行政機關會議室管理研究

　　摘要：完整的視訊會議室規(guī)劃設計除了可提供參加會議人員舒適的開會環(huán)境外，更重要是逼真地反映現(xiàn)場（會場）的人物和景物，使與會者有一種臨場感，以達到視覺與語言交換的良好效果。
　　關鍵詞：行政機關；會議室；管理研究
　　會議室是開會的場所，同時又是放置會議電視設備的場所，因此會議室的設計合理性決定了會議電視圖像的質(zhì)量，也直接影響了開會的效率。完整的視訊會議室規(guī)劃設計除了可提供參加會議人員舒適的開會環(huán)境外，更重要是逼真地反映現(xiàn)場（會場）的人物景觀，使與會者產(chǎn)生一種身臨其境之感，以達到視聽與言語交融的良好效果，由會議室中傳送出來的各種信號包括人物、景物、圖表、文字等應當清晰可辨。
　　公用會議是適應于對外開放的包括行政工作會議、商務會議等。這類會議室內(nèi)的設備比較完備，主要包括電視機、話筒、揚聲器、受控攝像機、圖文攝像機、輔助攝像機(景物攝像等)，若會場較大，可配備投影電視機(以背投為佳)。
　　一、行政機關會議室基本狀況
　　1.中型圓桌會場： 所有參會人均能收看視頻會議實況，進行實時對話。需要配置的設備主要有：顯示設備：至少2臺，建議2臺以上；攝像機：標配1臺，建議輔助攝像機1臺；音響系統(tǒng)：調(diào)音臺（有富余的音頻輸入接口和總音量輸出口）、功放、音響、定向麥克風。
　　2.小型圓桌會場： 所有參會人均能收看視頻會議實況，進行實時對話。需要配置的設備主要有：顯示設備：至少2臺。
　　3.會議室大小：會議室的大小與電視會議設備，參加人員數(shù)目有關?？筛鶕?jù)會議通常所參加的人數(shù)多少，在扣除第一排座位到主席臺后的顯示設備的距離外，按每人2平米的占用空間來考慮，甚至可放寬到每人占用2.5平米的空間來考慮。天花板高度應大于3平米。
　　4.會議室的環(huán)境：溫度、濕度應適宜，通?？紤]為18～25℃的室溫，60％～80％濕度較合理。為保證室內(nèi)的合適溫度、合適濕度，會議室內(nèi)可安裝空調(diào)系統(tǒng)。要求空氣新鮮，每人每時換氣量不小于18立方米。會議室的環(huán)境噪聲級要求為40dB(A)，以形成良好的開會環(huán)境。
　　二、會議室的布局
　　1.會議電視室除了規(guī)定要求的布局必須嚴格執(zhí)行外，可適當靈活布置。整個會議室的顯示設備分為兩個部分，一個是主席臺后的投影（或背投電視），它負責為與會代表提供本會場和另一會場的圖像顯示，一個是主席臺前的4臺電視，它們分為兩組，負責為主席臺領導顯示本會場圖像和另一會場圖像。
　　圖像采集設備也分為兩組，主攝像機安裝在會場中央，實時采集主席臺圖像，另一組全景攝像機安裝在會議室右前部，對會場全景進行拍攝。兩組攝像機均應為受控攝像機，可由會議電視設備進行控制。
　　揚聲器在會議室的前后各安裝一對，為了獲得更好的聲音效果，要求距墻壁和電視機至少一米。影響畫面質(zhì)量的另一因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調(diào)。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調(diào)，這兩種顏色對人物攝像將產(chǎn)生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調(diào)較適宜。攝像背景(被攝人物背后的墻)不適掛有山水等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質(zhì)量的提高?？梢钥紤]在室內(nèi)擺放花卉盆景等清雅物品，增加會議室整體高雅，活潑，融洽氣氛，對促進會議效果很有幫助。
　　從觀看效果來看，監(jiān)視器的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約一米左右，人與監(jiān)視器的距離大約為4－6倍屏幕高度。各與會者到監(jiān)視器的水平視角應不大于60度。所采用的監(jiān)視器屏幕的大小，應根據(jù)會議電視的數(shù)據(jù)速率，參加會議的人數(shù)，會議室的大小等幾方面的因素而定。對小型會議室，只需采用29寸至34寸的監(jiān)視器即可，或者大會議室中的某一局部區(qū)采用；大型會議室應以投影電視機為主，都采用背投式，可在酌情選擇電視機的大小，最好將電視機置于會議室最前面正對人的地方。
　　2.會議室照度。燈光照度是會議室的基本條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋。
　　3.會議室的音響效果。為保證聲絕緣與吸聲效果，室內(nèi)鋪有地毯、天花板、四周墻壁內(nèi)都裝有隔音毯，窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮隔音裝置。根據(jù)聲學技術要求，一定容積的會議室有一定混響時間的要求。一般來說，混響的時間過短，則聲音枯燥發(fā)干；混音時間過長，聲音又混淆不清。因此，不同的會議室都有其最佳的混響時間，如混響時間合適則能美化發(fā)言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會議的效果。
　　三、會議室的日常管理
　　1.注意設備的使用及維護。設備不使用時應注意防塵防潮，使用完畢應將設備用布蓋好定期除塵，長期不用時，應定期開機加熱(2次/月)以除濕氣。
　　2.注意供電安全。采用聯(lián)合接地的方式，保護地線須采用三相五線制中的第五根線，與交流電流的零線須嚴格分開，否則零線不平衡電源將會對圖像產(chǎn)生嚴重的干擾。
　　參考文獻：
　　[1]夏書章主編.行政效率研究[M].廣州:中山大學出版社，1999.
　　[2]李欣編著.秘書工作[M].北京：高等教育