對(duì)中小企業(yè)電子原始憑證會(huì)計(jì)處理的分析

張永安

（南北疆水泥公司，內(nèi)蒙古 牙克石 022150）

引言

網(wǎng)絡(luò)化的電子商務(wù)在一定程度上加速經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程?，F(xiàn)代企業(yè)能否在同行企業(yè)中立足，其關(guān)鍵的生存要素就在于能否清楚的看到電子商務(wù)的重要意義和充分地利用好電子商務(wù)給自己的企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。電子商務(wù)具有簡(jiǎn)單，快捷，易操作、收費(fèi)低的特點(diǎn)，方便了人們生活的同時(shí)也給企業(yè)帶來了更多的商機(jī)，網(wǎng)絡(luò)銷售、購(gòu)買貨物、網(wǎng)上交易等這類新型的商業(yè)運(yùn)行模式的涌現(xiàn)，導(dǎo)致記載交易內(nèi)容和各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的紙質(zhì)原始憑證向電子化方向轉(zhuǎn)變，例如，電子繳費(fèi)、電子訂貨單、電子結(jié)算單等等，這些都記載著整個(gè)交易活動(dòng)發(fā)生到結(jié)束的新型的原始憑證，這些電子原始憑證更容易保存，更加的節(jié)省時(shí)間，符合現(xiàn)代社會(huì)的快節(jié)奏生活。

1 電子原始憑證的特征

電子原始憑證和早先的紙質(zhì)的原始憑證都是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生并被人們大量使用的證明經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生及明確與該業(yè)務(wù)密切聯(lián)系的相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任的一種票據(jù)形式，它們都具有規(guī)范的形式和相應(yīng)的法律效力。但電子商務(wù)在具有這些特點(diǎn)的同時(shí)還擁有紙質(zhì)原始憑證不具有的特征。

1.1 高技術(shù)性

它是通過電腦中設(shè)計(jì)相應(yīng)的程序及一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達(dá)到電子原始憑證的產(chǎn)生和存儲(chǔ)，所以具有一定的安全性和重復(fù)查看性。

1.2 無形性

電子原始憑證和紙質(zhì)原始憑證的最大區(qū)別就是它的無形性，因?yàn)樗请娔X中一種存儲(chǔ)程序生成的電子信息，它利用了無形編碼表達(dá)相關(guān)的憑證信息。

1.3 多樣化

電子原始憑證不像紙質(zhì)原始憑證那樣只有一種形式，它不僅有文本、圖像、圖形，甚至還可以通過人工智能識(shí)別的音頻和視頻等多媒體信息。它不僅可以存放在磁介質(zhì)的磁盤上，也可以存放在光介質(zhì)的光盤上，還可以存放在電子介質(zhì)的USB電子硬盤上。同時(shí)，它可以通過網(wǎng)絡(luò)在不同計(jì)算機(jī)之間傳遞，也可以在不同介質(zhì)載體之間相互復(fù)制，而信息內(nèi)容不發(fā)生任何變化。

1.4 標(biāo)準(zhǔn)化

電子原始憑證的格式標(biāo)準(zhǔn)化有利于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的識(shí)別、審核與加工，標(biāo)準(zhǔn)化的編碼區(qū)分不同的業(yè)務(wù)，并與系統(tǒng)的自動(dòng)化處理銜接起來。

1.5 脆弱性

電子原始憑證是以磁介質(zhì)或光介質(zhì)作為信息載體的，使得技術(shù)舞弊和誤操作都有可能破壞憑證的真實(shí)性、完整性與可靠性。

2 電子原始憑證的審核

電子原始憑證因其形式的特殊性，在審核的時(shí)候必然會(huì)與紙質(zhì)的原始憑證有些區(qū)別，傳統(tǒng)的原始憑證因?yàn)樗羌堎|(zhì)的，所以會(huì)計(jì)人員直接翻看就可以了，比較容易辨認(rèn)，而電子原始憑證要考慮的因素就很多了，既要考慮確認(rèn)原始數(shù)據(jù)的生成，還要控制管理好數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)同時(shí)應(yīng)看在傳遞過程中的方式是否可靠，在審核電子交易數(shù)據(jù)時(shí)，不僅要考慮一筆電子業(yè)務(wù)中生成的不同數(shù)據(jù)，還要考慮和此筆業(yè)務(wù)相關(guān)的經(jīng)辦人、簽約人等等人的電子簽字，有利于保證相關(guān)責(zé)任人對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)完整性負(fù)責(zé)，我們已經(jīng)明確了解電子簽名對(duì)于電子憑證的重要性，就應(yīng)該給予肯定。那么，作為一名會(huì)計(jì)人員該如何讓判定電子簽字的有效性呢？如果電子簽字使用哪種很普通的漢字和字母填寫，就有可能出現(xiàn)偽造現(xiàn)象，致使會(huì)計(jì)人員無法辨認(rèn)其有效性，現(xiàn)代解決這一問題的普遍做法就是使用電子加密碼的方式簽名，這種方法的作用還是比較明顯的。

