基于財(cái)務(wù)軟件的固定資產(chǎn)模塊應(yīng)用探析

　　摘要：文章結(jié)合金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)用實(shí)踐，就固定資產(chǎn)模塊應(yīng)用中需要注意的若干問題進(jìn)行探析。
　　關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)軟件 固定資產(chǎn)模塊 初始化 卡片 分析報(bào)表
　　中圖分類號：F233 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　文章編號：1004-4914（2012）10-138-02
　　固定資產(chǎn)模塊是財(cái)務(wù)軟件的一項(xiàng)主要功能模塊，它不僅可以對固定資產(chǎn)的增減變動(dòng)進(jìn)行核算，還可以在月末自動(dòng)計(jì)提折舊和減值準(zhǔn)備及進(jìn)行與固定資產(chǎn)有關(guān)的報(bào)表輸出。如何有效地對固定資產(chǎn)模塊實(shí)現(xiàn)科學(xué)化應(yīng)用，是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的課題。本文結(jié)合金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)用實(shí)踐，就固定資產(chǎn)模塊應(yīng)用中需要注意的問題進(jìn)行探析。
　　一、熟悉固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用基本流程是固定資產(chǎn)模塊應(yīng)用的前提
　　固定資產(chǎn)模塊功能包括系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理和查詢輸出。系統(tǒng)初始化主要包括參數(shù)設(shè)置和初始數(shù)據(jù)設(shè)置，其中初始數(shù)據(jù)設(shè)置主要是建立固定資產(chǎn)卡片，用以記錄啟用系統(tǒng)時(shí)固定資產(chǎn)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。日常業(yè)務(wù)處理主要是資產(chǎn)的增、減、其他變動(dòng)，以及折舊處理、計(jì)算減值準(zhǔn)備和數(shù)據(jù)輸出等過程。經(jīng)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)日常處理后，可以進(jìn)行查詢輸出。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的查詢功能，系統(tǒng)可以查詢輸出固定資產(chǎn)變動(dòng)資料、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)賬簿、固定資產(chǎn)價(jià)值結(jié)構(gòu)分析表等信息，并根據(jù)需要進(jìn)行查詢、分析。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基本應(yīng)用流程如下圖所示：
　　二、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始化是固定資產(chǎn)模塊應(yīng)用的基礎(chǔ)
　　固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始化是根據(jù)企業(yè)的具體情況，建立一個(gè)合適的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的過程，這是該系統(tǒng)進(jìn)行日常處理前要做的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作。主要包含兩部分內(nèi)容：系統(tǒng)初始化的準(zhǔn)備工作和系統(tǒng)初始化要完成的基礎(chǔ)設(shè)置。在KIS標(biāo)準(zhǔn)版中，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是需要與賬務(wù)處理系統(tǒng)配合使用的。因此，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始化的資料準(zhǔn)備和系統(tǒng)設(shè)置工作，應(yīng)該在賬務(wù)處理系統(tǒng)初始化的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
　　第一，系統(tǒng)初始化準(zhǔn)備工作。按照固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)要求，對固定資產(chǎn)各項(xiàng)信息進(jìn)行整理和設(shè)定。主要包括兩部分內(nèi)容：一是基本入賬信息：固定資產(chǎn)代碼、固定資產(chǎn)類別、使用情況的界定、入賬日期的界定。二是折舊信息：折舊方法、折舊費(fèi)用科目。
　　第二，系統(tǒng)初始化要完成的基礎(chǔ)設(shè)置。在賬務(wù)處理系統(tǒng)系統(tǒng)初始化準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)上，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始化需要做如下工作：參數(shù)設(shè)置和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入。參數(shù)設(shè)置主要是選擇、確定本系統(tǒng)的核算和管理基本原則和方法。系統(tǒng)主要是針對“固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備”是否參與核算進(jìn)行設(shè)置；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入主要包括設(shè)置部門和原始固定資產(chǎn)卡片錄入。在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，固定資產(chǎn)計(jì)提折舊要按部門進(jìn)行，因此在系統(tǒng)初始化時(shí)需要設(shè)置部門，即在完成賬務(wù)系統(tǒng)初始化建立新賬套、用戶授權(quán)和設(shè)置賬套選項(xiàng)等工作后，在“初始設(shè)置”窗口中，單擊“核算項(xiàng)目”功能，進(jìn)入核算類別和核算項(xiàng)目設(shè)置窗口，在核算類別窗口選中“部門”選項(xiàng)卡，進(jìn)行部門設(shè)置。當(dāng)系統(tǒng)初始化完成后，也可以在“系統(tǒng)維護(hù)”窗口中單擊“核算項(xiàng)目”功能，進(jìn)行類似操作以維護(hù)部門信息。
