談獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)如何更好地發(fā)揮高校管理中的職能

　　 摘要：獨(dú)立學(xué)院作為民辦高等教育的重要組成部分，為中國(guó)高等教育的發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)。根據(jù)獨(dú)立學(xué)院自身特點(diǎn)，如一律采用民辦機(jī)制、實(shí)行新的辦學(xué)模式、實(shí)行新的管理體制等，教學(xué)秘書(shū)在高校管理中的職能與其他高校有所區(qū)別，許多做法尚在摸索之中。筆者結(jié)合自身?yè)?dān)任教學(xué)秘書(shū)的經(jīng)歷，談?wù)勅绾胃玫匕l(fā)揮獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)在高校管理中的職能。
　　 關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；教學(xué)秘書(shū)；高校管理；職能
　　 一、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)
　　 教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理人員中最為基層的崗位，是教學(xué)管理工作的執(zhí)行者和教育教學(xué)活動(dòng)的組織者，也是學(xué)校教學(xué)管理機(jī)構(gòu)（教務(wù)處、教科部、教務(wù)辦）、教師和學(xué)生之間的紐帶。教學(xué)秘書(shū)的任務(wù)就是從雜亂無(wú)章的高校管理工作中找出其條理性和邏輯性，承擔(dān)最基層、最具體、最活躍的管理工作。
　　 近年來(lái)，獨(dú)立學(xué)院面臨競(jìng)爭(zhēng)激烈、生源減少等問(wèn)題，為節(jié)省教育經(jīng)費(fèi)支出，精減部門(mén)人員，造成教學(xué)秘書(shū)事務(wù)多、崗位少的尷尬局面。再加上獨(dú)立學(xué)院內(nèi)部體制機(jī)制等原因，政策穩(wěn)定性差，造成教學(xué)秘書(shū)工作阻力大，主要體現(xiàn)在事項(xiàng)的處理方式隨人員變動(dòng)、學(xué)年變化而變化；事情大，權(quán)力小，事情件件要請(qǐng)示；歷史工作、檔案材料積累不夠，隨人員調(diào)動(dòng)丟失等。因此，獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)在高校管理中的工作性質(zhì)具有其自身的特點(diǎn)。
　　 1．政策性。普通高等學(xué)校的教育教學(xué)管理與國(guó)家的高等教育政策緊密相連，獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)作為普通高等學(xué)校的教育教學(xué)管理人員之一，與其他高校一樣，無(wú)論是在貫徹領(lǐng)導(dǎo)工作意圖時(shí)還是在處理日常的教學(xué)管理事務(wù)中，都要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及學(xué)校的相關(guān)政策與規(guī)定。
　　 2．服務(wù)性。教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理中最基層的服務(wù)性崗位。獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)主要服務(wù)于以下幾個(gè)方面：學(xué)院、分院和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、分院所有任課教師及所有學(xué)生。教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)面廣又要求為領(lǐng)導(dǎo)的工作決策、教師的教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生的學(xué)習(xí)創(chuàng)造條件，解決各方的困難和問(wèn)題，提供的服務(wù)既要有工作效率又要有工作質(zhì)量。
　　 3．輔助性。獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的輔助性特點(diǎn)尤其突出。由于事務(wù)分工不夠明確，一些分院內(nèi)系秘的崗位形同虛設(shè)，教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)了系秘的絕大多數(shù)工作。教學(xué)秘書(shū)作為行政人員，工作時(shí)間內(nèi)、工作時(shí)間外都能隨叫隨到，這使教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)起行政秘書(shū)、系秘三重角色，是分院領(lǐng)導(dǎo)的有力助手。分院領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬(wàn)緒，一般都是教學(xué)、行政雙肩挑，因此不可能事事周全，需要教學(xué)秘書(shū)從旁協(xié)助、提醒。
　　 4．參謀性。教學(xué)秘書(shū)的工作具有很強(qiáng)的參謀性，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，熟悉并熟練掌握與教學(xué)教務(wù)管理相關(guān)的各項(xiàng)政策和要求。在獨(dú)立學(xué)院，教學(xué)秘書(shū)特別要適應(yīng)各種新的政策導(dǎo)向，隨時(shí)因?yàn)檎叩淖兓`活處理各項(xiàng)具體事務(wù)；第二，熟悉教學(xué)資源的實(shí)際配置。在實(shí)際工作中能夠有效、迅速、合理地進(jìn)行資源配置。第三，熟悉教學(xué)人員的脾氣、秉性，在處理各項(xiàng)實(shí)際事務(wù)或矛盾中能夠游刃有余。
　　 5．綜合性。教學(xué)秘書(shū)的工作具有高度的綜合性。獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的工作涉及學(xué)院和分院的全部教學(xué)教務(wù)工作，在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理學(xué)院及分院教學(xué)教務(wù)的同時(shí)，又要處理教學(xué)教務(wù)各方面的具體事務(wù)。
　　 二、如何更好地發(fā)揮獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的職能
　　 獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的管理工作涉及范圍大、層面廣，溝通的縱向和橫向部門(mén)多，同時(shí)，由于體制、制度結(jié)構(gòu)不健全等客觀(guān)原因，造成工作任務(wù)重，事件處理隨意性突出的問(wèn)題，對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作提出了更高要求。獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)在高校管理中的職能大體分為教學(xué)管理、檔案管理、協(xié)調(diào)組織三個(gè)方面。
