淺議檔案管理的發(fā)展趨勢

摘要：隨著社會和科技的發(fā)展，信息化技術(shù)對管理工作帶來了積極而深刻的變化，不僅轉(zhuǎn)變了管理的方式更是提高了管理的效率。當前檔案管理的工作內(nèi)容、方式和需求指向要求檔案管理的信息化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢；信息化

檔案管理的信息化不僅能滿足信息量大、情況復(fù)雜和保存難度大的要求，也能促進檔案管理信息化的發(fā)展和管理效率。當然，信息化管理所帶來的既是機遇也是挑戰(zhàn)，把握機遇正確應(yīng)對挑戰(zhàn)是檔案管理信息化所面臨的重要問題。

一、檔案管理信息化基本解析

1.檔案管理信息化的概念。檔案管理信息化是指在國家相關(guān)部門的統(tǒng)一管理和規(guī)定下，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，如計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖文技術(shù)、信息技術(shù)等，將檔案資源進行信息化處理、保管、管理和配置的一系列過程。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字電子檔案，并建立數(shù)據(jù)庫，不僅可以更好保存檔案，更能高效率的為社會服務(wù)。

2.檔案管理信息化的特點：（1）檔案信息存儲管理讀取的自動化；（2）檔案信息的交流面廣，共享性；（3）檔案管理的智能化。

3.檔案管理信息化的原則：（1）文檔一體化。檔案一體化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。其關(guān)鍵是將檔案管理信息化列入辦公自動化大格局中，和辦公自動化同步進行。更要求檔案管理人員具備高素養(yǎng)，有將檔案管理和電子文檔相結(jié)合的能力。（2）歸檔雙軌制。歸檔雙規(guī)是將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案中必須堅持的原則。電子檔案易于管理，使用方便，但是其不具有法律效用和憑證作用。在我國當前國情的大背景下，傳統(tǒng)檔案和電子檔案共存的局面還將維持相當長的時間。所以，傳統(tǒng)檔案的保存和管理與電子檔案的管理使用同等重要，不能厚此薄彼。要將其一并歸檔。

4.檔案管理信息化的必要性。隨著科技的進步和社會經(jīng)濟的發(fā)展，目前我國已經(jīng)步入了信息技術(shù)時代，知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展，這一系列的變化都對檔案管理提出了更高的要求，以手工編纂為主要模式的傳統(tǒng)檔案管理方式將逐漸退出歷史，因為如果對檔案進行分類和檢索的工作均依靠手工進行作業(yè)，效率顯然不高，不能滿足現(xiàn)代化的檔案管理的需要，所以可以借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加大容量硬盤等設(shè)施的配合來實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)遠程傳輸。同時當今檔案訊息量迅猛增多，如果仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，長年的翻閱和存放很容易損壞，所以需要注意信息的保護，這顯然不符合當今的綠色、低碳經(jīng)濟的發(fā)展需求，所以必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的、相對落后的檔案管理方式，使之更適合當前社會的發(fā)展需求。隨著計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式亦隨之發(fā)生變化，當今的檔案管理有逐漸網(wǎng)絡(luò)化、電子信息化、數(shù)字化等動態(tài)發(fā)展趨勢。

二、當前檔案管理信息化發(fā)展中的局限性或不足

1.我國當前的檔案管理人員綜合素質(zhì)總體不高。從我國目前的檔案管理現(xiàn)狀分析，各單位的檔案管理人員綜合素質(zhì)總體不高，各檔案管理人員的專業(yè)性知識水平、學歷背景等條件良莠不齊，再加上傳統(tǒng)的檔案管理模式并不能滿足現(xiàn)代化社會的高要求。從外面聘請的檔案管理人員因為不了解新單位的具體情況，或者由于本身管理經(jīng)驗的缺乏而不能很好地將檔案專業(yè)管理的理論知識與實際操作完美結(jié)合。所以所，當今社會急需掌握檔案專業(yè)管理知識、計算機知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等綜合知識和實踐經(jīng)驗的復(fù)合型高素質(zhì)人才。

2.檔案管理信息化的安全性隱患。網(wǎng)絡(luò)信息安全問題是伴隨信息化時代發(fā)展的重要問題，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，對人們的工作和生活帶來了相當大的便利，但是同時網(wǎng)絡(luò)安全一直困擾著人們。檔案管理信息化亦如此，在網(wǎng)絡(luò)這樣開發(fā)的環(huán)境中難免受到不法分子的惡意攻擊和竊取、篡改信息。所以，如何保證電子檔案的安全是檔案管理信息化的長期工作，同時安全性隱患也是阻礙檔案管理信息化的問題之一。

3.檔案管理信息化模式混亂。當前檔案管理信息化正處于起步發(fā)展階段，還沒有統(tǒng)一的管理模式和標準，造成各類檔案的著錄細則兼容性低，檔案的分類編號沒有統(tǒng)一標準。正是由于這些不統(tǒng)一、不標準的管理模式，造成電子檔案在共享和統(tǒng)一管理時難度大，過程復(fù)雜。另外，由于我國地域差異性大，造成辦公自動化軟硬件的不兼容，信息技術(shù)設(shè)備的功能水平不一，造成檔案質(zhì)量的不統(tǒng)一。這些混亂都對檔案管理信息化的良性發(fā)展造成阻礙。

三、針對檔案管理信息化問題所采取的措施

1.培養(yǎng)、引進高素質(zhì)專業(yè)化的檔案管理員。針對當前復(fù)雜的情況和要求，要從內(nèi)部挖潛力，培養(yǎng)原有人員的職業(yè)技能和素質(zhì)，從外部借力量，引進高素質(zhì)人才，打造一支能夠適應(yīng)檔案管理信息化的復(fù)合型工作隊伍，不僅能夠掌握計算機信息管理模式又對檔案管理業(yè)務(wù)了如指掌。

2.加強檔案管理信息化的安全。為了防止信息泄露，要從兩方面入手。第一加強工作人員的安全意識，從根本上杜絕從內(nèi)部出問題的可能；第二對相關(guān)信息設(shè)備軟硬件進行升級，嚴格身份驗證、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保網(wǎng)絡(luò)安全。

3.在全國范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)標準，以此為起點對我國現(xiàn)有的檔案管理局面進行整合。首先，可以借助我國相關(guān)法律、行政機關(guān)的力量，制定出標準化的檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程和規(guī)范，打破各單位各自管理、步調(diào)不一的局面。其次，各單位在進行檔案管理的工作時，必須始終堅持嚴格按照檔案信息化管理的標準進行操作，對檔案內(nèi)容進行標準化的分類管理，檔案編號、檔案目錄制定等各個項目均需要按照標準化的要求進行。

4.隨著社會的進步和科技的發(fā)展，檔案管理逐漸地網(wǎng)絡(luò)化、信息化、電子數(shù)字化。所以在當今社會對檔案進行管理的關(guān)鍵是要保證電子信息文件內(nèi)容的真實性與安全性，這就需要檔案管理相關(guān)部門加大對本單位電子信息文件管理的監(jiān)控力度，制定出對電子檔案信息文件進行管理的標準化方法，督促其在檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作均按規(guī)定、按計劃順利進行，最終實現(xiàn)其檔案信息資料的完整、真實。

檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，然而遇到的問題很多，如何把握機遇，解決問題是檔案管理信息化發(fā)展過程中亟待解決的。

（作者單位：通榆縣機構(gòu)編制信息中心）