淺論人事檔案管理的重要性

摘要：人事檔案是一種重要的信息資源，管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用，本文著重探討人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題和建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 建議

0 引言

在人們的工作生活中，檔案的確扮演著重要的角色。它既證明現(xiàn)在很多人誤認(rèn)為人事檔案沒(méi)用，要不要都可以。又可以充分發(fā)揮人事檔案的重要作用，在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用體現(xiàn)為：人事檔案管理部門可以據(jù)此為職工繳納社會(huì)保險(xiǎn)（養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)）；職務(wù)晉升、工資調(diào)整；提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn)；為員工申報(bào)職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害、特繁工作的年限推算提前退休年齡；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要意義和作用。對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

1 當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

近年來(lái)我們單位根據(jù)組織部門的要求，對(duì)本單位的人事檔案進(jìn)行了清理裝訂，更加體會(huì)到了人事檔案的重要性，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了檔案工作中存在的不足。

1.1 對(duì)此項(xiàng)工作認(rèn)識(shí)上不到位。主要是對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)方面存在誤區(qū)，感覺(jué)到人事檔案管理工作不是單位的主要工作，而只是一項(xiàng)普普通通的事務(wù)性保管工作，做到不泄密、不丟失就行，能方便查檔，能應(yīng)付調(diào)動(dòng)就可以。因此平時(shí)對(duì)檔案工作人員關(guān)心較少，對(duì)這項(xiàng)工作缺少過(guò)問(wèn)。從根本講，是沒(méi)有將這項(xiàng)工作列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程。正因?yàn)榇?，平時(shí)對(duì)檔案工作不作安排研究，檔案工作方面遇到的困難和問(wèn)題得不到及時(shí)有效的解決， 工作人員、工作經(jīng)費(fèi)、工作場(chǎng)所均得不到很好的保障。在這樣的情況下，說(shuō)做好檔案工作只能是一句空話，搞好檔案管理也只是紙上談兵。因此，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，是做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵一環(huán)。

1.2 專業(yè)人員管理水平不高，缺乏先進(jìn)的管理手段與管理方法。由于各級(jí)檔案管理部門對(duì)人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)缺乏安排及組織，檔案部門新手多，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案材料的歸檔、收集、整理、裝訂等一些具體的業(yè)務(wù)都不夠熟悉和了解，對(duì)做到檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化感到無(wú)從下手，導(dǎo)致管檔人員工作頻繁變動(dòng)，加上這些檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作的時(shí)間、精力均無(wú)法集中，這就使單位檔案管理一直停留在多少年以前的落后水平上。在檔案管理的方法與手段上也是比較陳舊的，如檔案的調(diào)閱時(shí)，依舊采用原始的手工操作方式，因?yàn)樾枰磸?fù)調(diào)用原件，加之陽(yáng)光的多次照射，造成字跡褪色、紙張發(fā)黃變脆等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的完整與安全。

1.3 投入經(jīng)費(fèi)不足，硬件設(shè)施不夠。檔案室不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。由于辦公條件所限，沒(méi)有專用檔案室、檔案柜、“六防”(即防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜)設(shè)備不完全配套，在各種條件受限下導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀、整潔、完整。

1.4 檔案材料的收集缺乏力度。因收集歸檔制度不健全導(dǎo)致管理人員執(zhí)行不嚴(yán)，檔案材料收集工作不全面、不及時(shí)，收集的內(nèi)容就更是參差不齊，比如工資、考核類材料，有的在其他單位由于沒(méi)有按時(shí)歸檔，管理員保管不善的，此些材料也無(wú)從查找，根據(jù)檔案達(dá)標(biāo)要求，此類材料每年必須存在并且要連續(xù)，現(xiàn)檔案管理人員只有向相關(guān)部門大概了解當(dāng)時(shí)狀況后重新補(bǔ)齊，這樣以來(lái)，給人以千篇一律的感覺(jué)，如考核、鑒定材料多是套話，沒(méi)有體現(xiàn)個(gè)性特點(diǎn)并準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。這些都降低了檔案的利用率，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。

2 對(duì)目前人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

2.1 升華認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。單位從上到下，各層領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)新時(shí)期檔案工作的重要意義，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的緊迫感和責(zé)任感，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把它列入一級(jí)班子工作的議事日程。部門領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)十分重視人事檔案管理工作，應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)檔案管理的督促，指導(dǎo)、檢查等工作，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題隨時(shí)解決。