　　 獨(dú)立學(xué)院要更好地發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的職能，不僅要提高教學(xué)秘書(shū)的整體素質(zhì)，建立一支專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，運(yùn)用內(nèi)在激勵(lì)，著力培養(yǎng)教學(xué)秘書(shū)，還要為教學(xué)秘書(shū)提供政策上的支持和幫助，盡量創(chuàng)造條件滿(mǎn)足教學(xué)秘書(shū)的基本需要。
　　 1． 加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)各項(xiàng)素質(zhì)的提高。獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)要更好地發(fā)揮其教學(xué)管理、檔案管理、協(xié)調(diào)組織等職能，必須加強(qiáng)綜合素質(zhì)的提高。首先，在思想上要培養(yǎng)較高的政治覺(jué)悟，較強(qiáng)的責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，樹(shù)立服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理、改革的思想和不計(jì)名利得失的獻(xiàn)身精神。在工作中以禮待人、以身作則，為教師提供熱情服務(wù)，為青年學(xué)生樹(shù)立榜樣。教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)道德具有特殊、具體的要求，做事要講究責(zé)任性、原則性、準(zhǔn)確性和工作效率，對(duì)人要講究周到性、合作性、客觀(guān)性和謹(jǐn)慎性。其次，要培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，提高教學(xué)秘書(shū)的心理調(diào)試能力和溝通協(xié)調(diào)能力。由于教學(xué)秘書(shū)的工作繁雜，同一時(shí)間段經(jīng)常要處理多項(xiàng)事務(wù)，面對(duì)的工作對(duì)象多，事情頭緒多、任務(wù)重。在這種情況下，有時(shí)還會(huì)遇到各種誤會(huì)、不理解、不配合，工作時(shí)難免出現(xiàn)情緒波動(dòng)，所以教學(xué)秘書(shū)只有提高自己的心理素質(zhì)，抱著良好的心態(tài)、熱情開(kāi)朗的心情主動(dòng)與教師、學(xué)生、其他部門(mén)交往溝通，才能為自己和他人創(chuàng)造良好的氛圍，在良好的心境下工作。
　　 2． 教學(xué)秘書(shū)應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力成為研究型的專(zhuān)業(yè)實(shí)踐人才。獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展現(xiàn)狀特別需要教學(xué)秘書(shū)研究教學(xué)管理，創(chuàng)新實(shí)踐，使教育管理更加有序、規(guī)范，這使教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍需要兼具教育教學(xué)管理者和教育教學(xué)研究者的雙重身份。教學(xué)秘書(shū)作為教育管理者，群體中鮮有教育管理專(zhuān)業(yè)背景，教育管理理論知識(shí)欠缺。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)主動(dòng)利用課余時(shí)間加強(qiáng)學(xué)習(xí)，結(jié)合教育管理實(shí)踐不斷總結(jié)，提高教育管理水平。其次，教學(xué)秘書(shū)要不斷學(xué)習(xí)運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行教學(xué)教務(wù)管理，改進(jìn)工作方式、提高工作效率。第三，教學(xué)秘書(shū)有復(fù)合型的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、法律、公關(guān)、文學(xué)藝術(shù)等知識(shí)，向老一輩的教育教學(xué)管理人員取經(jīng)，才能使溝通協(xié)調(diào)更加順暢，管理工作更加順利。
　　 3． 獨(dú)立學(xué)院要為教學(xué)秘書(shū)開(kāi)展工作創(chuàng)造條件，提供好的職業(yè)發(fā)展平臺(tái)。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)完善各項(xiàng)體制機(jī)制，提高政策穩(wěn)定性，做到按章辦事而不是按人辦事，同時(shí)應(yīng)制定教學(xué)管理崗位的崗位職責(zé)，明確教學(xué)秘書(shū)的崗位分工，減輕教學(xué)秘書(shū)多余的負(fù)擔(dān)。教學(xué)秘書(shū)在教育教學(xué)管理工作中扮演著任勞任怨、“俯首甘為孺子?！钡慕巧?，但是教學(xué)秘書(shū)沒(méi)有黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)的地位和身份，也不像任課教師那樣工作具有主動(dòng)性和自主性，進(jìn)修鍛煉的機(jī)會(huì)極少，因此，學(xué)院應(yīng)考慮教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)發(fā)展方向，盡量滿(mǎn)足教學(xué)秘書(shū)群體的基本需要。要提高教學(xué)秘書(shū)工作能力最直接的方式就是提供崗位培訓(xùn)和進(jìn)修深造的機(jī)會(huì)，組織教育教學(xué)管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理學(xué)理論和技能，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)；組織聆聽(tīng)同行專(zhuān)家的講座，互幫互學(xué)，為改進(jìn)工作向?qū)W院有關(guān)部門(mén)提供合理化建議，激發(fā)工作責(zé)任感和創(chuàng)造力；采取內(nèi)在激勵(lì)的方式，提倡針對(duì)實(shí)際問(wèn)題開(kāi)展理論和實(shí)踐研究，鼓勵(lì)教學(xué)秘書(shū)撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文，對(duì)優(yōu)秀教學(xué)秘書(shū)的工作給予榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)，特別是在職務(wù)職稱(chēng)晉升上給予一定的支持，為教學(xué)秘書(shū)提供一個(gè)良好的職業(yè)發(fā)展平臺(tái)。這對(duì)穩(wěn)定獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，提高教學(xué)秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)化職能，改進(jìn)教學(xué)秘書(shū)的工作質(zhì)量都會(huì)起到有效的促進(jìn)作用。
　　
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　　 （作者簡(jiǎn)介：魏晶晶，女，浙江理工大學(xué)碩士，溫州大學(xué)城市學(xué)院，研究實(shí)習(xí)員，研究方向教育管理。）