　　三、原始固定資產(chǎn)卡片錄入是固定資產(chǎn)模塊應(yīng)用的關(guān)鍵
　　固定資產(chǎn)卡片是固定資產(chǎn)管理與核算的起點(diǎn)，因此，固定資產(chǎn)卡片錄入是固定資產(chǎn)模塊應(yīng)用的關(guān)鍵。固定資產(chǎn)卡片包括：基本入賬信息、折舊與減值準(zhǔn)備信息和本年變動(dòng)信息三個(gè)選項(xiàng)卡，一張卡片即代表一項(xiàng)固定資產(chǎn)，也是資產(chǎn)卡片文件中的一條記錄?？ㄆ幚硎窍到y(tǒng)的重要內(nèi)容，主要包括：原始卡片錄入和新卡片錄入、卡片修改、卡片刪除、資產(chǎn)減少和卡片輸出等幾個(gè)方面。在卡片輸入中需要注意以下幾方面：一是固定資產(chǎn)原始卡片輸入是開始使用系統(tǒng)時(shí)現(xiàn)有的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)輸入，它是固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)輸入工作量大、處理數(shù)據(jù)最多的工作；為了保障輸入的正確性和連續(xù)性，提高輸入速度，應(yīng)該在開始輸入前對固定資產(chǎn)進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符，并整理好企業(yè)內(nèi)所有截至建賬月份初的資產(chǎn)數(shù)據(jù)及相關(guān)資料。二是注意對固定資產(chǎn)編碼進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)。一般地，固定資產(chǎn)編碼結(jié)構(gòu)主要有以下幾種設(shè)計(jì)：（1）資產(chǎn)類別編號+序號；（2）部門編號+序號；（3）資產(chǎn)類別編號+部門編號+序號；（4）部門編號+資產(chǎn)類別編號+序號。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身核算需要和資產(chǎn)規(guī)模確定本企業(yè)的編碼方案，方案一旦確定，輸入資產(chǎn)時(shí)系統(tǒng)可以自動(dòng)按照編碼規(guī)則給每項(xiàng)資產(chǎn)編號。三是原始卡片輸入時(shí)，原值、累計(jì)折舊、累計(jì)工作量級項(xiàng)必須錄入月月初的價(jià)值，已計(jì)提折舊月份布包括使用期間停用等不計(jì)提折舊月份，否則無法正確計(jì)算折舊。
　　四、正確應(yīng)用成批錄入處理是固定資產(chǎn)模塊應(yīng)用的技巧
　　固定資產(chǎn)卡片是固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)輸入工作量比較大的工作，系統(tǒng)提供了成批錄入功能。即如果一次購入了多項(xiàng)固定資產(chǎn)，可以在固定資產(chǎn)增加窗口中一次錄入，只生成一張相應(yīng)的記賬憑證。具體做法是：在錄入完畢一項(xiàng)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)之后，調(diào)整“記賬憑證”之前，單擊“新增”按鈕，上次錄入的固定資產(chǎn)的代碼就會(huì)出現(xiàn)在固定資產(chǎn)代碼下面的小窗口中。就這樣依次錄入，直到本批全部固定資產(chǎn)都錄入完畢后，單擊“確定”按鈕就可以完成本批固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的錄入工作。在處理固定資產(chǎn)減少時(shí)，系統(tǒng)也提供了成批處理的操作。如果一次減少多項(xiàng)固定資產(chǎn)，可以在固定資產(chǎn)減少窗口中一次處理，只生成一張相應(yīng)的固定資產(chǎn)減少記賬憑證。其操作過程與成批增加固定資產(chǎn)是一致的當(dāng)期減少的固定資產(chǎn)，當(dāng)期仍按期未狀態(tài)計(jì)提折舊。
　　五、固定資產(chǎn)報(bào)表分析是固定資產(chǎn)模塊應(yīng)用的內(nèi)在要求
　　固定資產(chǎn)系統(tǒng)的日常處理結(jié)果都是以報(bào)表的形式提供給財(cái)務(wù)人員和資產(chǎn)管理人員的。同時(shí)在固定資產(chǎn)管理過程中，需要及時(shí)掌握的資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)、匯總和其他各方面的信息，一般也以報(bào)表的形式給出，供使用者查詢和分析。企業(yè)還可以根據(jù)需要利用系統(tǒng)提供的自定義報(bào)表工具定義自身需要的其他報(bào)表。包括固定資產(chǎn)使用狀況分析表、固定資產(chǎn)構(gòu)成分析表、固定資產(chǎn)價(jià)值結(jié)構(gòu)分析表等，KIS標(biāo)準(zhǔn)版系統(tǒng)提供了相關(guān)功能。如提供了固定資產(chǎn)卡片清單、固定資產(chǎn)增減表、固定資產(chǎn)變動(dòng)資料查詢、固定資產(chǎn)使用情況分析表、固定資產(chǎn)構(gòu)成分析表、固定資產(chǎn)價(jià)值結(jié)構(gòu)分析表。此外，為了使報(bào)表數(shù)據(jù)更直觀、更形象、更易理解，可以把有關(guān)數(shù)字表用圖形形式表示，即對報(bào)表圖形分析。如固定資產(chǎn)使用情況分析表是一張固定資產(chǎn)分析的輔助報(bào)表，用于按照固定資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行分析，系統(tǒng)可生成相應(yīng)的分析情況圓餅圖，供查詢、分析。這些報(bào)表輸出和分析有助于財(cái)務(wù)人員和企業(yè)管理層及時(shí)了解掌握企業(yè)資產(chǎn)使用、分布狀況和固定資產(chǎn)金占用情況，為加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理提供依據(jù)。
　　總之，熟悉固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用基本流程，重視固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始化和原始固定資產(chǎn)卡片錄入，正確應(yīng)用成批錄入處理的技巧，根據(jù)需要利用好系統(tǒng)提供的報(bào)表工具等是有效地對固定資產(chǎn)模塊實(shí)現(xiàn)科學(xué)化應(yīng)用必須注意的重要環(huán)節(jié)。
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