淺談地方高等學(xué)校加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理

　　摘要：會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作的一個(gè)重要組成部分，高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理工作，隨著高等學(xué)校辦學(xué)自主權(quán)的進(jìn)一步擴(kuò)大，高等學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的日趨復(fù)雜和艱巨，也顯得越來(lái)越重要。文章試就當(dāng)前地方高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題作些探討。
　　關(guān)鍵詞：地方高校；會(huì)計(jì)檔案；科學(xué)管理；工作流程
　　一、學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容探討
　　地方高等學(xué)校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等材料，均屬會(huì)計(jì)檔案。高校財(cái)會(huì)檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是高校全部檔案的重要組成部分。具體包括：
　?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
　?。ǘ?huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。
　?。ㄈ┴?cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
　?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
　　二、制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
　　要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。
　　（一）計(jì)財(cái)處處長(zhǎng)職責(zé)
　　1.組織編制本部門(mén)工作規(guī)劃、計(jì)劃時(shí)要將財(cái)會(huì)檔案作為一項(xiàng)重要內(nèi)容納入其中。
　　2.制定本處人員立卷要求和部門(mén)管理制度，設(shè)立專兼職檔案員負(fù)責(zé)本處會(huì)計(jì)檔案工作，并監(jiān)督承辦人員執(zhí)行。
　　3.對(duì)經(jīng)辦人員提出要求，定期檢查，做到各類會(huì)計(jì)核算材料的形成、積累、歸檔工作與財(cái)會(huì)工作進(jìn)展同步。
　　4.為本部門(mén)的專兼職檔案干部開(kāi)展工作提供必要條件。
　?。ǘ┯?jì)財(cái)處專、兼職檔案干部職責(zé)
　　1.在處長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)助各會(huì)計(jì)承辦人員做好平時(shí)各類會(huì)計(jì)核算材料的收集、積累工作。
　　2.對(duì)已收集積累的材料，檢查是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，然后按要求進(jìn)行整理、組卷。
　　3.登錄學(xué)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)入口，按分類逐卷逐項(xiàng)錄入會(huì)計(jì)檔案信息，定期編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》向?qū)W院檔案館移交會(huì)計(jì)檔案。
　　（三）計(jì)財(cái)處會(huì)計(jì)人員職責(zé)
　　1.按規(guī)定做好會(huì)計(jì)核算材料的收集、積累工作。
　　2.整理本人承擔(dān)辦理的會(huì)計(jì)檔案材料并組卷。
　　3.主動(dòng)配合相關(guān)材料的合并組卷事宜。
　　三、制定地方高校會(huì)計(jì)檔案整理歸檔操作流程
　　根據(jù)財(cái)政部和國(guó)家檔案局頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)部門(mén)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，期滿后編造清冊(cè)移交本單位的檔案部門(mén)保管。
　?。ㄒ唬┦占ぷ?br/>　　1.計(jì)財(cái)處處長(zhǎng)在制定財(cái)務(wù)計(jì)劃時(shí)，要向計(jì)財(cái)處各職能科室會(huì)計(jì)人員布置形成積累會(huì)計(jì)檔案材料的任務(wù)，確定本部門(mén)的專（兼）職檔案員。
　　2.計(jì)財(cái)處的專（兼）職檔案員，要督促會(huì)計(jì)承辦人員做好平時(shí)材料的收集、積累，注意材料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。
　?。ǘ┱砉ぷ?br/>　　是對(duì)已收集的會(huì)計(jì)文件材料進(jìn)行科學(xué)的整理編目，包括：
　　1.分類：按時(shí)間（年度）、名稱（立卷內(nèi)容）、保管期限（定期、永久）分類。會(huì)計(jì)檔案分類一般采用“年度——形式分類法”，即先分年度，再把同一年度的會(huì)計(jì)文件材料分為報(bào)表、帳簿、憑證三大類，然后把不同保管期限的會(huì)計(jì)文件材料分別組成單個(gè)保管單位（卷）。
　　2.組卷：分別按報(bào)表、帳簿、憑證進(jìn)行組卷。報(bào)表的組卷：年度報(bào)表應(yīng)單獨(dú)組卷，不能與季月報(bào)合并。季度報(bào)表、月度報(bào)表可根據(jù)材料多少分開(kāi)或合并組卷，報(bào)表多的可按報(bào)表名稱分別組卷。帳簿的組卷：按銀行存款帳、現(xiàn)金日記帳、總帳、明細(xì)帳等各自組卷，活頁(yè)式帳簿應(yīng)抽出空白頁(yè)。案卷不宜過(guò)厚或過(guò)簿，一般在2厘米以下。有些帳頁(yè)較少，可將科目?jī)?nèi)容相近的帳頁(yè)合并組卷，但在卷內(nèi)排列時(shí)要前后分開(kāi)；特別要注意，不同保管期限的不能合并，如期限為25年的現(xiàn)金日記帳不能與15年的總帳合并。憑證的組卷：按憑證編號(hào)排列，每月裝訂成一卷或數(shù)卷（每卷不超過(guò)2厘米）。憑證附件折疊時(shí)要整齊，不要超過(guò)憑證封面長(zhǎng)度。
　?。ㄈn案的銷毀
　　保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，經(jīng)過(guò)鑒定，除末結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和其它末了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，單獨(dú)抽出組卷外，其它期滿檔案可按以下程序銷毀：
　　1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)（檔案局有統(tǒng)一表式）。
　　2.單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，并經(jīng)主管部門(mén)審查批準(zhǔn)。
　　3.銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷。
　　4.監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀檔案清點(diǎn)核對(duì)，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并歸檔作永久保存。
　　四、結(jié)語(yǔ)
　　在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)地方高校增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
　　（作者簡(jiǎn)介：唐 堰（1957-），男，四川省成都市人，大學(xué)本科， 八級(jí)職員，成都大學(xué)，研究方向：會(huì)計(jì)檔案管理