3 電子原始憑證的會(huì)計(jì)處理

3.1 手工條件下的會(huì)計(jì)處理

雖然現(xiàn)在電子原始憑證已經(jīng)開始快速的普及開來，但傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)模式已經(jīng)根深蒂固，有相當(dāng)一部分的中小型企業(yè)由于業(yè)務(wù)量少，會(huì)計(jì)管理模式應(yīng)沒有改變，或者由于企業(yè)會(huì)計(jì)人員已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的核算模式，很難再更改等等原因，把電子原始憑證作為一種擺設(shè)或是紙質(zhì)原始憑證代替品，會(huì)計(jì)人員不是通過電腦去梳理憑證，而是把電子版的原始憑證打印出來，還是像整理紙質(zhì)原始憑證的流程一樣蓋章、簽字，仍然用手填記賬單手匯財(cái)務(wù)報(bào)表。這種方式雖然簡(jiǎn)便，但是當(dāng)工作量非常大的時(shí)候，效率就會(huì)十分的低，滿足不了一個(gè)發(fā)展中企業(yè)的需求。

3.2 記賬憑證電子化的會(huì)計(jì)處理

為了緊跟社會(huì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高，在一些中小型企業(yè)中也應(yīng)用了會(huì)計(jì)電算化，就是使用電腦財(cái)務(wù)軟件，建立賬目，輸入記賬憑證，就會(huì)自動(dòng)的生成相應(yīng)的明細(xì)賬和總賬及財(cái)務(wù)報(bào)表，通過處理記賬憑證實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)電子化，提高了企業(yè)的工作效率。任何事物都不是完美的，在處理會(huì)計(jì)憑證的問題上僅僅只停留在記賬憑證傳輸?shù)乃缴?。原始憑證處于整個(gè)會(huì)計(jì)信息的系統(tǒng)之外，它與紙質(zhì)的原始憑證在范圍上差不多，在處理的方式上也沒有多大的區(qū)別，會(huì)計(jì)人員先將電子版的原始憑證打印出來，剩下的步驟和紙質(zhì)原始憑證基本相同，最后錄入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，這樣的方式降低了會(huì)計(jì)人員的工作量，提高了工作效率而且有效地減少錯(cuò)誤的出現(xiàn)。問題是這個(gè)軟件只能使用于企業(yè)的會(huì)計(jì)部門，不能通過電腦和企業(yè)內(nèi)部的其他部門聯(lián)系，這樣不但不能使電子原始憑證發(fā)揮優(yōu)勢(shì)也不利于提高工作效率。

3.3 原始憑證電子化的會(huì)計(jì)處理

電子商務(wù)的發(fā)展促進(jìn)了電子數(shù)據(jù)的廣泛使用，產(chǎn)生了大量電子原始憑證，人們必須想出相應(yīng)的處理對(duì)策。沿用"記賬憑證電子化"階段的手工式輸入，顯然是缺乏效率的。面對(duì)大量的網(wǎng)上交易產(chǎn)生的外來的電子原始憑證與網(wǎng)上傳輸?shù)淖灾频碾娮釉紤{證，重組會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，重新設(shè)計(jì)系統(tǒng)，是適時(shí)之需。

會(huì)計(jì)部門從收到原始憑證到把它變成會(huì)計(jì)信息并輸入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，需要經(jīng)過從審核到編制分錄再到錄入的流程。首先是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)通過內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)從企業(yè)的其他部門或同其他企業(yè)得到由電子商務(wù)產(chǎn)生的經(jīng)有關(guān)部門確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)化電子原始憑證，其次企業(yè)的會(huì)計(jì)部門審核這些電子原始憑證，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自動(dòng)接收憑證中的數(shù)據(jù)并生成標(biāo)準(zhǔn)化的憑證庫(kù)，再次會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)按照工作的需要自動(dòng)生成需要的記賬憑證、賬簿等等。最后，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)的對(duì)這些數(shù)據(jù)歸檔，形成方便人員的查找的資料庫(kù)。

綜上所述，中小型企業(yè)如果能夠看到開展電子商務(wù)的好處，并真正的做到通過會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)開展的商務(wù)業(yè)務(wù)和內(nèi)部其他部門的電子原始憑證做很好的處理，真正的形成網(wǎng)絡(luò)化的會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)的運(yùn)行模式，就能更加的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。它的好處不僅有利于企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)部門的重組，提高會(huì)計(jì)核算的效率，而且可以使會(huì)計(jì)人員從繁重的核算工作中解放，使他們能夠更好地參與、管理和監(jiān)督會(huì)計(jì)信息的其他方面，能夠充分地發(fā)揮出會(huì)計(jì)的優(yōu)勢(shì)。

[1]董惠良.網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)[M].高等教育出版社.2002年版.

[2]劉俊宇，任路.小議電子商務(wù)下的電子原始憑證[J].財(cái)會(huì)月刊.2004.11.