企業(yè)存貨管理中存在的問題及對策研究

　　【摘 要】存貨是一把雙刃劍！它即是企業(yè)供需平衡的根本保障，也是企業(yè)的“墳墓”，一旦管理不善，就會把企業(yè)拖入深淵，蒙受巨大的經(jīng)濟損失。一直以來，存貨問題始終困擾著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，影響企業(yè)經(jīng)濟效益的實現(xiàn)。從目前情況來看，與國際上經(jīng)營較成功的大公司相比，國內(nèi)許多企業(yè)甚至一些上市公司在存貨管理方面仍然存在許多問題。本文從管理制度、管理模式、采購計劃、內(nèi)部控制、第三方物流五個方面闡述了存貨管理存在的問題及對策。
　　【關鍵詞】存貨管理 采購計劃 內(nèi)部控制
　　一 企業(yè)存貨管理中存在的問題
　　1.存貨管理制度不夠完善
　　存貨管理制度的不完善使得存貨的監(jiān)管效率降低，某些公司甚至沒有制定關于存貨管理的規(guī)章制度，或即使制定了規(guī)章制度也缺乏嚴格的考核和監(jiān)督，僅僅流于形式，而未予認真執(zhí)行。有很多企業(yè)看到豐田公司的“零庫存”“看板管理”取得巨大成功眼紅不已，不考慮自身實際情況便爭相效仿，結果不但沒能使庫存狀況得到改善，反而引發(fā)了更嚴重的問題。如生產(chǎn)成本上漲、產(chǎn)品脫銷、無發(fā)應付突發(fā)訂貨等問題，嚴重損害了企業(yè)的信譽，使顧客的滿意度大大降低，其后果可能導致顧客大面積流失，企業(yè)的產(chǎn)品沒有銷路。在實際操作中，有時候驗收人庫和采購人員是同一個人，增加了存貨流轉(zhuǎn)過程中徇私舞弊的可能性。而對于企業(yè)單位價值較小但數(shù)量和規(guī)格較多的存貨，企業(yè)沒有按照其重要性進行分類，所有存貨實行的是統(tǒng)一管理方式，不利于企業(yè)做到重點控制。
　　2.存貨管理未能實現(xiàn)信息化
　　目前許多公司仍沒有建立健全的存貨管理信息系統(tǒng)，雖然建立了以統(tǒng)計為目的的小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，但這樣的系統(tǒng)穩(wěn)定性、準確性較差，常會誤導企業(yè)采購行為，造成存貨脫銷或積壓。500強排名第一的沃爾瑪建立了高效、完善的計算機系統(tǒng)，擁有一座體育館大小、可以與美國聯(lián)邦航天局相媲美的計算機中心，可以保證在一小時內(nèi)迅速掌握全球各家分店各種商品的庫存、上架、銷售量。而我國大部分企業(yè)，特別是中小型企業(yè)尚未實現(xiàn)信息化管理。缺少信息化的存貨管理，公司極易產(chǎn)生以下不利情況：一是存貨核算準確性差，造成賬實不符，無法反應企業(yè)真實財務情況；二是不利于加強存貨管理，無法對存貨進行及時監(jiān)控，偷盜現(xiàn)象時有發(fā)生，不利于公司內(nèi)部管理，并進一步影響存貨核算。
　　3.缺乏科學的存貨采購計劃
　　公司缺乏科學的銷售預測和采購計劃，采購人員更多的是憑借主觀經(jīng)驗進行采購，容易導致供不應求或供過于求等不合理狀況。缺乏科學的采購計劃就無法對存貨進行定性和定量的控制，嚴重影響公司的正常經(jīng)營活動。尤其是供過于求，這種情況下，長期資金過多占用在流動性差、變現(xiàn)能力弱的存貨上，既影響企業(yè)資金的正常周轉(zhuǎn)，又造成長期資金使用效率降低。
　　4.企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度問題突出
　　內(nèi)部控制被視為現(xiàn)代企業(yè)加強經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益、保障財務信息真實可靠、保護資產(chǎn)安全完整等的有效手段。然而，目前多數(shù)企業(yè)尚未形成規(guī)范的內(nèi)部控制體系，沒有設置相應的內(nèi)部審計機構，或是相關的機構形同虛設，難以有效發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，或是內(nèi)部審計以合規(guī)性和事后檢查為主，無法起到真正的內(nèi)部監(jiān)督作用，造成各級部門有機可乘，肆無忌憚。
