淺談檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

王躍輝

（黑龍江省綏化市北林區(qū)河道管理處，黑龍江 綏化 152000)

1 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

隨著人類社會進(jìn)入信息時代，社會上存在著大量的信息，傳統(tǒng)的檔案管理對于新的形勢顯得力不從心，新時期的檔案管理必須充分利用信息時代的相關(guān)技術(shù)，如電子計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)來進(jìn)行檔案的收集、錄入以及保存、共享等等，這就迫切需要對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對檔案進(jìn)行管理能夠極大的提高檔案管理的效率，極大的縮短檔案檢索的時間，減少檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，使其從繁重的工作中解放出來有更多的時間去掌握新的技能，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時計算機(jī)設(shè)備的在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，能夠使原本枯燥乏味的方案管理變得更加的直觀形象，可以通過圖形化的操作界面對檔案進(jìn)行直接的管理，使原本繁瑣的管理變得十分的簡單。

充分利用現(xiàn)代化的管理手段以及先進(jìn)的信息化技術(shù)和數(shù)字設(shè)備對檔案工作以及檔案本身進(jìn)行科學(xué)話的管理，從而有效的縮短管理時間，提高管理效率，在降低檔案管理成本的基礎(chǔ)之上提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。隨著信息時代的到來，檔案管理者每天都要面對海量的信息，對于這些信息的分類和處理需要極大的工作量來完成，這使得檔案管理人員不堪重負(fù)，這就迫切需要采用現(xiàn)代化的檔案管理手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行革新，在做好檔案管理工作的基礎(chǔ)之上對現(xiàn)有的檔案所包含的豐富的信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，促進(jìn)社會的發(fā)展和文化事業(yè)的進(jìn)步，使檔案成為一種有效的社會資源，這些都迫切需要現(xiàn)代化的檔案管理手段對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。

2 檔案管理現(xiàn)代化的要求和原則

隨著信息時代和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案管理的現(xiàn)代化成為不可阻擋的大趨勢，是檔案服務(wù)在新時期的必然要求。檔案管理現(xiàn)代化是一個系統(tǒng)化的大工程，設(shè)計到多個專業(yè)和部門的協(xié)同合作，且需要大量的資金作為支持，這就要求檔案管理現(xiàn)代化的過程中要量力而行。在此基礎(chǔ)之上還有堅持一下的原則：

2.1 信息共享原則

檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)不應(yīng)該僅僅局限于對檔案的單純的整理和保存，而是應(yīng)該在此基礎(chǔ)之上對其所包含的信息資源進(jìn)行最大限度的發(fā)掘和利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，因此在檔案管理現(xiàn)代化的過程中一定要對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和分析，找出有用的資源，通過網(wǎng)絡(luò)等手段進(jìn)行共享，讓整個社會都能享受到檔案所提供的信息的價值。

2.2 堅持協(xié)作原則

檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)包括相關(guān)設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及相關(guān)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系的建立和完善以及配套的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，而檔案管理部門僅憑一己之力很難獨(dú)立完成這些工作，這就使得檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程面臨著很大的阻力。這就需要檔案管理部門在現(xiàn)代化的過程中加強(qiáng)與其他部門的協(xié)調(diào)工作，借助相關(guān)的部門的幫助或者是信息最終實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

2.3 質(zhì)量優(yōu)先原則

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵在于建設(shè)高質(zhì)量的服務(wù)，所以可以看出來，質(zhì)量是檔案管理現(xiàn)代化程度的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。因此檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是對檔案單純的數(shù)字化，片面追求數(shù)字化的儲存形式，而忽視檔案本身的質(zhì)量。檔案管理部門應(yīng)將重點(diǎn)放在提高質(zhì)量的服務(wù)上，使人們能夠獲得高質(zhì)量的檔案資料。

2.4 長期性原則

檔案管理的現(xiàn)代化是一個過程，因為現(xiàn)代化的社會是不斷的變化和發(fā)展的，這使得檔案管理也處于動態(tài)的變化過程中，而不是一成不變，這是一項長期的系統(tǒng)化的工程，需要整個檔案管理部門的所有人員的親密合作和長期的不懈努力，只有這樣才能確保檔案管理現(xiàn)代化程度的不斷提高。

2.5 實(shí)效性原則

管理的科學(xué)有效是檔案管理工作現(xiàn)代化的主要表現(xiàn)形式。所以檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該從自己的實(shí)際情況出發(fā)，及時的引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的最新的技術(shù)和設(shè)備，將其充分運(yùn)用到日常的管理工作當(dāng)中。在日常的管理工作中要保持高度的靈敏性，對于有價值的資料要及時的收集和保存，從而確保檔案的時效性，這樣才能確保檔案本身的價值。

3 我國檔案管理現(xiàn)代化存在的若干問題

現(xiàn)階段存在的若干問題概括如下：檔案信息自動化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平滯后，系統(tǒng)的整體水平參差不齊。數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐較慢，管理體制落后，系統(tǒng)建設(shè)資金投入不足，人才培養(yǎng)滯后。

4 采取哪些對策加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程

4.1 要培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才入手

要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

4.2 要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)

要注意加強(qiáng)檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

4.3 要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。因此，要適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

4.4 要強(qiáng)化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動面向知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟(jì)和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。

總結(jié)

檔案管理現(xiàn)代化是我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的組成部分，是社會發(fā)展的必然趨勢。檔案管理的現(xiàn)代化就是應(yīng)用現(xiàn)代管理的理論、方法，對檔案和檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以滿足社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展對檔案管理工作的要求。這就需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，迅速準(zhǔn)確而有致的為社會現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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