2.2 重視加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)性工作。單位在檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)上應(yīng)舍得投入，年初要做好預(yù)算，尤其對(duì)檔案信息化建設(shè)、檔案的保護(hù)、維護(hù)和搶救等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算；按要求、要按標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜、空調(diào)、電腦、復(fù)印機(jī)、監(jiān)控器等設(shè)備，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，做好汛期檔案防潮工作，對(duì)相關(guān)設(shè)備檢修、維護(hù)工作，有效控制檔案庫(kù)房溫濕度，確保檔案的妥善、安全保管，要增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理信息化水平，保證檔案的安全利用，防止檔案資料的損壞、丟失和檔案信息的失、泄密。

2.3 落實(shí)檔案管理人員專人專職，提高人員素質(zhì)，落實(shí)管檔人員待遇。按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，人事部門要高度重視檔案工作干部隊(duì)伍建設(shè)，注意挑選責(zé)任心強(qiáng)的黨員干部負(fù)責(zé)檔案工作，加強(qiáng)對(duì)其培養(yǎng)教育，調(diào)動(dòng)與發(fā)揮其積極性和創(chuàng)造性。定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)，提高檔案管理的技術(shù)水平。要關(guān)心從事檔案管理工作人員的工作生活條件，適當(dāng)給予其享受一定的特殊崗位津貼待遇，以保障檔案管理工作人員的身心健康。這樣才會(huì)調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員工作的積極性和創(chuàng)造性，保證檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)制度執(zhí)行力度，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理。堅(jiān)持“五不查閱”（無(wú)查閱干部介紹信不準(zhǔn)查、非正式黨員不準(zhǔn)查、本人不準(zhǔn)查、未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)查、牽涉到親屬不準(zhǔn)查），“四不借出”（未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不借、非特殊需要不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借），“三不轉(zhuǎn)遞”（個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)、沒(méi)有調(diào)函不轉(zhuǎn)、接受單位不明不轉(zhuǎn)）。對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行登記手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，這樣避免檔案的丟失、擅自涂改、抽取、偽造等現(xiàn)象，保證檔案管理規(guī)范有序。

2.5 注重資料收集，提升管理質(zhì)量。強(qiáng)調(diào)人事檔案材料收集的完整性，是做好該項(xiàng)工作的基礎(chǔ)與前提。在當(dāng)前我們國(guó)家的政治體制和經(jīng)濟(jì)體制不斷深化、改革的形勢(shì)下，隨著干部考察、干部考核和人事改革的不斷變化，干部學(xué)歷、干部聘任、聘用、專業(yè)技術(shù)晉升以及各種培訓(xùn)等各類情況與項(xiàng)目增加，需要入檔及更新的資料與日俱增，這就不斷地給檔案的收集工作帶來(lái)了新的課題，提出了新的要求。對(duì)此，檔案管理者應(yīng)及時(shí)收集、認(rèn)真整理有關(guān)的檔案資料，并進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，及時(shí)處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據(jù)。對(duì)個(gè)別手續(xù)不全的材料要退回補(bǔ)辦，以保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和權(quán)威性。只有及時(shí)地補(bǔ)充收集，才能使干部人事檔案比較客觀地反映干部德、能、勤、績(jī)的全貌。

2.6 運(yùn)用信息化、現(xiàn)代化于檔案管理之中。合理利用人事檔案，充分發(fā)揮其人才信息庫(kù)資源作用，必須與時(shí)俱進(jìn)，將先進(jìn)科技應(yīng)用于檔案管理工作之中，這樣一來(lái)可以增進(jìn)工作效率的提高，二來(lái)使人事檔案能夠最大限度地延長(zhǎng)其壽命。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是我國(guó)人事制度改革與整體發(fā)展的需要，也是檔案信息適應(yīng)日漸增強(qiáng)的社會(huì)客觀需求。在此形勢(shì)下，需要檔案管理部門工作應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)高效率，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。這就應(yīng)對(duì)人事檔案采取微機(jī)輔助管理的方法，充分地利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備和技術(shù)，把整理齊全的檔案資料分類輸入計(jì)算機(jī)中，并經(jīng)過(guò)必要的技術(shù)處理，把文字、圖片、聲像等資料存于電腦，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，這樣人事檔案就可以達(dá)到紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕、移動(dòng)鼠標(biāo)就可以查閱到相關(guān)的檔案信息。與此同時(shí)，還要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來(lái)創(chuàng)新人事檔案管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)容上在不違犯保密準(zhǔn)則和保密規(guī)定的前提條件下，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要意義和作用。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，是做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵一環(huán)。單位從上到下，各層領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)新時(shí)期檔案工作的重要意義，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的緊迫感和責(zé)任感，使人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)正規(guī)化、現(xiàn)代化。