淺談數(shù)字化檔案信息資源的利用

　　摘要：數(shù)字化檔案信息資源是計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展的成果，在現(xiàn)代各項事業(yè)中發(fā)揮著不可忽視的作用。目前我們對檔案信息資源的利用還不夠充分，存在著一些認識上和技術上的問題，需要在今后不斷的加強和完善。
　　關鍵詞：數(shù)字化； 檔案信息； 資源
　　引言：計算機、網(wǎng)絡技術在各行各業(yè)已經(jīng)得到了普遍應用，改變了檔案的記錄、傳播、利用的形式，給我們的的工作提供了很大的方便。因此在以后的工作中我們要充分的利用數(shù)字化檔案信息資源，使其更好地為我們服務。
　　一、檔案信息資源的地位和利用現(xiàn)狀
　　開發(fā)利用數(shù)字化檔案信息資源的利用的前提是準確的認識檔案信息資源的價值。大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等記錄是檔案信息的組成內(nèi)容，是最重要的基礎資源，特別是發(fā)電廠的科技檔案，收藏了大量的發(fā)電廠的科技信息，關系著整個發(fā)電廠的利益。充分的利用檔案信息是創(chuàng)造更多價值的有效途徑。
　　目前我們發(fā)電廠的檔案信息雖然那內(nèi)容豐富，但利用率非常低，存在大量的資源浪費的現(xiàn)象。最主要的問題就是檔案現(xiàn)代化管理落后，服務方式比較被動，檔案管理人員對檔案信息的價值沒有充分的認識，對信息的收集、整理、保管工作不夠重視，使很多信息沒有及時的發(fā)揮它們應有的作用。另外檔案的編研工作中也存在很大的問題，有些編研部門不能滿足檔案信息資源開發(fā)利用的需要，以此不能及時的獲得可以利用的信息資源。檔案開放方面沒有充分你利用互聯(lián)網(wǎng)絡，數(shù)字化、網(wǎng)絡化進程慢，阻礙了檔案信息方便、快速的利用。
　　二、檔案信息資源數(shù)字化過程中存在的問題
　　1、電子文件存在著安全的隱患。操作方便、傳遞迅速、儲存空間小是電子文件的突出特點，但在輸入、存儲、傳輸?shù)确矫娲嬖谥艽蟮陌踩[患，如信息可能會失控、污染、干擾、丟失、病毒侵犯等，使信息的質(zhì)量很難得到保障。另外信息網(wǎng)絡、信息高速公路、多媒體技術光盤技術等方面也存在著嚴重的安全隱患，使很多信息不能很好地保密，信息的真實性受到威脅。而且由于網(wǎng)絡的公開性，造成以上的問題都很難得到查證，使檔案信息數(shù)字化的進程受到嚴重的阻礙。
　　2、文件雙軌制管理的問題。把紙質(zhì)文件與電子文件同時進行保存的文件管理方式就是文件雙軌制管理。它要求把需要長久保存和維護的原始文件在紙質(zhì)文件和電子文件之間轉化，方便信息的利用，使文件里的信息得到更好地保存。但在實行文件雙規(guī)管理的同時，也出現(xiàn)了文件并發(fā)并存的問題，浪費了大量的人力、物力和財力，是文件雙規(guī)管理的制約因素。
　　三、檔案信息資源數(shù)字化相關問題的措施
　　1、通過數(shù)字化使館藏的結構得到優(yōu)化，提高了檔案信息資源的利用率。借閱、查詢和編輯出版檔案史等是傳統(tǒng)的館藏檔案的利用方式，容易造成大量信息資源埋沒，不能很好的 得到利用。檔案信息數(shù)字化可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，在數(shù)字設備的環(huán)境中生成電子文件，借助計算機存儲并且閱讀、處理、傳送這些文件，完成電子文件的歸檔管理，還可以使紙質(zhì)檔案數(shù)字化，把文字、圖像等通過文本錄入和圖像錄入變成數(shù)字，方便文件的保存和利用。
　　2、建設檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。檢索性數(shù)據(jù)和文件性數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫的兩種常見的類型，提示館藏內(nèi)容，介紹檔案的開放范圍和目錄，提供上網(wǎng)檢索途徑等是檢索性數(shù)據(jù)的主要作用，使人們可以通過網(wǎng)絡而很好的獲得檔案信息。因此在利用數(shù)字化檔案信息資源的時候，建設檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是十分有必要的，可以保證數(shù)據(jù)的準確性、完整性、規(guī)范性和穩(wěn)定性，不但可以方便檢索和查詢資源，還對檔案原件起到了很好的保護作用。
　　3、管理軟件要有利于實現(xiàn)檔案信息資源共享。目前很多的電子文檔管理文件出現(xiàn)在社會上，所有在選擇管理軟件時，一定要結合自己的檔案管理的特點和要求，選擇適合自己的檔案鬼案例軟件，使檔案信息資源可以很好地共享。
　　4、培養(yǎng)復合型的檔案信息管理人才。人才的培養(yǎng)始終是事業(yè)發(fā)展的關鍵，是一項長期的廣泛的工程。在數(shù)字化檔案信息資源的利用中，培養(yǎng)這方面的人才能夠提高數(shù)字化信息資源的利用率，為各項決策計劃的制定提供依據(jù)。
　　四、數(shù)字化檔案信息資源的利用
　　1、借閱。檔案信息最基本的利用方式就是借閱服務。數(shù)字化檔案可以準確的定位用戶所需的信息，利用網(wǎng)絡技術使異地檢索和獲取的困難得到解決，向用戶提供多種檢索方式和獲取方式。目錄查詢、縮略圖查詢、全文檢索是數(shù)字化檔案提供的三種檢索方式，使用戶方便快捷的檢索到所需要的信息。
　　2、參考咨詢。檔案館滿足利用者的一種經(jīng)常性的重要的服務方式是參考咨詢服務。檔案數(shù)字化使這種參考查詢的服務不再是傳統(tǒng)的面對面的交談或者通過信函、電話的方式，而是可以直接利用網(wǎng)絡進行一對一的參考咨詢，使咨詢服務的對象更加廣泛，增加了咨詢的種類，方便又節(jié)省時間。
　　3、編研。編研服務是一項標志著檔案部門對社會需求預測水平的主動提供的服務。數(shù)字化檔案的編研讓我們更多的去思考如何提供有用的檔案信息，不受媒體出版發(fā)行的限制，快速的將信息傳播到出去。而且編研的形式豐富多彩，圖像、文字、聲音等使編研工作的領域得到了極大的拓展。
　　結束語：加快檔案符合型人才的培養(yǎng)和數(shù)字化、標準化、網(wǎng)絡化的電子檔案建設是我們前進的方向。充分積極的利用數(shù)字化檔案信息資源是事業(yè)發(fā)展的關鍵，努力開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)電子檔案管理工作現(xiàn)代化是我們今后奮斗的目標。
　　參考文獻：
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　　（作者單位：吉林省集安市云峰發(fā)電