　　5.未能充分利用第三方的物流管理
　　隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，經(jīng)濟社會化和信息化程度不斷增強，企業(yè)組織形式和經(jīng)營管理模式均有很大變化，傳統(tǒng)的存貨管理方法對企業(yè)的自身物資資源和第三方物流明顯利用不足。 沒有將存貨管理與物流管理相結合，導致公司存貨管理的成本大大增加。公司往往以庫存靜態(tài)管理為中心，忽略了存貨管理實質(zhì)上是一個動態(tài)的過程，僅僅只局限于庫存滿足生產(chǎn)或銷售需要的一定數(shù)量的產(chǎn)品或者原材料。
　　二 加強企業(yè)存貨管理的對策
　　1.優(yōu)化存貨管理制度
　　第一，存貨采購控制。存貨采購要加強以下環(huán)節(jié)的控制：一是計劃編制控制，由采購等相關部門就企業(yè)實際生產(chǎn)經(jīng)營所需編制采購計劃，經(jīng)審核批準后再進行采購；二是合同控制。企業(yè)應加強與供應商的協(xié)商和談判，確保其有效履行合同條款，保證按期、按質(zhì)、按量發(fā)貨；三是驗收入庫控制，企業(yè)所購存貨運達后，相關部門就運單、發(fā)票、合同等就貨物的數(shù)量和質(zhì)量進行查驗，驗收合格后方可入庫，并填制入庫單，建立保管責任制，保證存貨安全。四是資金支付結算控制，財會部門應就合同的簽訂、驗收單、進貨發(fā)票、入庫單、付款通知等進行審核，確認無誤后進行支付結算。
　　第二，領用管理制度控制。首先，為了分清發(fā)出存貨的用途與明確經(jīng)濟責任，除了要正確計算存貨發(fā)出的實際成本外，還要建立規(guī)范的出庫制度，做到只要存貨發(fā)出，就要嚴格填制存貨出庫憑證。在生產(chǎn)部門必須按原計劃量領取領用所需存貨，不得超出定額領取。會計部門根據(jù)出庫單及時做出財務處理，對于已領未用的多余存貨，應該填制“存貨退庫單”辦理退庫手續(xù)，避免這一部分存貨出現(xiàn)無人管理而造成流失的現(xiàn)象。其次，為了保證賬實相符，應建立存貨的定期盤點清查制度。按照相應的程序?qū)Υ尕浂ㄆ谶M行盤點，嚴格按照存貨盤存單要求記錄當前存貨情況，按要求處理盤盈、盤虧的項目，確保賬實相符。同時在當前存貨的基礎上，根據(jù)市場需求和企業(yè)生產(chǎn)計劃分析當前盤點結果，為下一階段生產(chǎn)計劃做好準備。
　　企業(yè)在對存貨進行盤點時應著重關注兩點：一是清查存貨數(shù)量并確定存貨價值，確保賬實相符；二是深入分析盤點結果，對因季節(jié)變更而積壓的產(chǎn)品應及時處理，（如降價銷售），對于實際價值低于市場價值的存貨應及時提取存貨跌價準備。
　　特別要注意的是，對于企業(yè)多個零售點都備有存貨的情況，必須在同一時間實行盤點，這項工作在實際操作中要投入較大的人力，企業(yè)應尤為重視。
　　第三，銷售管理制度控制。一方面，企業(yè)銷售發(fā)出存貨時，應根據(jù)商品銷售計劃，由銷售部門填制提貨單，經(jīng)部門負責人批準后實施，確保發(fā)出存貨時有手續(xù)齊備的提貨單。另一方面，為了加強雙方責任，保證按期供貨，及時收回貨款，企業(yè)銷售各類商品或其他存貨時應與購貨單位簽訂合同。此外，財務人員還可以通過計算存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)、存貨周轉(zhuǎn)率等指標加強存貨管理。
　　第四，驗收管理制度控制。在驗收存貨的過程中，核對采購合同、供應商的產(chǎn)品質(zhì)量保證書與運輸部門的運輸單，查看確認貨物相符后再填寫存貨入庫單，以便與以后發(fā)出時相互核對，驗收工作的人員必須具備高度的專業(yè)水平，對原材料的質(zhì)量有較好的認識。企業(yè)可以參照行業(yè)標準并結合自身狀況制定本企業(yè)的損耗率，對于損耗率出現(xiàn)異常時要查明原因，將損耗控制在合理范圍之內(nèi)，防止其他人為原因造成的存貨損失。
　　第五，存貨儲存管理制度控制。首先，在儲存已驗收的存貨的過程中，應將不相容的崗位相分離，將負責存貨的保管與采購的其他職權相分離，可減少未經(jīng)授權的采購風險。其次，存放商品的倉儲區(qū)應相對獨立，限制無關人員接近，對容易在市場變現(xiàn)及便于攜帶的存貨更要嚴加控制。最后，還須關注報廢存貨是否經(jīng)過適當授權，是否存在報廢收入，以及報廢收入的賬務處理。
