Word+Excel理清混亂的信息

愚人

在日常工作中我們經(jīng)常要對數(shù)據(jù)進行整理，一些數(shù)據(jù)由于原始錄入時沒有按照一定的標準輸入，這樣在后期整理時就顯得比較麻煩。比如筆者所在公司人事部的MM，在招聘現(xiàn)場記錄招聘人員信息時為了圖快，直接在記事本使用“人名+電話號碼”的方式記錄大量招聘人員的信息（圖1）?，F(xiàn)在回到公司后MM需要在Excel中按照“人名+電話號碼”各一列的方式重新整理，因為人員信息較多，重新錄入工作量就較大。現(xiàn)在借助Word和Excel即可快速整理數(shù)據(jù)（本文中所有電話數(shù)據(jù)皆為自動填充的數(shù)據(jù)，純?yōu)槎抛?/p>

首先在記事本全選復(fù)制上述數(shù)據(jù)，打開Word 2016后將其粘貼到新建文本文件中。點擊“替換”，在彈出的查找與替換窗口，查找的內(nèi)容輸入“[0-9]{1，}”，[0-9]的意思是查找數(shù)據(jù)中包含0-9的數(shù)字（因為用戶的電話號碼都是由這些數(shù)字組成的）。{1，}表示查找一個字符以上的字符串，這里大家可以根據(jù)實際數(shù)據(jù)情況進行特定數(shù)據(jù)的查找。比如要查找身份證號碼，則使用“ [0-9X]”（因為有些用戶的身份證會包含x字符校驗碼），要查找用戶的英文用戶名稱則使用“[a-z]{1，}”（英文用戶姓名由a-z組成）。

單擊“更多”按鈕，展開下拉窗口，勾選“使用通配符”，切換到“替換為”輸入框，點擊“替換”選項的“特殊格式”，在展開的通配符列表依次點擊“制表符”、“查獲內(nèi)容”、“段落標記”，即輸入“^t^&^p^”。其中“t”是制表符，表示在將找到的電話號碼前加上制表符，即將姓名和電話號碼使用制表符隔開，這樣就可以將姓名和電話復(fù)制到Excel的兩列中。^& 表示查找的字符，查找什么數(shù)據(jù)就代表什么類型數(shù)據(jù)，這里指用戶電話號碼數(shù)據(jù)。^p是換行符，意思是在找到符合要求的數(shù)據(jù)后另起一行，前后用戶信息各以一行排列。最后點擊“全部替換”（圖2）。

這樣完成替換后在Word中就可以看到原來雜亂的數(shù)據(jù)變?yōu)椤靶彰?制表符+電話號碼”的格式，接下來將整理后的數(shù)據(jù)復(fù)制到Excel即可（圖3）。

啟動Excel，選中兩列用于存放上述數(shù)據(jù)，右擊單元格選擇“設(shè)置單元格格式”，在打開的窗口中將格式設(shè)置為“文本”，這樣電話號碼不會變?yōu)槟J的數(shù)字（否則手機號碼默認會以科學(xué)計數(shù)法顯示，圖5）。

返回Word窗口，全選處理后的數(shù)據(jù)選擇“復(fù)制”，切換到Excel，右鍵單擊A2單元格，在粘貼選項中選擇“匹配目標格式”，這樣數(shù)據(jù)就粘貼到Excel的列中了（圖6）。

由于手機號碼都是11位數(shù)字，為了防止在手工錄入中遺漏手機號碼的數(shù)字，在Excel中還可以使用Excel中的數(shù)據(jù)有效性來查錯。

選中B2，點擊“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證”，在彈出的窗口中，驗證條件選擇“自定義”，在公式欄輸入“=AND（LEN（B2）=11，ISNUMBER（B2），MOD（B2，1）=0）”，這個公式有三個條件，AND（LEN））表示輸入數(shù)據(jù)長度必須為11位，多余或者少于該長度都是錯誤數(shù)據(jù)，ISNUMBER表示輸入數(shù)據(jù)為數(shù)值，MOD表示輸入數(shù)據(jù)必須為整數(shù)，不能帶小數(shù)點。勾選“對有同樣設(shè)置的所有其他單元格應(yīng)用這些更改”，將公式填充到電話號碼這列的所有單元格（圖7）。

返回Excel窗口，選中B列，這樣Excel會對電話號碼這列數(shù)據(jù)進行校驗，點擊“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→圈釋無效數(shù)據(jù)”，這樣所有錯誤的電話號碼都會被紅色圈記標識出來，按提示進行更改即可（圖8）。

設(shè)置上述校驗公式后，以后如果要在上述文件中繼續(xù)添加用戶電話號碼，只要輸入的位數(shù)不是11位，Excel都會自動彈出提示，提醒我們這里輸入了錯誤的數(shù)據(jù)（圖9）。

小提示

我們也可以根據(jù)實際情況靈活使用通配符，比如為了保護員工的隱私，在公布一些員工信息如公司年會中獎時，需要隱藏員工的手機號碼信息。此時只要在查找框輸入“（1？？）？？？？（？？？？）”，即查找所有1開頭的電話號碼，前后括號標識的字段保留原樣，在需要替換內(nèi)容框輸入“＼1****＼2”。這里“＼1”是指查找內(nèi)容中的第一個表達式，“＼2”是指查找內(nèi)容中的第二個表格式，這個保留原樣，將中間字段（4位數(shù)字）替換為“****”，最后單擊全部替換即可（圖4）。