shí)用的新時代，所以積極提高員工素質(zhì)成為提高辦公室效率的必然導(dǎo)向，所以要求員工需要不斷學(xué)習(xí)、不斷吸收新知識。可以預(yù)見，在新一輪的企事業(yè)單位改革中，辦公室行政工作的改革會被推到改革浪潮的前沿。

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作者簡介：李珂珂（1977-），女，山東省膠州市人，職稱初級，研究方向為辦公室行政管理。