　　2.存貨管理模式實現(xiàn)信息化高效管理
　　隨著經(jīng)濟管理信息化的推進，企業(yè)只有從源頭抓起，改進管理模式，實現(xiàn)企業(yè)存貨資金的有效管理，才能保持強大的競爭力。這就要求企業(yè)盡快采用先進的管理模式，如企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）。企業(yè)資源計劃是一種集合物資資源、資金資源和信息資源的信息管理系統(tǒng)，通過ERP系統(tǒng)企業(yè)可以對資金、貨物、人員和信息等進行全方位、科學高效的集中管理，最大限度地堵塞漏洞。
　　3.加強存貨采購管理，完善采購計劃
　　第一，計劃員要有較高的業(yè)務素質(zhì)。計劃員要對生產(chǎn)工藝流程及設備運行情況要有充分的了解，掌握設備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用材料情況，進而做出科學合理的存貨采購計劃。確定好經(jīng)濟訂貨批量，再訂貨點，避免缺貨要及時補貨，同時要確定存貨資金的占用額。
　　第二，規(guī)范采購行為。對采購貨物的品質(zhì)、價格、數(shù)量等進行動態(tài)監(jiān)控，增加采購透明度，要求做到“貨比三家”，選擇信譽好、價格低、質(zhì)量優(yōu)的供貨單位。
　　第三，實行招標采購。特別是對大宗原燃料、大型設備等，既可以有效控制成本，加速公司資金周轉(zhuǎn)，又能避免相關人員的暗箱操作行為。同時，防止出現(xiàn)存貨供不應求或供過于求的不合理狀況，必須制定出一個合理的采購計劃。企業(yè)可根據(jù)存貨的業(yè)務流程，結合本企業(yè)的業(yè)務特點，建立適應存貨管理要求的存貨采購控制制度。
　　4.完善企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度
　　內(nèi)部審計機構應根據(jù)客觀性獨立性原則對各級管理層的財務活動和管理活動進行評價，包括企業(yè)經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行情況、企業(yè)財務會計信息的真實性和可靠性、各級管理人員的績效、內(nèi)控環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)情況等。為了部門之間互相核查以此確保企業(yè)資產(chǎn)的安全，企業(yè)中采購、保管、記賬不能由一個部門擔當。做到不相容崗位相互分離，相互制約和相互監(jiān)督。例如，采購、驗貨與付款等職能要分離，銷售與收款崗位要相分離，存貨處置的申請、審批和執(zhí)行要分離等，明確相關責任人的職責和權限，不得存在越權行為。同時，制定完善的存貨業(yè)務流程，明確存貨管理各個環(huán)節(jié)的處理要求，做好相應的記錄與憑證管理。
　　5.充分利用第三方物流
　　第三方物流企業(yè)是專門從事物流工作，其具有豐富的專業(yè)物流知識和經(jīng)驗，主要從事物流活動的組織、協(xié)調(diào)和管理、設計建議最優(yōu)物流方案等。企業(yè)將物流委托給第三方物流企業(yè)，而將更多的資金、人力和物力投入到核心業(yè)務中去，有利于實現(xiàn)企業(yè)效率和效益的最大化。具體而言，第三方物流的主要作用如下：一是有利于企業(yè)集中資源于核心業(yè)務，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。二是節(jié)省費用，減少資本積壓。第三方物流由于其規(guī)模效應和成本優(yōu)勢，能大大降低委托企業(yè)的物流成本。三是提升企業(yè)形象。通過專業(yè)化第三方物流可以加快企業(yè)存貨周轉(zhuǎn)速度，更高效地滿足客戶需求，利于提升企業(yè)在顧客心中的形象。四是減少存貨。企業(yè)無法承擔原料和庫存的無限拉長，利用第三方物流能夠最大限度地盤活庫存，改善企業(yè)現(xiàn)金流。
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